办公自动化第3章-文字和表格处理

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,第,3,章,办公中的文字和表格处理,【,本章内容介绍,】,本章介绍了办公中文字和表格处理的基本知识,通过一个简单、实用的“招录公务员通知”文档为例，讲解了从文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置一直到打印操作、网上发布的文档处理过程,以制作“通知”公文为例介绍了公文向导制作公文的方法，并介绍了公文处理的基本规范,以制作 “报考简章”为例，介绍了复杂文档制作的相关知识,通过制作招录职位表、报名登记表讲解了办公中各种表格的制作方法。,【,本章主要知识点,】,文档的录入、编辑和排版,文档的页面设置与打印操作,利用向导制作办公公文,大纲视图的使用,多级标题符号的设置,样式的设置与使用,规则文字表格的制作,复杂文字表格的制作,利用Excel制作表格,3.1,文字处理工作概述,3.1.1,文字处理及其文字处理软件,下图描述了办公中计算机文字处理的基本工作过程。,文字处理软件的主要功能,1,文件存储,2,内容编辑,3,简单排版,4,输入校验,5,输出,6,提供输入输出接口,7,对象的嵌入与链接,3.1.2 文字处理软件的操作流程,图,3-2,文档处理操作流程,3.2,本章实例效果说明,1,图,3-3,通知公文的正文效果,3.2,本章实例效果说明,2,图,3-4,附件,1,：“报名与考录简章”页面效果,3.2,本章实例效果说明,3,图,3-5,附件,2,：“录用职位表”表格效果,3.2,本章实例效果说明,4,图,3-6,附件,3,：“报名登记表”表格效果,3.2,本章实例效果说明,5,图,3-7,附件,4,：“报名推荐表”表格效果,3.2,本章实例效果说明,6,图,3-8,附件,5,：“各市报名信息汇总表”表格效果,3.3 利用一般文档处理流程制作“招录通知”,3.3.1,启动,Word,并作相关设置,1,启动,Word,软件,2,工具栏的设置,（,1,）工具栏简介,（,2,）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开,（,3,）工具栏的显示或隐藏,3.3.2 文字和符号的录入,1,选择汉字输入方法,2,文本内容的输入,3,特殊符号的录入,4,文档录入后的联机校对,3.3.3,文档内容的编辑和保存,1,光标定位,2,选定文本,（,1,）选择内容较少并且不是整段的选取,（,2,）选择内容多但不是全文时的选取,（,3,）使用看不见的选择栏,（,4,）利用快捷键操作选取,（,5,）文档内容的扩展选取,（,6,）选定的简化,3.3.3 文档内容的编辑和保存,3,修改文本技巧,4,复制、移动、删除文本,（,1,）利用快捷键,（,2,）菜单方法,（,3,）工具栏按钮方法,（,4,）鼠标拖动方法,5,“选择性”粘贴的作用,6,撤消和恢复操作,3.3.4 字体与段落格式排版,3.3.5 文档的页面设置,1,设置纸张大小和方向,2, 调整页边距,3,设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式,4,确定每页中的行数和每行的字符数,3.3.6 打印效果的预览,3.3.7 文档的打印输出,1,打印操作的基本步骤,2,打印操作的其他方式,（,1,）文档的快速打印,（,2,）一次连续打印多篇文档,（,3,）“打印”对话框中其他常用项目设置,3,文档打印操作时的相关问题,（,1,）打印功能选项和设置打印机属性设置,（,2,）暂停和终止打印,3.3.8 文档的网上发布,3.4,办公文字处理规范及其公文向导应用,3.4.1,办公室文字处理的基本规范,1,公文种类,2,公文格式,3,公文用纸,4,公文用字,5,公文书写,3.4.2,利用公文向导制作招录通知正文,3.5,制作“报考简章”复杂文档,3.5.1 Word,视图方式简介,3.5.2,利用大纲视图输入报考简章的各级标题,3.5.3,复杂文档的文字快速录入技巧,1,借助外部设备,2,自己定义新词,3,利用自动图文集,4,善于使用自动更正,5,巧妙利用替换功能,6,掌握一些汉字输入方法的使用技巧,3.5.4 编号和项目符号的设置,3.5.5 样式的应用与管理,1,样式的基本知识,2,直接套用样式,3,新建样式,4,使用自己新建的样式,5,修改样式,6,样式的管理,造字程序的应用,录入过程中经常遇到字库中没有的汉字，如何应对？,比如：,3.6,电子表格处理概述,3.6.1,电子表格类型划分和制作软件选取,表,3-2,办公用电子表格的常见类型,类型,详细分类,举例,1,文字表格,11,规则的文字表格,日程安排表、假日值班表等,12,复杂的文字表格,求职简历表、项目审批表等,2,数字表格,21,数字不参与运算,出货单、发货单等,22,数据统计报表,商品销售统计表、损益表等,23,数据库格式表格,学生成绩表、公司销售表等,24,数据关联表格,有各个月份数据表格组成的年度考勤表,电子表格制作软件选取,1,规则的文字表格用,Word,中的“插入表格”方法或者直接利用,Excel,填表完成。,2,单元格悬殊的复杂文字表格，利用,Word,的“绘制表格”方法制作。,3,形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用,Excel,制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并居中”来实现。,4,包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用,Excel,制作。,5,数据统计报表和数据库表格适合使用,Excel,制作，其中利用,Excel,制作数据库表格并进行数据处理将在下一章进行详细介绍。,3.6.2 电子表格的常用术语和通用操作,1,表格的创建,2,表格整体的缩放与移动,3,表格行高、列宽的调整与斜线表头设置,4,表格中单元格的拆分与合并,5,表格边框与底纹背景的设置,6,表格中单元格、行、列的编辑,7,表格单元格中文字的对齐方式设置,8,表格中的排序与公式计算,9,表格与文本的转换操作,10,拆分与合并表格,3.7 利用WORD的插入表格法制作规则的录用职位表,（具体内容参见教材,27,）,3.8,利用,WORD,的绘制表格法制作稍复杂的报名登记表,1,制作表格标题,2,绘制表格,3,合并与拆分单元格,4,调整表格的整体形状,5,表格中文字的编排,6,设置表格外框线的粗线效果,3.9,利用,EXCEL,制作报名汇总表,3.9.1,表格框架的建立,3.9.2,表格格式的设置,1,标题的跨列居中设置,2,单元格中文字格式的设置,3,表格边框线的设置,3.9.3,表格的页面设置,1,“页面”选项卡,2,“页边距”选项卡,3,“页眉页脚”选项卡,4,“工作表”选项卡,3.9.4,表格的打印预览,3.9.5,表格的打印输出,小 结,在办公事务中，文字和表格处理是经常进行的两种操作。,本章通过办公实践中的一个“招录公务员考试”综合实例，详细介绍了办公中文字处理和表格处理的基本知识和具体操作方法。主要内容包括：文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文；复杂文档制作中的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使用等；规则文字表格的制作，复杂文字表格的制作以及利用,Excel,制作表格的方法。,通过本章的学习，读者可以达到能够熟练进行办公业务管理中文字处理和表格处理工作，对日常工作中像公告文件、工作计划、年度总结、调查报告、科研论文等文档能够进行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作；对于各种工作日程表、节假日值班表、报名登记表、销售信息汇总表等各种格式的表格能够熟练编排和制作。,习 题,一、填空,1,在,Word,文档中要选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住,_,键。,2,在,Word,中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择,_,，双击可以选择,_,，三击可以选择,_,。,3,选择全部文档内容有三种方法，分别是,_,、,_,和,_,。,4,将一篇文档中多处都出现的缩略词“,OA”,全部修改为“办公自动化”的方法为,_,。,5,将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用,Word “,常用”工具栏上的,_,按钮，单击它可以,_,。双击可以,_,。,6,在应用,Word,编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上,_,；如果有语法错误，则英文句子被自动加上,_,。,7,可以通过选择菜单项“,_|_”,打印当前文档。,8,某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该,_,。,9,在,Word,中，当前文档的总页数和当前页的页号显示在窗口的,_,位置。,10,在,Excel,中，要实现表格标题的跨列居中，应该单击,_,工具栏上的,_,按钮。,二、判断,1,在,Word,中，一段文本内容录完后，最好马上就进行排版。 （ ）,2,在,Word,环境下，文档只能以“,DOC”,为扩展名进行保存。 （ ）,3,按,Del,键和使用“编辑”菜单下的“剪切”命令，都能够将选定的内容删除，因此这是两个完全等效的操作。 （ ）,4,在,Word,中创建的表格在打印时肯定带有边框线。 （ ）,5,Excel,表格的单元格中显示的内容与单元格的格式无关。 （ ）,三、简答题,1,请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作。,2,文档录入应该注意什么原则？,3,文档中特殊符号的录入有几种方法？分别如何操作？,4,在长文档编排中，为了加快文字输入的速度，可以采取哪些技巧？,5,一篇文档共,3,页，正文内容有,12,个自然段。请说出在下列情形下选择文本的最快方法：,A.,第,3,段内容的最后,3,句；,B.,从第,2,段到倒数第,2,段；,C.,最后,3,段；,D.,全文。,6,、如何利用“替换”功能将一篇文档中多处出现的“办公自动化”词语用一种特殊格式设置（比如设置为红色、粗体、黑体、双下划线）？,7,怎样打印,Word,一篇文档中的第,1,到,5,页，以及第,7,、,9,、,13,页的内容？,8,在,Word,中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或图片等）内容？,9,在,Word,中，如何进行项目符号和编号的设置？,10.,请说明表格处理中的通用操作以及电子表格制作时的软件选取原则。,四、应用题,1,请自行将本章的实例文档全部操作一遍。,2,观察习题图,3-1,排版效果，模仿制作该文档，操作中注意文字和符号的录入方法原则，字体、段落格式设置，并适当进行页面效果设置。,习题图,3-1,3,根据本书第一章的内容，模仿本书的编写风格进行复杂的长文档练习，不需要输入过多正文内容，主要体会大纲视图模式的运用、编号和项目符号的设置、标题样式的运用以及页眉页脚、脚注、尾注、批注、题注、目录等的操作。,4,使用下面习题图,3-2,给出的文字，利用,Word,的公文向导制作相应格式的公文。,习题图,3-2,5,根据本章所讲原则，自己确定利用,Excel,或,Word,制作习题图,3-3,样式的表格（并请试着用所选软件计算出余额一列的结果内容并进行填入）。,习题图,3-3,6,根据本章所讲原则，制作习题图,3-4,样式的表格。,