公文管理--—公文管理基础知识及公文管理制度38657

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,公文管理,公文管理基础知识及公文管理制度,公文的重要性,信息交流、传达指示、汇报情况的工具,效率的保证,企业的记忆,企业形象的标志之一,什么是公文管理？,狭义上的公文管理指的就是文件的立卷归档。,从文件的最初拟稿到文件最后的保存或销毁，皆属广义上的公文管理。,广义公文管理,公文分类,公文写作,公文办理,公文编码,公文保存,公文主要类别,按行文方向划分,上行文,下行文,平行文,主送（报）,、,抄送（报）等。,公文主要类别,按行文内容划分,决定决议类,通告通知类,请示报告类,指示批复类,函件类,公文特征,准确,及时,精炼,有保存价值,有保密性,公文写作规范和要领,有头有尾, 使用正确的文头，有称谓、署名、日期、印章等一切必要的起始和落款信息。,内容完整, 时间、地点、人、事情。,用语正规, 客观、标准、规范，以准确表达为主旨，不夸张，不过分修饰。,Exp:,问题公文,通知,集团拟于下月15日举行新员工演讲比赛，地点为,A,座16楼会议室。望新员工踊跃报名，认真准备，届时一展风采！,集团办公室,Exp:,规范公文,通知,集团各部门：,为丰富员工生活，增进新老员工的交流，*集团拟于11月15日举行新员工演讲比赛。比赛地点为,广场,A,座16楼会议室，演讲题目不限,。,望各部门新员工踊跃报名，认真准备。,集团办公室,2004年10月20日,公文办理,收文办理,收 办 注 存,发文办理,写 发 注 存,公文编码,系统性，反映公文的性质,公司、部门、日期、序号,文件级别,如： 京,发2004第011号（红头文件）,/2004/011（,以公司名义发文）,/ZB/2004/011（,以部门名义发文,）,公文保存,立卷归档,分类立卷,案卷编码,卷内文件的排列、登记,文档管理规范,各部门文档管理（暂行）办法,公文管理（暂行）规范,文件版头类型,信纸版头,红头文件版头,发文版头（发由头）,传真版头,签呈版头,公文编码方法,京,发年份,编号,/,年份/编号,/,部门代号,/,年份/编号,如：,2004,第011号（红头文件）,/2004/011（,以公司名义发文）,/ZB/2004/011（,以部门名义发文,）,文档案卷的分类、编码和登记,分类, 分内部文件案卷和外部文件案卷两大类。两大类之下，各部门根据自身情况分小类立卷。,编码,内部：,-,部门代号-,N,案卷编号,外部：,-,部门代号-,W,案卷编号,登记（,基础管理台账目录,）,文员工作规范：收文,收到其他部门的发文，在对方发文登记簿上签字。,在本部门,收文登记簿,上登记。,认真阅读文件，将文件内容和精神汇报给部门领导，请示领导意见。,部门领导作出指示后，在收文登记簿的“批办”一栏签字并注明批办日期,。,根据领导指示开展工作。如有必要，组织本部门全体人员学习文件。,将文件归档。,办理结束后，在收文登记簿“办理人”一栏签字并注明日期,。“,备注”栏对办理情况作简要说明，如“已复文”、“已阅”、“已执行”、,“,已组织学习”等。,文员工作规范：行文和发文,根据公文的性质选择文头，草拟文稿。,依照部门文件编号规范确定文号，并填写公文版头的相应栏目。,负责领导审批文稿，审批通过后签名或盖章。,如有必要，按用印管理有关规定申请使用公司公章。,复印、存档。,发文，让收文人在,发文登记簿,上签字。如收文部门有回馈信息，在“备注”栏注明，如“已复文”等。,文员工作规范：档案管理,按本部门情况分立案卷，给案卷编号。,及时归档保存文件。在卷内文件目录上登记入卷文件。,保证文档的完整和安全,。,文员工作规范：,计划、总结和纪要,按部门例会精神撰写每周和每月工作计划。,按实际工作情况撰写每周和每月工作总结。,撰写部门例会纪要,。,发文办理实例：招商速报,招商速报是,对集团领导的汇报文件。属于“报告类”上行文。,应使用发文版头。,发文办理实例：招商速报,拟稿,简明扼要地介绍招商情况，准确汇报数据即可。语言应简练，不必作修饰。,例文：今天，,共接到咨询电话50个，接待来访商户80人（包括签约商户和新来访商户）。截至今日，共签订出租合同300份，实际出租摊位400个。,发文办理实例：招商速报,正文,招商速报,第三十期,今天，,共接到咨询电话50个，接待来访商户80人（包括签约商户和新来访商户）。截至今日，共签订出租合同300份，实际出租摊位400个。,2004,年10月15日,发文办理实例：招商速报,文件形成,确定发文编号,由于是以公司名义发文，使用“,/,年份/编号”的编号方法。到总办领取文号，由总办进行发文登记。,确定分送单位,属于直接上报集团领导的文件，“主送”栏直接书写领导姓名及职务即可，如“王友德副总裁,”。,填写日期、发由、拟稿等栏目,发文办理实例：招商速报,签发和存档,签字, 总经理在“签发”一栏签名。,复印、存档,上报前复印文件，将复印件存入相应案卷。,以公司名义发文，由总办存档,。,属于内部文件，存入,JFNG-ZB-N,类案卷，在卷内文件目录上登记,。,发文办理实例：招商速报,发文,送交收文人，由收文人在发文登记簿上签字。,发文办理完毕,其他,文件借阅,印章使用管理,Q&A,