公文撰写与规范

,按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,Company Logo,*,LOGO,按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,公文撰写与规范,2,1,、公文的特点,2,、公文处理的要求,3,、行政公文的作用,4,、公文的文种选用,5,、公文的行文规则,概 要,10,、铁道部机关公文格式规定,9,、常用文体的写法,8,、公文的版记,7,、公文的标题,6,、法定行政公文的眉首,第一节 公文的特点,法 定 性,1,实 用 性,2,规 定 性,3,群 体 性,4,5,指 定 性,（一）在内容上：,1.,情况、材料必须真实、准确。,2.,符合党和国家的方针、政策、法律、法规和有关规定。,3.,观点正确，提出的措施切实可行。,（二）在形式上具有区别于其他文字载体的显著特征：,1.,文体是兼有叙事、议论、说明特点的实用文体，不能虚构、夸张，绝少抒情和描写。,2.,结构形式具有特定的体例。,3.,具有规范的格式。,4.,文字表达符合语法规范。,（三）运行过程中有严格的行文规则和办理要求。,第一节 公文的特点,第二节 公文处理的要求,公文处理的对象是公文，公文的性质决定了公文处理工作必须保证公文的质量，充分发挥公文的效力和作用，从而使各级党政机关依法履行其职责。由于公文处理工作性质如此重要，对其也就提出了严格要求。行文要少而精，注重效用。,及时、准确、安全。这是对公文处理三位一体的全面要求。公文处理不安全，或损坏丢失，或失密泄密，都会造成损失。,四、,三、,二、,一、,领导指导作用,宣传教育作用,公务联系作用,依据凭证作用,第三节 行政公文的作用,（一）公文分类的意义：,1.,有利于行政公文写作,2.,有利于行政公文的传递和处理,（二）公文分类的方法：,1.,根据行文方向分类,2.,根据缓急程度分类,3.,根据秘密等级分类,4.,根据发布范围分类,5.,根据作用分类,6.,根据来源分类,第四节 公文的文种选用,一、行文关系与行文方向：,1.,同一组织系统中的领导与被领导关系,2.,同一业务系统中的指导与被指导关系,3.,同一系统中的同级平行关系,4.,非同一系统的不相隶属关系,由于工作关系不同，行文关系也就不同；行文关系不同，又决定了行文方向的不同。,行文方向，即公文依据一定的行文关系，由发文机关向收文运行的方向。机关之间的相互行文可以分为上行、下行与平行三个方向。,第五节 公文的行文规则,上行，是上级机关把公文发送给下级机关；平行，就是同级机关之间或者不相隶属机关之间相互发送公文。,沿着这三个方向运行的文件也就被分别称为上行文、下行文、平行文。,上述三个行文方向通常用在机关之间的相互行文，而发文机关以公开发布的方式传达需要社会各方一体周知的信息则被称为“泛行文”。,在以上四种行文关系中，前两种属于上下级关系，可以使用上行文、下行文；第三种行文关系当然应使用平行文；第四种行文关系即不相隶属关系，它不属于上下级关系，不可以使用上行文与下行文，只能视同平行关系，使用平行文。,第五节 公文的行文规则,二、行文方式的种类：,1.,逐级行文；,2.,多级行文；,3.,越级行文；,4.,直接行文。,以上四种行文方式，前三种使用上行文和下行文，第四种使用平行文。发文机关在行文时，不仅应明确行文关系、掌握行文方向，还应根据工作需要正确选用行文方式。,三、法定行政公文行文规则：,1.,确有必要才行文的原则,2.,正确确定行文关系的原则,3.,注意党政分开的原则,4.,正确选择主送抄送机关的原则,第五节 公文的行文规则,确定主送机关的原则,（,1,）依照公文内容涉及的部门及其职权范围确定主送机关。凡属主管部门职权范围的具体事项，一律直接报送主管部门处理。,（,2,）上行文通常只能确定一个主送机关，不能多头主送。,（,3,）受双重领导的机关向上行文，必须根据公文内容明确表明一个主送机关，如果必要，可将另一上级机关列为抄送机关，不可两者一并主送。,第五节 公文的行文规则,确定抄送机关的原则,（,1,）发文机关向下级机关或本系统的重要行文，应当同事抄送给直接的上级机关。,（,2,）发文机关向上级机关行文请示，一般只写一个主送机关。,（,3,）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,（,4,）发文机关一般不得越级请示和报告，如遇特殊情况越级上行文，通常应当把文件抄送给被越过的上级机关。,（,5,）文件内容涉及有关机关的职权范围，需征得其配合支持时，应把其列为抄送机关；文件内容要求主送机关主办，同事要求相关机关依照办理，相关机关也应被列为抄送机关。,（,6,）抄送机关的范围要适当，应当抄送的机关不可遗漏，凡与文件办理无关的机关一律不予抄送。,第五节 公文的行文规则,行文请示必须遵循以下原则：,注意：请示只能用于下级机关向上级机关行文。,1.,一文一事,2.,一个主送,3.,不报送个人,4.,不抄送下级,5.,报告不可夹带请示事项,6.,协商之后再行请示,7.,同级之间不用请示,第五节 公文的行文规则,在法定行政公文的格式中，置于公文首页红色反线（即宽度等同于版心,156mm,、粗为,1mm,的红色粗实线，也称作横隔线）以上的各个要素统统为眉首，也就是我们以往所说的文头。在这部分，公文格式共有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人,6,个要素,。,第六节 法定行政公文的眉首,一、发文机关标识,“发文机关标识”常被称作版头，一般由发文机关名称（全称或规范化简称）后加“文件”二字组成，置于公文首页的上部。发文机关标识的作用主要是表明公文的法定作者，体现公文的严肃性、庄重性。,发文机关标识的字体，使用字体庄重的小标宋体字。,第六节 法定行政公文的眉首,二、发文字号,发文字号一般由发文机关代字、年份和序号三部分组成，如“大西铁综,201212,号”作为大西公司,2012,年第,12,号发文的文号，其中“大西铁”是公司的代字，“综”是部门代字。“,2012,”表示年份，“,12,号”是,2012,年的发文序号。,构成文号有三个要素：,a.,代字；,b.,年份；,c.,序号,第六节 法定行政公文的眉首,三、秘密等级和保密期限,我国现行的公文的秘密等级分为三级，从高到低依次为：绝密、机密、秘密。,如果只标注秘密等级，要用,3,号黑体字顶格标印在版心右上角第,1,行，两字之间空,1,字的距离。绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。,表明文件密级的同时应当标注保密期限。同事标注这两者，要用,3,号黑体字顶格标印在版心右上角第,1,行。秘密等级在前，两字之内不空字以免拉长此行，其后标注“”，再标印具体的保密期限，如“机密三年”，“绝密长期”。,第六节 法定行政公文的眉首,四、紧急程度,紧急程度也称“缓急程度”，是对公文送达和办理上的时限要求。公文标注紧急程度就与其他公文有所区别，能够引起公文传递与处理人员的特别注意，从而保证急件优先、避免延误。因此，紧急公文必须标注紧急程度。,公文标注紧急程度，要用,3,号黑体字顶格标印在首页版心右上角第,1,行，两字之间空,1,字的距离。,第六节 法定行政公文的眉首,五、公文份数序号,份数序号简称“份号”，是指依据同一文稿印刷若干份文件时，每份文件的顺序编号，也就是每份文件在总印数中的次序号。,标注份号，要使用阿拉伯数字顶格标注在公文首页版心左上角第,1,行。应依据公文的份数来决定，但至少不能少于两位，即“,1,”应编为“,01,”，否则会使人以为是误印上去的。,份数序号与文件的印制份数有着内在的制约关系,份号只能小于或等于印制份数。,第六节 法定行政公文的眉首,签发人在文件首页的标注位置，是在红色反线之上,4mm,处，与发文字平行。发文字号居左，距版心左边缘空,1,字；签发人姓名居右，距版心右边缘,1,字。具体方法：“签发人”三字在前，用,3,号仿宋体字，后标全角冒号；冒号后用,3,号楷体字标注签发人姓名。,第六节 法定行政公文的眉首,公文标题的作用主要有三种：,一是便于阅文。二是便于引用。三是便于管理。,（一）三项式标题： 这种标题的构成要素有三项：发文机关,+,事由,+,文种。,（二）两项式标题： “事由,+,文种”形式。,（三）转文式标题,1.,转批性通知；,2.,转发性通知；,3.,发布（印发）性通知。,它的结构是：发文机关,+,事由（转发、批转、印发,+,被转文件标题）,+,文种（通知）。,一是省略重复词语和书名号。,二是简化被转文件的范文机关名称。,三是合并被转文件。,四是文号替代标题。,五是删去中间层次。,第七节 公文的标题,一、主题词,（一）主题词的标引思路和方法,先标类别词，再标类属词；标引类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。,1.,必须熟悉本系统公文主题词表,文件标注的主题词，基本上都引自公文主题词表。也就是说，主题词表是标引主题词的依据。,主题词表分为三个层次：第一层是对主题词区域的分类。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“基本建设”类中的“基本建设”、“勘测设计”等。第三层是类属词，如“基本建设”下的“施工”、“拆迁”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的实际标引。,第八节 公文的版记,例如：六、基本建设,(45),1,、基本建设,(3 0),安装 爆破 拆迁 电气化 发包 房屋,改建 工程 缓建 机械 价差 监理,建设 建筑 竣工 开工 扩建 临建,农田 排水 前期工作 施工 水利 停建,新建 验收 移交 征地 资质,2,、勘测设计,(1 5),测量 初步设计 地质 航测 航道 鉴定,勘察 任务书 图纸 选线 遥测 遥感,走向,第八节 公文的版记,2.,必须掌握主题词的标引方法和要求,主题词的标引顺序是先标类别词，再标类属词；标引类属词时候，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。,类别词（,1,个）,+,反映内容的词（,4,个）,+,表示文种名称的词（,1,个）。最多不超五个词。,主题词的标注位置在版记顶部，“主题词”三字用,3,号黑体字，居左顶格标注，其后加冒号。主题词的具体词目要用,3,号小标宋体字标注，词目之间空,1,字距离，不加标点符号。,3.,必须了解主题词的标引思路及步骤,标注主题词前要仔细分析文件标题和正文，准确概括文件的主题。,第八节 公文的版记,二、标引主题词的注意事项,可选用铁道部主题词表中与主题最直接关联的两个或两个以上类属词组配标引。,三、印发机关和印发日期,印发日期以文件付印的日期为准，必须写全具体的年月日。标明文件的印发日期，既能通过成文日期与印发日期的间隔天数看出印发机关的发文效率，又能使收文机关通过印发日期与收到日期的间隔天数了解公文的传递效率。,印发机关与印发日期应当标注在抄送机关之下。,第八节 公文的版记,一、通知的用法与分类,（一）指示性通知,（二）转文性通知,1.,批转性通知,2.,转发性通知,3.,发布（印发）性通知,这种通知与批转性、转发性两种通知既有共性又有区别：共性在于批转性、转发性两种通知都是下转其他单位制发的文件，而发布（印发）性通知所发布的基本上都是本机关用非法定公文文种制发的规范性、计划性文件。,发布性通知发布的文件文种很杂，包括一些规定、办法、制度、规程、意见、计划、规划、方案、纲要、要点等。再次就文件有否签署来说，两者若都以行政机关的名义发布，公布令须有行政机关首长签署，而发布性通知则不必。,第九节 常用文体的写法,-,通知,二、通知的特点,1.,作者的广泛性；,2.,用途的多样性；,3.,使用的频繁性；,4.,写作的灵活性。,三、各类通知的写法与例文,（一）标题,1.,三项式标题：,即“发文机关,+,事由,+,文种”。例如,国务院办公厅关于限制生产销售使用塑料购物袋的通知,（国办发,200772,号）的标题，这是通知标题的规范形式，也是最常用的一种写法。,第九节 常用文体的写法,-,通知,2.,事由,+,文种：,如：新闻出版总署,关于查处“恐怖灵异类”音像制品的通知,（新出音,2008189,号）的标题。以往几个单位联合下发通知，常使用这种标题。,3.,转文性通知标题：,这种标题实际上也是三项式标题，它的结构是：发文机关,+,事由（转发、批转、印发,+,被转文件标题）,+,文种（通知）。由于标题之中有标题（有时不止一个），所以这种标题通常较长，为使其简洁精炼，可以采用以下方法进行简化：,第九节 常用文体的写法,-,通知,其一，省略重复的词语。在标题“国务院办公厅关于转发,部,关于,（事由）的意见,的通知”中，“关于”和“的”都是重复的，删去第一个“关于”和“的”。同时，按照,国家行政机关公文处理办法,关于“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”的要求，删去被转文件标题的书名号，标题成为：“国务院办公厅转发,部关于,（事由）意见的通知”。,其二，合并被转文件。如果用一个通知来转发几个相关的文件，不应该在通知的标题中把被转文件标题一一列出，妥当的做法是将其合称为“,个文件”。,第九节 常用文体的写法,-,通知,其三，文号替代标题。如果被转文件标题过长，可用被转文件的发文字号替代之。,其四，删去中间层次。有的文件会被几层机关逐级转发，以至于最后转发的机关难以撰拟公文标题。此时，中间基层转发机关应该忽略不计，把标题写成：发文机关,+,转发最上一级文件（或批转最下一层文件）,+,通知，至于各级对文件的转发情况，转发单位可在自己通知的正文中加以说明。,第九节 常用文体的写法,-,通知,2.,撰拟通知标题应该注意的问题,（,1,）“发文机关,+,文种”的写法应该慎用。,（,2,）仅用文中名称“通知”二字做公文标题是错误的。,（,3,）“紧急通知”的用法。如果通知的事项十分紧急，可以把“紧急”二字直接写入公文标题之中，放在文种“通知”之前。,例如：,国务院办公厅关于做好防范大雾天气影响交通安全工作的紧急通知,（国办发明电,200754,号）的标题。如此标注，即使文件不方便显示格式上的紧急程度，仅有公文标题一项也不会贻误文件的传递与处理。,第九节 常用文体的写法,-,通知,（,4,）“补充通知”的用法。如果通知的事项是发文机关对不久前同一内容所发通知的补充，可以在后续通知的标题中加入“补充”二字，放在文种“通知”之前。,例如：国务院的两个文件：,国务院关于进一步完善粮食流通体制改革政策措施的通知,（国发,199911,号）在前，,国务院关于进一步完善粮食流通体制改革政策的补充通知,（国发,199920,号）在后。,第九节 常用文体的写法,-,通知,（二）主送机关,写作通知须有明确的阅知对象，因此通常必须规范地标示出主送机关。即使是在一定范围内的普发性通知，至少也要在附注处标明文件的发至范围。,（三）正文,四类通知的正文写法各不相同：,1.,指示性通知：其结构包括三部分：,（,1,）发文缘由,这部分要简要地说明为什么要发通知布置这项工作。通常的写法是先写原因（包括这项工作的重要性、以往的成绩、现存的问题，由此引出解决问题的必要性），再写目的。,第九节 常用文体的写法,-,通知,例如：“饮用水是人类生存的基本需求。党中央、国务院对饮用水安全保障工作高度重视，胡锦涛总书记、温家宝总理多次作出重要批示。近年来，中央和地方加大了城乡饮用水安全保证工作的力度，采取了一系列工程和管理措施，解决了一些城乡居民的饮用水安全问题。但是，饮用水安全形式仍十分严峻，不少地区水源短缺，有的城市饮用水水源污染加重，一些农村地区饮用水存在苦咸或含有高氟、高砷及血吸虫原体等问题，对人民群众健康构成严重威胁。为进一步加强饮用水对人民群众的重要性，肯定了近年来城乡饮用水安全保障工作取得的成绩，然后突出写了当前应用水安全工作存在的问题，指出其严重危害，由此引出“进一步加强饮用水安全保障工作”的必要性，也就引出了发文目的，随之以“现就,通知如下”的承启语过渡到正文的第二部分,通知的事项。,第九节 常用文体的写法,-,通知,（,1,）通知事项,这部分是指示性通知主体，一定要条理清晰、语气准确地写清楚所布置工作的内容、做法及要求等。如果内容稍多，应该分层列项。每一项的内容必须集中明确，项与项之间要有一定地内在联系。如果篇幅很长，还要注意用事项分成若干个问题，各有标题，层次清晰，逻辑严密，逐一阐述。,（,3,）通知尾语,指示性通知多数是在最后部分使用诸如 “各有关部门要”的句式写作要求式尾语；也有的用说明式尾语；没有的通知意尽言止，不加尾语。,第九节 常用文体的写法,-,通知,（四）审核,发文审核的重点是：,（,1,）是否确有行文必要,（,2,）是否符合行文规则,（,3,）文稿内容是否符合要求,（,4,）公文格式是否符合规定,（五）签发,（,1,）不得越权签发,（,2,）必须先核后签,第九节 常用文体的写法,-,通知,（六）复核,（,1,）检查审批签发手续是否完备,，,包括文稿的审核人、签发人是否具有审核签发该文稿的职权，是否明确地签注了意见，是否签署了姓名及日期。,（,2,）检查附件材料是否齐全，包括附件的件数，每件的份数与附件说明是否一致，每份附件的页数是否齐全，内容是否完整，字迹是否清晰。,第九节 常用文体的写法,-,通知,（,3,）检查公文格式是否统一范围，包括公文标题、主送机关的撰拟与排列，正文中层次序数及数字的使用，成文日期的标识，标点符号及页码的标注等。还有负责编排标注发文字号、密级、紧急程度、发送范围、印制分数及各项目的字体字号等。,（,4,）检查文稿的内容、文字有否纰漏。,文稿复核无误，即可交付印刷、制作正本；如发现确需要进行实质性修改的问题，应向签发人汇报，得到其同意后，才可按程序修改并重审、重签。,第九节 常用文体的写法,-,通知,一、报告的用法与分类,（一）报告的用法：报告是下级机关用来向上级机关汇报工作情况、答复上级机关询问的陈述性公文。,（二）报告的分类,1.,按行文关系分类：（,1,）下级机关给上级领导机关的报告；（,2,）业务职能部门给自身领导机关的报告；（,3,）下级业务部门给上级业务主管部门的报告。,2.,按产生背景分类：（,1,）主动报告；（,2,）被动报告；（,3,）例行报告。,3.,按内容分类：（,1,）工作报告；（,2,）情况报告；（,3,）上复性报告；（,4,）调查报告；（,5,）检讨报告；（,6,）报送性报告。,4.,按内容所设计的范围分类：（,1,）综合报告；（,2,）专题报告。,第九节 常用文体的写法,-,报告,5.,按行文目的分类：,（,1,）呈报性报告（汇报性报告）。即行文目的在于让上级机关了解有关情况而无批转要求的报告，上复性报告便属于此类。,（,2,）呈转性报告（建议性报告）。即呈报给上级机关并要求其批转给有关单位执行的报告。这类报告多出自业务职能部门对与本部门职责有关的工作提出意见或建议，需要同级的其他机关或不相隶属机关配合执行，按照惯例，只有向双方共同的上级领导机关报送呈转性报告，请上级将报告批转各有关单位贯彻执行。,第九节 常用文体的写法,-,报告,二、报告的特点,1.,写作时机的事后性；,2.,文件内容的陈述性；,3.,行文方向的单向性。,三、各类报告的写法,（,一）标题：,报告标题最常用的写法是“事由,+,文种”。,（二）主送机关：,报告作为上行文种，主送机关不可省略。,第九节 常用文体的写法,-,报告,（三）各类报告常用写法：,1.,工作报告,其结构一般包括以下三个部分：,第一部分：导语：多用两种写法：一种是交代报告产生的背景，多数报告都以这种形式开头。另一种是概括工作的基本情况。,第二部分：工作进展情况与经验体会。,第三部分：工作中存在的问题及下步的打算、意见或者建议等。,第九节 常用文体的写法,-,报告,一、请示的用法与分类,（一）请示的用法：,请示是下级机关向上级机关请求指示或请求批准事项时使用的公文文种。对于发文机关来说，直接的上级机关有两种：一是具有领导关系的上级机关；二是具有业务指导关系的上级机关。,不属于这两种关系，通常不宜行文请示。,请示适用的情况：,（,1,）下级机关在工作中遇到新情况，既无先例，又无章可循，必须上级机关给以指示方能继续工作，应行文请示。,第九节 常用文体的写法,-,请示,（,2,）下级机关对法律、法规及上级的正常规定不甚了解而难以执行，必须上级机关给以明确解说方能执行，应行文请示。,（,3,）下级机关内部或与相关机关之间在重要问题上意见分歧，无法同意，必须上级机关裁决方能正常工作，应行文请示。,（,4,）下级机关遇到自身无权决定、必须经过上级机关批准方能办理的事项，应行文请示。,（,5,）下级机关安排处理重大事项，必须经过上级机关批准方能避免失误，应行文请示。,第九节 常用文体的写法,-,请示,（二）请示的分类：,1.,请求指示的请示：旨在请求上级机关对有关工作做出明确指示的请示。,2.,请求批准的请示：旨在请求上级机关批准所请示的具体事项（如机构设置、人事编制、经费物资等）或所报批文件（如规划、方案等）的请示。,二、请示的特点与写作要求,（一）请示的特点：,1.,内容上的单一性；,2.,目的上的期复性,。,第九节 常用文体的写法,-,请示,（二）请示的写作要求,1.,一文一事：,2.,一个主送：,3.,不报送个人：,4.,不抄送下级：,5.,结构正确：请示的两项式标题、三部分内容都应合乎要求,标题的结构应是“事由,+,文种”，事由要精炼，文种要准确,;,正文的三部分内容缺一不可，其中的理由要充分，事项要明确，尾语要适当。,6.,用语得体：作为上行的请求性公文，请示的用语十分重要。无论请示的事项如何急切，都应仔细斟酌，使词语分寸得当、语气谦敬得体。,第九节 常用文体的写法,-,请示,三、各类请示的写法,（一）标题：,请示的标题有两种写法：,1.,事由,+,文种 ；,2.,发文机关,+,事由,+,文种,（二）主送机关：,“请示”必须注明主送机关，其主送机关一般只写一个；如需将请示同时送其他机关，应将这些机关的名称列入抄送栏中，但发文机关不得将请示抄送给自己的下级机关；请示通常不越级行文；若非上级机关负责人直接交办的事项，发文机关不得向其直接报送请示；受双重领导的机构行文请示，应根据其内容写明主送机关和抄送机关。,第九节 常用文体的写法,-,请示,（三）正文：,请示的正文包括如下三部分：,1.,请示的缘由（ “为什么请示” ）,具体来说，如因工作中遇到新情况、新问题而向上级机关请求指示，就应把新情况出现的背景、经过、现状、问题的具体表现及其突出之点具体明确地写清楚；如对法规、政策不甚了解而以向上级机关请求请示，就应详引法规、政策的条文内容并说明疑问之点；如因工作中的分歧意见而向上级机关请求指示，就应说清围绕什么问题存在哪几种不同意见；如因申办某种事项而向上级机关请求批准，就应说明筹办这一事项的意义、目的、根据以及主客观等方面的可能性；如请求上级机关帮助解决实际困难，就应按照“工作需要解决,自身无力解决,请求帮助解决”的思路，说明寻求帮助的合理性及给予帮助的必要性；如因处理重大事项而向上级机关请求批准，就应写清该事项的重要性以及本机关处理该事项的初步方案。,第九节 常用文体的写法,-,请示,2.,请示的事项（ “请示什么” ）,如是请求指示的请示，可以写明哪些问题需要上级机关的明确指示，也可以写明发文机关的初步意见，请上级机关批示可行与否；还可以在不同意意见的基础上写明发文机关的倾向性意见，请上级机关批示。,如是请求批准的请示，必须详细明确地写出需要上级机关批准哪些事项，是要求增加人、财、物还是批准一个文件，是筹建某一机构还是筹办某一活动等。要注意写清楚该事项的时间、地点、规模等细节，以利于上级机关的批复。,无论何种请示，其事项都必须单一而明确。在理由正当而充足的前提下，事项越明确、条件越充分，被上级机关批准的可能性越大。,第九节 常用文体的写法,-,请示,3.,请示的尾语,这是全文的最后部分，它必要而简洁，起着凝练概括、明确提出请示要求的作用。撰写尾语要另起一行，语气谦和、用语得体。如请示指示，可用“特此请示，望批复”、“以上意见当否，请批复”、“妥否，请指示”等，如请求批准，可用“以上意见如无不妥，请批准”、“以上请示，请予审批”、“以上请示妥否，请批复”等。请示的尾语不可用“妥否（当否、可否），请批准”这样带有逻辑错误的用语，也不宜泛泛使用“请批示”、“请批复”等语，应该与请示的事项吻合，有其针对性。,第九节 常用文体的写法,-,请示,（四）印章与成文日期：,由于请示的标题基本上都是“事由,+,文种”的结构，从标题中看不出发文机关，因此请示的发文机关标识与印章就尤为重要。请示的发文机关通常是一个，也可以是同级的几个机关。如果几个机关联合行文请示事项，主要发起机关应该排列在前。,请示的成文日期应按照公文格式的要求，规范地标印在正文之下，其上加盖印章。,第九节 常用文体的写法,-,请示,三、各类请示的写法,（一）标题：,请示的标题有两种写法：,1.,事由,+,文种 ；,2.,发文机关,+,事由,+,文种,（二）主送机关：,主送机关一般只写一个。,（三）正文：,请示的正文包括如下三部分：,1.,请示的缘由（ “为什么请示” ）,2.,请示的事项（ “请示什么” ）,3.,请示的尾语,（四）印章与成文日期：,请示的发文机关通常是一个，也可以是同级的几个机关。如果几个机关联合行文请示事项，主要发起机关应该排列在前。,第九节 常用文体的写法,-,请示,一、函的特点与分类,函是机关单位之间用来商洽工作、询问和答复问题时使用的一个公文文种。,（一）函的行文方向：函的本意就是信件。,（二）函的特点：,1.,行文主体的广泛性；,2.,文种用途的多样性。,（三）函的分类：,1.,按行文时间先后可分两类：,（,1,）主动发函；（,2,）被动复函。,2.,按内容与作用可分七类：,（,1,）商洽函；（,2,）询问函；（,3,）请批函；（,4,）答复函；（,5,）邀请函；（,6,）知照函；（,7,）慰问函。,第九节 常用文体的写法,-,函,二、各类函的写法,1.,标题：函的标题有两种写法：,（,1,）事由,+,文种。如,关于尽快召开跨既有线施工安全卡控要点评审专题会议的函,的标题。,（,2,）发文机关,+,事由,+,文种。如,大西铁路客专公司关于同意,XX,标段撤并第,X,项目部的函,的标题。,复函的标题，通常需在文种“函”之前加标一个“复”字，写作“复函”。,2.,主送机关：函必须标明主送机关。其主送机关可以是一个，也可以是若干个，可以用全称或规范化简称，也可以用统称。,第九节 常用文体的写法,-,函,3.,正文,（,1,）主动发函,主动发出的函，正文包括三部分：,首先是发函缘由，应写明去函的原因、理由、背景、根据、目的等。如是请批函，在写法上与请示的第一部分相同，理由一定要充足。,其次是去函事项，这是去函的核心部分。应明确表述去函的意图，或是将有关信息告知对方，或是请对方协办有关事项，或是向对方询问有关问题，或是请求对方批准某一事项，写作上一定要具体清楚，明白无误。,再次是去函尾语，通常是对对方的希望、要求。如“特此函商”、“特此函询”、“请研究批准”、“请函复”、“,为盼”等。也可以省略尾语。,第九节 常用文体的写法,-,函,（,2,）复函,复函的正文也有三部分：,首先是复函缘由，即在开头部分首先说明要对收到的哪个文件进行回复。规范的做法是引述来件的标题与文号。不过引述来文日期及要点如“,2012,年,2,月,27,日来函收悉，关于,问题经研究答复如下”的做法当前也时有所见。如果本部门此次复函是奉领导机关之命对某下一级单位主送领导机关的请示等文种作答，那么在缘由部分，务必按照行文规则的要求，写上“经,XXXX(,上级机关名称,),批准，现函复如下”、“经,XXXX,（上级机关名称）领导同志同意，现就有关问题函复如下”之类的说明性文字。,其次是复函内容，这部分是复函的重点，写作上一定要针对来函的事项作答。如复的是询问函，应给予明确的答复；如复的是商洽函、请批函，应明确表态，条理清楚地说明意见。,再次是复函尾语，常用“特此函复”、“特此函告”等尾语。,第九节 常用文体的写法,-,函,三、函的写作要求,1.,慎选文种：不相隶属机关之间行文，基本文种就是函。发文机关请求批准事项，对上级机关须用请示，对不相隶属机关就要用请批函。发文机关印发文件，对下级机关要用通知，对不相隶属机关就是要用知照函。在行文时是否使用函，一定要把公文内容与行文关系结合起来考虑，慎重选择。,2.,一函一事：主动发函，多需要对方复函。为方便对方阅文办理及复函，发函应一文一事。,3.,语气适当：函基本是不相隶属机关之间的，因此撰写时无论主动发函还是复函，都应注意语言恳切得体、语气礼貌平和，给收文机关以平等相待、诚恳务实的印象。,第九节 常用文体的写法,-,函,一、会议纪要的用法与特点,（一）会议纪要的用法,会议纪要是在会议结束之后形成的记载会议基本情况的议定事项的公文文种。,并非所有会议都须撰写会议纪要。若会议内容较为重要且应纪要备查，有必要让相关人员了解会议情况和会议精神，但舍“纪要”又无其他合适方式，才有必要形成会议纪要。,会议纪要的作用主要有四：首先是全面系统地记载会议情况，以备日后查考；其次是便于向下级机关传达会议精神；再次是便于向有关单位及人士通报会议情况；第四是便于向上级机关汇报会议情况。,（二）会议纪要的特点,1,内容的纪实性；,2,写作的纪要性；,3,作用的知照性。,第九节 常用文体的写法,-,会议纪要,二、会议纪要的分类与特定格式,（一）会议纪要的分类,1,根据发文形式分类，可分为两类：单体行文的会议纪要，复体行文的会议纪要。,2,根据会议类型分类，可分为四类：大型专题性会议纪要；日常工作会议纪要；协议性会议纪要；研讨性会议纪要。,（二）会议纪要的特定格式,三、会议纪要的语气及动词使用,（一）会议纪要的写用语气，采用第三人称的语气，使用“会议听取了”、“会议研究了”、“会议认为”、“会议强调”、“会议号召”等惯用语，以会议的语气来写。,第九节 常用文体的写法,-,会议纪要,（二）会议纪要写作中的常用动词：,“传达、介绍、听取、回顾、交流、分析、研究、审议、通过、提出、讨论、认为、指出、决定、同意、明确、要求、强调、希望、号召”等常用动词。,这些常用动词是分层次的：,“传达、听取、介绍”为第一层。,“提出、讨论、认为、指出”为第二层。,“同意、明确、决定、强调、要求”等为第三层。,以上动词排列的有序性，显示了会议纪要内容排列的内在合理性和逻辑性。,第九节 常用文体的写法,-,会议纪要,四、各类会议纪要的写法与例文,（一）日常工作会议纪要的写法与例文：,这种纪要由三部分组成：,1,固定版头。版头的构成要素依次是：标题、届次数、横隔线。,2,会议概况：会议召开的时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、记录人及会议议题等。,3,议定事项，从会议概况到议定事项的过渡主要有两种方法：,一种是居中标注“会议纪要”或“议定事项”字样，然后采用分项概述法写作议定事项；,另一种是在介绍会议概况之后，用“现纪要如下”引出议定事项。,第九节 常用文体的写法,-,会议纪要,（二）其余三种会议纪要的写法,1,标题,会议纪要是以会议的名义制发的，所以其标题的最基本写法是“会议名称,+,文种”。在写作中，如会议名称是“,会议”，为避免重复，文种只标“纪要”两字即可，如,全国档案工作会议纪要,、,XXX,省林业工作会议纪要,；如会议名称是“,会”，如座谈会、研讨会、现场会、交流会等，文种一般应标写齐全，如,广西壮族自治区人民政府百色地区撤地设市现场办公会议会议纪要,。,某些用于发表或交流情况的座谈会、研讨会等会议纪要，其标题还可写成正副标题的形式。其正标题概括会议的基本精神，副标题由会议名称与“纪要”两定组成。,第九节 常用文体的写法,-,会议纪要,2,正文：正文包括导语、主体和尾语三个部分。,导语部分要介绍会议的概况，包括会议召开的依据和目的，会议的批准机关与主办机关，会议的完整名称及起止时间、召开地点，与会人员的范围及领导到会情况，会议的主要议题、议程，会议的收效及对会议总的评价等。写完这一部分后，可用“会议纪要如下”等承上启下的语言来过渡。,第九节 常用文体的写法,-,会议纪要,主体部分是会议纪要的核心，通常应采用归纳分类法来写作，即把会议内容按照其内在联系和逻辑顺序归纳概括成前后的序的几个方面，逐一进行阐述。如是大型专题会议纪要，可以在评价以往工作的基础上，重点阐述今后工作的任务和要求；如是座谈会纪要，可以集中介绍会议达成的共识；如是学术研讨性会议纪要，可以在介绍一致观点的基础 上说明会议上的不同观点。写作这种纪要经常用到“会议认为”、“会议指出”、“会议要求”、“会议强调”、“会议商定”、 “会议号召”等惯用再说语句。,第九节 常用文体的写法,-,会议纪要,尾语部分的写作有两种：,一种是在最后的自然估用“会议要求,”,、“会议希望,”,、“会议号召,”,等语句提出贯彻会议精神、搞好专项工作的说明、要求、希望或号召，大型专题型会议纪要基本上如此结尾。,另一种是内容简要、篇幅不长的会议纪要可以不写专门的尾语。,第九节 常用文体的写法,-,会议纪要,一、格式尺寸,1.,公文页边和版心尺寸,上白边（天头）：,37mm1mm,下白边（地脚）：,35mm1mm,左白边（订口）：,28mm1mm,右白边（切口）：,26mm1mm,版心：,156mm225mm,（不含页码）,2.,排版规格,每面,22,行，每行,28,个字。,第十节 铁道部机关公文格式规定,二、公文各组成部分标识规则,本格式将公文划分为眉首、主体、版记三大组成部分。公文首面红色反线（含）以上部分统称眉首；红色反线以下至主题词（不含）的部分统称主体；主题词以下部分统称版记。,1.,眉首,眉首由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、范文机关标识、发文字号、签发人等部分组成。,第十节 铁道部机关公文格式规定,2.,份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第,1,行，至少应编两位。,3.,发文机关标识,用红色小标宋体字居中排布，以庄重美观为原则；字号不大于,22mm15mm,；后加“文件”,2,字；联合发文主办机关排列在前，“文件”,2,字右侧上下居中。,发文机关标识上边缘距版心上边缘,20mm,；上行文的发文机关标识上边缘,80mm,，即增加,60mm,的空白供领导批示用。,第十节 铁道部机关公文格式规定,4.,发文字号,在发文机关标识下放一条红色反线，与版心同宽（,156mm,），与发文机关标识下边缘之间的距离为,30mm,（,3,行）。发文字号标识在第,3,行，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码；年份用全称，并用六角括号, ,括起；序号不编虚位，不加“第”字。,第十节 铁道部机关公文格式规定,5.,签发人,上行文应注明签发人，此时，发文字号居左空,1,字标识；签发人居右空,1,字标识，“签发人”,3,字后表全符冒号，签发人姓名用楷体。,如有多个签发人（或会签人），应利用发文机关标识与红色反线之间的,30mm,空间排布，排布不下可下移红色反线；排布时主办机关签发人应置于第,1,行，最后一个签发人应与发文字号同处一行。,第十节 铁道部机关公文格式规定,6.,主体,主体由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等部分组成。,8.,标题,用,2,号小标宋体字，在红色反线之下占,4,行，居中排布，回行时应保持词意完整，排列对称美观。,9.,主送机关,标题之下空,1,行左侧顶格标注，回行时仍顶格。最后一个主送机关后标全符冒号。如主送机关过多而使公文首面不能显示正文，应将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送机关。,第十节 铁道部机关公文格式规定,10.,主、抄送排列顺序。,公文主、抄送单位如较多，有一个排列顺序问题，铁道部发文的排列惯例是：,（,1,）主送：先路内，后路外；路外：先中央，后地方；先上级，后下级。,（,2,）抄送：先路外，后路内；路内：先部属，后机关。,（,3,）部属单位：先运输系统，后其他。,11.,正文,主送机关之下左空,2,字标注，回行顶格；以后每起一自然段左空,2,字。数字、年份不能回行。,第十节 铁道部机关公文格式规定,12. 附件说明,公文如有附件，应在正文最后另起一段注明附件名称和顺序。“附件”2字后标全符冒号，附件序号用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。,13. 成文日期： 用汉字书写，“零”写为“”。,14. 附注,公文如有需要说明的事项，左空2个字标识在成文日期之下的适当位置，用圆括号括起。上行文，应在此处标注联系人、联系 ，联系人应为能对该公文咨询作出答复的人，联系 应为市电。,第十节 铁道部机关公文格式规定,15.,附件,公文的附件应在正文之后另起一面排布，附件的左上角第,1,行顶格标识“附件”二字并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号。附件的名称应与附件说明的附件名称保持一致。如附件不能与正文一起装订，应在附件首面第一行标识公文的发文字号。,15.,版记：,版记由主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。,第十节 铁道部机关公文格式规定,16.,主题词,“主题词”,3,字用黑体字居左顶格标识，后加全符冒号；词目用小标宋体字，词目之间空,1,个字,。,17.,抄送机关,主题字之下左空,1,字标识“抄送”,2,字，后标全符冒号；回行时与上一行抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。,第十节 铁道部机关公文格式规定,三、页码,用,4,号半角白体阿拉伯数码标识，左右各放一条,4,号一字线，置于版心下边缘之下一行，单页码居右空,1,字，双页码居左空,1,字。如公文出现空白面，空白面和空白面以后的面不标页码。,四、公文中表格,横排,A4,型表格，页码置于表格左侧，单页码在左下角，双页码在左上角；表头单页码订口一边，双页码在切口一边。,第十节 铁道部机关公文格式规定,五、序次语后面如何使用标点符号,1.,“首先”“其次”“最后”“第一”“第二”等的后面，用逗号。,2.,“一”“二”“三”等的后面，用顿号。,3.,“,1,”“,2,”“,3,”等的后面用小圆点。,4.,数字外面如果有括号或圆圈，后面就不再加标点。,5.,拉丁字母的后面用小圆点或空一格。,6.,表示结构层次的序数，可以只用阿拉伯数字，在不同的层次间用小圆点隔开。,例如：,1,1 l,1,l,2 1,2 1,2,1 1,2,2 1,2,3 7.,在只有两层时，中间也可以是短横。,例如：,l-1,、,1-2,、,1-3,、,2-1,第十节 铁道部机关公文格式规定,六、关于拟稿纸的正确填写,第十节 铁道部机关公文格式规定,七、电子公文处理的注意事项,1.,不使用自动排序。,2.,在系统外完成校对，在进入系统流转。,3.,不使用“提取”功能选用主题词。,4.,表格在规定区域内制表。,5.,不加入照片。,第十节 铁道部机关公文格式规定,