改善项目的沟通bkgw

单击此处编辑母版标题样式,*,软件项目管理,第九章 改善项目的沟通,欧阳柳波,2024/10/1,7,指导与管理项目执行,4,整体变更控制,6,监控项目工作,制定项目管理计划,制定初步范围说明书,制定项目章程,整体,5,3,2,1,已了解的过程有,(28),个,领,域,制作,WBS,范围,P.11,项目收尾,范围规划,范围定义,范围核实,变更控制,进度,活动定义,资源估算,活动排序,时间估算,计划制定,进度控制,成本,费用估算,费用预算,费用控制,有了人项目就有了希望！用好人项目才能获得希望,!,质量,质量规划,质量保证,质量控制,人力资源,人力资,源规划,团队组建,团队建设,团队管理,【,课程回顾,】,2,/46,沟通渗透在项目生命周期的全过程中，项目成功的最大威胁是沟通的失败，改善沟通在,IT,项目管理中具有非常重要的意义。,要开发满足用户需要的软件，首先要清楚用户的需求，同时也必须让用户明白你将如何在软件上实现这些需求；还要让用户知道为什么有些需求不能实现，而有些方面可以做得更好；,更重要的是要让用户非常愿意地使用你提交的软件,就必须让用户了解它、熟悉它、喜欢它，,这些都要充分发挥听、说、写的本领。,P.224,【,本章知识要点,】,3,/46,学习完本章后，应当掌握如下知识：,（,1,）沟通的概念、过程、类别、模型与特点。,（,2,）项目沟通管理的过程。,（,3,）沟通管理计划内容与编制方法。,（,4,）沟通方式和渠道、沟通的工具与技巧。,（,5,）利益关系者管理原则、技巧和方法。,（,6,）冲突的概念、来源、特点。,（,7,）解决冲突的策略与方法与技巧。,P.224,【,本章知识要点,】,4,/46,普林斯顿大学研究发现：,智慧、专业技术、经验,三者只占成功因素的,25%,，其余,75%,决定于,良好的人际沟通,。,斯坦福研究中心指出：“你,赚钱,的,12.5%,来自,知识,，,87.5%,来自,关系,。”,美国著名成功学专家戴尔,卡耐基认为，“一个成功的,企业家,只有,15,是靠他的,专业知识,，而,85,是靠他的,人际关系,和,处世技巧,。”,9.1 沟通管理概述,沟通的,重要性与必要性,5,/46,哈佛大学商学院调查表明，在,500,名被解职的员工中，因,人际沟通不良,而导致工作,不称职,者占,82%,。,实践证明，沟通能力是个人发展的关键因素。一个不善于,改善,沟通的人，很难在,IT,领域创造佳绩。,使原来的状况变得好些。,沟通的,重要性与必要性,9.1 沟通管理概述,6,/46,沟通是为了特定的目标，在人与人之间、组织或团队之间进行的信息、思想和情感的传递或交互的过程。,项目沟通是为实现项目管理目标，项目团队与其他组织、项目团队成员之间,信息,、,思想,、,情感,的,传递,和,理解,的过程,。,P.225,9.1 沟通管理概述,9.1.1 沟通的概念,7,/46,沟通是组织内部管理的基础、是协调组织内部关系的纽带，是使组织和项目团队成为一个整体的,凝聚剂,。,沟通是领导人或项目经理激励下属，实现领导职能的基本,途径,。,沟通是组织或项目团队与外部建立联系的,桥梁,。,P.226,9.1 沟通管理概述,9.1.1 沟通的概念,8,/46,软件项目是否达到客户的期望主要取决于客户在多大程度上“,赞同”,所交付的项目内容，而不是项目提供者提供了,“多好”,的系统,。,因此，建立有效和持续的客户沟通机制是项目得到客户认可的基础。,应该明确，沟通并不是一种本能，而是一种能力。也就是说，沟通不是人天生就具备的，而是在工作实践中培养和训练出来的。,P.226,9.1 沟通管理概述,9.1.1 沟通的概念,9,/46,软件项目成功的三个主要因素是用户的参与、主管层的支持和需求的清晰表述。,所有这些因素都依赖于拥有良好的沟通技能，特别是对非,IT,人员的沟通。,美国著名导演艾伦说：“生活一半的内容都在于抛头露面。”,IT,项目管理的成功的一半在于，将你要做的事情不停的展示给你的领导和用户！,P.226,9.1 沟通管理概述,9.1.1 沟通的概念,10,/46,P.227,图,9-1,沟通过程的一般模型,9.1 沟通管理概述,9.1.2 沟通的过程,完美的沟通，应该是经过转递后，接受方感知的信息与发送方的信息完全一致,。,11,/46,按功能划分：,工具式沟通与感情式沟通,按组织系统划分：,正式沟通和非正式沟通,按沟通方向划分：,纵向沟通和横向沟通,按是否进行反馈：,单向沟通和双向沟通,按表达方式方法：,口头沟通和非言语沟通,P.228,9.1 沟通管理概述,9.1.3 沟通的类别,12,/46,P.230,图,9-2,几种常见的双向沟通网络模型,沟通网络是指组织中沟通渠道结构和类型，基本特征有渠道路径的数量、分布及反馈。,9.1 沟通管理概述,9.1.4 沟通网络,节点与沟通渠道：,L=N,（,N-1,）,/2,L,：沟通渠道数目,N,：网络节点个数,13,/46,P.231,项目沟通管理是建立在管理沟通的基础上，服务于项目管理及项目干系人的共同利益。,图,9-3 IT,项目沟通管理主要过程,沟通,规划,利益,关系者,管理,绩效,报告,信息,发送,项目沟通管理目标,沟通内容人员方式时间,项目计划工作成果,状态报告进度报告预测报告变更请求,项目档案总结报告,9.1 沟通管理概述,9.1.5 项目沟通管理,14,/46,P.231,项目沟通管理的目标是，及时而适当地创建、收集、发送、储存和处理项目的信息。,研究表明，项目经理在整个项目过程中，需要花费,70,90%,时间与项目团队、客户、项目干系人和项目发起人进行沟通。,每个参与项目者都应认识到，他们作为个体所参与的各项沟通活动对项目整体的成败都起着举足轻重的作用。,9.1 沟通管理概述,9.1.5 项目沟通管理,15,/46,P.231,应该通过沟通规划，来确定项目干系人的信息和沟通需求，包括：,确定哪些人是项目干系人，,他们对于项目的收益水平的影响程度如何；,谁需要信息、需要什么信息、何时需要信息，以及如何传递给他们。,9.2 沟通规划,16,/46,P.231,沟通规划的关键之一是对项目干系人进行分析，对项目干系人的分析有两个目的：,通过分析确定不同的项目干系人的信息需求，以明确各个项目干系人可以分别看到哪些项目文件，什么范围的人出席什么会议。,通过分析可以辨别出项目对项目干系人的影响和收益，以此帮助项目经理制定出对项目最有帮助的沟通策略。,9.2 沟通规划,9.2.1 项目沟通分析,17,/46,P.231,由于许多,IT,项目没有足够的关于沟通的初始信息，使项目的沟通存在很大的隐患,因此制定一个沟通管理计划非常重要。,项目沟通管理计划是沟通规划的一个重要输出，它是指导项目沟通的重要文件，是项目整体计划的一部分。,9.2 沟通规划,9.2.2 沟通管理计划,18,/46,P.232,项目沟通计划为后续信息发布、绩效报告和项目利害关系者管理等工作提供指导，主要包括内容有：,信息收集和存储渠道的结构,信息分发渠道的结构,分发信息说明,进度安排,评估信息的方法,更新及修订沟通管理计划的方法,9.2 沟通规划,9.2.2 沟通管理计划,19,/46,P.233,表,9-2,项目沟通计划,9.2 沟通规划,20,/46,P.233,信息发布是向项目干系人及时地提供所需的信息，包括,实施,沟通管理计划以及对预料之外的信息索取要求的,应对,。,信息可以通过不同的方式收集和检索，包括手工存档系统、电子数据库、项目管理软件以及允许查问诸如工作图纸、设计规范、测试计划持技术文档系统。,9.3 信息发布,21,/46,P.233,对于,IT,项目沟通管理过程中的信息发布，由于信息量大，信息分发的实时性强，为了达到信息分发的目的,可以建立信息检索系统，电子文本数据库、项目管理软件、检索技术文件资料系统等,使项目组成员充分共享信息。,软件开发过程既是知识共享的过程，也是技术创新的过程，同时还是项目成员相互学习、共同提高的过程。需要形成相对统一的技术平台。,9.3 信息发布,9.3.1 信息发布方式,22,/46,会议是口头沟通的一种形式，它有助于公开项目积极的或消极的重要信息，也有助于在项目人员和利害相关者之间建立较强的联系。,一个成功的项目工作会议能够成为鼓励项目组建立和加强对项目的期望、任务、关系和责任的工具。,一个失败的会议对项目会产生有害的影响，包括失去期望、模糊任务、混淆关系、推卸责任等。,P.234,9.3 信息发布,9.3.2召开有效的项目工作会议,23,/46,P.234,召开有效的项目工作会议的经验：,明确会议的目的和期望的结果,确定参加会议的人员,在会议召开前向参加者提供会议议程,使会议专业化,解决问题“对事不对人”、,积极的、正面的态度解决问题,重视会议之后的记录,重视会议结果的告知,一个人如果不能训练到,3,分钟内把要点说完，这个人的沟通能力一定存在问题。,9.3 信息发布,9.3.2召开有效的项目工作会议,24,/46,董事会,100,副总裁,63,部门主管,56,部门经理,40,项目经理,30,项目成员,20,图,9-A,信息传递与获取,关于信息传递与信息量的获取,9.3 信息发布,25,/46,P.235,绩效报告是一个收集并发布项目绩效信息的动态过程，包括状态报告、进展报告和项目预测。,项目干系人通过审查项目绩效报告，可以了解组织为了达到项目的目标，是如何使用资源的，这些资源的状况和对项目的贡献；,通过审查项目绩效报告，可以随时掌握项目的最新动态和进展，分析项目的发展态势，及时掌握项目开发过程中遇到的困难与存在的问题，从而能有针对性地制定和采取必要的纠正措施。,9.4 绩效报告,26,/46,P.235,绩效报告的编制需要项目经理和项目组成员对项目的实际执行情况和发展趋势的正确评估和预测，其采用的主要工具和技术有：,信息演示工具,绩效信息收集和汇总,状态审查会议,工时汇报系统,费用汇报系统,9.4 绩效报告,9.4.1 绩效报告的工具与技术,27,/46,P.235,绩效报告组织与归纳所收集到的信息，并展示依据绩效衡量基准分析的所有结果。,状况报告：,描述项目在某一特定时间点所处的项目阶段。状况报告是从达到范围、时间和成本三项目标上分析项目所处的状态。,进展报告：,描述项目组在某一特定时间工作完成情况。,项目预测：,预测项目的将来状况与进展。,状态评审会议：,定期进行的交流有关项目信息的事件。,9.4 绩效报告,9.4.2 绩效报告的结果,28,/46,P.236,利害关系者管理，系指对沟通进行管理,以满足项目干系人的需求并与他们一起解决问题。,进行有效的利害关系者管理，应该了解沟通的原则、方法、工具，掌握处理冲突的方法和技巧。,9.5 利害关系者管理,29,/46,P.236,尽早沟通,主动沟通,内外有别,采用对方能接受的沟通风格,沟通的升级原则,给人伤害的忠诚绝对不是一种美德，应该将“指责”从我们的沟通中永远删除！,9.5 利害关系者管理,9.5.1 遵循沟通原则,30,/46,P.237,语义上的障碍,知识经验水平的限制,知觉的选择性,心理因素的影响,组织结构的影响,沟通渠道的选择,信息量的多少,9.5 利害关系者管理,9.5.2 影响项目沟通的因素,31,/46,P.238,9.5 利害关系者管理,9.5.3 使用沟通技巧,科学研究表明，在面对面的沟通中：,只有,7,的内容是通过文字表达的；,有,38,的内容通过语调来表达；,有,55,的内容需要通过面部表情来表达。,沟通技巧的掌握是一门科学，也是一门艺术，需要认真学习、刻苦训练。,32,/46,P.238,表,9-3,按沟通过程划分的技巧,9.5 利害关系者管理,9.5.3 使用沟通技巧,33,/46,P.238,9.5 利害关系者管理,9.5.3 使用沟通技巧,美国护理专家罗杰斯做过的一项科学研究表明，人们,能记住的东西,有如下规律：,听到,的内容的,5,；,读过,的内容的,10,；,