用报销管理规定及流程-罗咏

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2013-10-18,#,费用报销管理规定及流程,1,2,费用报销管理规定及流程,目 录,费用报销管理规定,1,2,3,费用报销的流程,费用报销注意事项,4,公司各类费用报销时间规定,目的,：为了严格公司管理制度，合理控制公司经营费用，根据公司经营活动的特点，特制订本规定。,费用,报销的控制原则,：预算管理、分级负责、层层把关。由各,部门经理负责,本部门人员费用报销的初步审核；再由公司财务部等相关部门进行复核；最后由总经理、集团领导进行最后的审核批准。,费用报销管理规定及流程,费用报销管理规定,一、目的和费用报销控制原则,二、费用的控制实行计划管理,由需要支付费用的部门经办人进行,OA,事项申请，列明费用的性质、用途、费用的预计金额、款项支付预计时间等要素，经部门经理审批同意后上报公司进行,OA,流程的审批，最后经总经理和集团领导审批同意后方能执行。,费用报销管理规定及流程,费用报销管理规定,三、报销相关规定,1,、费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承当相关责任。,2,、费用发生过程中，经办人应充分取得费用的相关单据，如合同或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而不允许出费用的部分支出，公司不予承担，由经办人自行负责。,费用报销管理规定及流程,费用报销管理规定,3,、费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的费用报销单规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质，如交通费、住宿费、餐饮费、业务招待费、办公费等。,费用报销单分为两种：,第一种，上海鹏欣房地产（集团）有限公司支票预付凭证（用于网银付款）,第二种，上海鹏欣房地产（集团）有限公司现金预付凭证（用于现金付款）,费用报销管理规定及流程,费用报销管理规定,支票预付凭证：,现金预付凭证：,费用报销管理规定及流程,费用报销管理规定,4,、经办人在填写,“,费用报销单,”,时，应遵照,“,实事求是、准确无误,”,的原则。需填写日期、申请部门名称、受款单位名称、附件张数，并在,“,付款内容简要说明,”,栏将费用的发生原因、金额、时间等要素填写齐全，在,“,明细分类,”,栏、,“,金额,”,栏中将费用分类别、金额汇总填写。费用金额大小写填写一致。经办人需在,“,经办人栏,”,签署自己的名字，如填写,“,费用报销单,”,人员不是经办人，需在,“,制单人,”,栏予以签字，现金领取人还需要在,“,领款人,”,栏予以签字。,“,费用报销单,”,的填写一律不允许涂改，否则无效退回。,费用报销管理规定及流程,费用报销管理规定,5,、经办人应将填写完整、附件齐全的,“,费用报销单,”,和事前审批同意的,OA,申请,一起送交部门经理进行审批，部门经理应对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，并检查发票上公司的名称开具是否正确、日期是否填写、金额大小写是否一致等基本内容，部门经理审查无异议后，应在,“,费用报销单,”,中部门主管意见栏中签署审批意见并签字。,费用报销管理规定及流程,费用报销管理规定,6,、经办人将取得经本部门经理审批签署后的,“,费用报销单,”,以及审批同意的,OA,申请、,合同、发票及相关附件整理好，通过公司内部单据传递程序报送到财务部等相关部门审核，审核完后报公司总经理处，由总经理进行审查和审批。根据费用审批权限满足一定条件的还要上报集团领导审批签署意见。,费用报销管理规定及流程,费用报销管理规定,7,、经办人取得审批齐全的,“,费用报销单,”,及相关附件，应在,5,日之内送交财务部办理报销手续。现金报销、网银付款时应对,“,费用报销单,”,进行审核，重点看报销单是否有涂改、审批手续是否齐备，确认无误后方能付款。现金报销支付金额原则上不超过,1000,元，其他均为网上银行支付。,8,、管理规定的制订、修改和解释权属于公司财务部。,费用报销管理规定及流程,费用报销管理规定,费用报销流程,：,1,、归属于“四方商业”费用报销单送至财务部（陈羽）审核发票，归属于“四方地产”费用报销单送至财务部（马琍霞）审核签字。,2,、所有“四方商业”费用报销单送至财务部（陈羽）请先登记（包括送签,签批完领回,送交付款三步）。,3,、送交付款：如果是支票预付凭证，需网银付款（罗咏）；如果是现金预付凭证，需现金报销（童超英）。,费用报销管理规定及流程,费用报销流程,一、,费用报销单的基本要求：,1,、费用报销单的填写必须使用钢笔或者签字笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔填写。要求字迹清晰，不得涂改。,2,、填制费用报销单时，需要将各栏次填写完整。包括日期、附件张数、申请部门、受款单位、付款内容、明细分类内容、金额大小写、制单人、领款人等。,3,、费用报销时需要将收集到的费用发票，如车船票、打车票、餐费发票等，加以整理归类，分类在费用报销单的左上角进行粘贴，并要,注明附件多少张,。,注意：增值税专用发票要将第三联“发票联”放上面，第二联“抵扣联”放下面。,费用报销管理规定及流程,费用报销注意事项,4,、费用报销单需加盖“费用预算章”，每次费用报销时必须清楚填写“费用预算章”中的内容。需勾选是预算内还是预算外的费用，费用归属方是属于四方商业还是业主方，费用归属的期间以及归属科目（,按年初预算科目填写,）都必须清楚填写。,注意：有的部门是由各条口人员自己填制费用报销单，请各部门内勤或秘书对报销单据进行检查，对于不符合要求的单据整改后再送至财务部审核。,二、不同费用报销事项的附件要求：,公司的各项费用报销，除需提供正规的票据、费用事项的,OA,申请、合同（含合同汇签表）外，根据不同的报销事项还需要提供相关附件以供财务审核：,费用报销管理规定及流程,费用报销注意事项,1,、固定资产、低值易耗品的采购，要求提供物品采购验收表（验收表需第三方验收签字），并且固定资产、低值易耗品使用部门的资产管理人员在费用报销单上签字确认。,2,、日常维修备品备料、办公用品采购、电脑耗材采购需提供物料申购单、物料入库单，并要求仓库保管员签字。,3,、工程维修、设备维保费用、系统维保费用，需要附工程验收单或维保验收单（验收单需第三方签字）。,费用报销管理规定及流程,费用报销注意事项,4,、甲工程改造需要提供工程验收单、工程决算书（需第三方签字）。,5,、外包的保洁服务费、外墙清洗等设施环境保洁费，需提供对外包保洁公司的考核表。临时保洁还需要提供保洁小时工的考勤表。,6,、垃圾清运费、花卉采购费用需要提供双方的签收表。,7,、市内交通费、车辆使用费报销时，因发票数量较多，需要将发票在费用报销单左上角粘贴整齐，并在每张发票后面注明原因，,需自查市内交通费发票不得连号,，如是加班打车还需附加班确认单复印件或,OA,书面申请表。,费用报销管理规定及流程,费用报销注意事项,8,、广告发布费需提供第三方的广告发布证明（如报纸、电台、西祠网络、杂志等）。,9,、舞台演出费需提供演出的评估报告。,10,、商美立体装饰、,POP,等平面制作需要提供商美装饰的验收单、平面制作的验收单（验收单需第三方签字）。,11,、,VIP/SP,活动，如,VIP,特惠商品售卖、秒杀活动、慈善拍卖等，需在支付商品采购款时，提供收入、支出明细表，收支轧差数即行销费用补贴金额（收入数据需要总收银确认）。,另外，活动采购商品需从馆内采购入前台销售的，必须事先填写费用报销单，并注明是内部转账（总收银需确认前台销售的录入）。,费用报销管理规定及流程,费用报销注意事项,12,、业务招待费报销时，只需要在“付款内容简要说明”栏中填业务招待费，具体招待内容在所附发票,背面下方,用铅笔注明。,13,、差旅费报销时，需附出差申请表，填写费用报销单时，要注意区分车费、房费及餐费补贴，如果出差期间有用于招待的餐费发生，需要扣除相关餐费补贴（,根据标准,）。出差报销需要附“出差评估表”。,14,、代收代支的乙工程改造，包括围档费、原状恢复费、喷淋改造、空调改造等，除了提供工程验收单以外，,需财务确认是否收到代收代支的相关款项,。另外，凡涉及代收代支项目报销，都需要财务确认代收款是否已收取，否则无法代为支付款项。,费用报销管理规定及流程,费用报销注意事项,15,、储值卡费用报销，需要附,储值卡申领单,（已签批同意）及,发票,（总收银安排开具发票），主要用于业务招待费、行销促销活动、员工福利。,16,、福利费、奖励、服装费等,涉及到个人领用,的，需要提供领用人员的签字表，费用报销时需要按部门汇总交财务做账。,17,、所有费用报销单据都是由各部门内勤或秘书送至财务部审核，请各部门内勤或秘书仔细检查以后再送财务，避免退回。,18,、各类采购必须在事先跟对方沟通提供的发票情况，如果对发票有疑问的需要及时跟财务联系，财务会提供相应指导。注意：外地施工单位在南京的工程项目必须在施工地找税务机关代开建筑安装业发票。业务招待、酒店等消费单据或签单必须拿原件报销。,三、其它注意事项：,1,、借款,经办人需及时将审批齐全的费用报销单及相关附件在,5,天之内送交财务部冲减个人借款。财务部会定期对个人借款进行清理。,2,、审批权限,财务部会根据集团下发的审批权限表对费用报销单的签字权限进行审核，,预算外费用无论金额大小都必须上报集团,。,费用报销管理规定及流程,费用报销注意事项,3,、费用报销时提供的票据必须是税务机关认可的票据，财务部会计会通过国税、地税的发票验证网址对发票进行查验。除了查看发票的版面的颜色、水印等基本鉴别方法外，还可以通过以下途径查验发票：,对方发票专用章里面的字样必须要清晰可辨,南京市地税发票可以在南京市地税局网上进行有关,防伪有奖发票查询,、,发票状态信息查询,、,自开或地税代开建筑业,发票的查询。,南京市国税发票可以在南京市国税网上服务厅的发票验证系统内发票的发票的领购信息进行查验。,费用报销管理规定及流程,费用报销注意事项,为了规范公司各项费用报销时间，特规定以下费用报销时间：,市内交通费,每月,25,日（每月一次）,业务招待费,每月,10,日、,25,日（每月两次）,储值卡报销,每次发生时根据储值卡申请单及时填写费用报销单,差旅费,需在出差结束后,5,日内到财务部报销或归还借款,外包合同报销 根据合同规定的进度，并验收合格后进行报销,费用报销管理规定及流程,公司各类费用报销时间,工程类费用,有合同需根据合同规定的进度，并验收合格后进行报销,无合同需工程结束并验收合格后进行费用报销,行销费用,有合同根据合同规定的进度进行费用报销,无合同在活动结束并验收合格一周内进行费用报销,物品采购费用,有合同根据合同规定的进度，并验收合格进行费用报销,无合同根据货品验收合格后进行费用报销,月结费用,如,POP,制作费、修改券、员工食堂餐费、乙工程等在次月,10,日前报销,费用报销管理规定及流程,公司各类费用报销时间,谢 谢,!,