秘书系统的基本要素及其组织

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,第二章 秘书系统及其组织,2011/02/28,9/24/2024,1,一、秘书系统的基本要素,1、主体要素,2、手段要素,3、对象要素,二、秘书机构,9/24/2024,2,第一节 秘书系统的基本要素,1、主体要素,2、手段要素,3、对象要素,9/24/2024,3,一、主体要素秘书人员,两个条件：,秘书资格：法定程序、行政认命、签订合同，授予秘书职务；,秘书行为能力：知识素养、身体素质、能力结构、行为倾向等。,1,、秘书主体是秘书活动的具体实践者。,2,、秘书主体本身的素质直接制约着秘书活动的质量和效率。,9/24/2024,4,二、手段要素,秘书主体用以影响和改变对象要素的方法、技术、程序以及物化工具的总和，是主体要素与对象要素之间的中介要素。,软件系统：,秘书活动的方法、技术、程序,硬件系统：,物质形态的工具和装备：记录存贮工具、信息传递工具、日常办公用品,9/24/2024,5,三、对象要素,信息和事物,1985年“全国秘书长座谈会”文件，第一次向秘书部门明确提出了要对领导发挥“提供信息作用”，并指出：“信息的收集要充分，传递要迅速，处理要准确，反馈要及时”；“在现代社会中，信息是效率、是质量、是生命”。,全世界传递的信息量以每天近百亿信息单元的速度递增，并以5-20的加速度不断发展。近30年来，人类生产的信息己超过过去5000年的信息量总和。英国技术预测专家詹姆斯马丁也做出了同样的结论：人类的知识在19世纪是每,50y,翻一番，20世纪70年代是每,5,年翻一番，而近十年是每,3,年翻一番。在这种情况下人们不能掌握一种快捷的获取信息的途径将是非常可怕的。,9/24/2024,6,现代秘书的信息能力？,秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。,一是信息的获取能力。建立的各种内部信息网络,二是信息选择的能力。信息垃圾、信息干扰、去粗取精、去伪存真、,三是信息预测的能力,四是信息处理能力。深加工、综合分析、整理排序、归类处理,五是信息的运用能力。把自己的思想和见解融入其中，并通过恰当的渠道把这些信息传递给他人，与他人交流与共享,9/24/2024,7,秘书系统过程图,3、领导活动支持保障系统,7、信息存贮系统,6、抗干扰系统,5、信息传递系统,4、信息内反馈系统,领导,系统,2、信息加工系统,1、信息收集反馈系统,受控,系统,信息输入,信息输出,信息反馈,信息输出,加工后信息,指令性信息,9/24/2024,8,第二节 秘书机构及其设置,1、秘书机构的含义、,称谓和类型,2、秘书机构的设置,9/24/2024,9,一、秘书机构的含义：,指根据领导系统的工作需要设计的、具有共同的目的和明确的工作规范、既分工又协调的秘书群体。,简单地说就是指秘书部门。,Eg.国务院秘书部门,性质：,不是权力机构，是辅助机构；,不是职能机构，是综合办事机构；,不是统辖机构，是协调机构；,是要害部门。,9/24/2024,10,二、秘书人员的称谓,五种称谓：,1、秘书：以官方文件的形式确定下来的职业称谓，因此具有法定性的特点。,2、文书：目前这种称谓已经不多见了，实际上，在具体工作实践上，这种称谓还是比较多见的，尤其在机关和事业单位。,3、文员：是对职位较低的秘书人员的称谓。,4、助理：现在比较常见的称谓，也可以指地位较高的秘书。,Eg.,高校毕业生新去向：参与科研项目当科研助理,5、行政：职责上看，更偏重于行政后勤管理。,高校毕业生新去向：参与科研项目当科研助理,截至2009年底，全国高校已落实科研助理岗位4017个，其中博士占18%，硕士占41%，本科生占37%，专科生占4%；应届生占83%，往届生占17%。科研助理在促进高校毕业生就业方面发挥了积极作用。,9/24/2024,11,三、秘书机构的称谓,1、办公厅（室）：机关、事业单位、人民团体中使用较多。,2、秘书局（处、科、股、室）：机关、事业,3、单位人民团体中使用。根据业务分工的性质确定名称。,4、行政部：在企业中使用。,9/24/2024,12,四、秘书机构的设置,秘书机构的内部组织,文书部门,信访部门,调研部门,机要部门,档案部门,信息部门,其他部门,9/24/2024,13,国务院办公厅的机构构成,国务院办公厅设6个职能司局。,(一）秘书一局,办理文电收发运转、国徽印鉴管理、国务院全体会议、 国务院常务会议和总理办公会议等会议会务及国务院领导 同志内事活动、国务院值班、信息、档案和数据管理、办 公厅保密、公文核稿、文印、督查、机要通信和办公自动化、国务院公报编辑等方面的工作。,（二）秘书二局,办理发展计划、经贸、工业（含国防工业）。财税、劳 动和社会保障、国土资源、建设、交通、铁道、民航、信 息产业、水利、农业、林业、对外贸易经济合作、金融证 券、审计、海关、环保、统计、工商管理、质量技术监督、 药品监督管理、旅游、供销、体改、气象等经济方面的文电、会务和督查工作。,（三）秘书三局 办理教育、科技、外事、政法、法制、监察、民政、人 事、文化、卫生、体育、计划生育、地震、民族宗教、港 澳台侨、广播影视、新闻出版、知识产权、机构编制等社 会事业方面的文电、会务、督查及联系全国人大、全国政协、军队等方面的工作。（四）中办国办信访局 按照中共中央办公厅、国务院办公厅确定的工作范围， 处理群众来信，接待群众来访，向党中央、国务院领导同 志提供群众来信来访中反映的重要信息，办理党中央、国 务院领导同志交办的有关信访事项；指导部门和地方的信访业务工作；处理跨部门、跨地区的信访疑难问题。,（五）人事司 负责国务院办公厅的人事管理和工作人员的教育培训 工作；办理工作人员的出国手续；负责国务院领导同志办公室的人事工作；负责挂靠单位的人事管理工作。（六）行政司 负责在中南海北区办公的国务院领导同志的服务事务 以及机关后勤管理工作。 机关党委。负责国务院办公厅及其挂靠单位和国务院外事办公室的党群工作。,9/24/2024,14,第三章 秘书系统职能,1、辅助管理,2、综合服务,9/24/2024,15,9/24/2024,16,潜规则肮脏 漂亮女秘书相亲8次遭拒,重庆一个名叫晓菲的漂亮女孩，由于担任企业秘书的缘故，连续相亲八次，都遭拒绝。调查显示，10个男人7个不愿娶女秘书，“（她们）大多都遭遇了潜规则”。,知名评论人谢浮名在其博客发表文章指出，漂亮女秘书难嫁，缘于潜规则肮脏。,女秘书成了“暧昧”的代名词。有人调侃单位领导：珍重前途，远离女秘。,2003年，四川甚至出台红头文件，规定男性领导不得配备女秘书。,人们赋予“女秘书”,桃色意蕴,，实在是个很严重的社会问题。,某著名女主持人曾以戏谑的口吻总结了女秘书的四种死法：,下雪天穿裙子冻死；,被异性老板骚扰气死；,被老板当保姆使唤累死；,陪客户喝酒过量醉死。,弦外之音，女秘书的工作，就是陪酒、做花瓶、当保姆。这种职业性质，决定了女秘书在领导面前惟命是从的尴尬。而因秘书工作需要长时间和领导近距离，就难免身体接触的零距离。,据统计，,95%,的贪官有情妇，充任情妇的大多是女秘书。在这个大环境中，一个稍有尊严的男人，无法容忍女友当秘书，可以理解。,2009年全国官员包情妇十项冠军得主,1数量奖：江苏省建设厅长徐其耀，共有情妇146位。,2素质奖：重庆市委宣传部长张宗海，常年在五星级酒店包养漂亮未婚本科女大学生17人。,3学术奖：海南省纺织局长李庆善，性日记95本，标本236份。,4青春奖：四川乐山市长李玉书，20个情人年龄都是16到18岁。,5管理奖：安徽省宣城市书记杨枫，用知识有效管理77名情人。,6挥金奖：深圳市沙井银行行长邓宝驹，仅五奶小青，800天花了1840万元，平均每天23万元，每小时10000 元。,7团结奖：福建省周宁县委书记林龙飞，为其22名情人共办群芳宴，并设30万元的佳丽奖。,8和谐奖：海南省临高市城管大队长邓善红，有6个情人，6个孩子，对此原配夫人根本不信。,9干劲奖：湖南省通信局局长曾国华，面对5位情人立誓：保证到60岁时，每人每周性生活不少于3次,10.明星奖：深圳市市长许宗衡，包养着名女艺人数名。,请各位相互转发，感谢我们的党为我国培养出大批优秀人才,做情妇可露脸，做秘书可升官，做司机可囤钱，这傍大官的感觉真好!,9/24/2024,17,史上最牛女秘书,EMC大中华区事件,2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁,陆纯初,回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。,谴责信,“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。,但是瑞贝卡的做法大相径庭，并最终为她在网络上赢得了“史上最牛女秘书”的称号。两天后，她在邮件中回复说，,“首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。其,次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。,第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。,第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。,第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。,第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。”,9/24/2024,18,商水县秘书门事件,河南省商水县政府办公室设28名秘书，其中6人是司机。此事在网上曝光后，商水县政府办公室的联系方式迅速“变脸”，原来有60多人的联系方式名单只剩下了4名主要负责人。（河南商报2010年2月25日）,这个事件到底是不是一个“笑话”？“秘书”到底是一个职务还是所谓的“一个称呼”？这个省级贫困县的县政府办公室有没有吃空饷的现象存在?,“秘书门”折射出官场病 ?,9/24/2024,19,秘书职能环境纵向三层次,第一层次：秘书机构,内部环境,第二层次：秘书所,在组织内环境,秘 书 所 在 的 组 织 外 部 环 境,第,三,层,第一层次：,秘书机构,内部环境,9/24/2024,20,秘书机构内部环境,人员构成,管理工作制度,分工协作,人际关系,负责人影响力,团队精神、凝聚力,办公设备办公条件,内 部 环 境 构 成,9/24/2024,21,秘书职能环境横向要素,科学技,术环境,社会政,治环境,社会文,化环境,社会经,济环境,要素,9/24/2024,22,大蒜和金子,有一位商人，带着两袋大蒜，骑着骆驼，一路跋涉到了遥远的阿拉伯。那里的人们从没有见过大蒜，他们用当地最热情的方式款待了这位聪明的商人，临别赠与他两袋金子作为酬谢。,另有一位商人听说了这件事，不禁为之动心，他想：大葱的味道不也很好吗？于是他带着葱来到那个地方。那里的人们同样没有见过大葱，甚至觉得的味道比大蒜的味道还要好！他们更加热情地款待了商人，并且一致认为，用金子远不能表达他们对这位远道而来的客人的感激之情，经过再三商讨，他们决定赠与这位朋友两袋大蒜。,启示：,先抢一步，占尽天机，得到的是金子；而你步人后尘，东施效颦，得到的可能是大蒜！,9/24/2024,23,一、辅助决策,“辅助管理,是秘书职能的本质特征。秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案提供给上级作出决定，对确定的决定方案贯彻执行，秘书在这整个过程中起辅助管理的作用。包括：,辅助获取并利用信息,辅助决策,辅助督促检查,辅助信访,辅助随机协调,“综合服务”,是秘书的根本职能，领导的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多宽。,9/24/2024,24,领导者兼听则明，准确、全面、有效地,利用信息是其正确开展领导和管理工作的基,础。秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要,向领导提供信息充当领导的耳目，而且要为,领导者有效获取利用信息、进行适时的信息,沟通及排除信息沟通障碍等方面，进行参谋,智能辅助。,（一）辅助获取并利用信息,9/24/2024,25,在实践中，不少领导者在信息获取和,利用的方向、信息量及信息结构等方面都,存在问题，因而使领导和管理工作失误。,对此，秘书要注重以下三个方面：,要注重在方向上的参谋辅助；,要注重在扩大信息量上的参谋辅助；,要注重优化信息结构方面的辅助。,1、获取并利用信息,9/24/2024,26,各种形式的信息干扰是造成领导和管理,工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导,者排除来自各方面的信息干扰，包括：,要注重排除思想障碍造成的干扰；,要注重排除感情障碍造成的干扰；,要注重排除利益冲突造成的干扰；,要注重排除时空因素造成的信息干扰。,2、排除信息干扰,9/24/2024,27,作出此项决策是否应该,此项决策是否必须作出,此项决策应何时作出,此项决策依据的信息是否全面、真实、充分,此项决策的目的、意义和影响是什么,对此项决策应提出什么建议,秘书在决策准备阶段的工作,（二）秘书辅助决策,1、决策准备阶段,9/24/2024,28,在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道：,可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择；,可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案；,可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策方案中去；,可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征求意见，并根据各方面的意见进行修改；,2、决策形成阶段,对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，,到基层进行小规模试验，蹲点探索，取得成功,经验后，再由点到面地进行推广；,对各种供选择的方案进行一一对应的比较，比,较其投入成本和产出效益，比较其风险值与效,益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受,性等等。,决策形成阶段还包括科学、严密的决策论证。,9/24/2024,29,决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安排，而真正使决策目标变为现实，还取决于有效的实施决策,在决策实施过程中，秘书的参谋智能辅助具有独特的作用：,对谋求认同的辅助 对纠正偏差的辅助,对行为失范的辅助 对克服重大失误的辅助,对克服运行失调的辅助 弥补决策疏漏的辅助,对适应环境变化的辅助 对发现机遇的辅助,3、决策实施阶段,9/24/2024,30,如何为领导出谋划策,A和B同时分配在一个机关做秘书工作。一年之后领导遇到什么问题时，总爱找A商议。B感到纳闷，心想，自己的水平能力不亚于A，为什么会受到冷落呢？,他找到了A ，请A帮助分析原因。A开诚布公地对B说，“我看你主要是提意见多，提建议少。做一件工作，你这也不满意那也不顺心，咚咚咚地说了一大堆的问题，可如何解决这些问题，你却很少提出办法，我要是领导，也不高兴你这样做。”B回想了一下自己一年来的表现，点头说，“你说得对，我是有这个毛病。我总想着提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”A截住B的话说，“领导也不是神，事事都有主意，领导是很希望下属提建设性意见的。一年来，我就是这么做的。,凡接到上级的通知或下级单位的报告，我都认真想一想，提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视了。就是这么一回事。”“那每一次提几条建议呢？”B问A。A说，“这也说不定。古人讲，上中下三策，就是说每次提好中差三个建议。我看这主要是指决定命运的大事。一般情况下，每次提一条就可以了。因为大多数事情，一种处理办法就够了。对于大事或者吃不准的事，有争议的事，不妨多提几条处理意见，供领导选用，即使提捕处很好的方法，起码也要有一点建议，帮助领导打开以下思路，这样做，真正有作为的领导都是欢迎的。我把这个办法叫做一策备选。你不妨一试。”,B照着A的办法做，一年之后，领导也经常找B商量工作了。,思考题：,A和B在工作的方式方法上有何不同？,面对问题，秘书应该如何为领导出谋划策？,9/24/2024,31,1、督促检查的内容,秘书对督促检查的辅助，主要是在领导,者的主持下，按照领导确定的督促检查内容,和目的，操办具体的事务。具体包括：,发现失调现象提出督促检查建议；,检查实施情况；,督促办理；,反馈实施信息；,要归纳评估督促检查效果。,（三）辅助督促检查,9/24/2024,32,督促检查是领导实施决策，保证领导工作部署得,效实施的重要组成部分。,有利于领导者直接掌握执行情况；,有利于秘书发挥近身综合辅助的优势；,有利于上情下达，使执行者正确理解领导意图；,有利于下情上达，使领导者全面把握执行情况， 有针对性地进行指挥、协调和控制，对维护组织管理协调运作具有积极的推动作用。,（三）辅助督促检查,2、秘书辅助督促检查的意义,9/24/2024,33,秘书处理信访事务主要有以下六方面要领：,要遵循信访工作原则，要以事实为依据，以法规政策为准绳，领导负责，归口处理,要做到事事有回应，件件落到实处；,要严格按制度办事，要严守办理程序；,要与有关部门协同配合；,要尽可能满足群众的正当要求，维护人民群众的合法权益；,要正确对待信访老户，耐心做深入细致的思想疏导工作，不能将矛盾上交要尽可能将问题解决在本级组织的工作范围之内。,（四）秘书辅助处理信访的要领,9/24/2024,34,1、随机协调的内容,随机协调指的是对组织运转中由不确定因素随,机出现的问题和失调现象的妥善处理，化解或,缓解矛盾，恢复组织协调运转。,一是指在辅助管理等业务活动中，随机发,现失调或问题，主动进行信息沟通和思想交,流，消除误会和隔阂，谋求共识，协调关系；,二是指受命于领导者，去处理随机出,现的失调问题。,（五）辅助随机协调,对一般性的、浅层次的失调，秘书主动进行随机协调，便于把问题化解在萌芽状态，避免酿成更为严重的失调；,对突发性的、重大的失调，秘书进行随机协调，有利于控制事态，缓解冲突，为领导解决问题作好准备；,对严重的、深层次的失调，秘书及时调查失调的状态、性质、变化态势、影响及失调的原因，并提出有关协调方案的建议，对领导者采取协调举措具有重要的参考作用。秘书随机协调的作用是确定的、具有不可替代性的。,9/24/2024,35,二、秘书综合服务职能,“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管理职能提供服务，并还要为管理的相对人人民群众提供服务。,9/24/2024,36,办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。自秘书性工作萌生开始，办文就成为秘书性人员为领导和管理工作服务的重要手段，成为其辅政的主要方式。,（一）秘书“办文”服务事务,9/24/2024,37,秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有序进行和取得预期效果提供服务。秘书办会主要包括主要有会前筹备、会议接待、组织联络、会场管理、会议文件工作、会议选举、会议保密、会议后,勤服务、会间事务、会后工作等。,（二）秘书“办会”服务事务,9/24/2024,38,秘书为领导操办事务的范围相当广泛，大体上可分为日常事务、随机性事务和受权理事三类。,（三）秘书“办事” 服务事务,9/24/2024,39,案例,大学同窗王芳和李兰几乎同时应聘在某农产品超市当办公室文员。不久，李兰受到了总经理的青睐，一再被提升，很快就作到了部门经理，可工作起来同样吃苦的王芳却一直在做着文员。终于有一天，王芳忍无可忍，向总经理提出辞呈，并痛斥总经理用人不公。,总经理耐心地听着，若有所思。忽然他说，“年轻人，别忙着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么可卖的。”王芳很快就从集市回来说，“只有一个农民拉了一车土豆在卖。”“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问，王芳又跑回去，回来说有10袋。“价格是多少？”总经理又问，王芳欲再次跑回集市，总经理望者气喘吁吁的她说，“请休息一会儿吧，你可以看看李兰是怎么做的。”说完，叫来李兰对她说：“请你马上到集市上去看看，今天有什么可卖的。”,李兰很快从集市上跑回来了，汇报说到现在为止，只有一个农民在卖土豆，有10袋，价格适中，质量很好，她带回几个让总经理看看，这个农民过会儿还要弄几筐西红柿上市，据李兰看价格还公道，这种价格的西红柿总经理可能会要，所以，她不仅带回了几个西红柿做样品，还那个农民也带来了，他现在正在外面等着回话呢！,面对着这一切，王芳忽然明白了，李兰比她多想了几步，于是她在工作上总会取得成功。,思考题：,王芳和李兰的差距在哪里？,秘书应该如何为领导提供优质的服务？,9/24/2024,40,微笑,面对每一天,9/24/2024,41,