电子邮件使用技巧

*,电子邮件使用技巧,人力资源部,电子邮件使用技巧,1,第一章,电子邮件的特点及选择时需考虑的问题,第二章,慎重选择发信对象,第三章,注意撰写信件内容,第四章,养成良好传送习惯,第五章,三思回复内容,目录,2,第一章,电子邮件的特点及选择时需考虑的问题,3,不受时间的限制,；,写邮件比起通电话，显得更从容坦然，表达得更充分。可以掩饰语言交流上的弱点，给对方好的第一印象,；,因为人们常常选择一个较为轻松的时间接收邮件，所以较少地受到其他事务的干扰，对你的交流可能产生更大的兴趣,；,电子邮件不如电话和会面更直接，另外有的人并不习惯于及时接收邮件，有时可能会误事,。,电子邮件的特点,4,选择使用电子邮件时需要考虑的问题,你的沟通是不是有时间性。比如，一个星期后有一个大型的商务活动，你要在这一个星期内与客户建立关系并在这场商务活动中涉及部分业务交往。如果你使用电子邮件与客户进行沟通，有可能客户在商务活动之后才看到邮件，就会延误营销最佳时机,；,你的客户是不是非常忙。如果你的客户电话常常是忙音或留言录音，你不妨发一个电子邮件给对方,；,你的客户是否难以接近。如果你通过调查了解到对方是个不苛言笑的人，自己的心理承受能力又较弱，可以选择这种方式,；,你的语言表达能力是否较弱。如果你不善于语言表达，第一次与客户沟通也可以使用电子邮件，而且今后如果事情不是太急，也可以采用这种方式；,对方是不是习惯使用电子邮件。有的人虽然在名片上注明了自己的电子邮件，但本人可能并不喜欢使用电子邮件,。,5,第二章 慎重选择发信对象,6,掌握,群发,清单,确认发送信息的对象，并善用抄送,(Cc),功能,发送电子信息之前，须确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。若需要收信对象回复时一定要用发送,(To),功能，若仅要将信函复本同时转送相关人员以供参考时，可使用抄送,(Cc),功能。否则，发送与抄送的用途将混淆不清，也会造成对收信对象的困扰。提醒：在抄送,(Cc),时，尽可能将相关人员都囊括进去，让他们更全面地掌握信息，便于大家协同运作。,“,群发,”,功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。使用者只须将其通知信息、问题或意见传送至特定群体，不稍几分钟，即可获得许多人的回复。然而问题在于：一个人的通知信息、问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件，甚或无心地触怒他人？因此，当使用者有,“,群发,”,需求时，务必在传送出信件前小心地检查其群发的清单。,7,第三章 注意撰写信件内容,8,注意撰写信件内容一,电子邮件标题要明确且具描述性,切记收信对象是一个人，而不是一台机器,因为电子信息的互动是透过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地忘记与自己真正互动的是远程的人。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突。实际上写电子邮件和你写一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式不同罢了。,电子邮件一定要注明标题,(Subject,）,。因为有许多邮件接收者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具有描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。,9,注意撰写信件内容二,考虑他人计算机的差异,信件内容应简明扼要,电子邮件沟通讲求时效，经常上网的人多具有不耐等候的特性，所以电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在电子邮件沟通时都可以省略。同时，要尽量掌握一个信息、一个主题的原则。,大家所,拥有的系统与硬件不尽相同,，例如有些邮件系统不能接收大小超过,2M,的邮件。,为确保对方能读到自己发出,的信息，,撰写邮件时应特别注意传送对象，考虑其是否有,系统与硬件的限制。,10,注意撰写信件内容三,理清建议或意见,了解传送出去的信息可能会被永久留存,尽管信件有一定的邮寄对象，但经过无远弗届的网络，也许邮寄出去的信件将会永久被存于某处私人档案或转印成文件到处流通。因此，在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句，以免引起严重后果。,若要表达对某一事情的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见；若是想引发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议。有时因信息太过简短或标明不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议或是意见，因而造成不必要的误解或行动。,11,注意撰写信件内容四,小心幽默的使用,注意对附件的使用,附带附件可以使邮件包含更多的信息，但也要注意以下问题：一是邮件正文中最好对附件内容加以简要说明，以节约接收对象的时间；二是附件不要太大,(,如,2M,以上,),，否则对方可能接收不到；三是尽量少用不常见的文件格式作为附件，否则对方可能打不开附件，或者会认为邮件带病毒而删除邮件。,在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默的被误解与扭曲。若想展现幽默或特定情绪，发信者必须写明或使用“情绪符”,如：）代表笑脸、高兴）。无论所开的玩笑是多么明显，最好加注以提醒收信者真正的意思。,12,注意撰写信件内容五,于特定邮件中加上密码,切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话,在发信之前问问自己，你会在公众场所中公开面对面地对他人讲这些话吗？如果答案是否定的，请再重读重写，或重新思考到底要不要发出这么一份信息。千万不可以因为没看到对方的脸，就毫不客气讲一些没有经大脑思考的话语。切勿在不给予响应或申辩机会的情况下批评或污蔑他人。,有些特定的邮件内容需要保密，为防止泄密，可考虑在这些邮件上加密。密码学是一个极为专门的学问，在一般的电子邮件中是不会被应用的。想要知道更多跟密码有关的信息，可以向公司网络管理人员咨询。,13,第四章 养成良好传送习惯,14,养成良好传送习惯一,遵守一般法律规定,注明送信者及其身分,除非是熟识的人，否则收信人一般无法从账号解读出发信人到底是谁，因此标明发信人的身分是电子邮件沟通的基本礼节。有许多人将自己的身分设计成一个附着档案，每当发信出去时，此档案也将自动地贴附该信息后面。我们希望针对,身分设计,强调两点注意事项：（,1,）：,身分设计,应充分代表发信者自己，无论是引用文学名作词句或以图绘表示，都必须真实且充分地反映自己。有些人的身分设计为：,&%$&,（,）,C.YLiang,，读来不免让人感觉他或许是一个,精神错乱,的人；（,2,）：切勿过度装饰自己的,身分设计,，例如引用名作太多或图绘太华丽等等均会妨碍电子邮件的正常沟通效益。,进行网络沟通,时,，一般日常生活中的行为准则亦须遵守。因透过计算机系统，要撷取、复制或篡改他人作品是相当容易的，因此在网际空间中对于智慧财产权的尊重是非常重要的。凡是引用或改编他人文字或图绘作品时，须要对原作者与原作品的出处详加注明，以示尊重。,15,养成良好传送习惯二,勿任意或无心地浪费网络带宽,传送冗长文字与大型图片均会占用大量的网络带宽，造成网络堵塞。为避免浪费网络使用者的宝贵时间，应谨慎考虑传送信息容量的大小。,勿重复传送同一信息,勿一再传送相同的信息给相同的对象。这不仅会使网络超载而降低传输速率，同时占用他人的信箱容积。此外，传送电子邮件时也须注意，不要分别发送相同的信息给多个组群（,group,）,，因为有不少网络使用者同时隶属于几个不同的电子邮件组群，如此一传送，这些使用者势必会重复收到相同的信息。若要传送邮件给多个组群，请一次传送完毕。,定期检查计算机系统时间与日期的自动标示,电子邮件传送时会以所用计算机的设定日期与时刻来标示信发送的时间，为避免不必要的误会或窘态发生，使用者须定期检查计算机系统时间与日期之设定是否正确。,16,第五章 三思回复内容,17,三思回复内容一,当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知原寄送人,勿期盼他人会立即回复你的信件,发信者通常会期盼所传送出去的邮件，能够让对方赶快阅读、处理，以及回复。但种种原因会导致回复的延迟。因此，我们不要对他人回复信件的时效性做过分期许，紧急的事情应通过电话、面谈等即时沟通方式来解决。,忽视或删除他人,给,自己的电子邮件而不回复者，都是不好的网络行为。因为发信人通常会焦虑地等待回信，甚或怀疑信件是否到达了该去的地方？如果收信者能从信件内容看出正确的收信者，应迅速转送出去。若无法辨认，也应即刻回复发信人并简单解释传送的错误。在网络空间中，要有宽容互助的心胸，原谅别人无心的错误并热心协助。,18,三思回复内容二,谨慎处理恶意中伤的邮件,情绪高涨时避免立即回复讯息,人们习惯于面对面的口语传播，脸部表情与身体语言都会辅助沟通的效益。然而，使用电子邮件沟通却缺乏这些看得到或听得到的辅助，极易造成误解。有很多的字句在日常口语沟通时并不会冒犯他人，例如有人以三字经作为见面时打招呼的口头禅，但若将其写入邮件传送给不明究理的人，恐怕将引起不可预期的纷争。当来信引发个人情绪高涨时，此时应等心情平静后再看一遍，恢复正常理智时，解读信件内容的方式或许全然不同。,在网络上，恶意中伤或会引起争端的邮件会时有碰到。对于这样的处理要非常谨慎，以避免中计而造成连锁反应的污蔑行为。应付的最好方法为：忽视它！离开屏幕继续过着自己正常而理性的生活。,19,三思回复内容三,避免非相关主题性的言语,阅读信件时应设法厘清建议与意见,如同撰写传送邮件时须注意厘清建议与意见一样，阅读他人邮寄来的信件也须注意这项原则。详细辨明来信到底只是表达看法、反应需求还是提出方案、鼓吹行动？如此，才能适当地回复来信。,网络具有八卦传播与间聊的特性，切勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题。因此，回复他人建议与意见时，必须扣紧主题，并提出相关的实证予以说明，尽量避免非相关主题的言论涉入回复信函的内容中。此外，要回复他人信件时，请使用,“,答复”功能，不要,另,起标题而造成对方的混淆。,20,三思回复内容四,确认将要回复的对象是谁,将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意见,在回复某一特定信函之前，请先阅读所有已回复该信的内容，也许你原定的回复内容已有十个人讲过相同的意见。若真如此，只须轻描淡写地表达即可，无须重复大家已觉厌烦的意见。在网络上，长篇大论往往不会引发他人阅读的兴趣，反而是那些精简有力的言论会吸引注意。,在网络上进行公众事务的讨论时，请再三思考虑回复的对象到底是谁？有必要将自己的意见广播吗？或许，只须回复意见给发信者，并加注说明：如果你觉得有必要将这个意见群发给大家，敬请传送无妨！署名。署名代表着回复者对其言论负责的态度，也让回复者因其精辟的言论有所赞誉回馈。,21,三思回复内容五,考虑替代性的沟通管道,回复电子邮件前，再思考一下：为何不拿起电话与对方聊聊或约个时间当面签覆？别忘了，电子邮件的沟通缺乏太多人类熟悉的沟通辅助（如表情、肢体语言等）。见面三分情，即使是使用电话，状况也会完全不一样的。最后，要提醒所有电子邮件使用者，在网络上，千万要遵守因特网的礼仪，因为在,WEB2.0,时代，大家都知道你是谁哦,!,22,衷心感谢,The End,23,