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,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,文书档案的归档整理,方 鸣,国家档案局教育中心副主任 研究馆员,010-63018220,；,13901308364,E:,一、档案工作的关系定位,档案工作千头万绪，事无巨细，,但归纳起来即三个字：,收、,管,、,用,档案工作关系示意图,收,管,用,满,足,需,求,收,基础；,管,手段；,用,目的。,应达到的目标,收得齐全；,管的科学；,用着方便。,二、文书档案的来源,1,、,文书档案,是由公务文书（文件）转化而来；,2,、公文的,种类,：,（,1,）命令（令）；（,2,）决定；,（,3,）公告；（,4,）通告；,（,5,）通知；（,6,）通报；,（,7,）议案；（,8,）报告；,（,9,）请示；（,10,）批复；,（,11,）意见；（,12,）函；,（,13,）会议纪要,通,用,行,政,类,公,文,常用事务性 公 文,1.,计划（规划）,2.,方案,3.,总结,4.,情况汇报,5.,调研报告,6.,简报,7.,会议主报告,8.,领导讲话,9.,典型材料,10.,规章制度,3,、文件是档案的前身，,档案是文件的归宿；,今天的文件,明天的档案；,今天的档案,将来的历史。,4,、,公文,与,档案,的区别,处在文件生命周期的不同生命阶段；,5,、档案工作应与文书工作紧密结合，,不能分家，,要努力做到,“文档一体化,”,；,文档一体化：,（,1,）管理体制上,（,2,）工作制度上,（,3,）操作流程上,（,4,）人员配置上,（,5,）时间安排上,（,6,）网络运行上,三、归档工作的,基本原则,1,、记录本单位历史的真实面貌；,2,、遵循文件的形成规律；,3,、保持文件之间的历史联系；,4,、区分不同价值；,5,、使用科学、便捷的操作方法；,6,、严格执行档案法规、规范和制度；,7,、方便今后的保管和利用。,四、科学划分,归档范围,1,、做好档案价值的鉴定工作,具备,4,种眼光,历史的眼光,发展的眼光,全面的眼光,科学的眼光,确定,归档范围,要坚持,“,以我为主,”的,“职能“原则,：,以突出反映本单位的工作特色。,简易方法：,（,1,）,正式对外发文,一般都应归档；,（,2,）,收文,与本单位工作职能直接有关的才归档；,（,3,）,内部运转文件,注意加强归档。,五、坚持“,集中统一管理,原则”,各部门按规定向档案部门,移交,档案；,不得据为己有或拒绝归档；,集中统一管理包括,、,文件的归档,、,业务指导,注意,要坚持,文书部门,或各,业务部门,的立卷归档制度。,谁形成，谁立卷；,谁整理，谁受益；,最终实现,档案资源共建共享。,谁办谁归档，,随办随归档。,理由,文件承办人最了解文件的来龙去脉。,六、共同遵守归档制度,1,、归档时间,（,1,）第二年的第一季度前；,（,2,）随办随归档。,2,、归档要求,（,1,）齐全；,（,2,）完整；,（,3,）规范；,（,4,）及时。,3,、归档手续,（,1,）各部门预整理；,（,2,）档案人员检查、指导；,（,3,）调整、改进；,（,4,）正式向档案室移交；,（,5,）办理手续，清点、检验、,移交清单、签字。,七、归档整理的新方法,以国家档案局发布的,归档文件整理规则,为依据,1,、,整理要求,在计算机管理条件下，,文件实行以,“件”,为单位的,单份文件编号整 理，,努力做到,“,随办随归档”，,“谁办谁归档”,。,2,、,整理的原则,（八字方针）,简化整理，,深化检索。,3,、适用范围,只能应用于,文书档案,的整理。,4,、整理的,10,大步骤,（一）确定整理单位,每份文件（自然件）为一件。,其中：,正本与稿本为一件；,正文与附件为一件；,来文与复文为一件；,转发文与被转发文为一件。,（二）划分保管期限,1,、三分法；,2,、两分法。,（三）装订加固,去掉易生锈的金属钉；,文件左侧或左上角装订、固定；,若文件原装订基础较好则可留用。,装订时：,正本在前，定稿在后；,正文在前，附件在后；,复文在前，来文在后；,转发文在前，被转发文在后；,请注意,文件处理单、发文稿纸：,与档案同样重要！,放文件前,与文件装订在一起。,（四）编填页号,若原文件页号齐全，则不必做。,（五）简单分类,按,年度保管期限组织机构（问题,）,分类法将文件归类；,（六）排序,在分类最后一层的文件，按时间（问题）,大流水顺序,排序；,（七）盖归档章,在文件首页上方空白处,加盖归档章。,归档章式样,全宗号,年度,室 编 件 号,问题或机构,保 管期 限,馆 编 件 号,66,2008,88,办公室,永久,（八）编号,1,、由档案室将归档章的各个项目,依次填写；,2,、“室编件号”,按文件排列顺序大流水,逐件编号。,（九）编制文件级目录,逐件填写目录表格的项目，一年一册；,（十）装盒,1,、按顺序将文件依次装入档案盒中，,盒满另装；,2,、填写盒内,备考表,；,3,、填写档案盒封面、盒脊的项目；,4,、按档案盒顺序依次排架。,
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