MBA行政文秘时间管理mqf

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第五讲 行政文秘的时间管理,广东众行管理顾问有限公司提供,课程程序,1分析时间,2诊断工作环境，提高工作效率,3立即改变,4.跨越时间管理陷阱,一.分析时间,每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作,分解困难的任务，逐个击破,在上班的路上大致计划一下当天的工作,将工作日以30分钟进行分割,及时更新工作日志记忆往往是不可靠的。,诊断工作环境，提高工作效率,办公室里弥漫的4大效率毒素：,声音干扰,职能干扰,空间干扰,设备干扰,讨论：,如何排除办公室4大效率毒素？,办公室“排毒4味丸”,第一味：根据工作需求和程序从新安排办,公桌,第二味：保障公共空间和私人空间的独立,第三味：有效利用办公设备,第四味：利用设备和训练减少声音的干扰,小办公室排毒案例,办公室面积：14平方米,办公室人员：,主管1人,秘书1人,下属3人,办公设备：,文件柜、公用电脑、5张办公桌等,小办公室排毒案例（续）,个人办公需求：,主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客）,秘书：两项（个人任务、接受主管安排的）,下属：单项（个人任务）,小办公室排毒案例（续）,主管：,办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰,秘书：,和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事,下属：,不受干扰的个人办公空间,效率专家挑错办公室,（图1）80分,错误1：,办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明，最好给每人配备照明用台灯。,错误2：,公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人,效率专家挑错办公室,（图2）60分,错误1,公共通道和私人空间交叉,错误2 接待空间在办公室尽头,错误3 秘书与主管座位离开太远,错误4 电脑显示器朝向不对，造成反光,错误5 办公室没有隔板，声音干扰严重,错误6 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据,效率专家挑错办公室,（图3）70分,错误1 公共通道过长,错误2 主管个人空间失去接待功能,效率专家挑错办公室,（图4）满分,优点1 充分利用有阳光的窗口位置,优点2 私人空间和公共空间交叉减少,优点3 利用隔板阻断过多噪音,优点4 主管与秘书沟通方便,优点5 减少访客对其他人的干扰,办公室排毒DIY,自我检测问题：,我的办公桌为什么要放在这个位置？,我的工作空间和公共通道是否过近？,我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？,我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？,提出办公室改善建议。,二.时间管理的陷阱,猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,不好意思拒绝别人,“反正时间还早”拖延,文件满桌病,喋喋不休的“电话粥”,源源不断的信息,1.,猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,没时间做计划,工作是程序化，规律化，根本没必要做计划,计划常常被打断,不喜欢被计划束缚,“船到桥头自然直”,2.不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易,拒绝请托会触怒请托者从而,导致请托者报复,我想做一个广受爱戴的人,我不懂得如何拒绝,3“反正时间还早”拖延,帕金森定律,工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。,时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,4文件满桌病,安全感,犹豫的个性,半途而废的工作习惯,个人的喜好,5喋喋不休的“电话粥”,不分优先顺序打电话,没有充分准备就打重要电话,电话的谈话离题,与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制,6源源不断的信息,纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告,电子的形式：电子邮件、互联网,声音的形式：面谈、电视、广播、电话,三.,如何跨越时间陷阱,要事第一,以最终的结果来开始行动（以终为始）,学会说“NO！”,办公桌上的“5 S”运动,恰当、有效地使用电话,筛选信息,1.要事第一,“大石头”理论与“二八”定律,ABC法则,办事的优先次序,并行工作法,2.以终为始,是必须要做的吗？,不完成会怎样？,是自己想要的吗？,和目标直接相关吗？,回报及收益高吗？,3.学会说“NO！”,1.耐心倾听,2.如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长点时间,3.显示慎重,4.表情应和颜悦色,5.态度坚定,3.学会说“NO！”,6.指出拒绝的理由,7.拒绝的是请托而不是他,8.如有可能为他提供其他可行途径,9.切忌透过第三者来拒绝,4办公桌上的“5 S”运动,整理 整顿 清扫 清洁 修养,整理废纸篓的作用,文件存档系统,“各就各位”的摆置,集中精力做一件事,不要总是重复处理同一文件,不要为了表面的整洁而塞入一处,下班前的清理,5有效、恰当地利用电话,选择打电话的时间,按照优先顺序打电话,清楚每个电话要讨论的要点,对于自己花在每个电话的时间，做到心中有数,6 筛选信息,迅速处理,妥善存放,没有保存价值的资料就销毁,运筹他人的时间,时间管理矩阵图,危机,紧急的问题,有限期的任务、会议,准备事项,准备事项,预防工作,价值观的澄清,计划,关系的建立,真正的休闲充电,授能自主管理,干扰，一些电话,一些信件、报告,许多紧急事件,许多凑热闹的活动,细琐、忙碌的工作,一些电话,浪费时间的事,“逃避性”活动,无关紧要的信件,看太多的电视,紧急,不紧急,重要,不重要,五、时间管理的工具,1月历,2,行事历与甘特表,3,效率手册,4,商务通与订房卡,5 闹钟,6.其它工具,六.你的计划,确立目标,探寻达成目标之各种途径,转化为每周或每日之工作事,编排每周或每日的行事次序并执行之,定期检讨,谢谢大家！,