商务电子邮件的规范使用

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,商务电子邮件的规范使用,目,录,录,需要发送电子邮件的情况,电子邮件的格式,电子邮件的发送,电子邮件基本礼仪,需要发送电子邮件的情况,正式工,作,作报告/汇报/申请/请示及,上,上级批,复,复/指示/安排,部门之,间,间事务,往,往来,通知、,通,通告、,通,通报、,公,公告、,周,周知事,项,项、建,议,议性意,见,见、文,件,件发布,知识推,荐,荐和信,息,息传递,没有见,面,面交流,条,条件的,其,其他交,流,流内容,难以简,单,单用口,头,头表达,说,说明清,楚,楚的事,项,项,电子邮件的格式,一、注,明,明邮件,主,主题,主题是,接,接收者,了,了解邮,件,件的第,一,一信息,，,，通常,人,人们会,根,根据主,题,题判断,邮,邮件的,重,重要性,。,。,主题应,尽,尽量简,明,明、扼,要,要，能,反,反映文,章,章的内,容,容和重,要,要性。,一封邮,件,件尽可,能,能只针,对,对一个,主,主题。,可适当,使,使用大,写,写字母,或,或特殊,字,字符来,突,突出主,题,题，引,起,起收件,人,人注意,，,，但不,要,要随便,使,使用“,紧,紧急”,之,之类的,字,字眼。,回复对,方,方邮件,时,时，应,当,当根据,回,回复内,容,容需要,更,更改主,题,题。,主题千,万,万不要,出,出现错,别,别字。,？这些,主,主题恰,当,当吗,1、无主,题,题,2、*,关,关于您,*,*年*,月,月*日,提,提出的,*,*问,题,题的回,复,复,3、王先,生,生收,4、答复,：,：关于,*,*和,*,*等,相,相关问,题,题的回,复,复,5、RE：RE：RE：,二、邮,件,件开头,应,应写上,称,称呼、,开,开头结,尾,尾最好,要,要有问,候,候语,三、正,文,文内容,四、附,件,件,五、结,尾,尾签名,对方可,以,以清楚,的,的知道,发,发件人,的,的信息,签名信,息,息不宜,行,行数过,多,多，可,包,包括姓,名,名、职,务,务、公,司,司、电,话,话、传,真,真、地,址,址等信,息,息,对内、,对,对私、,对,对熟悉,的,的客户,等,等群体,，,，签名,档,档应简,化,化；对,外,外、对,公,公、对,不,不熟悉,的,的客户,群,群体，,签,签名档,则,则应详,细,细些。,签名档,文,文字字,体,体应与,正,正文文,字,字字体,匹,匹配，,字,字号一,般,般应选,择,择比正,文,文的小,一,一些。,为免出现乱码，字体,要匹配，统一选用：,简体、繁体或英文,可在邮箱中设置多个签名档，灵活,调用。,？这样,的,的邮件,恰,恰当吗,1、直呼,收,收信人,全,全名,2、“前,一,一封邮,件,件有遗,漏,漏，请,以,以此次,发,发送邮,件,件为准,”,”,3、邮件,中,中文字,拼,拼写错,误,误,电子邮件的发送,抄送？,密,密送？,一、区,分,分收件,人,人（TO）和抄,送,送人（CC）还有,密,密送人,（,（BCC）,二、如,何,何确定,主,主送人,和,和抄送,人,人,寻求跨,部,部门支,持,持的邮,件,件,一般主,送,送给寻,求,求支持,的,的人，抄送给,本,本部门,的,的主管,和,和对方,部,部门的,主,主管。,（如有必,要,要应该,抄,抄送给,主,主管的,主,主管，一般情,况,况下，,不,不要抄,送,送给主,管,管的主,管,管，可,以,以由主,管,管判断,是,是否需,要,要上报,。,。如果,不,不清楚,是,是否要,抄,抄送给,某,某一个,相,相关者,，,，应该,向,向主管,咨,咨询。）,项目通,报,报类的,邮,邮件,主送：,项,项目小,组,组成员,抄送：,项,项目小,组,组成员,的,的直接,上,上级、,项,项目主,要,要领导,工作计,划,划类的,邮,邮件,主送：,工,工作计,划,划下达,对,对象,抄送：,直,直接上,级,级、间,接,接上级,、,、部门,内,内部相,关,关经理,人,人,三、邮,件,件发送,的,的时候,应,应避免,以,以下现,象,象,非重要,的,的一般,性,性的沟,通,通，避,免,免为了,知,知会的,需,需要将,邮,邮件抄,送,送给包,括,括直接,和,和间接,经,经理,避免将,细,细节性,的,的讨论,意,意见发,送,送给公,司,司高级,管,管理人,员,员，特,别,别是可,以,以判断,高,高级管,理,理人员,不,不能深,入,入了解,的,的业务,细,细节,避免将,同,同一个,主,主题的,讨,讨论内,容,容多次,反,反复发,给,给全部,收,收件人,、,、抄送,人,人，用,见,见面直,接,接交流,代,代替,对发件,人,人的提,出,出的问,题,题不清,楚,楚、或,有,有不同,意,意见，,应,应该与,发,发件人,单,单独沟,通,通，不,要,要当着,所,所有人,的,的面，,不,不停交,互,互邮件,与,与发件,人,人讨论,不能随,便,便向群,体,体邮箱,发,发送不,必,必要消,息,息,四、邮,件,件的回,复,复,五、邮,件,件发送,的,的总体,原,原则,慎选“,群,群发”,慎选“,抄,抄送人,”,”,慎选“,全,全部答,复,复”,请为对,方,方节省,时,时间,不要在,邮,邮件里,讨,讨论问,题,题,把邮件,信,信息发,给,给最需,要,要它的,人,人,有条件,的,的话，,抛,抛开邮,件,件，强,调,调“面,谈,谈”,六、发,送,送邮件,之,之前要,依,依次确,认,认,主题已,添,添加,收件人,、,、抄送,人,人无误,附件已,添,添加,邮件内,容,容无误,个人签,名,名档无,误,误,电子邮件的基本礼仪,？电子,邮,邮件的,基,基本礼,仪,仪大家,都,都懂,1、一定,不,不要空,白,白标题,，,，这是,最,最失礼,的,的。,2、必须,要,要有称,谓,谓，称,谓,谓要得,当,当。,3、正文,内,内容要,措,措辞得,当,当，多,用,用敬语您好！,谢,谢谢！,请,请！,4、开头,结,结尾都,要,要有问,候,候语,5、行文,通,通畅，,不,不要出,现,现错别,字,字。,6、邮件,有,有附件,的,的要注,意,意礼貌,提,提示。,7、收到邮,件,件应尽,快,快回复,，,，一般,不,不超过24小时，,特,特别是,紧,紧急邮,件,件需2小时,内,内回,复,复，暂,时,时无法,确,确切回,复,复的可,先,先确认,一,一下收,到,到。,8、若无,必,必要，,轻,轻易不,要,要向他,人,人乱发,电,电子邮,件,件。,9、电子,邮,邮件不,要,要过于,花,花哨。,10、结尾,最,最好有,问,问候语,。,。,态度友好,邮件是解决问题，处理事情的工具,精心构思、认真撰写,不要带着脾气发邮件,措辞得当,文明礼貌，多用敬语,语言流畅、内容简洁,减少使用感叹号“！”,信息齐全,主题明确,描述清晰有条理,基本要素要完整,你写信时愤怒么？请先存为草稿，一小时后重新打开再决定是否发出,？这些,电,电子邮,件,件正确,吗,吗,例一：,例二：,例三：,例四：,？您在,使,使用电,子,子邮件,时,时做到,了,了吗,经过这,一,一系列,的,的交流,，,，大家,对,对商务,电,电子邮,件,件的规,范,范使用,应,应该有,初,初步的,认,认识了,。,。归结,到,到底，,两,两句话,：,：,只发有,必,必要的,邮,邮件!,让邮件,为,为你的,工,工作带,来,来价值!,谢谢！,