时间管理培训手册cfaa

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,时间管理,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第一页,*,时间管理,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第一页,*,时间管理培训手册,课程目标,这个课程给大家最重要的讯息是。,不是教给你把事情做得快的技巧,也不是教你怎样可以不眠不休。,我的问题所在？,我需要作出怎样的决定,?,我可以做些什么和要做些什麽,?,目 录,认识时间障碍,如何运用时间,总结,什么是时间管理,时间管理是有效地运用时间，降低变动性。,时间管理的目的：决定什么事该做，什么事不该做。,时间管理最重要的功能：是透过事先的规划，作为一种提醒与指引,第一页,时间管理的错误观念,什么是时间杀手,人最容易掉进的时间陷阱,认识时间障碍,时间管理只是常识只要我把工作做好，我的时间管理应该还不错,我在压力下表现较好，时间管理会令我失去我的优势,我有使用计事本和行事历，这还不够吗？,时间管理的错误观念,什么是时间杀手,无形的（不自觉）,有形（自觉的）,接听电话,打电话,会议,打扰,官僚作风,沟通不足,办公室政治,资源不足,阅读文件及邮件,交通堵塞,欠缺周详计划,不懂分辨轻重缓急,过分注重细节,犹豫不决,不懂得说不,拖延,善忘,不懂授权,欠缺组织,健康欠佳,工作欠目标，优先次序不明确,危机管理能力薄弱,多项工作须同时进行,自我组织问题,外界骚扰,无力拒绝要求,不能有效授权,拖延工作,会议,人最容易掉进的时间陷阱,时间管理小故事,课上，教授在桌子上放了一个玻璃罐子，然后从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。教授把石块放完后问他的学生：“你们说这个罐子是不是满的,?”，“是。”所有的学生异口同声地回答。教授笑着从桌底下拿出一袋碎石子，把它们从罐口倒下去，摇一摇，问：“现在罐子是不是满了?”大家都有些不敢回答，一位学生怯生生地细声回答：“也许没满。”教授不语，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢倒进罐子里，然后又问学生：“现在呢?”“没有满!”全班学生很有信心地回答说。是的，教授又从桌子底下拿出一大瓶水，缓缓倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满的玻璃罐。,一个平常的玻璃罐就这样装下了这么多东西，但如果不先把最大的鹅卵石放进罐子，也许以后永远没机会把它们再放进去了。生活中那么多事情，其实都可以像往这个玻璃罐里放东西那样，先进行时间级别分类，按照“事分轻重缓急”进行组合，确定先后顺序，做到不遗不漏。如：,A级别：时间紧、具有一定的挑战性、非常重要的事情。如即将到来的考试必须多花时间进行准备。要注意的是：很多人惧怕A级别的事情，觉得太复杂，要耗费太多的精力，同时因为怕困难完不成或者完成得不完美而采取逃避的态度。,B级别：很重要、但在时间上没有特别要求。这一级别的事情当前不需要马上交差，但又非做不可，容易在不急的心理中被人遗忘，在最后关键时刻演变成A级别事件，如两周前,上级布置的任务。,C级别：时间上紧迫、但并不是很重要的、可以请别人代劳的事情，如取快件，可以请同学顺便去取。,D级别：时间上不紧迫也不是很重要的事情，有些可以请别人做；有的可以降低标准；有的必须要做则放在零碎时间中进行完成；有的对生活没有益处的事件则建议选择放弃，如毫无意义的闲逛。,第一页,目 录,认识时间障碍,如何运用时间,总结,要管理好自己吗,?,要懂得管理自己，首先要认识自己。,抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯,为什么需要目标？,目标是行动的导航灯,!,成功就等于目标，,其他的一切都是这句话的注解。,美国潜能大师伯恩,崔西语,为什么需要目标？,哈佛大学有一个非常著名的,25,年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：,27%,的人没有目标,60,目标模糊,10,有清晰但较短期的目标,3,有清晰且长期的目标,成为社会各界的顶尖人士,成为各行业的专业人士,社会的中下层面安稳地生活与工作,社会的最底层，抱怨整个世界,3,有清晰且长期的目标,10,有清晰但较短期的目标,60%,目标模糊,27%,没有目标,25,年后调查发现：,短期目标,分解目标,剥洋葱法,多杈树法,长期目标,个人目标：健康、休闲和营养方面的目标,事业目标：自我职业规划,项目计划（例如推行,新系统）,日常运作计划（编写每月生产报告）,每周的行事安排,每日需要完成的工作,短期的目标应该是现实的！,长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己！,命中是偶然的，打不中是必然的！,如 果 没 有 目 标,订立计划以掌握时间,以目标,优先次序,理想工作时间表表示这三块,积木为基础,想好一天的计划,搞清楚个人活力周期表,再根据最有效的工作,时间,勾勒出,“,理想工作时间表,”,根据目标的轻重,安排优先次序,订好长期目标,以及的短期目标,运用企划的概念,-,拟定计划,分解目标,长期目标,TO DO LIST-,执行事项清单,每天做,每天同一时间做,将优先次序写下,由最重要的事情写下,分解目标,长期目标,TO DO LIST-,执行事项清单,分解目标,长期目标,理想的工作时间表,1/,要有正面的工作态度,2/,留意自己的表现曲线,3/,预留自己安静的时间,4./,利用工作日志,分解目标,长期目标,看看你的工作日志,然后问自己,:,几点开始目标,?能不能早点开始?有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?,能不能早点开始?,你完全不受干扰的最长时段有多久?(不要把午饭也放进去),你最有效率和最没有效率是什么时候?,你将当天的主要目标完成到什么程度?,你会照着优先次序的书面计划做事吗?,你在适当的时间做适当的事吗?,你在怎么处理不应该做的事?可不可以授权?,手边的工作要如何做得更有成效,更为简化,并减少细节?,你花的时间与你的优先次序是否相称?,请记着,:,巴雷德,“,80/20”,定理,分解目标,长期目标,以行动配合计划,将目标写下来,-,是什么目标?要达致什么的成果?,行动,要做些什么?,次序,-,哪些,应该,先,做,/,哪些,为,后?订下完成 日期及排列优先次序,时间估计,每项的行动需要多长时间?,灵活性,有没有预留时间给不可估计的突发事情,时间表,甚么时候处理甚么事项？,你是怎样编排时间计划？,一、年度计划甘特图二、周计划执行事项清单史蒂芬,柯维博士“与时间有约”,甘特图,本世纪亨利.甘特发明的；内在思想简单，基本是一条线条图，横轴表示时间，纵轴表示活动（项目），线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况,1.明确项目牵涉到的各项活动、项目。内容包括项目名称（包括顺序）、开始时间、工期，任务类型（依赖/决定性）和依赖于哪一项任务。,2.创建甘特图草图。将所有的项目按照开始时间、工期标注到甘特图上。,3.确定项目活动依赖关系及时序进度。使用草图，按照项目的类型将项目联系起来，并安排项目进度。此步骤将保证在未来计划有所调整的情况下，各项活动仍然能够按照正确的时序进行。也就是确保所有依赖性活动能并且只能在决定性活动完成之后按计划展开。同时避免关键性路径过长。关键性路径是由贯穿项目始终的关键性任务所决定的，它既表示了项目的最长耗时，也表示了完成项目的最短可能时间。请注意，关键性路径会由于单项活动进度的提前或延期而发生变化。而且要注意不要滥用项目资源，同时，对于进度表上的不可预知事件要安排适当的富裕时间（Slack Time）。但是，富裕时间不适用于关键性任务，因为作为关键性路径的一部分，它们的时序进度对整个项目至关重要。,4.计算单项活动任务的工时量。,5.确定活动任务的执行人员及适时按需调整工时。,6.计算整个项目时间,第一页,权衡轻重,最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要,The main thing is to keep the main thing the main thing at all times,长期目标,区分优先工作,某些事件,某些电话,浪费时间之事,不重要又不紧急,改进产能,建立人际关系,发新机会,重要但不紧急,某些电话,某些信件与报告,某些会议,不重要但紧急,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,重要又紧急,有趣的活动,防患未然,规划、休闲,不速之客,必要而不重要的问题,受欢迎的活动,分解目标,长期目标,权利下放,授权,授 权 应 有 的 心 态,?,把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会,它不是用来惩罚下级,不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情,授权的形态,主要可以分成两种形态：,下达指令,充分信任,如何介定哪些工作委派,?,你必须自己做,你应该做,但有些人可以帮助你,你可以做,但如果其他人有机会也可以做,其他人应该做,但情况紧急时你可以帮他,其他人必须做,解释所分配工作的重要性,订出需要的结果,询问下属的意见及疑问,预期的成果,订出下属的权利范围及规定,达到完成工作限期的共识,订出跟进时间表,肯定成就,提高士气,应守的规则,自我约束,行为科学研究表明：一个人一天的行为只有,5,是属于非习惯性的，而,95,的行为都是习惯性的。,江山易改，本性难移,!,罗曼,罗兰名言：性情即命运,!,时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。,1,、给变你的习惯,2,、修正你的态度,3,、增加你的生产力,1.,你的办公桌,你的工作环境是怎么样,?,有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率,?,改善工作环境,将所有可以吸引你视线的东西全挪开,将你每天必须用的文具放在上面,(,电话,时间表,笔记本,日历,笔座,.),将你要用的器材放在容易找到的地方,把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方,将一些你知道不会作出反应的信件抛弃,利用文件夹来将不同的文件归档,2.,归档,一些你需要今天马上完成的事情,-DO NOW,一些你需要这个星期完成的工作,-FILE,一些你需要归档的文件,-FILE,有空才阅读的书本,-READ,需要传阅的文件,-PASS ON,一些文件需要等待资料完成,-PROGRESS,3.,如何处理电话,/,电邮,如果找不道要通话的对方,-,切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电,打电话之前,要把事情重点写下来,要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给 对方先看,减少详细解释的时间,备有有关文件,自设时限,4.,处理会议,每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点,:,我是否一定要出席这个会议,会议之前应派发议程,说明开会的目的,如果你是主席,你应 鼓励发言和要求言之有 物,要避免发言同事偏离主题,最好设定一个时限,以方便各人安排工作,5,.,要懂得说不,说不应该是有礼貌,要给对方的清晰的解释,给对方另外的选择和建议,6,.,处理拖延心态,为什么我们会拖延？,不,知道如何或从何入手,不知道为什么要做？,不喜欢去处理,个人情绪及健康问题,缺乏奖励,没有迫切性,找借口,过分忧虑,忙碌过后,7.,改善拖延方法,行动：每次只处理一项工作,及时去做,交付下属去做,把工作分成若干部分,订出工作时间,问题、文件洗牌,着手工作时间,改善拖延方法,建立自信,-,跟,自己,说“,我,一定可以做到,”,设立目标,找出与自己相关的方法,-,对,自己,的,好处,储蓄时间全力再战,自我奖励,设立完工期限,时刻提醒自己事情的重要性,有充分的准备，才会把事情做好,时间就是金钱,我们可以怎样赢得每一分秒,?,利用交通时间,与运动同行,避开繁忙时间,车上观察构思,车上看书,出差外游,收集情报,计划构想,寓工作于娱乐,目 录,认识时间障碍,如何运用时间,总结,希望你能够,:,看到自己的问题在那里,要改变生活的习惯和工作方式,在自己所能控制的情况下,把握每分钟,订立目标,策略,行动去应付每一个挑战,在不能完全自己控制的情况下,把负面的影响减到最低,总结,有清晰的目标,知道自己在做什么和要