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請按一下鼠標，編輯標題文的格式。,請按鼠標，編輯大綱文字格式。,第二個大綱級,第三個大綱級,第四個大綱級,第五個大綱級,第六個大綱級,第七個大綱級,第八個大綱級,第九個大綱級,文 檔 管 理,主講李永忠,目 錄,1、概論,2.文檔的制作與發放,3.檔案管理的方法,1、概論,一.文件、檔案的概念,1.,文件, 法定機關或組織按照一定的,形式經過一定的處理程序而形成的書面,文字材料,2.,檔案, 是一個單位在公務活動中形成的具有查考利用價值的歸檔,集中保存,起來的文件材料(包括技術圖形、影片、照片等),3.,文檔的格式,:,文件格式:,標題、部門代號、年號和順序號,正式格式:,除綜合性的報告、總結外,一文一事,文尾格式:,發文機關(落款或署名):對此文件負責的機關、人,發文時間:最后發出時間,上呈、抄報機關:使領導有所了解、對本部門有規範、管理的部門,富士康企業集團,連絡單,頁 次,受文單位 發文單位,會辦單位 發文編號,副本呈送 發文日期,主 旨,說明,核准 審核 承辦,二、檔案管理的意義,1.,作為法令的依據,檔案管理有利於隨時查閱相關法令或本公司的規章制度、會議決定,為公司業務運行找到可靠的依據,2.,處理業務的參考,使業務人員在處理業務時準確、全面、客觀地了解企業情況,避免發生差錯,3.,保密,企業檔案中,有些文件資料是秘密的,如果不專門加以管理,就很容易造成商業機密泄露,造成意想不到的損失,三.檔案管理的原則,1.,集中管理原則,企業檔案為企業集體所有,任何人不得占為己有,因此應集中管理檔案,2.,共同分享原則,盡量減少檔案的復印份數及保管場所,提高檔案的保密系數和安全性,同時降低管理成本,3.,分類歸檔原則,及時分類、整理、編輯與傳遞,科學歸檔保管,提高管理質量與效率,四.檔案管理的任務,一言蔽之使檔案管理標准化系統化資訊化,1.,收集、整理、保管,和,統計,與,本公司,有關的各種檔案,2.辦理檔案的,借閱,做好檔案,利用,和,研究,3.進行檔案的,鑒定,對超出保管期限,的檔案提出存毀意見,要求,1.維護檔案的,完整性,/,安全性,與,便于使用,相結合,2.對電子檔篩選打印摘要送閱存檔(同時保存電子檔),2.文,檔,檔的制作,與,與發放,遵守公司,及,及部門公,文,文管理、,保,保密相關,制,制度,負責對本,部,部門發出,文,文件的嚴,肅,肅性、規,範,範性、嚴,謹,謹性進行,監,監督、檢,查,查,有責任注,意,意本部門,發,發文內容,與,與其他部,門,門發文不,發,發生沖突,、,、矛盾,發,發現問題,時,時,應告,知,知主管並,提,提供相關,文,文件、資,料,料等,文件編號應統一管理,文種選用應統一管理,應對所制,作,作的文件,做,做好磁盤處理,並在磁,盤,盤和計算,機,機內建立文件目錄,便於修,改,改或查詢,應在保證,時,時效性和,保,保密性前,提,提下跟蹤,完,完成文件,的,的會簽和,印,印刷.文,件,件在簽發當日,即,即應發放,到,到指定單,位,位或人員手中,發文前應保存文件,底,底稿、附,件,件及磁盤,文,文件原稿,發文后,應,應將文件,原,原稿附發文簽收記錄收存,入,入檔,傳真發出前應檢查所,發,發傳真是,否,否有錯漏;發出后應向對方,電,電話確認,是,是否收到.密級傳真,應,確,確認發至,對,對方親收.傳真完,畢,畢須在傳,真,真件上註明,並根據,需,需要決定,是,是否存檔,3.檔,案,案管理的,方,方法,一.管理,的,的方法包,括,括:,收集、整,理,理、鑒定,、,、保管、,提,提供利用,均需標准,化,化系統,化,化資訊,化,化,二.收集,1.收集,本,本單位在,公,公務活動,中,中不斷產,生,生的文件,整理組合,成,成案卷,2.注意,事,事項,A.,歸檔範圍(哪些要,歸,歸檔,哪,些,些不需歸,檔,檔),B.,歸檔時間(既便於,工,工作,又,保,保證重件,不,不丟失),C.,歸檔要求(對歸檔,文,文件提供,系,系統性、,完,完,整性,要,要保持,文,文件材,料,料之間,的,的歷史,聯,聯系,區分保,存,存價值,分類,整,整理),3.立,卷,卷,區分保,存,存價值,分類,整,整理,立,立卷歸,檔,檔,A.,立卷注,意,意點,?,要符合,文,文件形,成,成的特,點,點和規,律,律,?,保持文件,之,之間的,歷,歷史聯,系,系,?,要考慮,文,文件的,不,不同價,值,值,?,組成的,案,案卷要,便,便於管,理,理和查,找,找利用,B.,立卷的,方,方法,?,按主題,立,立卷,?,按作者,立,立卷,?,按時間,立,立卷,?,按文件,名,名稱立,卷,卷,?,按地區,立,立卷,C.,擬寫案,卷,卷標題,?,要求:,准,准確、,扼,扼要、,標,標准,D.,卷內文,件,件的系,統,統整理,和,和案卷,的,的技術,加,加工,?,卷內文,件,件材料,的,的系統,排,排列,?,編寫卷,內,內文件,頁,頁號(按頁,張,張編制,順,順序號),?,編制卷,內,內文件,目,目錄,?,編制備,考,考表(注明,卷,卷內文,件,件缺損/修改/移轉/借閱,及,及歸還/銷毀),?,案卷的,裝,裝訂,三.整,理,理,將已歸,檔,檔的檔,案,案進行,分,分類組,合,合,排,列,列和編,目,目,使,之,之進一,步,步系統,化,化,以,便,便管理,、,、利用,1.區,分,分全宗:必須按,全,全宗整,理,理,一,個,個立檔,單,單位形,成,成的全,部,部檔案,構,構成一,個,個全宗.,2.檔,案,案的分,類,類:,A.,單式結,構,構:,?,年度分,類,類法,?,組織結,構,構分類,法,法,?,問題分,類,類法,B.,復式結,構,構:,年度-,組,組織機,構,構分類,法,法,年度-,問,問題分,類,類法,組織結,構,構-年,度,度分類,法,法,問題-,年,年度分,類,類法,3.案,卷,卷的系,統,統排列-按照,一,一定的,方,方法,把,把已經,裝,裝訂成,冊,冊的案,卷,卷加以,排,排列,以,以保持,案,案卷與,案,案卷之,間,間的聯,系,系,A.,方法:一般以,全,全宗為,單,單位,按,按不同,門,門類、,載,載體和,不,不同保,管,管期限,分,分別排,列,列,B.,按順序,排,排列好,后,后,即,著,著手登,記,記本單,位,位,(部門)案卷目,錄,錄表(附后),4.建,立,立分類,案,案卷目,錄,錄,A.,依各單,位,位(部,門,門)登,記,記之目,錄,錄表,分,分類,編成若干本,案,案卷目錄,案卷目錄=,目,目錄表+封,面,面+備考表,備注,保管,期限,表內文件張數,起止,日期,案卷標題,序號,案卷目錄表,四.鑒定,1.依保管,期,期限進行文,檔,檔的清存、,銷,銷毀,2.保管期,滿,滿后的簽定,和,和銷毀,五.檔案的,保,保管,1.日常管,理,理,2.安全保,護,護,六.檔案的,利,利用,1.編制檢,索,索工具,2.建立借,閱,閱制度,七.檔案的,統,統計,1.卷內文,件,件目錄和案,卷,卷目錄,2.總登記,簿,簿,結語,Thankyou!,再见!,
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