某公司基建档案管理培训教材

单击此处编辑标题样式,单击此处编辑文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,基建档案管理,培训,基建档案管理培训,集团档案室 田芳容,2009年11月,提 纲,当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施,基建项目文件整理归档中的疑问,基建项目档案归档范围、各阶段收集编制责任及整理规则,各分公司基建项目归档文件跟踪管理注意事项,一、,当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施,问题：,归档体系不完善,项目参与单位收集归档意识淡薄,归档材料不及时、不齐全,.,措施：,前端控制，明确各阶段收集归档责任,跟踪管理，执行“三同步”制度，重点检查督导,经济挂钩，按合同做好事先沟通及验收考核工作,二、,基建项目文件整理归档中的疑问,疑问：,项目过程中产生的文书材料怎样分类，是否需要全部归档；,如何确定收集归档材料是与项目实际相符的材料即最终版；,鉴于分公司兼职档案员的实际工作情况，如何做好跟踪管理；,怎样确保归档的材料齐全完整;,电子文件和照片档案的收集管理；,三、基建项目档案归档范围、各阶段收集编制责任及整理规则,（一）项目文件的不归档与归档范围确定,1、区别文书档案与项目档案,2、区别归档与不归档,3、确定项目文件的归档范围,1、区别文书档案与项目档案,文书档案是一个单位为履行职责进行的行政、人事、党务等管理活动中形成的历史记录，它反映机构职能活动的历史面貌。,基建项目档案是项目申报、勘察设计、招投标、土地征用、施工、监理等活动中形成的历史记录。,两者有区别也有一定交叉，必要时可形成重复件。,基建项目单位文书档案与项目档案关系一览表,档案内容,文书档案,项目档案,基建项目机构成立文件,是,是,行政事务、人事任免、后勤保卫等,是,勘察设计、招投标、设计变更、工程款支付、事故处理、开工、交工、竣工验收等,是,基建项目单位工作计划、总结,是,立项审批、基建项目进度计划、总结、领导视察材料等,是,是,质量检查、安全检查、进度检查、事故处理等,是,是,施工监理单位文书与基建项目档案关系一览表,档案内容,文书档案,项目档案,基建项目部成立、公章启用、技术（施工、监理）人员安排等,是,是,行政事务、临时工聘用、临时租房租地借地合同等,是,与上级公司来往文件、党务文件等,是,开工报告、施工记录、设计变更、计量支付、索赔、质量事故处理、施工竣工图等,是,2、区别归档与不归档,有价值的文件经整理归入档案室保存，即为归档。,无价值的文件予以剔除、销毁，即不归档。,确定归档与不归档应遵循价值鉴定原则。,3、确定项目文件的归档范围,前期文件的归档范围,施工文件的归档范围,监理文件的归档范围,（二）基建项目文件跟踪归档范围,1、按项目文件产生的来源单位跟踪,项目建设单位（集团和各分公司）文件,项目施工单位文件,监理单位文件,2、按项目文件产生的阶段跟踪,工程准备阶段文件,施工文件,竣工图和竣工验收文件,两者互为交叉，以项目建设全过程跟踪、阶段督催收集归档为主,（三）基建项目建设各阶段归档文件的跟踪收集和编制责任,1、,了解项目各阶段各单位产生哪些文件,项目准备阶段建设单位,项目施工阶段施工单位、监理单位、建设单位,项目竣工阶段建设单位、施工单位、监理单位、设计单位、勘察院等,项目准备阶段建设单位,立项文件；,建设用地、征地、拆迁文件；,勘察、测绘、设计文件；,招投标文件；,开工审批文件；,财务文件；,建设、施工、监理机构及负责人,项目施工阶段施工单位、监理单位,施工单位文件,施工技术准备文件,施工现场准备文件,地基处理记录,工程图纸变更记录,施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告,施工试验记录,质保材料,隐蔽工程检查记录,施工记录,质量评定,施工质量照片、录音录象及各类图表,项目竣工验收和试运行阶段建设单位、施工单位、监理单位,竣工图,综合竣工图、专业竣工图；,交工竣工验收文件,工程竣工总结、竣工验收记录、财务文件、各类声像电子材料,.,监理单位文件,监理管理文件,监理基础文件,.,2、明确各阶段各单位收集和编制、检查审核责任,项目准备阶段建设单位负责收集整理,项目施工阶段施工单位负责收集整理施工文件、监 理单位负责收集整理监理文件并监督审核施工文件、建设单位检查督导,项目竣工及试运行阶段施工单位负责编制竣工文件，监理单位负责审核，建设单位验收,举例：施工阶段,施工文件,施工单位,收集编制,监理审核,建设单位,检查,监理文件,监理收集编制,主管、,档案部门,检查,施工单位,审核,案卷装订,案卷封面填写,卷内目录与备考表填写,卷内文件整理,合理分卷,科学分类,系统收集,（四）,基建项目归档文件整理规则,案卷目录编制,1、系统收集,对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。,将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。,区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等,项目档案,监理类,综合类,施工类,设备类,特种载体类,立项申报,工程管理,资金控制,质量控制,进度控制,协调管理,管理类,质保材料,技术文件,竣工图,招投标,征地拆迁,勘察设计,2、科学分类,分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。,分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。,分类要清楚，不能相互交叉、包容。,分类包括分大类和分小类,项目文件,管,理,性,文,件,技,术,文,件,施工文件,综,合,文,件,监理文件,设备文件,特载文件,质,保,材,料,竣,工,图,管,理,性,文,件,进,度,控,制,质,量,控,制,资,金,控,制,商,务,考,察,招,标,文,件,开,箱,文,件,设,备,试,运,行,文,件,照,片,类,录,音,录,象,类,光,盘,及,其,他,项目文件分类,3、合理组卷,卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。组卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案卷。,卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过2-4公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜，便于保管和利用。,卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个卷夹；也可以采用件保管的方法。,组卷的原则,遵循文件形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,便于档案保管和利用,组卷的方法介绍,管理性文件适用的方法：,问题组卷法,来源组卷法,时间组卷法,文件名称或性质组卷法,施工、监理基础文件适用的组卷方法：,项目组卷法或单位、分项工程组卷法；,阶段、专业、结构或工序组卷法。,几种方法结合使用,4、卷内文件的整理,查漏补缺、按照A4或16K大小粘贴折叠、去金属物。,卷内文件排列：按重要程度、文件间的联系、时间顺序、工程部位排列。一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。,卷内文件编号：按件整理的，逐件盖档号章；整卷装订的，从001起编页号。,卷夹一般2公分（200页）左右，卷盒可以在2-4公分，不超过公分。,几种卷内文件具体排列方法,（1）图样文件,按隶属关系按总体和局部关系按图幅比例按地区特征按时间顺序,（2）文字型文件,按重要程序按地区按时间,按逻辑关系；复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（原稿）在后。,(3)图文混合型的,一般的文字在前，图样在后；如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。,（4）管理性文件按问题、时间或重要程度排列；,（5）项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列；,（6）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列；,（7）竣工图按专业、图号排列。,5、卷内文件目录与备考表的填写,文件的顺序号。以1件自然件或一组文件为一顺序号。,文件编号：完整的代字代号,责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。,文件材料题名：指文件名称。注意无名称、名称不准确及表式名称的填写。,日期：文件形成时间，用20010226表示。,页号：文件所在卷的页号，用三位数表示。,备注：文件的原始性完整性等需说明的情况,。,卷内文件目录与备考表的填写,互见号,卷内备考表,说明：,（1、卷内文件数量）,（2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况）,立卷人：,年 月 日,检查人：,年 月 日,6、项目档案案卷封面和脊背填写,档 号：档案的编号,案卷题名：应简明准确揭示卷内文件的内容,立卷单位：案卷的形成单位,起止日期：卷内文件的起止日期,保管期限：对照保管期限表，从案卷保管单位的角度确定 是永久、长期、短期,密 级：文件自然形成的绝密、机密和秘密,档 号,32-6.01-002,档案馆号,陕西娃哈哈食品有限公司一期新建厂区,浴室竣工资料,立卷单位,陕西娃哈哈食品有限公司,起止日期,2006年1月25日9月8日,保管期限 永久,密 级,保管期限,档号,案卷题名,（案卷脊背式样）,项目内容用碳素墨水直接写在脊背上。,7、案卷的装订和案卷目录编制,卷装订整理的，用电钻三孔一线线装订。左边和下边对齐。,件整理的，用包角或缝纫机线装订。右上方空白处逐件盖上档号章。,图纸按A4大小予以折叠。,档 号,序号,(档号章 3cm*1cm),8、移交,移交案卷目录,填写档案移交归档文书，交接双方、见证人在移交书上签字、核验，办理档案移交,。,9、基建项目声像材料和电子文件的归档要求,1、基建项目声像材料,基建项目建设过程中产生的照片、声像材料（如立项会议、领导视察、结顶庆祝、质量事故等等）应及时收集归档，注明主要要素，其收集整理规则参照特殊载体整理规范。,.,2、基建项目电子文件收集归档要求,同步归档补助文件即元数据和背景信息；,内容真实、完整和有效；,同竣工验收后的纸质材料同步归档；,电子基建项目档案要达到符合归档条件，并按档案管理要求,将其存储到符合要求的脱机载体上；,最少要制作二套，一套封存保管，一套提供查阅；,电子基建项目档案的管理与纸质档案的管理程序基本一致，遵循着收集、整理、保管、鉴定、利用的模式；,四、各外地分公司基建项目归档文件跟踪管理注意事项,有针对性跟踪,做好同步跟踪,保证全程跟踪,基建项目档案参照资料,行业标准,GB/T 50328-2001建设工程文件归档整理规范,DA/T28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范,档发20062号 重大建设项目档案验收颁发,The End,谢 谢！,