缩短工程任务下达办理时间dtpg

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,缩短工程任务下达办理时间,广西电力工业勘察设计研究院安科公司,生产管理QC小组,1 小组概况,1.1 小组注册情况,表1 小组注册情况表,小组名称,生产管理QC小组,课题名称,缩短工程任务下达办理时间,课题类型,管理型,课题组长,黄黎明,小组成立日期,2011年2月18日,本课题注册日期,2011年2月18日,小组注册编号,安科2011-01,1.2 小组成员情况,表2 小组成员情况表,序号,姓名,性别/,年龄,文化,程度,专业,组内职务,职称/职务,组内分工,1,黄*,男,大学,地质,组长,高工/副总工/生产技术部主任,策划、组织、协调,2,谢*,男,大专,电子,组员,高级工程师/高级技术专家,编写报告书，QC 知识培训,3,黄*,男,大专,地质,组员,工程师/生产技术部副主任,进度监督,4,李*,女,研究生,工民建,组员,助理工程师/管理员,活动记录,5,肖*,女,大学,土木工程,组员,助理工程师/管理员,资料管理、活动记录,6,舒*,男,大学,软件工程,组员,软件工程师,编写软件,1.3 小组活动情况,小组本课题活动情况见表3。,表3 本课题小组活动情况表,活动时段,2011年2月2011年9月,活动次数,9次,每次活动平均时间,2小时,平均接受TQC教育,48小时/每人,出勤率,100%,2010年公司的生产例会，生产部门多次抱怨,工程任务下达办理时间太长，,直接影响勘察工程进度、工程成本，同时间接影响了我院的质量信誉，是公司生产管理急需解决的突出问题。,缩短工程任务下达办理时间,现,状,公司管理方针,以人为本，技术创新； 产品合格，顾客满意；,环保达标，健康安全；,规范管理，持续改进,。,生产技术部管理目标,管理水平要不断改进提高,； 工程造价要合理；,工程工期要保证率95%,； 质量安全要达率100%。,公司,要求,课题,选定,部门,要求,2 P阶段（计划阶段,）,2.1 选题理由,图1：选题理由流程图,制图：谢克 校核：黄黎明 2011年3月1日,第一次小组活动通过,2.2 活动计划,为了使活动有计划地开展，小组成员制定了活动计划。,图2 活动计划甘特图,内容 月份,3,4,5,6,7,8,9,P,选题、现状调查,制定目标,原因分析,要因确认,制定对策,D,对策实施,C,效果检查,A,巩固措施与总结,制图：黄光延 校核：谢克 2011年3月1日 第一次小组活动通过,2.3 现状调查,调查1,：课题确定后，为掌握工程任务下达办理时间的情况，小组成员对2011年1月1日至1月30日的20个工程项目进行调查(见表4),并绘制了工程任务下达办理时间折线图（图3）。,表4：工程任务下达办理时间耗时统计表（单位:工日）,工程代号,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,工程任务下达办理耗时（工日）,3.0,2.5,1.5,2.0,2.5,2.0,1.5,3.5,3.0,3.0,工程代号,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20,工程任务下达办理时间（工日）,2.5,2.0,2.5,3.0,2.0,2.8,2.0,0.5,2.0,2.5,加权平均：2.35工日（去掉一个最长工日3.5工日，一个最短工日0.5工日）,制表：李佳 校核：黄黎明 2011年3月11日 第二次小组活动整理,图3：工程任务下达办理时间耗时统计折线图,制图：李佳 校核：黄黎明 2011年3月11日 第二次小组活动通过,耗时,工程代号,注,：,工程任务书下达办理时间长短与工程大小无关，需走的程序与办理花费的时间基本相同。定义一个工日为8小时。公司现有地质、测绘、物探测试、钻探、施工、岩土设计、机械修配等7个专业，生产任务书需要下达到专业。如果同一工程项目需涉及多个专业完成，则任务书须在所有相关专业和资料管理部门流转，为生产人员作业提供器材和资料。,通过调查发现：这20个工程项目任务下达所花的平均时间是2.35个工日。其中办理最长的达3.5工日，最短是0.5工日。经过了解，最短的0.5工日项目仅为特例，因为这一天公司正开生产例会，所有需办理文件审批签字的人员都在同一个会议室，省却了文件审签流转时间。,调查2 ：,小组针对任务下达办理时间长的现状，再按各工作环节内容进行数据调查和数据统计。共对,15,个工程的任务下达办理时间各环节耗时进行了分层调查统计，详见表5-1和5-2。,表5-1 工程任务下达办理时间各环节耗时分层调查表（工日）,工程代号,文件审签过程时间,交底策划时间,各专业间沟通解释时间,人员协调派工时间,仪器设备领出检查时间,其他,1,1.5,0.2,0.2,0.1,0.10,0.05,2,1.6,0.2,0.1,0.1,0.05,0.10,3,1.5,0.2,0.2,0.1,0.12,0.05,4,1.7,0.2,0.1,0.1,0.10,0.05,5,1.1,0.3,0.2,0.1,0.10,0.05,6,1.7,0.3,0.1,0.1,0.12,0.10,7,1.9,0.1,0.2,0.2,0.10,0.05,8,1.5,0.2,0.1,0.1,0.12,0.05,9,2.1,0.2,0.2,0.2,0.10,0.05,10,1.9,0.3,0.1,0.1,0.10,0.05,11,1.3,0.5,0.2,0.1,0.05,0.10,12,1.8,0.2,0.1,0.1,0.10,0.05,13,1.7,0.3,0.2,0.1,0.10,0.05,14,1.8,0.3,0.2,0.1,0.12,0.05,15,1.9,0.2,0.2,0.2,0.12,0.05,加权平均时间,1.67,0.24,0.16,0.12,0.10,0.06,制表、制图：谢克 校核：黄黎明 2011年3月11日 第二次小组活动通过,制图：谢克,校核：黄黎明,2011年3月11日,第二次小组活动通过,表5-2,勘察工程任务下达办理时间各环节耗时调查统计表,耗时分类序号,各环节耗时分类,平均耗时（工日）,百分比（,%,）,累计百分比（,%,）,1,文件审签过程时间,1.67,71.06,71.06,2,交底策划时间,0.24,10.21,81.27,3,各专业间沟通解释时间,0.16,6.81,88. 08,4,人员协调派工时间,0.12,5.11,93. 19,5,仪器设备领出检查时间,0.10,4.26,97. 45,6,其他,0.06,2.55,100.00,1.50个工日,现状 目标值,2.35个工日,通过对各环节耗时分层调查统计得知，任务下达过程有生产任务书、生产、技术及辅助生产管理等文件需要公司领导及相关部门审签，“文件审签过程”的时间占勘察工程任务下达办理时间的71.06%。平均达到1.67个工日。,结论：文件审签过程耗时长，是勘察工程任务下达办理时间长的问题症结。,2.4 设定目标,2.4.1 设定目标值,经过小组充分讨论决定，将本次活动的目标值定为：工程任务下达耗时从现状平均2.35个工日降到平均1.5个工日。详见图4。,制图：李佳 校核：黄黎明 2011年3月30日 第三次小组活动通过,图4 目标柱状图,2.4.2 目标设定依据,依据一：,经过调查，工程任务下达办理时间最短记录是0.5工日，虽然那次办理过程是在生产例会中完成，属于非常态办理，但启发了我们。如果能构造一种零距离、无障碍的工作环境，完全可以提高任务下达办理效率。假如能将目前文件审签过程时间1.67工日减少一半，即2.35工日-（1.67/2）工日=1.52工日，就能接近实现目标值。,依据二：,我院经过多年的计算机系统开发，目前网上办公OA系统为生产与管理协同工作提供了很好的支撑平台，为我们能够实现零距离、无障碍的工作环境提供了依据。,结论：我们认为制定的目标值可以实现。,2.5 原因分析,小组成员充分开拓思路，集思广益，利用头脑风暴法对导致 “文件审签过程耗时长”的问题症结进行了原因分析，并整理出因果分析图。详见图5。,通过原因分析，找出了导致“文件审签过程耗时长”的10条末端因素，即：1、审签领导出差在外；2、工程负责人兼职多；3、未接受岗位培训； 4、电脑配置低档；5、打印机配备不足；6、电脑数量少；7、审签环节多；8、缺少网上办理管理系统软件；9传递过程走单一流程；10、各项办理审签地点分散。,2.6 确定要因,小组成员针对因果分析图中的10条末端因素，逐一进行充分的调查分析。,原因一：审签领导出差在外,确认方法：分析论证,确认标准：公司生产管理办法,确认人：李佳,时间：2011-4-15,公司生产管理办法及领导任命分工的文件，明确了相关领导分管多项工作，需经常出差在外，不可能整日在办公室里等待审签文件。这是小组不能够改变的客观原因。,结论：“审签领导出差在外”为非要因。,表7 确认二：,原因二：,工程负责人兼职多,确认方法：调查分析,确认标准：公司生产管理办法及勘测过程控制程序,确认人：肖艳,时间：2011-4-15,依据公司生产管理办法文件，为了节省人力资源和成本，工程负责人兼职多是单位的客观事实，是小组不能够改变的客观原因。,结论：“,工程负责人兼职多,”为非要因。,表6 确认一：,表8 确认三：,原因三：未接受岗位培训,确认方法：调查分析,确认标准：公司人力资源控制程序,确认人：肖艳,时间：2011-4-15,查阅公司及部门的培训记录得知，2008年2010年以来，公司与部门通过各种途径有针对性的加大了对员工的培训力度。三年来，负责生产技术及管理工作的员工，每年接受岗位培训与考核不少于5次。如：2010年的地质、物探、测绘三个专业的现场全员培训。以及任务下达各专业办事员培训等。均满足公司人力资源控制程序的基本要求。,结论：“未接受岗位培训”为非要因。,表9 确认四：,原因四：电脑配置低档,确认方法：调查分析,确认标准：公司生产管理办法、设备管理办法,确认人：黄光延,时间：2011-4-15,查阅公司设备管理记录得知：按照公司设备管理办法的原则，并根据工作需要，分别给生产与管理人员合理进行电脑配置，完全能满足生产管理的需要。,结论：“电脑配置低档”为非要因。,表10 确认五：,原因五：打印机配置不足,确认方法：调查分析,确认标准：公司生产管理办法、设备管理办法,确认人：黄光延,时间：2011-4-15,经查阅设公司设备管理记录得知：电脑按照公司设备管理办法的原则，根据部门工作需要，每个办公室都配备有网络打印机，各部门的办事员与相关人员还独立配置打印机，完全满足日常生产及管理需要。,结论：“打印机配置不足”为非要因。,表11 确认六：,原因六：电脑数量少,确认方法：调查分析,确认标准：公司生产管理办法、设备管理办法,确认人：黄光延,时间：2011-4-15,经查阅设备管理部的资产管理报表得知，根据公司相关设备管理要求以及生产与管理的不同需求，公司给每个员工都配备有台式电脑，生产部门和一些管理部门还增加配备了笔记本电脑。完全满足日常生产及管理需要。,结论：“电脑数量少”为非要因。,表12 确认七：,小组对审签的环节现状进行调查，绘制出流程图。,原因七：审签环节多,确认方法：调查分析,确认标准：公司生产管理办法及生产技术承包管理办法,调查人：小组成员,时间：2011-4-15,任务审签流程的环节多达13个，每个都是必须走的步骤。因此任务书下达需要来回传递，签字办理的人员比较多，严重影响了各种文件审签的效率。,结论：“审签环节多”为要因,。,表13 确认八：,原因八：缺少网上办理管理系统软件,确认方法：调查分析,确认标准：公司生产管理办法,确认人：黄黎明,时间：2011-4-15,公司生产管理办法早已明确任务下达办理流程，而公司生产与管理部门分别在三栋办公楼办公，由于任务下达参与审签的人员多，又缺少网上办公审批平台，靠办事员拿文件在三栋办公楼间的多个楼层来回找人审签，因而耗费了大量的时间。,结论：“,缺少网上办理管理系统软件,”为要因。,表14 确认九：,原因九：传递过程走单一流程,确认方法：分析论证,确认标准：公司生产管理办法,确认人：李佳,时间：2011-4-15,公司生产管理办法自2007年开始，就明确任务下达办理流程。生产部门的办事员按管理制度要求走流程实施，是必须严格遵守。这是小组不能够改变的客观原因。,结论：“传递过程走单一流程”为非要因。,表15,确认十：,原因十：各项办理审签地点分散,确认方法：分析论证,确认标准：公司明确各部门办公地点安排的文件,确认人：黄黎明,时间：2011-4-15,公司生产与管理部门分别在三栋办公楼办公，因而形成了各项办理审签地点分散的客观事实，但这不是小组能够改变的客观原因。,结论：“各项办理审签地点分散”为非要因。,通过小组成员的调查、分析论证，确定的要因是：,1、审签环节多；,2、缺少网上办理管理系统软件。,2.7 制定对策,要因确定后，小组成员按5W1H要求，针对要因的现状、要达到的目标、所采取的措施、计划完成时间、负责人和检查人等进行了认真的讨论，并逐一制定了对策表。见表16。,表15,确认十,：,表16 对 策 表,序号,要 因,对策,目 标,措 施,地点,计划完成时间,负责人,1,审签环节多,简化办理环节,减少办理环节。使之小于13个,1、重新审核原生产任务下达流程；,2、小组讨论、修改，提出新的任务下达办理流程方案；,3、通过OA系统征求各生产部门意见，确定后报公司领导审批执行。,办,公,室,2011.05,黄黎明、谢克、,黄光延、,肖艳,2,缺少网上办理管理系统软件,编写网上项目管理系统软件,实现网上审批办理功能,1、利用院里VPN远程登录系统建立创建生产任务管理平台，并采用最新的编程工具，编写网上审批系统软件；,2、编写审批提醒手机短信插件，并安装在公司内部办公网上；,3、按项目分类管理。,办,公,室,2011.06,舒蜜、,李佳、,肖艳、,黄光延,制表：,肖艳,校核：谢克 2011年4月29日 第六次小组活动通过,3 D阶段（对策实施）,3.1实施对策一,3.1.1措施1：,重新审核原生产任务审签流程,2011年5月5日，黄黎明在征得公司主管领导同意后，组织召开公司生产管理扩大会，QC小组成员均参加了会议。会议根据小组的建议，对原生产任务下达环节进行了重新评审，认为原任务下达流程是依据纸质文件传递方式建立的，已经不适应网络生产管理的需要，因此有必要对原任务下达流程进行修订，由本QC小组提出具体方案。,效果评价：,公司生产与管理部门达成了共识，为改进任务下达审签传递环节提供支持。,3.1.2措施2：,小组讨论、修改，提出新的任务下达审签环节方案,小组展开讨论分析，认为原任务书办理审签的13个环节，是为纸质任务书传递所设定，如采用网络办公可减少了部门签收任务书及在诸多辅助生产管理部门的来回奔走环节。由黄光延、谢克根据讨论意见提出新的任务下达办理流程方案。,表17,任务下达审签流程新、老方案分析表,序号,纸质办公环节,网络办公环节,1,生产技术部计划员打印、传递工程任务书,下达电子任务书，可省略此环节,2,生产技术部主任审批,下达电子任务书，可省略此环节,3,生产部门办事员签收,下达电子任务书，可省略此环节,4,生产部门主任审批,下达电子任务书，可省略此环节,5,任命项目负责人,保留,6,写勘察大纲,保留,7,总工审批勘察大纲,保留,8,凭任务书组织生产人员,保留,9,凭任务书到设备部领取设备,各部门依据电子任务书同步进行勘察项目的审签和准备。合并为一个环节。,10,凭任务书到财务部借工程款,11,凭任务书到资料室借资料,12,凭任务书到车队安排车辆,13,凭任务书到供应部领材料,制表：,肖艳,校核：谢克 2011年6月3日 第七次小组活动通过,效果评价：,通过分析比较，确定了网络电子任务书审签的流程方案。,3.1.3措施3：,征求生产部门意见，报领导审批,由肖艳将新的任务下达审签流程方案通过OA系统征求各生产部门意见，李佳、肖艳负责收集并汇总各生产部的意见，黄黎明组织生产部门与相关人员对反馈意见进行充分的讨论沟通，达成共识后再行修改。最后确定新的方案，报公司领导批准后执行。,效果评价：,图6,任务书下达审签新老流程比较,制图：,肖艳,检查人：黄黎明 2011年6月3日 第七次小组活动通过,3.1.4实施对策一后的效果：,对策一实施后，简化了工程任务下达审签过程，办理审签环节由,13个,降到了,5个,，从而简化了文件的审签手续。,对策实施前13个环节,对策实施后5个环节,实现了对策一的小目标！,采用VB.net技术作为编程工具，编写网上办理系统软件。,编写生产管理子界面,编写合同管理子界面,编写车辆管理子界面,合同信息,收付费查询,业主提供信息,工程管理,任务下达,人员安排,任务反馈,互提资料,车辆管理,用车申请,用车管理,车辆信息,集成到项目管理系统,3.2实施对策二,3.2.1措施1：由,舒蜜、李佳、肖艳提出利用院里VPN远程登录系统建立创建公司生产任务管理平台的方案，经小组讨论确认后，再由舒蜜并采用现行最新的编程工具，编写网上办理审签的系统软件，黄光延负责生产业务方面知识的指导。VPN远程登录系统及软件系统结构图如下所示。,图7,VPN远程登录系统及软件系统结构图,制图：,舒密,校核：黄黎明 2011年6月3日 第七次小组活动通过,效果评价：,1、通过院里VPN远程登录系统创建生产任务管理平台，出差在外的领导可通过远程登录系统及时了解公司生产管理情况，审签文件。,图8,远程登录效果图,制图：,谢克,检查人：黄黎明 2011年6月6日 检查地点：岩滩水电站,2、利用VB.net编程工具，编写的公司网上项目管理系统，操作方便。,图9,安科公司项目管理系统界面,制图：,李佳,检查人：黄光延 2011年6月8日 检查地点：办公室,三个管理子系统界面清晰，容易操作。,图10,合同、生产、车辆管理子系统界面,制图：,李佳,检查人：黄光延 2011年6月9日 检查地点：办公室,编写合同管理子界面,编写生产管理子界面,编写车辆管理子界面,3.2.2措施2：,编写审批提醒手机短信插件，并安装在公司内部办公网上,小组利用原有办公系统中的提醒功能，舒蜜编写审批提醒信使插件，安装在有审批权的领导和有关办事人员的计算机中，并放置在状态栏中，以便通知有关人员及时办理各项审签业务。,效果评价：,通过设立系统提醒功能，在外主管人员能在第一时间内了解生产动态，及时登录公司项目管理系统办理文件审签。,图11 短信提醒功能及接收效果图,制图：谢克 检查人：黄光延 时间： 2011年6月8日 检查地点：办公室,按项目分类管理,图12,管理系统的项目,分类效果,制图：,谢克,检查人：黄光延,时间：2011年6月9日,检查地点：办公室,舒蜜、李佳、肖艳在设计网页时，为了方便项目检索的便捷，采纳了黄光延、谢克将管理系统中的项目按其规律性进行分类的建议。,效果评价：,项目通过分类管理，检索便捷、快速，管理与生产部门人员很容易通过管理平台查找到自己所需内容。,3.2.4实施对策二后的效果,通过利用院里VPN远程登录系统建立创建生产任务管理平台，编写了工程项目管理系统软件、审签提醒信使插件，并将其安装在有审签权的领导和相关办事人员计算机中，提醒信息直接发到审签人员的手机上，审签实现了无距离的限制、无障碍的沟通。相关管理人员可对工程流程的运转状态进行实时的监控，实现了网上办理审签功能，使任务书审签办理人员在同一个平台上办公。,实现了对策二的小目标！,4 C阶段（检查阶段）,41目标检查,经过小组共同努力，将制定的对策实施后，公司简化了任务下达审签流程，工程项目管理系统的应用，使得文件审签用时最多0.5个工日,最少0.25个工日。任务下达的文件审签平均耗时从原来的平均1.67工日降到平均0.45工日。详见表18。,表18,2011年6月11日至30日工程任务传递耗时统计表（单位:工日）,工程代号,A,B,C,D,E,F,G,H,I,J,耗时（工日）,0.50,0.25,0.45,0.55,0.35,0.55,0.25,0.65,0.50,0.30,工程代号,K,L,M,N,O,P,Q,R,S,T,耗时（工日）,0.65,0.30,0.55,0.45,0.35,0.40,0.55,0.35,0.50,0.55,加权平均：0.45工日,小组成员对所有对策实施后缩短工程任务下达办理时间进行了测算：,测算公式为：活动后工程任务下达办理时间（平均工日）=活动前工程任务下达办理时间（平均工日）-活动后文件审签节省的时间（平均工日）,即：2.35个平均工日-（1.67-0.45）个平均工日=1.13个平均工日,活动后缩短为1.13个平均工日，超过了原设定的1.5个平均工日目标值。,实现了课题总目标！,2.35工日,实施前 目标值 实施后,1.13工日,1.5工日,图13 工程任务下达办理时间实施效果对比柱状图,制表：黄黎明 校核：黄光延 2011年7月1日 第八次小组活动通过,制图：黄黎明 校核：黄光延 2011年7月1日 第八次小组活动通过,42经济效益,1 、节约材料：,2011年7月至12月节约任务书打印、复印费用：每张0.3元1000个工程每个工程20张=6000.00元,2、节省前期工期人工费用：,每个人工100元2人缩短（2.351.13）工日800个工程=195200.00元（2011年7月至12月）,3、成本：短信每条0.1元。0.1元1000个工程10人=1000元。小组活动材料成本5000元。成本小计6000元。,两项合计除去成本为：195200.00元,据不完全统计，本次活动产生的经济效益约为：195200.00元。,注：公司现有地质、测绘、物探测试、钻探、施工、岩土设计、机械修配等7个专业，生产任务书需要下达到各个专业。如果同一工程名称涉及几个专业完成，则任务书就分别下达几个专业。上述所指的工程量是半年7个专业生产任务的总和。,43社会效益,公司生产管理实现无纸化办公，体现了绿色环保功效；节省了人力资源，提高了工作效率；缩短任务下达时间，缩短勘察工期；公司凭良好的声誉赢得了顾客，也赢得了市场。,5 A阶段（总结阶段）,51,巩固措施,小组的活动成果提高生产管理的效率，为巩固活动成果，我们采取了两点巩固措施，并得到公司的支持。,措施一： 2011年7月公司发布关于启用“安科公司项目管理系统”的通知文件，明确正式使用“公司项目管理系统”的网络办公平台，在生产管理过程实现无纸化办公。,措施二：建议公司修改生产管理办法，将新的任务下达办理流程在文件中明确。,52巩固期效果检查,为了进一步确认效果, 为判断工程任务下达办理时间是否稳定,小组设三个月为巩固期,对7月至9月份工程任务下达办理时间耗时进行跟踪检查。,53总结回顾,通过小组活动，每个成员都提高了质量意识、分析问题、解决问题的能力，增强团队精神。自我评价见下图。,54,今后打算,今后，我们决心在不断完善本次活动成果的基础上,抓住生产管理中的难点,组织后续的QC小组活动。我们打算下一个QC小组活动的课题初步定为,缩短工程产值结算的时间,，并决心把方法应用到更加广阔的生产管理领域中去。,月份及项目数量,7月（153个项目加权平均值）,8月（164个项目加权平均值）,9月（138个项目加权平均值）,耗时平均值,1.10工日,1.08工日,1.10工日,制表：肖艳 校核：黄光延 2011年9月30日 第九次小组活动通过,从2011年7月份至9月的巩固期可以看出，启用“项目管理系统”后，巩固措施有效。,表19 7月9月工程任务下达办理时间耗时统计表,谢谢大家！,