会议组织技能

,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,群体沟通的优点和缺点,群体沟通的影响因素,会议组织技能,群体沟通与会议组织技能,9/22/2024,1,优点：,产生更多的承诺,产生更好的决策,缺点：,时间和效率,群体压力：从众心理,专家和领导压力,推卸责任：说而不做,群体沟通的优缺点,9/22/2024,2,不可控因素, 群体变量：规模、个性和目标、身份和角色, 环境变量：自然位置、群体间关系、群体期望, 任务变量：性质、困难程度、特殊要求,可控因素, 领导者风格：民主型、独裁型、自由放任型, 成员间友好关系, 成员参与的方式与程度, 沟通网络与渠道设计,影响群体沟通的因素,9/22/2024,3,会议准备,确定会议主题和目的,制定会议活动计划,制定会议议程,发放会议举办通知,会场准备工作,9/22/2024,4,1、确定会议主题和目的,信息共享,动员激励,信息传播,问题解决和决策制定,9/22/2024,5,2、制定会议活动计划, 人员筹备,主席、参加者、列席者、记录员、服务人员等, 物质准备,食宿、交通、器材设备、会场布置等, 内容准备,会议的形式方法、宗旨、文件、宣传材料等,9/22/2024,6,2、制定会议活动计划, 主题, 目的, 与会者, 时间, 地点, 会议筹备工作程序与安排,9/22/2024,7,会议准备,3、制定会议议程, 时间, 地点, 目的, 议题顺序,9/22/2024,8,4、发放会议举办通知, 会议通知书的一般内容：,会议时间、地点、会议场所（附导向图）、名称、参与人员、主要议题、主办单位（主办者及联络地址）、个人需支付的费用、对方答复是否参加的最后期限及回复的地址、电话、会议有无停车场和其他事项（如有无会议资料、有无就餐安排等）。,9/22/2024,9,5、会场准备工作, 会场的选定,交通便利原则、经济适用原则, 会场内设备准备, 会场布置,9/22/2024,10,会议主席类型：社会领导型、决策型,会议主席职责,社会领导型：促进讨论、会议引导、,会议控制、应付隐秘议程、作出决策,决策型：作出决策、会议控制、应付,隐秘议程、会议引导、促进讨论,会议主席,9/22/2024,11,会议主持,1、会议开始, 介绍,自我介绍；互相介绍；,主席介绍；名片介绍,9/22/2024,12,会议主持,2、讨论主题, 营造气氛, 组织讨论, 提问, 协调不同意见, 总结,9/22/2024,13,有效与会者的,技能,决定是否必要出席,准备,准时与会,给出精确信息,倾听,支持他人,公平参与,检核表,我清楚什么会议不必出席；,若出席，则准备好所有信息；,出席会议从不迟到；,会议过程不说太多的废话；,我在倾听他人意见后才提出,不同观点；,我能客观地肯定他人的观点；,我能鼓励每个人讲自己观点。,一般与会者,9/22/2024,14,回顾,与会者介绍,制定规则,大会报告,参与讨论,演示,总结,组织和参加会议技能：议程步骤,9/22/2024,15,构成,信息研讨：30人； 正式报告：不限,研讨培训：15人； 问题识别：10人,关键问题解决和决策制定：5 人,结构,同质性和异质性的平衡,竞争性和合作性的平衡,任务导向和过程导向的平衡,与会者安排,9/22/2024,16,会议议程实例,M计算机公司,一号项目检查会议,日期：1994年12月4日（星期五）,时间：下午2:003:45,地点：B大厦第二会议室,议程,1、 公司第四季度销售情况；,2、 上次会议记录；,3、 上次会议记录中提出的问题；,4、 杜敏做关于CPU进展报告；,5、 史强做关于Case设计进展报告；,6、 李辉做关于软件进展报告；,7、 下次会议日期、时间、地点。,附件,1、 软件进展报告，第7号；,2、 Case设计进展报告，第2号；,3、 关于软件问题的短文。,9/22/2024,17,会议中的“闷葫芦”,“闷葫芦”的3S会议战略,应付策略,赞扬提问,直接提问,引发议论,不要打断,适当反馈,9/22/2024,18,