深圳市深劳人力资源开发

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,深圳市深劳人力资源开发有限公司,深圳市深劳人力资源开发有限公司,主讲：杨华标,行政管理培训资料,培训大纲,1.,文件印信管理,2.,后勤保障,3.,信息网络管理,4.,宣传报导,5.,沟通联络,1.,文件印信管理,2.,后勤保障,1.,文件印信管理,3.,信息网络管理,2.,后勤保障,1.,文件印信管理,4.,宣传报导,3.,信息网络管理,2.,后勤保障,1.,文件印信管理,5.,沟通协调,4.,宣传报导,3.,信息网络管理,2.,后勤保障,1.,文件印信管理,一、文件、印信管理,（一）文件管理,公文，是公司传达贯彻上级主管单位指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的书面文件，包括请示、报告、通知、通报、函等。公司公文由办公室统一管理。,各部门及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。,公文密级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由办公室根据文件内容确定。,文件管理,、,发文的规定：,（）,公司上传下达正式文件的权力集中在公司办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。,（）,各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作发文应向办公室提出发文申请，并将文件底稿提交办公室审核，经公司领导同意后，由办公室编号发文。,（）,公司发文，由办公室统一编号。,（）,以公司名义向上级部门发文、向各部门发文所有文件均由总经理批准签发。,（）,以公司名义向外单位发文，由办公室审定发文审批级别。属日常业务往来函件，经申请发文部门在,公司对外函件签发审批表,上签字确认、营销服务中心主任审核后由公司办公室审核，分管领导定签发。其他非日常业务往来函件，必须经总经理批准、签发。,文件管理,、,发文的范围：,（）,凡是以公司名义发出的文件（通告、通知、决定、决议、请示、报告、函、编写的会议纪要和工作简报等），均属发文范围。,（）,公司下发文件主要用于：,公布公司规章制度；,转发主管部门文件或根据主管部门文件精神制订的公司文件；,公布公司体制机构变动或人事任免事项；,公布公司性的重大经营业务、经营管理、政治工作、生活福利,等工作的决定；,发布有关奖惩决定和通报；,其他有关公司的重大事项。,（,3,）,公司上行文、外发文主要用于：,对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；,同公司客户联系工作等事宜；,各部门与外单位发生的业务联系，必须以公司的名义对外发函，,不得擅自以部门的名义发文。,文件管理,4,、,发文程序规定：,（）,各部门需要发文，应提交草拟文件初稿（电子文档），向办公室提出发文申请。,草拟文稿必须从实际出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。,（）,办公室对文稿进行审查和修改。,办公室对内容表达不清、文字错漏严重、文档格式不符的文稿，原则上退回拟稿部门重新拟稿。,文稿审核完毕应填附,文件签发审批表,，详细注明文件标题、报送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、标定日期和密级，报公司领导审批。,（）,经公司领导批准签发后的文稿交办公室统一编号、报送、存档。,（）,文件发送后，由办公室检查执行情况。,文件管理,5,、,文件的借阅及归档,（）,各部门工作人员因工作需要借阅文件，应经部门负责人同意，到办公室办理借阅登记手续。对有密级的文件须经总经理批准。,（）,各部门应指定一位责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。,（）,文件归档前，应把文件批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，并及时按内容、名称、时间顺序整理、归档。,文件应实行平时归档与年终归档相结合的原则。重要文件及时归档。,（,二）印信管理,、印信的种类,(,一,),印鉴：公章、财务专用章、合同专用章、劳动合同专用章、业务专用章、公司党、团、工会等组织印章等。,(,二,),签字章：刻有公司总经理签字的印章。,(,三,),介绍信。,(,四,),法人授权委托书、法人证明书。,印信管理,、公司印章是公司职权的合法代表，主要使用于公司对外出示的证明、证书、合同、公文（函）等文书上。公章及合同章的使用细则如下：,（,1,）以公司名义对外行文，或以公司名义对各部门发文，盖公司公章。,（,2,）以公司名义与其它社会团体、企事业单位签订协议合同文本，盖公司合同专用章（必要时，加盖法定代表人签字章）。,（,3,）以公司名义向政府有关部门出具的证明，盖公司公章。,（,4,）各部门在业务往来中所使用的工资费用表、保险费用表等，盖公章或业务专用章。,（,5,）公司与本部员工或派遣员工签订的劳动合同，盖公司劳动合同专用章及法定代表人签字章。,（,6,）公司为员工（含派遣员工）出具的工作、薪酬等证明，使用公司公章。,注意：,使用公司领导签名章，必须经公司领导本人同意并授权用印。,空白纸张、证件、表格不能加盖公司印章。,印信管理,、,印章使用程序,（,1,）公司行文用印时，根据,文件签发审批表,审批的结果用印。,（,2,）公司合同、协议文件用印时，根据,经济合同签订评估审批表,审批的结果用印。,（,3,）各类业务类工资费用表格、保险费用表格需有制表人的签名，方可用印。,（,4,）公司为员工（含派遣员工）出具的工作、薪酬等证明，需有人事负责人签名，方可用印。,（,5,）监印人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。,（,6,）监印人于文件、文稿上用印后，应安排用印人于,用印登记本,上详细、如实登记。,（,7,）印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写,公司印信使用申请表,，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。,二、后勤保障,（一） 会议准备,1,、公司主要会议有：公司员工大会、总经理专题工作会议、总经理办公会议，各部门会议。,2,、会议准备工作,（,1,）召开会议前,会议主持人、召集部门、与会人员应分别作好有关准备工作。根据会议要求拟定会议通知，并提前张贴或发送。确认参会人员参会情况，通知发出后，应及时并作出相应安排。,（,2,）会议承办人及时准备会议场所、会议文件或资料。必要时要进行会场布置、设备调试。对重点发言对象应安排好发言的时间、内容等。,（,3,）在会议进行中，办公室负责要做好会议记录。记录方式主要是速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。,会议准备,（,4,）在会议过程中，办公室负责维持会场内外秩序，保证会议顺利召开。,（,5,）会议纪要：公司专题会议作出的决定、决议，应形成会议纪要，由办公室立卷、存档。,（,6,）会议督办：凡公司办公例会形成的每周工作计划和会议决定或专题会议形成的会议纪要，由办公室负责检查、监督执行情况。,（二）突发事件处理,1,、应对沉着冷静：遇突发事件或应急事件不慌乱，理性分析，积极应对；,2,、态度认真负责：需要公司负责时，不推卸责任，不躲避，以免造成事态蔓延，贻误时机；,3,、解决问题积极：解决问题是当务之急，是应急管理的直接目的；,4,、沟通迅速准确：与相关者、公司内部、政府相关部门、新闻媒体、周边群众正面、及时沟通；,5,、发言口径统一：公司看待、处理事件的思路要一致，事件信息准确，对外发言口径一致；,6,、减少人员伤亡：现场的第一任务是抢救人员，人员伤亡降低到最小程度；,7,、降低财产损失：要把公司财产、社会公共财产的损失降低到最小程度；,8,、全员休戚与共：公司内部领导与员工思想保持高度一致。,（三）物业管理,、二号楼一楼会议室、二楼培训室和三楼大会议室由办公室统一管理,各部门人员如需使用,应提前向办公室申请登记同意,再由办公室维护人员开放会议所需设备,方可使用。,、各部门应节约办公用纸,公司内部员工不得带应聘者进入公司办公场所内进行复印、打印证件。,、公司全体员工要坚持节约用电、用水的原则；注意随手关灯、关水。,、固定电话统一由办公室负责管理和维护。其他人员禁止拆装、移机、并机。,、为提高公司网络在上班时间内的网速，因此在上班时间内不得下载与工作无关的东西,不得上网聊天、炒股、看电影或玩游戏等，下班后一律关闭主机及附属设备的电源,。,物业管理,、各部门人员下班后，应锁好门；下班前各部门要进行安全检查，切断电源，关好门窗，做到防雨、防盗。,、下班后如有一人或三人以下留守加班时,应节约用电,不能大面积开灯,应在适当范围内小面积开灯,不能同时打开两台或两台以上的空调,只能打开一台空调。,、公司本部人员需借用办公用品、工具等,先到办公室找相关人员签名借用,方可使用。,（四）车辆管理,、各部门需要使用车辆时，由办公室统一调配。车辆使用人应在,车辆使用登记簿,上签字登记，车辆驾驶人予以签字确认。,、各部门用车按照预约先后和所办公务的轻重缓急，有计划地使用车辆并核定用车里程及相关费用，公司领导用车优先。,、市外（含长途）用车必须经公司领导批准后，办公室调配。,、发生紧急情况（如救人、救火等）或处理相关紧急事故用车，车辆驾驶人可口头请示公司领导，特殊情况下公司职员私人用车须经公司领导批准。,、节假日等非工作时间，车辆使用应呈请办公室核准后调派。,三、网络信息管理,、网络信息范围包括各部门、办公场所的局域网、地点之间的广域连接、移动网络接入、,Internet,出口以及网络上提供的各种服务如,Internet,、 电子邮件、代理服务、,OA,办公自动化系统等。,、网络信息管理职责,（,1,）办公室作为网络的规划、设计、建设和管理部门，有权对全段网络运行情况和使用情况进行监督和控制，对网络上的信息进行检查和备案。,（,2,）未经办公室明确授权，任何人在任何情况下严禁侵入部门计算机系统进行操作。,（,3,）办公室负责全段计算机网络软、硬件建设，提供支持全段各部门需要的信息化网络环境。各部门每一名用户都有责任按要求以规范合理的方式使用网络，本着,“,谁使用、谁负责,”,的原则，确保网络绝对安全。,网络信息管理,、网络信息使用规定：,（,1,）各部门必须指派专人对计算机进行辅助管理，辅助办公室进行简单的计算机操作，如添加打印机及简单的查毒工作，并提醒本部门人员正确使用保养计算机及其外部设备，确保计算机设备专人维护、专人使用。,（,2,）各部门计算机用户有防范和查杀计算机病毒的义务，按要求安装指定杀毒软件。办公室定期发出有关防毒和杀毒的通知，接到通知后应立即按照通知的要求执行。在日常工作中也应对计算机进行定期病毒检查做好防护，并提醒他人防患病毒。发现病毒应立即使用反病毒软件清除病毒，并及时通知办公室，以便采取相应措施，防止病毒扩散。,（,3,）各部门计算机用户严禁在计算机上安装与工作无关的软件，不不得安装各种黑客软件故意侵入或破坏局域网的正常运行，一经发现，交当事人部门处理。,（,4,）各部门计算机用户未经允许不得擅自修改计算机已分配的动态、静态的,IP,地址、,DNS,、,DHCP,、,WINS,等网络设置。同时，有责任保护好其系统口令，不得将个人口令打印，在线贮存或泄露给他人。使用者应对用其口令所做的任何事务负责。,（,5,）各部门用户，严禁通过电子邮件或其它电子通信方式传播欺诈、骚扰、粗鄙、恐吓或其它非法材料，不得在公用机器上显示或存贮此类材料，发现和收到此类材料的用户应立即告知办公室。,（,6,）各部门计算机用户必须遵循所有软件的许可协议、版权协议和知识产权法，不得未经允许擅自安装其他软件及盗版软件。,四、宣传报导,公司要树立良好的社会形象，对外宣传尤为重要。目前公司的对外宣传除了领导作为公司的当然形象代言人积极参加社会活动进行宣传外，主要以下几个渠道为主,（,1,）公司,OA,公司的一些重要信息、条例、规定、通知等一般会在公司,OA,上（俗称内网）发布，公司内部员工可以通过,OA,了解公司的一些重大活动开展情况，非公司员工一般不能进入,OA,系统。,（,2,）公司网站,俗称的外网，这是对外公开的网站，目前公开的栏目有,“,公司动态、关于深劳、核心业务、招聘信息、资源中心、员工之家,”,等。人们可以通过公司网站了解深劳的基本情况。在资讯发达的今天，人们一般都会通过网站去了解一个单位的情况，因此，公司网站是最广泛的对外宣传的工具，网站内的某一个内容、板块，甚至一个字都无形中代表了公司的经营管理水平、企业文化等社会形象，这就要求网站管理人员必须非常严谨、细心，尤其要有高度的责任心，做到,“,精细、精致,”,，做到网站的每一个,“,角落,”,、每一个文字都经得起推敲。,宣传报导,（,3,）宣传册,跟公司的网站要求一样，不过这是文字化、相对固定化的宣传工具，也是代表公司企业文化的，能将宣传册做成,“,文物式,”,的就最好，让人们对我们的宣传册越把玩越喜欢，并且当作宝贝一样收藏。,（,4,）控股公司网站及其它媒介,跟以上几个渠道不同，控股公司、国资局网站或者其它媒介，不可能每天都会有我们的信息报道，但这些报道的社会面广、影响力和社会可信度非常大，因此，一般大型企业都会有经过专门挑选、培训的信息宣传队伍，他们充分挖掘公司的一些有代表意义的重大新闻、典型事迹、好人好事等，正面宣传公司社会形象。,五、沟通协调,办公室作为领导参谋助手，公司大管家、协调员，,沟通内外，保证上情下达和下情上报。沟通协调是办公室的一项重要工作。,1,、外部协调,外部协调主要是指对外交往，办公室的对外交往注重沟通和,“,谋事,”,。对外沟通不单止与上级公司的沟通，也要与公司有关的方方面面协调沟通，为公司的经营管理创造良好的环境。主要体现在三方面：,（,1,）与上级单位的沟通协调,主要是协调好同上级单位有关部门的关系，争取他们对公司工作上的支持、关心。,（,2,）与下属公司的沟通协调,联系并维持与下属公司的关系，做好带头作用，用心指导并带领下属企业的工作，将下属公司与总公司拧成一条绳，为总公司实现总目标创造条件。,（,3,）与其它单位或者社会团体的沟通协调。,相对于跟上级公司的沟通而言，这方面的协调沟通要求有更高的能力水平，要面面俱到，尤其有些细节更不能忽视，要充分重视,“,细节决定成败,”,这句话的含义。,沟通协调,2,、内部协调,（,1,）与公司领导的沟通协调。,一是做好执行者，要坚决地、不折不扣地执行上级的决定，并且在不违背公司领导精神的前提下，结合本部门的工作实际，制定切实可行的措施，富有创造性地完成领导交办的任务，不能单一地只做,“,传声筒,”,。二是做一个良好的参谋助手。作为下级，在与上级处理关系的过程中，有责任、有义务充当上级的参谋助手。具体地说，要在职权和工作范围内，积极地给上级领导提供真实准确的信息、反映情况、出主意、想办法，以便于上级了解实情，使决策更加准确，实施更加有效，指挥更加有力。,（,2,）与各部（室）的沟通协调,注重加强与各部（室）的协调，相互支持，积极配合。使大家都能围绕大局、各尽其责，对公司重大活动和重要任务，实行统一安排，相互协作，使各部（室）自觉做到难事不推、急事不缓、琐事不烦，在公司形成思想联通、人员联动、行动联手的工作格局，协调一致地推进公司的各项工作 。,谢谢大家!,