如何正确发邮件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2016/8/15,#,精优达内部培训,培训人：,XXX,如何正确发工作,邮件,前言,对,任何员工来说，写专业的邮件都是一种公司礼节。这不仅体现了自我的修养程度，也是代表公司的形象。希望此文档能对大家有所帮助。,邮件的送出,Part 1,邮件,主题,Part 2,邮件内容,Part 3,结尾署名,Part 4,主要内容,回复邮件的技巧,Part,5,Part 1,邮 件 的 送 出,1,）,To,的人：你所沟通的对象；直接关联人；跟此事有直接联系的人；上下游任务接口的人,。,2,）,CC,的人：指希望让他知道这事，但是跟他并无直接责任关系。通常对方会是你的直属领导，或者是你,To,的人的直属领导，也有可能是横跨部门但是不跟此任务直接相关却希望他知晓的人,。,3,）,BCC,的人：指想让特定的人知道，但又不想让邮件内相关人员知晓。这个使用要小心，若被,BCC,的人没仔细看回了邮件，这是令人尴尬的事，所以除非有特殊原因建议使用,Forward,（转发）。,1.,邮件的,送出：,1.2,邮件,的送出,- Forward,（转发）,转发,邮件要突出信息,在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。,如果,有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将,RE,了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。,不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。,Part,2,邮 件 主 题,2,.,邮件主题（邮件标题）,主题要提纲挈领，方便看邮件的人一目了然的知道这是哪一方面的邮件。关于主题有以下几方面需要注意：,a,.,一定不要空白标题，这是很失礼的。,b,.,标题要简单，不宜冗长，要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含糊不清的标题（如王先生收），也不要用胡乱无实际内容的主题（如“嘿”，或者是“收着”）,c,.,一封信尽可能只针对一个主题，可适当用大写字母或特殊字符来突出标题，但应适度，特别是不要随便使用“紧急”之类的字眼。,d,.,回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要,RE RE,一大串。,e,.,最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。,Part 3,邮 件 内 容,邮件,的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、,ALL.,如果,对方有职务，应按职务尊称对方，如“,x,经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“,x,先生”、“,x,小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。,不,熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“,Dear xxx”,，显得很熟络。,关于格式，称呼是第一行顶格写。,3.1,邮件,内容之称呼与,问候,3,.2,邮件,内容之称呼与,问候,邮件,的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、,ALL.,如果,对方有职务，应按职务尊称对方，如“,x,经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“,x,先生”、“,x,小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。,不,熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“,Dear xxx”,，显得很熟络。,关于,格式，称呼是第一行顶格写。,3.3,邮件,内容之邮件,正文,1,1. Email,正文要简明扼要，行文通顺,若,对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。,Email,正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。,正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。,3.3,邮件,内容之邮件,正文,2,2.,注意,Email,的论述语气,根据,收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。,尊重,对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。,电子邮件,可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观,。,3,. Email,正文多用,1234,之类的列表，以清晰明确。,如果,事情复杂，最好,1,、,2,、,3,、,4,的列几个段落进行清晰明确的说明。保持,你的每个,段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。,3.3,邮件,内容之邮件,正文,3,4,.,一次邮件交待完整信息,最好,在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感,。,5,.,尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查,这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文,Email,，最好把拼写检查功能打开； 如果是中文,Email,，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。,在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文,是否通顺,拼写，是否,有错误。,3.3,邮件,内容之邮件,正文,4,6.,合理提示重要信息,不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度,。,7,.,合理利用图片，表格等形式来辅助阐述,对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴,。,8,.,不要动不动使用 ：） 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻,Business Email,不是你的情书，所以：）之类的最好慎用。,Part 4,结 尾 署 名,4.1,结尾署名,署名,对于对外联系人员其实非常重要，因为它包含着个人信息，比如名字、职称、部门、电话、邮箱、公司网址等等。现在很多人还会加上个人二维码。,署名也是代表公司身份，所以不要加上太多有个人色彩的内容及叙述。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。,KEENYODA,签名模板,陈某某某某部,电,话,：,+86-0755-33185723,传,真,：,+86-0755-33185731,手,机,：,135 1234 1234,Email,：,xxxxxxx,;,企业,QQ,：,28511400XX,地,址,：深圳市光明新区新健兴科技工业园,B5,栋,6,楼,邮 编 ：,518101,网 站 ：,深圳市精优达科技有限公司,准确感知世界,/TOUCH THE WORLD ACCURATELY,Part,5,回复邮件的技巧,5.1,回复邮件的技巧,1,.,及时回复,Email,收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是,2,小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。,对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过,24,小时。,如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。,如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。,5.2,回复邮件的技巧,2,.,进行针对性回复,当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。,3.,回复不得少于,10,个字,对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够,10,个字，显示出你的尊重。,5.3,回复邮件的技巧,4.,不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼,如果收发双方就同一问题的交流回复超过,3,次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。,对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越,RE,越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。,5.4,回复邮件的技巧,5.,要区分,Reply,和,Reply All,（区分单独回复和回复全体）,如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；,如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该,replay all,，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；,如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的,RE,来,RE,去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。,点击“回复全部”前，要三思而行！,END,