办公自动化实用教材

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,办公自动化实用教程*人民邮电出版社,第5章 Excel 2000,5.1 Excel 2000简介,5.2 表格的建立、编辑与格式化,5.3 基本操作,5.4 图 表,5.5 打 印,5.6 数 据 库,5.1 Excel 2000简介,5.1.1 Excel 2000,的功能,1快捷的报表编辑能力,2分析能力,3图表能力,4连接和合并能力,5图像嵌入和链接能力,6数据库管理能力,启动和退出,Excel 2000,1启动Excel 2000,2退出Excel 2000的方法,5.2 表格的建立、编辑与格式化,Excel 2000,的工作界面,工作簿、工作表和单元格,图5-1 Excel 2000窗口,1工作簿,工作簿是Excel存储数据的基本单位。一个工作簿中可以有多张不同类型的工作表。,一个工作簿最多可以有255个工作表。系统默认每打开一个工作簿会同时打开3个工作表，分别为Sheet、Sheet2和Sheet3。,2工作表,一张工作表是由65536个行（行号由上到下，从1到65536编号）、256个列（列号由左到右采用字母编号，从A到IV）组成的一个表格。行、列交叉位置称为单元格。,3单元格,单元格是Excel的基本操作单位。,每个单元格最多可存放32000个字符。一个工作表有65536256个单元格。每个单元格都有固定地址。,4活动单元格,当前正在操作的单元格称活动单元格。改变活动单元格的方法如下。,（1）鼠标法,（2）定位法,（3）键盘法,5单元格内容,5.3 基本操作,5.3.1,文件操作,5.3.2,创建工作表,5.3.3 使用工作表,5.3.4 编辑工作表,5.3.5 复制、移动和删除数据,5.3.6 格式化工作表,5.3.7 模板和样式,5.3.8 数据保护,5.3.9 公式与函数,5.3.1,文件操作,1新建工作簿,其默认文件名为Book1.XLS。,2保存工作簿,3关闭工作簿,4打开工作簿,执行“窗口”菜单中的“重排窗口”命令，选择排列方式，单击“确定”按钮可实现多个工作簿以不同的方式排列。,5.3.2,创建工作表,5.3.2.1,输入文本,在单元格中，文本自动左对齐。,要将数字作为文本输入，需要在输入的数字前加单引号（）。,5.3.2.2,输入数字,输入负数，应在数字前面加上一个负号，数字自动右对齐。若输入数字超过当前单元格宽度，Excel 2000会自动将其以科学计数法表示。若科学计数法仍然超出单元格的列宽时，屏幕上会出现“#”的符号。,输入真分数时，先输入0和空格再输入分数，；输入带分数时，整数与分数之间加一个空格；输入负数时，也可以用括号将数字括起。,5.3.2.3,输入日期和时间,在输入日期时，用“”或“/”连接年、月、日；在输入时间时，用“：”连接时、分、秒。,若要输入当前的日期，按Ctrl+；键；若要输入当前的时间，按Ctrl+Shift+：键。,5.3.2.4,快速输入数据,1填充复制,填充复制是指将已经有的数据复制到周围的单元格中的方法。,2自动填充复制,（1）使用自动填充复制,（2）自定义序列,5.3.3 使用工作表,1,选择工作表,（1）选择多个相邻的工作表,（2）选择多个不相邻的工作表,2,添加工作表,3,删除工作表,4,移动和复制工作表,（,1,）在工作簿内移动工作表,（,2,）在工作簿之间移动工作表,（,3,）在工作簿中复制工作表,（,4,）将工作表复制到其他工作簿中去,5,工作表重新命名,6,分隔工作表,5.3.4 编辑工作表,5.3.4.1,选取操作范围,1,选定行或列,2,选取整个工作表,3,选取一个区域,（,1,）一个单元格,（,2,）一个矩形区域,（,3,）选取不连续区域,（,4,）选取视图外的范围,（,5,）条件选取,5.3.4.2,编辑数据,5.3.4.3,查找与替换,1查找,2替换,5.3.5 复制、移动和删除数据,1,复制数据,2,有选择地复制数据,3,转置复制,4,移动数据,5,删（清）除数据,6,插入和删除单元格、行和列,（,1,）插入单元格,（,2,）删除单元格,（,3,）插入行和列,（,4,）删除行或列,5.3.6 格式化工作表,1改变行、列尺寸,2取消网格,3改变工作表的视图,（,1,）放大和缩小工作表视图,（,2,）冻结列和行标题,4改变数据的颜色和图案,5增加边框,6文本修饰,7标题居中,8对齐单元格中的文本,9调整数字格式,（1）用菜单改变数字格式,（2）利用格式化工具按钮改变格式,（3）利用“条件格式”功能改变格式,10颜色的使用,11日期及时间格式的设定,12使用自动套用格式,Excel 2000提供了16种预先设置的表格格式。,5.3.7 模板和样式,1,使用模板,模板是具有特定数据格式的工作簿文件，它的扩展名为,.XLT,。,2,建立样式,对于经常使用的格式，可以放在一起形成一组样式，这样可以节省编辑时间。,5.3.8 数据保护,1,隐藏行或列,2,隐藏工作表,3,保护工作表,4,保护单元格,5.3.9 公式与函数,5.3.9.1,用公式进行计算,1,Excel,的公式,公式由一个或多个单元格地址、数据、算术运算符、函数及括号组成。必须以“”开头，然后是公式表达式。,2,运算顺序,3,输入公式,（,1,）直接输入,（,2,）通过单元格引用来输入公式,4,单元格地址的输入,（,1,）绝对地址的引用,（,2,）相对地址的引用,5,公式的显示,6,公式的编辑,5.3.9.2,函数计算,1Excel中常用的函数,（1）ABS函数（求绝对值函数）,（2）INT函数（取整函数）,（3）MOD函数（求模函数）,（4）ROUND函数（四舍五入函数）,（5）SQRT函数（求平方根函数）,（6）SUM函数（求和函数）,（7）LEN函数（测试字符串长度函数）,（8）AVERAGE函数（求平均值函数）,（9）COUNT函数（计数函数）,（10）MAX函数（求最大值函数）,2函数的输入,（1）手工输入函数,（2）使用粘贴函数,3使用自动求和工具,5.4 图 表,5.4.1 Excel,图表,5.4.2,创建图表,5.4.3 图表的移动和调整大小,5.4.4,修饰图表,5.4.5,增加和删除图表数据,5.4.6 改变图表文字、颜色、图案,5.4.1 Excel,图表,Excel中主要的图表类型如下。,（1）饼图,（2）条形图,（3）柱形图,（4）折线图,5.4.2,创建图表,1创建内嵌式图表,选择用来制作图表的数据区域，执行“插入”菜单中的“图表”命令，打开图表向导。,2创建独立式图表,5.4.3 图表的移动和调整大小,1,移动图表,2调整图表大小,5.4.4,修饰图表,1激活图表,2为图表加上标题,3插入数据标志,4在标志旁显示图例标示符,5.4.5,增加和删除图表数据,1增加数据,（1）向内嵌图表增加数据,（2）向独立图表添加数据,2清除图表中的数据,5.4.6 改变图表文字、颜色、图案,执行“格式”菜单中的“图表区”命令，,在“图表区格式”对话框中设置所需格式。,图,5-35,“图表区格式”对话框,5.5 打 印,改变页面设置,执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，在打开的“页面设置”对话框中可以对页面进行各项设置。,5.5.2 预览打印,打印工作簿,图5-36 “页面设置”对话框,5.6 数 据 库,Excel 2000具有简单的数据库管理功能，如排序、检索、数据筛选、分类汇总等。在Excel 2000中数据库应该满足以下条件：工作表第一行为字段名行；同一列数据的类型应该一致；工作表数据区域中不能有空白行（列）；一张工作表只建立一个数据库清单。,5.6.1 基本概念,5.6.2 创建数据库,5.6.3 编辑数据库中数据,5.6.4 删除记录,5.6.5 查找记录,5.6.6 记录排序,5.6.7 筛选数据,5.6.8 分类汇总,5.6.1 基本概念,Excel 2000数据库是建立在关系模型之上，用二维表格的形式来表示实体与实体之间的关系。表格中的每一列称为一个字段，每一列的取值范围称为域。每个字段占工作表的一列，且有一个字段名，字段名一般是字符型数据。表格中的第一行必须是字段名，字段与字段之间不能有空白列。一个或若干个字段的集合称为记录类型。,图5-39 数据库表,5.6.2 创建数据库,创建数据库，可分两步完成。首先在第一行输入字段名，其次，就是把数据输入到数据库中。利用菜单输入数据。,5.6.3 编辑数据库中数据,5.6.4 删除记录,（,1,）在工作表上直接删除,（,2,）通过编辑数据实现删除,5.6.5 查找记录,执行“数据”菜单中的“记录单”命令，在打开的“记录单”对话框中单击“条件”按钮。,5.6.6 记录排序,执行“数据”菜单中的“排序”命令，在“排序”对话框中先选择“主要关键字”，再确定该关键字按什么方式进行排序（递增或递减）。,5.6.7 筛选数据,作用在于只显示满足指定条件的数据行。,Excel 2000,提供了两种筛选数据的方法：自动筛选和高级筛选。,“自动筛选”是一种快速筛选方式，是一种单列单条件的筛选过程。使用“高级筛选”需要在工作表内数据区域的下方建立一个条件区域来输入条件，它可以进行多列多条件的筛选。,5.6.8 分类汇总,分类汇总是建立在数据已排序的基础上的，将相同类别的数据进行统计汇总。,选择要进行分类汇总的数据库为当前数据库，并对要进行分类的字段做排序操作，然后执行“数据”菜单中的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。,图,5-44,“分类汇总”对话框,