基层干部的职责认知及作法

按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,基層幹部的職責、角色、認知及作法,一、,P-D-C-A,管理循環,(,一,),何謂管理,設定計劃，並為達成此計劃的一切活動的過程-,Dr.,Juran,管理循環-整個管理活動可以,PDCA,循環表示，如下圖：,再發防止,工作實施,應急措施,檢查原因,決定的目標,決定達成目標的方法,教育、訓練,定期以結果來檢討,A,P,C,D,計劃,實施,調查,處置,(,二,),對管理的誤解,將管理當成理論性、抽象性、精神性,將管理當成管制、限制、控制,將管理當成高階層或某些階層的事，並非全員參加,欠缺全員教育,沒有重視管理項目或目標不明確,將管理侷限於打拚才會贏，不重視方法,完全用,KKD,，,不重視,QC,手法,將管理著重於人治，本位主義強,(,三,),管理活動的分類,1.,管理活動,-,維持、改善,2.,維持是遵照標準從事工作，並針對結果的異常狀態，採取措施使其恢復正常,(,安定,),狀態，使實力能穩定地發揮出來，此為管理活動的基本，若是異常現象不斷地發生，幹部整天忙著處理，是不太可能有什麼大改善的,3.,改善是打破現狀、改變做法、提高實力，將目標放在較現在水準高的地方,4.,不管是維持活動或改善活動，皆須轉動,PDCA,管理循環，而且能自主性地轉動,PDCA,，,從穩定中求發展，如此單位的,Q.C.D.M.S,的實力才能不斷地提高，管理能力也能不斷地進步,P,D,A,C,維持,.,改善,維持,P,D,A,C,改善,時間,Q,C,D,M,S,期望目標,設定目標,現況,成效,(,四,)P-D-C-A,管理循環,1.,擬定計劃,(Plan),P1,：,明確目的、目標,掌握顧客要求,預測未來趨勢或條件的變化,考量公司現狀、技術水準、製程能力,明確方針、目的、目標值及管理基準值,P2,：,決定達成目標的方法,究明因果關係，彙總、分析、判斷、掌握主要要因,依重要要因，採多元決策或思考達成目標的方案,多角度評估各方案，選定最適者,擬訂計劃，以,5W2H,予以整合，並對如何做訂定相關標準,訂計劃須讓相關人員參與,2.,實施（,Do,）,D1,：,教育訓練,主管有教育部屬之責任,避免命令、要求等強制性手段,知其然、也知其所以然之宣導，以策動具責任及自發性動機,以,5W2H,方式系統化教育，並使具了解計劃的整體及實施作業的相關標準,D2,：,工作執行,貫徹實施意志的傳達,確實依標準實施作業的決心，實施有困難或有更好的方法，鼓勵提出,命令下達一次完成且要明確,適當授權,收集有關數據,3.,調查（,check,）,C1,：,查核,調查是否遵照計劃的方法或標準進行作業,管理者經常巡視現場，若過程與計劃有差異，應迅速追查原因,最好以具體表格來查檢過程原因,C2,：,定期評估,結果以數據與目標值（或管理基準值）來比較,應用統計分析，發掘潛在問題及真因,見樹見林,4.,處置措施（,Action,）,A1,：,應急措施,針對結果以調整、應變方式改正結果，除去不良現象,治標，經常很忙，但結果仍不穩定，無法做好品質保證,須掌握時效,A2,：,再發防止措施,除去真因，使同一原因，不發生第二次,治本，橫向作水平展開，縱向作源流管理,與標準化、愚巧法結合,處置措施是否有效要加以確認,5.,徹底轉動,P-D-C-A,使技術儲蓄,使標準書內容更趨完整與符合實際,每轉動一次，不良就愈少，管理水準也愈高,做好全面品質管理的基礎，所有制度體系才能活性化，而避免,形式化,6.,PDCA,需在有品質意識，問題意識及改善意識的基,礎上運轉始能踏實有效,二、基層幹部應有的認識,(,一,),重新檢討每天的工作應有的認識,工作要一項一項的處理,要有工作是一定要先經過計劃，而後開始做的觀念,不僅僅是作業時間的制造時間,作業速度的判斷,標準時間可以減低,作業日報表的活用,作業的查核方法,安全管理的查核表,凡事都說,沒有辦法的人,，才是真正無藥可救的人,設備發生故障，致使生產停擺,客戶之交期,緊急插單生產,客戶抱怨處理,重大品質異常處理,制度之革新,計劃之研擬,個人及部屬管理技能之提升,問題之調查與追蹤,公關之促進,有些電話,(,客戶、供應商,),有些不速之客到訪,有些會議之出列席,有些無謂之請託,有些交際應酬,有些文件之處理,處理部屬職務內之事,自我干擾,(,如作白日夢、工作前抽支煙、清理辦公桌、看報,),急迫的事,不急迫的事,重要的事,不重要的事,制作,期間的結構,本制程,前制,程,后制,程,搬 運,等待加工,(,制程等待,),停滯時間,準 備,加 工,收拾整理,等待搬運,(,制程等待,),停滯時間,作業時間,加工時間,平均每一批,1,制程的制作時間,(,日程,),(,二,),為了要善於處理工作應有的認識,應該了解制造的流程,明確訂出工作的程序,日程管理的高明作法,突發性緊急趕工作業要如何處理,依工作項目分配表決定工作的分擔,沒有目標就無法工程,標準時間是作業管理的基礎,事務性作業要以基準日程表來管理,要追趕工作，不要被工作追趕,(,三,),對工作改善應有的認識,消除,找東西時間,的浪費,觀測工作的方法,作業動作要考慮經濟性,研究出可以舒適工作的作業環境,以制程分析找出浪費,以,A B C,分析推動有效的管理,有沒有無謂的物品搬運,錯誤的方法，看起來好像始終都是有道理,(,四,),以圖表作為研究工作的工具,工作場所的績效應以圖表來管理,以魚刺圖分析原因,用圖解來發現問題並解決問題,要活用數據,正確掌握問題的七種工具,正確地掌握住問題點，就等於問題解決了一大半,(,五,),使自己更充實成長應有的認識,編訂自己的職務說明書,培養有彈性的思考能力,九。九型與九。一型的管理者,阿諛奉承不如鍛鍊腦力,讓部下也成長的管理者本身之自我啟發,成為指使人的管理者，不如成為有理解的領導者,管理者的主要業務是例外管理,要自願承擔不易對付的工作,進步是與反省的嚴肅性成正比的,(1,9,型,),人際型,(9,9,型,),團隊型,(1,1,型,),放任型,(9,1,型,),任務型,(5,5,型,),平衡型,1 2 3 4 5 6 7 8 9,低 對業績、績效的關心度 高,高 對部屬的關心度 低,管 理 方 格,(,六,),對激發部屬工作意願的應有認識,先要具備能受部屬仰慕的能力,不要辜負部屬的工作意願,利誘與懲罰的管理是行不通的,使部屬親身体驗到工作的意義,要引導部屬產生興趣,訴諸於視聽的有效教導,率先示範比說明更能強烈迅速地銘記在心,(,七,),創造良好的工作場所應有的認識,管理者要先打招呼,想要告訴他的話，以及不能說的話,看什麼樣的場合怎樣責備,要注意非正式組織的領導者,部屬會有三次危險期,(,來廠,7,天、,3,月、,2,年,6,月,),人事考核的進行方法,公正評定部屬的應有認識,萬人異心，則無一人可用,三、如何教導部屬,(,一,),、教導的精神：,學習者沒有學會，是因為教導者沒有教好。,(,二,),、教導的技巧：,使能做對,(,正確,),，做好,(,精密,),，做快,(,有效,),，做完,(,完成,),1.,妥善準備：,教材、教具、實物、圖案、場所、時間等之準備,2.,創造學習氣氛：,和諧、融洽、輕鬆不放鬆、互動,3.,激發學者意願：,教導主題的明確、工作之基本要求、對其工作的重要性,可獲得智能或技能、可提升工作效率及熟練工作技巧、升遷之必備條件,4.,示範說明作業：,將主要步驟一步一步地講給他聽、寫給他看、做給他看，不要超過他的理解力,語氣及肢體動作要適合、示範動作的段落要清楚、勿賣弄,儘量一時提一事，一開始就要教導正確，第二次再做給他看，並強調每一步驟的重要,5.,試作：,讓他試作，有錯誤時加以改正,請他一面試作，一面說出主要步驟,讓他再做一遍，同時請他說出每一要點，並確認是否都已了解？,引導學習者判斷錯誤，並加強印象、運用聯想力,試作過程，適時加以稱讚，並鼓勵他培養,自動自發,去做,6.,考驗成效：,請他開始工作,指定協助他的人,常常檢查，並鼓勵發問,逐漸減少指導，由其自行完成,熟練度、標準度、品質度的考核,(,三,),工作教導,之四大原則,1.,創造氣氛,和諧、融洽、輕鬆不放鬆、輕便不隨便,2.,給予動機,需求層次的提升,紅蘿蔔與鞭子,3.,成就感,需求層次的提升,4.,實習與反覆練習,因材施教,實例施教,(,一,),如何接受命令,攜帶隨身手冊,專注聆聽、目光集中,不要打斷上司的話,留意工作目的、方法及完成期限,詢問疑點後簡述重點,確定以了解命令的內容,四、接受命令的要點,(,二,),如何執行命令,確定命令的目的,擬定最有效的執行方式,應付命令執行時所產生的不良影響,遭遇困難時應即時回報,追蹤執行進度與完成期限,檢討執行成果,(,三,),如何表示意見,恭敬、率直而不謙卑,以本職立場，公正客觀的提出,簡潔扼要的敘述,分析利弊得失,旁徵博引、統計數據更具說服力,選擇適宜的時、地，再進行溝通,(,四,),無法接受命令,婉約、中肯而不失和氣,必須具備強有力的理由,後果無法承擔,屬於他人權屬範圍,要事在身時，說明實情，在等待指示,不隱含有情緒與利益因素,領導的鑰匙,影響力,嘗試利用問題,(,未來、現在、過去,),，尋找線索與答案,成功領導人的四項特質：,1.,引起他人注意的特質,2.,十分清楚了解自我的特質,3.,言行一致的特質,4.,高瞻遠矚，開創未來的特質,能力結構與管理行為關係圖,態度,智能,性格,氣質,情緒,管理行為,來自組織的期待,來自部屬、成員的期待,來自顧客的期待,(,派任行為,),領導的門檻,個人魅力,理性與感性,吸引力，不可成為,致命的吸引力,你和,他,(,主管,),在一起時的每一分鐘，都能感受到,他,渾身散發出來的,光與熱,，,我之所以賣命努力，,乃是因為他本身一股強大的,魅力,，深深吸引我所致,激發部屬的工作動機,跟我來,請牢牢記住：,權力,並不會自動點燃你的,魅力,，,有權力也並不,意謂你有某種程度的魅力可以掌握人心,成功企業員工的感受及心聲：,(,主管魅力,),1.,我覺得我的主管不能沒有我，因為他相當重視我，我願意,為他賣命。,2.,我的主管讓我感到我很重要。,3.,他讓我覺得在團體裡有歸屬感,4.,他願意負起百分之百的成敗責任,5.,他比別人更關懷、更愛我,6.,他讓我很明確知道我如何可以成功,7.,他言出必行，值得信賴,8.,主管眼光前瞻，看得實際,9.,他告訴我目標和航向，並說服我一起同舟共濟,培養和增進,領導魅力,的方法與技巧：,1.,揚善於公堂，規過於暗室,真誠的讚美,適當的批評,(,三明治策略,),2.,做一個前後一致的人,公私分明、嚴以律己、不輕易許諾、用人不疑、,3.,注意他人，也讓別人注意你,走動管理,我常在你,(,妳,),左右,有位企業家說：,不要常常把員工喚到你辦公室來，,這會嚇壞他們的。相反的，你要常親自到他們的工,作場所看他們。這種方式可以使公司的人看到你。,領導的奧秘,激勵,領導的最高境界，在於讓被領導者瞭解團隊的目標，並且,激發他們的工作熱忱，而自動自發、無怨無悔，共同達,成任務,大多數的領導人終其一生，只運用了約,10%,的激勵才華,要先激勵別人前，先激勵自己,知識,+,動機,=,力量,動機,=,能力*努力,能力：能不能做？努力：願不願做？需求理論,可產生,互動力,(1+1 2),過度的壓力可以讓,天才變白癡,，,適度的激勵，卻可,以讓,白癡變天才,恐懼激勵法,懲戒,責罵、恐嚇,降級、降薪,革職,削權,冰凍不重用,誘因激勵法,加薪,獎金,紅利,特別津貼,獎勵性福利,分紅入股,人性激勵法,成就感,被肯定,興趣,責任與權力,挑戰性的環境,榮譽,依照馬斯洛需求層次理論：,現代人們最需要領導者給他們的激勵是,豐富的,人性激勵,，,足夠的,誘因激勵,及最少的,恐懼激勵,領導的法寶,溝通與說服,人一生當中，無法停止而持續動作的就是,溝通,從事領導，你必須反覆告訴自己二件事：,管理實務中沒有不可能的事,一有機會，就不厭其煩的增進你的,溝通能力,一位成功的領導者，每天平均約用,70%,