4工作分析的基本方法与工具

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2021/9/30,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2021/9/30,*,第四章 工作分析的基本方法与工具,2021/9/30,1,工作分析方法的分类,分类标准,方法,1、按功用划分,基本方法、非基本方法,2、按分析内容划分,结构性分析、非结构性分析,3、按分析对象划分,任务分析、人员分析、方法分析,4、按基本方式划分,观察法、写实法、调查法等,5、按结果的可量化程度划分,定性分析、定量分析,工作分析的方法，依靠不同的标准会有不同的形式：,2021/9/30,2,一、工作分析的方法,观察分析法,定义：,所谓观察分析法，一般是由,有经验的人,，通过,直接观察,的方法，,记录,某一时期内工作的内容、形式和方法，并在此基础上分析有关的工作因素、达到分析目的的一种活动。,优点：,工作分析人员能够比较全面和深入地了解工作要求，取得的信息比较客观和正确。,2021/9/30,3,一、工作分析的方法,观察分析法,缺点：,（1）要求观察者有足够实际操作经验；,（2）不适用于工作循环周期长的工作；,（3）不适用于脑力劳动成分比较高的工作，以及处理紧急情况的间歇性工作，例如：急救站的护士、律师、教师、经理等；,（4）所取得的资料的可信度会受到被观察对象的影响；,（5）不能得到有关任职者资格要求的信息。,2021/9/30,4,一、工作分析的方法,观察分析法,由于不同的观察对象的工作周期和工作突发性所有不同。所以观察法具体可分为,直接观察法、阶段观察法和工作表演法,。,（1）直接观察法：,适用于工作周期很短的工作。,如：保洁员,2021/9/30,5,一、工作分析的方法,观察分析法,（2）阶段观察法：,适用于工作周期较长，可分阶段进行观察的工作。,如：行政文员,（3）工作表演法：,适用于工作周期很长和突发性事件较多的工作。,如：保安,2021/9/30,6,一、工作分析的方法,观察分析法,使用观察法的前提条件：,（1）要求观察者有足够的实际操作经验；,（2）要求工作相对稳定，即在一定时间内，工作内容、程序以及对工作人的要求不会发生明显的变化。,（3）适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作，不适用于以脑力为主的工作。,如：适用于装配工作、流水线上的作业、会计、保安人员、门卫等,；,2021/9/30,7,一、工作分析的方法,观察分析法,观察法操作须知：,（1）要注意工作行为样本的代表性；,（2）观察人员在观察时尽量不要影响被观察者的注意，干扰被观察者的工作；,（3）观察前要有详细的观察提纲，也可以采用观察表的形式来记录观察到的结果；,（4）选择的观察位置要求保证可以观测到工作执行人员的全部行为，而且不影响被观察人员的正常工作；,（5）观察者要避免机械记录，应反映工作有关内容，并对工作信息进行比较和提炼。,2021/9/30,8,工作分析观察提纲（部分）：,被观察者姓名：日期：,观察者姓名：观察时间：,工作类型：工作部门：,观察内容：,1,、什么时候开始正式工作,2,、上午工作多少小时,3,、上午休息几次,4,、第一次休息时间从 到,5,、,第二次休息时间从 到,2021/9/30,9,续：,6、上午完成产品多少件,7、平均多长时间完成一件产品,8、与同事交谈几次,9、每次交谈时间约多长时间,10、室内温度 度,11、上午抽了几支香烟,12、上午喝了几次水,13、什么时候开始午休,14、出了多少次品,15、搬了多少次原材料,16、工作地噪间分贝是多少,2021/9/30,10,观察法举例：宾馆服务员工作观察表,任职者姓名：时间：,工作职位：部门：记录表页数：,序号,任务,所需,时间,序号,任务,所需,时间,1,调整弹簧床垫，使之与床座保持一致,2,使床的衬垫居中，以使其不长出弹簧垫,3,在床上铺上最底层的床单,4,横过床的顶部把床单塞进床垫下,5,把两角折成直角,6,铺盖单，单正面朝下，床头床单毛边与床垫下缘平齐,7,将毛毯甩向床，再用毛毯拉回，使其边与床头距离为5CM,8,床尾床单、毛毯的多余部分塞入床垫下，在两床角处拆成直角,9,人立床头，将床单加在毛毯上，再连同毛毯向回折25CM,10,将两边床单、毛毯塞入床垫，侧面平撑，毯面平而无皱,11,将枕套平铺于床上,12,将枕芯对折塞入枕套内，将枕芯两角整平,13,上下枕头均衡放于床头居中位置,14,走到床尾，将床罩放在床上,15,手持床罩尾部，将床罩甩向床头,16,将床罩回拉，下缘离地毛毯3CM，两角垂直，两下垂部分均等,17,将床头床罩盖没枕头，将多余部分塞入两枕头中间,18,折出一条枕线，平整枕头，使外形均匀,19,整理罩面，使之平整,20,床罩床头部齐床缘，不露白边,2021/9/30,11,一、工作分析的方法,观察分析法,观察法的主要作用：,（1）观察、记录、核实工作负荷及工作条件；,（2）观察、记录、分析工作流程及工作方法，找出不合理之处。,如：卷烟的制作流程：,烟叶初烤 打叶复烤 烟叶发酵 卷烟配方,卷烟制丝 烟支制卷 卷烟包装,2021/9/30,12,一、工作分析的方法,观察分析法,观察法通常和访谈法结合使用,（1）方法一：工作分析人员可以在员工的工作期间观察并记录员工的工作活动，然后和员工进行面谈，请员工进行补充；,（2）方法二：工作分析人员一边观察员工的工作，一边和员工交谈。,建议：使用方法一，工作人员可以专心观察和记录，不会干扰员工的工作。,观察法、访谈法和问卷法结合使用,先通过调查问卷获得基本信息，再通过访谈和观察来确认和补充已了解的情况。,2021/9/30,13,二、工作分析的方法,工作日志法,定义：,工作日志法，是指任职者按时间顺序详细记录自己的工作内容与工作过程，然后经过归纳、分析，达到工作分析目的的一种方法。,优点：,（1）信息可靠性很高，适于确定有关工作职责，工作内容、工作关系、劳动强度等方面的信息；,（2）所需费用较低，对高水平与复杂性工作的分析，比较经济有效。,2021/9/30,14,二、工作分析的方法,工作日志法,缺点：,（1）将注意力集中于活动过程，而不是结果；,（2）使用范围较小，只适用于工作循环周期较短、工作状态稳定无大起伏的职位；,（3）信息整理的工作量大，归纳工作繁琐；,（4）任职者在记录时可能会夸大某些活动，同时也会对某些活动低调处理。最好由工作者的直接上级来检查矫正。,（5）任职者在填写时，会因为不认真而遗漏很多工作内容，从而影响分析结果，并在一定程度上影响正常工作。,2021/9/30,15,工作日志表设计：（某广播电台听众服务岗）,序号,工作活动名称,工作活动内容,工作活动结果,时间消耗,工作地点,工作关系,临时/常规,1,信件,领取听众来信,15封,8：00-8：10,传达室,传达室信件收发员,常规,2,信件,阅读并回复听众来信,阅读8封，回复5封,8：10-9：10,办公室,-,常规,3,热线,接听热线并记录、回答听众问题,2次热线,9：10-9：15,办公室,听众,常规,4,咨询,向节目部门咨询听众问题答案,1次,9：17-9：20,办公室,节目部门,常规,5,电话回复,给听众打电话解答热线中未解答的问题,1次,9：23-9：30,办公室,听众,常规,6,7,8,填写日期：,2008,年,3,月,8,日 星期四,所在部门：听众服务中心 岗位名称：听众服务 任职者姓名：,XXX,直接上级评语：情况属实,填写者签字：,2021/9/30,16,工作日志统计表示例：,工作内容,工作职责,临时频次,常规频次,1.处理信件,领取听众来信,阅读并回复听众来信,录入整理有代表性的听众意见,并对听众信件进行存档,9,2.接听热线,接听听众服务热线并作记录,回答听众问题,6,3.咨询,向节目部门咨询听众问题,1,4.意见整理,录入、整理听众来信、网上、电话中反映的意见,1,5.听众档案,记录听众档案,1,6.接待听众,登记、接待来访听众,1,7.网站管理,阅读并回复电台网站上的听众留言，及时更新电台,“,听友之家,”,网页内容,2,8.汇报工作,上交主任初审听众反映专辑，汇报回复听众意见落实情况,1,2021/9/30,17,二、工作分析的方法,工作日志法,工作日志法操作须知：,（1）事先应该由职务分析人员设计好详细的工作日志单，让员工按照要求及时填写职务内容，从而收集工作信息。,（2）工作日志应该随时填写，比如以10分钟、15分钟为一个周期，而不应该在下班前一次性填写，这样是为了保证填写内容的真实性和有效性。,2021/9/30,18,三、,工作分析的方法,主管人员分析法,定义,：,这种方法是由主管人员通过日常的管理权力来记录和分析所管辖人员的工作的任务、责任与要求等因素。,优点：,记录方便，主管人员对所分析的工作非常了解，分析比较深入。,2021/9/30,19,三、,工作分析的方法,主管人员分析法,缺点：,主管人员的分析会有一些偏见，尤其是那些只干过其中部分工作不全面了解的人，他们往往偏重于他们从事过的那部分工作。,如：管理副总偏重于其原晋升前的部门,主管人员分析法与工作日志法相结合，则可以消除这种偏差。,2021/9/30,20,三、工作分析的方法,主管人员分析法,主管人员分析法表格,（P94）,2021/9/30,21,四、工作分析的方法,访谈分析法,定义：,又称面谈法，是指工作分析人员就某一个职务或职位面对面地询问任职者、主管、专家等人对工作的意见和看法。访谈法是应为最为广泛的职务分析方法之一。,优点：,（1）可以对工作者的工作态度与工作动机等较深层的内容有比较详细的了解；,（2）运用面广，能够简单而迅速地收集多方面的工作分析资料；,（3）由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确；,（4）使工作分析人员了解到短期内直接观察法不容易发现的情况，有助于管理者发现问题；,（5）为任职者解释工作分析的必要性及功能；,（6）有助于与员工的沟通，缓解工作压力；,（7）,特别适用于对文字理解有困难的人。,2021/9/30,22,四、工作分析的方法,访谈分析法,缺点：,（1）要有专门的技巧，需要受过专业训练的工作分析专业人员；,（2）比较费精力费时间，工作成本较高；,（3）收集到的信息可能已经扭曲和失真；,2021/9/30,23,四、工作分析的方法,访谈分析法,访谈法种类：,（1）个别员工访谈法,主要适用于各员工的工作存在明显差异，工作分析时间又比较充裕的情况。,（2）群体访谈法,适用于多个员工从事同样或相近工作的情况。,（3）主管人员访谈法,因为他们对工作非常了解，有助于缩短工作分析时间。,在具体的实施过程中，一般我们会三种方式结合使用。,2021/9/30,24,四、工作分析的方法,访谈分析法,访谈准则：,（1）必须与主管密切合作，找到最了解工作内容，最能客观描述工作职责的员工；,（2）必须尽快与被访谈者建立起融洽的关系，尊重工作者，接待要热情，态度要诚恳，用语要适当。,（3）,应当依照一张问卷或提纲来提问；,（4）控制访谈，使访谈朝着有效的方向进展；,（5）可以听任职者诉诉苦，不要与员工争论，应尽量避免发表个人观点和看法；,（6）对访谈资料进行检查和核对。,访谈法很少单独使用，它往往会与问卷法结合进行。,2021/9/30,25,工作分析访谈提纲,先生,/,女士：,首先感谢你来参加工作分析访谈。工作分析的目的是要解决两个问题：弄清楚企业中每个职位都在做什么工作，明确这些职位对员工有什么具体的从业要求。选择你来参加访谈是因为你有长期和丰富的本岗位工作经验，你的配合是我们获得必要信息的重要保证。同时，我们将对本次谈话的内容做必要的记录，它们只用于工作分析，请你不必顾虑，如实回答。好，我们现在开始。,1,、你的岗位名称、岗位编号是什么？,2,、你在哪个部门工作？你的部门经理是谁？你的直接上级是谁？直接下级是谁？,3,、你主要做哪些工作？请举例说明。,4,、请你尽可能详细地讲述你昨天一