办公自动化基础——基本内容

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,秘书资格证培训,张志华,9/22/2024,1,秘书师资培训,办公自动化基础,事务管理,9/22/2024,2,办公自动化基础,9/22/2024,3,办公自动化基础,基本内容,试题分析,9/22/2024,4,办公自动化基础基本内容,第一节 计算机基础知识,第二节 Windows XP操作系统使用基础,第三节 Word 2003应用基础,第四节 Excel 2003应用基础,第五节 PowerPoint 2003应用基础,第六节 计算机网络基础,9/22/2024,5,了解计算机的硬件组成，重点是CPU与存储器。,能够识别系统软件与应用软件,了解计算机日常使用常识,能够对计算机的软、硬件系统进行简单维护,第一节 计算机基础知识,9/22/2024,6,第二节,Windows XP操作系统的使用,掌握Windows XP的基本知识与简单操作；,熟练使用Windows XP进行文件管理；,能够使用Windows XP的程序管理功能进行程序管理；,掌握对系统资源进行管理、进行环境设置等一些操作。,9/22/2024,7,第三节 Word 2003应用基础,要求考生掌握Word 2003的基本操作；,熟练使用Word 2003处理各类办公文档；,掌握一些编辑排版的技巧；,能够运用Word 2003内置的功能与工具，提高办公文件处理的效率。,9/22/2024,8,第四节 Excel 2003应用基础,要求考生对Excel 2003的基本功能有所了解；,掌握Excel 2003的基本操作；,能够使用Excel 2003处理各类表格数据；,能够使用Excel 2003对数据进行简单处理与分析。,9/22/2024,9,第五节 PowerPoint 2003应用基础,了解PowerPoint 2003的适用范围；,掌握PowerPoint 2003的基本操作；,能够根据需要使用PowerPoint 2003制作幻灯片；,掌握PowerPoint 2003的使用技巧，有效地进行演示。,9/22/2024,10,第六节 计算机网络基础,要求考生掌握网络基础知识,掌握IE浏览器的使用方法,能够利用网络搜寻、下载所需要的信息,掌握收发电子邮件的方法,9/22/2024,11,办公自动化基础试题分析,本章内容为基础理论素质考核,本章内容主要以选择题形式表现，包括单项选择题与多项选择题。,各级别中基本比重占试卷510%左右。,四级、三级、二级一般既有单项选择题也有多项选择题，以单项选择题居多。,9/22/2024,12,五级试题全部为单项选择题，其基本比重占试卷10%左右，命题时一般第一、二、三、六节各2题，第四、五节各1题。,四级、三级、二级既有单项选择题也有多项选择题，以单项选择题居多。其中，四级基本比重为8%左右，三级基本比重为7%左右，二级基本比重为5%左右。一般而言每节都至少有1道题。,办公自动化基础试题分析,9/22/2024,13,本章第一节是计算机基础知识，本节考核的内容主要是一些知识性、常识性的要素，如系统的组成、某硬件的性能指标以及使用的注意事项等。,办公自动化基础试题分析,9/22/2024,14,办公自动化基础试题分析,第一节内容命题示例,下列软件中，不属于系统软件的是（ ）。,（A）UNIX,（B）CCED,（C）Net Ware,（D）DOS,9/22/2024,15,多项选择题示例,（第一节内容命题示例）,下列选项中，能够影响计算机运行速度的因素是（ ）。,（A）计算机的主频,（B）内存的大小,（C）硬盘的容量,（D）计算机的字长,办公自动化基础试题分析,9/22/2024,16,第二节与第三节是本章考试的重点所在,Windows与Word两个软件是秘书人员使用最频繁的软件。,这两节的内容注重操作，因此学习者应多加强上机练习，熟练掌握使用方法。,办公自动化基础试题分析,9/22/2024,17,单项选择题示例,（第二、三节命题示例）,在Windows操作系统中，选中软盘A盘中的某一个文件，按住鼠标左键将其拖动到桌面上，则（ ）。,（A）原A盘中的文件被复制到桌面上，文件名与原A盘中的该文件名相同,（B）原A盘中的文件被移动到桌面上，原A盘中的该文件被删除,（C）会在桌面上复制一个文件，文件名称是在原文件名前加上“复件”二字,（D）该操作是错误操作，系统将提示出错信息,办公自动化基础试题分析,9/22/2024,18,多项选择题示例,（第二、三节命题示例）,在Word编辑状态下，下列操作中，（ ）可以选定一个自然段。,（A）在某一字符处双击鼠标左键,（B）在某一字符处三击鼠标左键,（C）在页面左侧的选定栏中双击鼠标左键,（D）在页面左侧的选定栏中三击鼠标左键,办公自动化基础试题分析,9/22/2024,19,第四节与第五节应该说是本章的难点。,Excel与PowerPoint并不是所有学习者都非常熟悉的软件，因此命题时大多是关于软件的一些最基本的操作与知识。,办公自动化基础试题分析,9/22/2024,20,单项选择题示例,（第四、五节命题示例）,在Excel中，输入一个公式时必须以（ ）开头。,（A）加号,（B）减号,（C）等于号,（D）分隔号,办公自动化基础试题分析,9/22/2024,21,多项选择题示例,（第四、五节命题示例）,下列关于PowerPoint幻灯片背景的叙述，正确的是（ ）。,（A）一张幻灯片上可以使用多种背景,（B）更改背景时，用户可以将这项改变应用于所有的幻灯片,（C）用户可以使用一幅自己喜爱的图片作为背景,（D）同一个演示文稿中不同的幻灯片可以设置不同的背景,办公自动化基础试题分析,9/22/2024,22,第六节是关于计算机网络应用基础，既包括硬件设备，也涉及软件操作。,硬件设备部分出题时着重考查的基本上是系统概念、组成、功能、分类等方面的问题；,软件使用上学习者应注意一些操作细节。,办公自动化基础试题分析,9/22/2024,23,单项选择题示例（,第六节命题示例）,因特网中的每台计算机都会被分配一个由网络号和主机号组成的地址，这个地址被称为（ ）。,（A）IP地址,（B）域名,（C）主页,（D）引擎,办公自动化基础试题分析,9/22/2024,24,项选择题示例（,第六节命题示例）,在浏览网页信息时，下列操作中，能够保存页面中图像的是（ ）。,（A）按Ctrl + S键,（B）选中该图像后进行“复制”“粘贴”操作,（C）用鼠标右键单击该图像，在快捷菜单中选择相应命令,（D）将该图像直接拖动到目标文件夹中,办公自动化基础试题分析,9/22/2024,25,事务管理,9/22/2024,26,事务管理,基本内容,试题分析,9/22/2024,27,事务管理基本内容,接待,办公环境管理,办公室日常事务管理,办公用品与设备的使用和管理,信息管理,商务活动,9/22/2024,28,事务管理接待基本内容,通过对本章的学习，学习者应该了解着装和首饰佩戴的基本原则、正确姿态的养成方法；接待规格的确定方法、接待计划的制定方法、中西餐餐饮礼仪常识。理解涉外接待的原则和要求、礼宾次序确定的道理。,在技能方面，要求学习者能够按照秘书的职业要求穿着打扮，姿态优雅大方，能够掌握正确地接打电话和作电话记录的方法；掌握迎送、招待来访者和来访团体的基本礼仪和操作程序，制定接待计划；掌握按照礼宾次序安排来宾的方法以及涉外接待的各种礼仪。,9/22/2024,29,要求学习者了解办公室安全运营的知识，理解各类办公模式的应用，掌握办公室布局的基本知识。,要求学习者能够营造健康、安全的办公环境，能够正确选择办公模式，合理地布置办公室，并能对办公环境进行评估。,事务管理办公环境管理基本内容,9/22/2024,30,事务管理办公室日常事务管理,要求学习者了解会议室和用车登记、邮件处理、团队管理的要求，了解调查研究的类型与方法。理解管理印章、介绍信、安排值班工作、现金使用、办理差旅事务的要求。掌握工作日志、工作时间表的编写要求，掌握处理突发事件的原则以及督查工作、工作计划的内容与要求，掌握工作评估的标准。,要求学习者能够预订会议室和用车，能够处理邮件；能够管理印章和介绍信，安排值班工作，能够管理零用现金并办理报销手续，能够安排上司的差旅事务，完成上司临时交办的事项，能够管理时间，提高工作效率；能够改进办公室日常事务工作，处理突发事件，完成督促检查工作，制定工作计划，确定承办期限，对办公室工作进行评估；能够管理团队，做好随从工作以及调查研究工作。,9/22/2024,31,事务管理办公用品与设备的使用和管理基本内容,要求学习者了解各类办公设备的分类与功能，理解各类办公设备的基本工作原理，掌握各类设备使用的注意事项。,要求学习者能够采购、接收、发放、管理办公用品与设备，能够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除。,9/22/2024,32,事务管理信息管理基本内容,要求学习者了解信息工作程序，理解本级别信息工作内容，掌握本级别信息工作要求。,要求学习者会分析案例，能把握本级别信息工作注意事项，会处理信息，能完成交办的信息工作。,9/22/2024,33,事务管理商务活动基本内容,本节为二级考试内容,要求学习者了解参观活动的目的、类型、注意事项，掌握签字仪式、典礼仪式、展览活动、招商活动的类型，掌握商务谈判的注意事项。,要求学习者能够安排参观活动、宴请活动、签字仪式、典礼仪式、信息发布会、股东年会、展览活动、商务谈判及招商活动。,9/22/2024,34,事务管理试题分析,学习者应将重点放在“相关知识”与“工作程序”两部分内容的学习上,认真阅读“示例分析”，以加深对于相关内容的理解。,“注意事项”中提及的内容与“工作程序”有很大的关联，是进一步的强化，学习者可做进一步的了解。,“相关链接”，主要是提供一些阅读材料以拓展学习者的视野，不作为考查的重点。,9/22/2024,35,试题包括理论知识和技能操作两部分。,在理论知识的各个级别试卷中，本章比重占试卷2025%左右，其中，五级试题全部为单向选择题，其比重占试卷20%；四级、三级、二级为单向选择题与多项选择题搭配构成，四级、三级、二级比重各占试卷25%，侧重考核学习者对相关知识和注意事项内容的了解。,在技能操作试卷中，本章内容在五级和四级试卷中各占45，在三级和二级试卷中各占40，以案例分析和工作实务题形式出现，用以检验学习者对办公室事务管理的程序、方法和内容的掌握情况。考试偏重实际操作能力，低级别的知识和操作技能可能在高级别的考试中出现。,事务管理试题分析,9/22/2024,36,接待,单项选择题示例,接待规格可分为高规格接待、低规格接待和对等接待， ( )是最常用的接待方式。,（A）对等接待,（B）低规格接待,（C）正规接待,（D）非正规接待,事务管理试题分析,9/22/2024,37,接待,多项选择题示例,制定接待计划时，要了解来访者的基本情况，如所在单位的全称、（ ）、姓名、性别、身份、民族（国籍）、宗教信仰。,（A）业务范围,（B）来访的目的,（C）发展态势,（D）来访者人数,事务管理试题分析,9/22/2024,38,事务管理试题分析,办公环境管理,在秘书五级考试中，本节内容将以单项选择题、实务操作题以及情景录像题的形式出现。,在四级、三级、二级的考试中，本节内容将以单项选择题、多项选择题、实务操作题以及情景录像题的形式出现。,本节的内容由于较为简单，因而主要的命题形式是选择题，实务操作题和情景录像题涉及得较少,9/22/2024,39,办公环境管理单项选择题示例,弹性工作模式的优点突出表现在（ ）。,（A） 减少了总部的费用支出,（B）员工能自我控制上下班时间,（C）能有效发挥团队协作精神,（D）监督、管理员工更加便利,事务管理试题分析,9/22/2024,40,办公环境管理多项选择题示例,企业中可以采用开放式办公室布局的部门通常有（ ）。,（A）财务部,（B）公关部,（C）经理室,（D）销售部,事务管理试题分析,9/22/2024,41,办公环境管理实务操作题说明,由于本节不是本章的重点，所以实务题不是本节的主要命题方式，但偶尔也会涉及到一些，尤其是关于办公模式与办公室布局的内容，经常会被拿来做实务题的命题内容。,本节实务题的命题内容主要是在各级别的“相关知识”与“工作程序”模块。,本节实务题分值有时是15分，有时是20分。,事务管理试题分析,9/22/2024,42,办公环境管理情景录像题说明,本节内容不是情景录像题的考查重点，但在每次的考试中，在情景录像题中都会占到6分左右。五级、四级情景录像题中，这部分内容占的多一些，三级、二级的情景录像题中内容少一些。,学习者在做情景录像题时，一定要注意观察办公环境，如桌椅、设备的摆放位置，文件是否归类，环境的整洁度等等，往往都是命题点。尤其是有特写的部分，如绿色植物、一条拖曳在地的电线等，一定会是一个正确或错误的点。,事务管理试题分析,9/22/2024,43,办公室日常事务管理,这一节的内容非常多，每一项工作又自成体系，相互之间联系不是很大。,学习者在学习时这一部分时应掌握每项事务性工作的特点及完成方法，将学习的重点放在“相关知识”与“工作程序”两个模块上。,“注意事项”中的有些内容是与“工作程序”密切相关的，也需要学习者理解与掌握。,本节中“相关链接”模块的内容很少，基本上不考。,事务管理试题分析,9/22/2024,44,办公室日常事务管理,本节的内容较为杂乱，但由于是秘书每天必须面对的具体而实际的工作，因而成为重点考核的内容，几乎在每个级别中都属于考试的重点。出题形式也非常多，在选择题，实务题和情景录像题中都占有较大的比重。,事务管理试题分析,9/22/2024,45,日常事务管理单项选择题示例,本题列出的四个备选项中只有一个答案正确，请在答题卡上将所选答案的相应字母涂黑。,企业刻制印章，应到（ ）指定单位刻制。,（A）工商局,（B）税务局,（C）公安局,（D）版权局,事务管理试题分析,9/22/2024,46,日常事务管理多项选择题示例,本题列出的四个备选项中有多个答案正确，请在答题卡上将所选答案的相应字母涂黑。错选、漏选、多选，均不得分。,秘书制定工作计划表时应包括（ ）。,（A）人员分工,（B）具体目标,（C）工作职责,（D）专项工作负责人,事务管理试题分析,9/22/2024,47,日常事务管理实务操作题说明,实务操作题也是本节重要的出题形式。本节在以往考试的五、四、三、二各个级别中都曾经出现过实务操作题。实务操作题有时是15分题，有时是20分题。,实务操作题的命题形式有时是单一内容的，只涉及某一项事务性工作；有时是综合性的，涉及多项内容。,事务管理试题分析,9/22/2024,48,日常事务管理实务操作题示例,背景说明：你是宏远公司行政秘书施林，下面是总经理苏明需要你完成的任务。（20分）,事务管理试题分析,便条,施林：,从你昨天反映的情况来看，最近公司有的部门内部成员之间、部门之间的协作确实出现了一些问题。为加强内部管理，我拟组织一次部门主要负责人的面对面沟通会。请你就以下问题给我提些建议，并以备忘录形式发给我。谢谢。,提高团队士气的方法；,团队任务的分配方法；,上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径。,总经理：苏 明,2007年2月12日,9/22/2024,49,办公室日常事务管理,情景录像题也是本节的一种主要考核方式，每年命题几乎都要涉及到。,事务管理试题分析,9/22/2024,50,办公用品与设备的使用与管理,本节的主要内容有二，一是关于办公用品与设备的订购、接收、发放、管理的基本知识与工作程序，二是关于各类常用办公设备的使用。,第一部分各级别在教材中是分为“相关知识”、“示例分析”、“工作程序”、“注意事项”和“相关链接”五个模块进行讲解的。“相关知识”一般是关于办公用品与设备管理的定义、功能等一些必备的基础知识，要求学习者必须掌握；“示例分析”中一般给出了一个相关的案例并进行分析；“工作程序”部分是按照工作的完成步骤进行叙述的，这部分也是学习者必须要掌握的；“注意事项”是完成该项工作中应注意的一些问题；“相关链接”中一般是一些更深入的内容。,事务管理试题分析,9/22/2024,51,事务管理试题分析,办公用品与设备的使用与管理,第二部分各级别在教材中是分为“相关知识”、“示例分析”、“操作步骤”、“注意事项”和“相关链接”五个模块进行讲解的。“相关知识”中一般介绍了设备的工作原理、种类、结构以及性能指标等内容；“示例分析”中给出了该设备使用的案例，多是关于种类的选择、使用中存在的问题等内容；“操作步骤”中详细介绍了该设备使用的具体操作过程，五级中的设备大多是传统的办公自动化设备，而四级中的设备大多是需要与计算机连接使用的数字化设备；“注意事项”中进一步阐述了使用该设备应注意的问题；“相关链接”中多是设备常见故障的解决方法。,上述两部分各模块（含“相关链接”）内容，均可能进入试题，因此，学习者既需要了解一些基本知识，同时也要掌握工作程序和设备的操作方法。,9/22/2024,52,事务管理试题分析,办公用品与设备的使用与管理,二级考试中没有本节的内容。,在五级考试中，本节内容以单项选择题、实务题以及情景录像题3种形式出现。,在四级、三级的考试中，本节内容以单项选择题、多项选择题、实务操作题以及情景录像题4种形式出现。,9/22/2024,53,事务管理试题分析,办公用品与设备的使用与管理,单项选择题示例1 ,“相关知识”模块,下列型号的扫描仪中，扫描效果最好，但价格较高的是（ ）扫描仪。,（A）手持式,（B）平台式,（C）滚筒式,（D）立扫式,9/22/2024,54,事务管理试题分析,办公用品与设备的使用与管理,单项选择题示例2,“工作程序”或“操作步骤”模块,制定采购预算方案首先要（ ）。,（A）确定采购产品的种类及型号价格,（B）编写预算方案,（C）确定预算的核算基数,（D）征求意见，完善方案,9/22/2024,55,事务管理试题分析,办公用品与设备的使用与管理,多项选择题示例1,“注意事项”模块,下列关于刻录光盘时的注意事项，正确的是（ ）。,（A）长时间工作可能导致刻录出错甚至损坏光盘。,（B）在刻盘过程中可以执行其他程序，这样不会影响刻盘的成功率。,（C）在刻录的过程中不要对刻录机面板按键进行任何操作。,（D）刻录工作完毕后应及时将盘片取出。,9/22/2024,56,事务管理试题分析,办公用品与设备的使用与管理,多项选择题示例2,“相关链接”模块,投影仪有信息输入，但没有图像，产生这种故障的原因可能有（ ）。,（A）电脑的输出模式不匹配,（B）电脑的分辨率不匹配,（C）电脑的刷新率不匹配,（D）VGA连接线有问题,9/22/2024,57,事务管理试题分析,办公用品与设备的使用与管理,实务操作题示例,背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。（20分）,便 条,钟苗：,安装在电脑上的刻录机坏了，公司准备再购买一台。请你介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明一下刻录机使用的注意事项。,经理 苏 明,2007年3月2日,9/22/2024,58,事务管理试题分析,办公用品与设备的使用与管理,情景录像题说明,在做这部分题时，一定要认真观察。,教材“操作步骤”与“注意事项”模块中的很多细节内容，往往会在录像情景中表现出来。,学习本节内容时，在实训中一定要亲自动手操作各类设备，掌握其操作步骤与注意事项,录像题中所涉及的正确与错误点，往往多于15个，因此，只要熟练掌握了相关技能，考试时认真仔细些，这种类型的试题还是比较容易得分的。,9/22/2024,59,事务管理试题分析,信息管理,单项选择题示例,秘书直接用感官或借助其他工具认识客观事物而获取信息的方法是（ ）。,（A）感觉法,（B）认识法,（C）观察法,（D）体验法,9/22/2024,60,事务管理试题分析,信息管理,多项选择题示例,信息传递的要素包括（ ）。,（A）信码,（B）信源,（C）信号,（D）信宿,9/22/2024,61,事务管理试题分析,信息管理,工作实务题示例,背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（15分）,便 条,钟苗：,公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。,谢谢。,行政经理 苏明,二九年十二月六日,9/22/2024,62,事务管理试题分析,商务活动,本节内容只在二级考试中存在,主要题型有单项选择题、多项选择题、案例分析题（情景录像题）和工作实务题。,在二级的“事务管理”一章中，本节是一个重点，因而试题所占比重较大。学习者应把本节作为考试重点来复习。,9/22/2024,63,事务管理试题分析,商务活动,单项选择题示例,按照商界的习惯，待签合同的正式文本应由（ ）负责准备。,（A）举行签字仪式的主方,（B）参加签字仪式的客方,（C）参加签字仪式的第三方,（D）公证人,9/22/2024,64,事务管理试题分析,多项选择题示例,下列描述中，适宜举办信息发布会的时机是（ ）。,（A）公司新产品上市,（B）公司出了重大事故，成为众矢之的,（C）元旦期间,（D）公司出现人员重大调整,9/22/2024,65,事务管理试题分析,工作实务题示例,背景说明：你是宏远公司行政助理施林，下面是总经理苏明需要你完成的任务。（15分）,便 条,施林：,为了配合我公司股票的上市工作，公司定于下月初举办一次新闻发布会。请你向我说明此次新闻发布会准备工作的要点。,总经理：苏 明,2007年2月15日,9/22/2024,66,事务管理试题分析,案例分析题说明,近年命题中，本节内容频繁出现在情景录像题中，是录像题考查的重点章节。二级秘书部分每次考试是两道录像题，每道录像题有2-3个情景，一般而言，本节内容至少会在一个情景中出现。该情景录像考查的依然是商务活动的准备工作。由于安排商务活动时，秘书承担的最大量的工作是在准备阶段，所以商务活动的准备阶段成为考试的重点内容。学习者在学习时可以对这一部分的内容有所侧重。,9/22/2024,67,谢谢！,9/22/2024,68,