复旦大学校园办公OA系统用户专题培训

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,复旦大学校园办公OA系统用户培训 第十四班,秘书角色版,主讲人：,吴濛,复旦大学信息办 信息中心,Version: 4.0,2006年4月26日,培训目标,使各位掌握复旦OA系统的基本操作，能独立完成日常工作的网上处理。,预备知识,本次培训假设各位已具有以下操作技能：,熟悉计算机基本操作,会使用MS Office Word,会使用IE浏览器浏览、查询网上信息,日程安排,上午,8：30,11：30,新模块使用讲解/其他模块讲解,下午,13：3014：30,公文写作讲解,14：3015：00,练习&答疑,15：1516：30,考 试,OA,系统之理性认识篇,OA的概念,什么是OA？,OA(Office Automation)是办公自动化的英文缩写,通常所说的OA是对办公自动化软件系统的简称,OA,系统是做什么用的？,提高办公效率,主要功能：,公文管理,个人电子秘书,网上协同工作等,Word,是做什么用的？,（一般意义上的办公自动化）,提高文字处理的效率,主要功能：,编辑文档,排版,对文档进行拼写检查等,单轨制的概念,校内公文流转使用公务系统,不再使用纸质公文,OA,系统之感性认识篇,登录复旦OA系统,OA培训系统地址：,登录系统方法：,帐号,：签到时领的OA培训部秘书帐号，密码也在纸条上面写着，和用户名相同。,请注意这个帐号只能在培训服务器上面使用，和正式服务器无关,登录演示,登录常见问题解答,是否可以以其他角色登录？,可以，只要有登录密码,注意：,不同角色看到的内容是不同的。,为什么已经登录过了，系统再次提示登录？,为了安全起见，用户如果在主页面停留时间过长而没有进行任何操作，系统会自动注销该用户。再次使用需要重新登录。,建议：,请在不使用本系统时关闭主界面退出系统，以保证您账号的安全性。,系统综述,1 、系统结构图,2 、本系统的主要功能模块,日常办公子系统,公文管理子系统,公共服务子系统,个人服务子系统,事务管理子系统,系统管理子系统,系统结构图,新模块讲解,法律事务,会议管理,日常办公,法律事务,用途：起草、审核合同,用户权限：,各部门秘书：拟稿、发文等,各部门负责人：审稿、会签等,法律事务室：初审、复审等,校领导：批示等,合同提交,概要图,部处院系,法律事务室,部处院系合同流转过程图,秘书,拟稿,审稿意见,负责人,审稿,请求审稿,送法律事务室,初审人,送复审人,合同拟稿演示,电子版的合,同录入,秘书,登录系统,日常办公,法律事务,单击,【创建】按钮,填写基本信息,并上载附件,单击,【发送】按钮,选择角色人员,单击,【确定】按钮,发送操作术语说明,审稿人,显示本部门负责人列表,发送角色选择,发送具体人员选择,请负责人审稿步骤,步骤一：拟稿,用Word拟稿并保存。,步骤二：创建合同,填写合同主题、类型,上传合同,步骤三：发送,先选角色再选具体人，并发送。,注意：,看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。,发送操作术语说明,初审人,会签人,显示初审人名单,显示其他部门负责人列表,发送角色选择,发送具体人员选择,审稿人,显示本单位负责人列表,送初审人步骤,步骤一：查看审稿意见,单击查阅意见按钮,步骤二：发送,先选角色（初审人,）,再选人员，并发送,注意：,看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。,查看合同流转过程,打开合同,单击 查阅流转按钮,请查看前面所发送合同的流转过程。,查看合同历史意见,打开合同,单击 查阅意见按钮,请查看前面所发送合同在流转过程中产生的历史意见。,新模块讲解,法律事务,会议管理,事务管理,会议管理,会议室申请,用途：申请会议室，并按照日期查看会议室安排,会议室使用,用途：按照会议室查看会议室安排,会议室一览,用途：查看所有会议室的详细信息,申请删除,用途：删除未通过审核的会议室申请,事务管理会议管理,（续）,操作演示：申请会议室,用户登录,事务管理,会议管理,申请,其他模块,日常办公,公文管理,公共服务,个人服务,日常办公模块结构图,日常办公,待办事宜,通知公告,法律事务,信息报送,日常办公,待办事宜,待办事宜,用途：显示有待当前用户处理的各项事宜,待办事宜的种类：,公文、通知等。,已办事宜,处理后的待办事宜将自动转到已办事宜中,处理方法视事宜种类而定，如通知正文被浏览后就自动列入已办事宜，其他类事宜处理的具体方法将在后面分类讲解。,操作演示,日常办公,待办事宜（续）,操作练习：查看您的待办事宜,（,OA,培训公开通知,）,用户登录,日常办公,待办事宜,点击事宜,标题查看,待办事宜,日常办公,通知公告,通知公告,用途：,用于发布党办、校办发送的公告和各部门的通知,用户权限：,校办秘书：新增、修改、删除校办公告,党办秘书：新增、修改、删除党办公告,部门院系秘书：新增、修改、删除本部门通知,一般用户：浏览、查看公告、通知,操作演示,日常办公,通知公告（部门秘书）,通知的类型,公 开：所有用户可浏览，只有通知接受人才能回复通知,不公开：由通知发送人指定哪些用户可以看到该通知,日常办公,通知公告（部门秘书）,通知的回复,通知接收人：通过待办事宜或通知页面查看、回复通知,通知发送人：通过通知页面查看接收人的回复,用户权限：,秘书：新增、修改、删除、发送本部门通知,操作演示,日常办公,通知公告（部门秘书）,注意：,鉴于目前单轨制运行初期，每个部门（院系）账号数目有限，所以各位有义务将在本系统中看到的通知公告书面告知部门（院系）中的其他人。,日常办公, 通 知操作练习一,查看公开通知,请查看,“,开发小组”发送的,OA,秘书培训通知,用户登录,日常办公,通知公告,所有通知,（选择时间）,点击查看,日常办公, 通知操作练习二,作为指定的,通知接收人,查看收到通知,请查看开发小组发送的“,关于参加,2006,年,OA,系统培训的通知,”,用户登录,日常办公,待办事宜,未查看,的通知事宜,已办事宜,已阅过的,通知事宜,待办事宜,日常办公, 通 知操作练习三,作为,秘书,发送通知案例,请发送给,OA,培训部部长,，内容为“,下周一,9,：,00,在校办开会,”,用户登录,填入通知主题,、,内容,日常办公,单击,【新建通知】,通知公告,本部门,通知,公开,不公开,选择,通知名单,（公开可以不选）,”发送通知”,日常办公, 通 知操作演示,作为,秘书,删除本部门通知,用户登录,日常办公,通知公告,本部门通知,在要删除的,通知标题后,打勾,出现,表示选中,可以一次选择多个,单击,【删除】,问题思考,请操作后回答：在待办事宜中是否可以查看通知回复？,答案：否！,待办事宜显示的是待办公文、通知等,主题,的快捷方式，故通知,回复,只能到专门的通知页面查看。,要发送一个所有人都可以看到的通知，但是要确认某些人的确是看到了该通知，请问如何操作？,因为发送者只可以看到通知名单中列出的人的阅读情况，所以应选择,公开,方式并选定,通知名单,。,说明,日常办公模块中还有信息报送模块，此模块仅针对信息员开放。,日常办公模块回顾,日常办公,待办事宜,通知公告,法律事务,信息报送,秘书必备操作,日常办公,公文管理,公共服务,个人服务,公文管理,公文管理,行文管理,收文管理,文件查询,公文管理,行文管理,用途：起草、传递公文,网上公文流转的主要优点：,流转过程的透明化,便于移动办公的实现,便于流程的规范化,提高流转效率，缩短公文流转时间,便于历史公文查询,用户权限：,各部门秘书：拟稿、发文等,各部门负责人：审稿、会签等,校领导：签发等,院系公文流转过程图,院系秘书,拟稿,审稿意见,院系负责人,审稿,请求审稿,主送单位,机关秘书,机关处理,送校办,发文拟稿演示,用校办规定的,word公文模板,起草公文,并保存,秘书,登录系统,公文管理,行文管理,单击,【创建】按钮,填写基本信息,并上载word文档,单击,【发送】按钮,选择角色人员,单击,【确定】按钮,发送操作术语说明,审稿人,显示本部门负责人列表,发送角色选择,发送具体人员选择,请负责人审稿步骤,步骤一：拟稿,用Word拟稿并保存。,步骤二：创建公文,填写公文主题、类型,上传Word正文,步骤三：发送,先选角色再选具体人，并发送。,注意：,看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。,发送操作术语说明,部门秘书,审稿人,会签人,校秘书,显示本部门秘书列表,显示本部门负责人名称,显示其他部门负责人列表,显示所有校秘书列表,发送角色选择,发送具体人员选择,部处秘书,显示单位秘书列表,送主送单位秘书步骤,步骤一：查看审稿意见,单击查阅意见按钮,步骤二：发送,先选角色（,部处单位秘书）,再选具体人员，并发送,注意：,看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。,查看公文流转过程,打开公文,单击 查阅流转按钮,请查看前面所发送公文的流转过程。,查看公文历史意见,打开公文,单击 查阅意见按钮,请查看前面所发送公文在流转过程中产生的历史意见。,行文管理常见问题解答,首次使用行文管理时，提示“是否要下载AXNOTES控件”？,是！,首次使用行文管理功能必须先安装该控件。,部门秘书是否可以删除公文？,答案：是！但是只能删除自己拟稿的公文。,但是删除后，流转中的相关人员也将无法看到此公文，相当于该公文遗失，所有操作必须重来，所以请慎重操作。,秘书送本部门负责人审稿练习,要求如下：,拟稿标题：角色名称您的名字的送稿测试,公文类型：请示,稿件正文：自拟,审稿人：由工作人员担当,文件查询,文件查询,用途：查找历史公文,。,用户权限：各部门秘书，各部门负责人，,校领导,公文管理模块回顾,公文管理,行文管理,收文管理,文件查询,院系秘书必备操作,日常办公,公文管理,公共服务,个人服务,公共服务,部门简报,规章制度,电子论坛,公共服务,-部门简报,部门简报,模块说明：,各院系能够公开发布本院系的部门简报，所有用户可以浏览各部门简报,用户类型：,秘书：新建、修改、删除本院系部门简报,一般用户：分类浏览、查看所有部门简报,公共服务,-部门简报,演示案例,发布简报（院系秘书,),删除本院系的部门简报,(,院系秘书,),公共服务,-部门简报演示案例,演示案例：发布简报,(,院系秘书,),院系秘,书登录,公共服务,部门简报,选择左侧,“本部门”,点击右侧上方,“新建文档”,填入必要简报信,息,保存关闭,公共服务,-部门简报演示案例,演示案例：删除本院系的部门简报,(,院系秘书,),院系秘,书登录,公共服务,部门简报,选择左侧,“本部门”,点选待删除的,本部门简报,出,现勾表示选中,点击上方“删,除”按钮,删除被,选中的部门简报,公共服务,-规章制度,规章制度,模块说明：,各院系能够公开发布本院系的规章制度，规章制度类别由规章制度权限组中的成员统一维护；所有用户可以浏览所有院系规章制度,用户类型：,秘书：新建、修改、删除本院系规章制度,规章制度管理者：管理规章制度类型,一般用户：分类浏览、查看所有规章制度,公共服务,-规章制度,演示案例,发布规章制度（院系秘书）,删除本院系规章制度（院系秘书）,公共服务,-规章制度演示案例,演示案例：查看规章制度,用户登录,公共服务,规章制度,选择左侧,某一分类,双击某条,记录,查看,该规章制度,公共服务,-规章制度演示案例,演示案例：发布规章制度,(,院系秘书,),院系秘书,登录,公共服务,规章制度,点击“新建文档”,输入内容,保存关闭,公共服务,-规章制度演示案例,演示案例：删除本院系规章制度,(,院系秘书,),院系秘书,登录,公共服务,规章制度,选择左侧,“本院系”,点选待删除的本,院系规章制度,出现勾表示选中,点击右侧上方“删,除”按钮,删除被,选中的规章制度,公共服务,-电子论坛,电子论坛,模块说明：,所有用户能够发布主题供大家讨论，所有用户可以修改、删除本人发布的主题，可以回复所有人的主题；电子论坛权限组中的成员可以管理主题类别，也可以删除所有主题。,用户类型：,电子论坛管理者：删除主题，管理主题类别,一般用户：新建、修改、删除本人主题，回复所有主题,公共服务,-电子论坛,演示案例,查看讨论主题,创建新主题,回复主题,公共服务,-电子论坛演示案例,演示案例：查看讨论主题,登录,公共服务,电子论坛,选择左侧,某一分类,双击某条,主题,查看,该主题,公共服务,-电子论坛演示案例,演示案例：发表文章,登录,公共服务,电子论坛,点击右侧上方,“发表文章”,输入主题及内容,选择文章版面分类,保存关闭,公共服务,-电子论坛演示案例,演示案例：回复主题,登录,公共服务,电子论坛,点击某条主题,查看该主题,点击查看页面的,【回复】按钮,在新窗口中,输入适当的主题回,复信息，保存关闭,公共服务模块回顾,部门简报,规章制度,电子论坛,院系秘书必备操作,日常办公,公文管理,公共服务,个人服务,个人服务,电子邮件,个人名片,日程安排,密码修改,个人服务,电子邮件,电子邮件,功能：收发邮件及系统的其他信息,包含信息：普通邮件、委托及答复、,(,会议通知、议题征集单,),用户类型：一般用户,电子邮件系统,普通邮件,会议通知、,议题征集单,委托及答复,个人服务,电子邮件（续）,案例：发邮件,电子邮件,新邮件,登录系统,输入邮件标,题、正文,发送保存,选择收件人、,抄送人、密送人,添加附件,个人服务,个人名片,个人名片,用户个人的通讯录,用户权限：一般用户,个人服务,日程安排,日程安排,主要用于记录用户私人的日程安排情况,(,包括用户自己创建的日程安排和委托事宜信息,),用户类型：一般用户,个人服务,日程安排（续）,案例1：创建日程安排,登录系统,日程安排,创建日程,输入日程安排信息,（注意时间格式）,保存并关闭,常见问题解答,系统提示用户输入的时间格式不正确,可能是因为时间中的冒号为中文冒号，应该使用英文冒号,例子 中文冒号 09：00,英文冒号 09:00,个人服务,修改密码,修改密码,用途：修改账户的登录密码,用户类型：一般用户,注意：,密码生效时间为,0,3,分钟,请各位回去后务必修改正式账户的密码，以保证个人账户的安全性。,个人服务模块回顾,电子邮件,个人名片,日程安排,密码修改,结束,【练习】&【答疑】&【考试】,欢迎提出宝贵意见!服务电话：65643207资料下载：,ftp:/10.240.10.240,谢 谢！,