目标设定、计划管理与时间管理第三讲时间管理

Click to edit Master text styles,单击此处编辑母版标题样式,*,Click to edit Master text styles,单击此处编辑母版标题样式,*,1,Click to edit Master text styles,单击此处编辑母版标题样式,*,Click to edit Master text styles,单击此处编辑母版标题样式,*,2,Click to edit Master text styles,单击此处编辑母版标题样式,*,Click to edit Master text styles,单击此处编辑母版标题样式,*,目标设定、计划管理与时间管理,第三讲,9/21/2024,1,体系与回顾,9/21/2024,本次讲座目的,9/21/2024,第一部分 时间管理的概念和误区,1930,年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下：,诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们一句话。,这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。,以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。,有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，有没有实验室，哪能做学问？,小故事,9/21/2024,我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。,至于时间，更不成问题。,达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做,1,点钟的工作。你们看他的成绩！每天花,1,点种看,10,页有用的书，每年可看,3600,多页书；,30,年读,11,万页书。,诸位，,11,万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看,3,种小报也得费你,1,点钟的功夫；四圈麻将也得费你,1,点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！,易卜生说：你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。,学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。,再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们,10,年之后成什么器。,9/21/2024,认识时间,世界几乎,天天在进步,，但我们一天还是只有,24,小时。,成功和不成功的人一样，一天都只有,24,小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的,24,小时。,学习、工作何尝不是这样？同样的学生，同样的老师，为什么有的学生学习好？有的学习差？,我们的工作不也是这样？有的人很快脱颖而出？有的人原地踏步？为什么？,“一万小时定律”,这就是时间管理,自我管理、成功管理,反思,9/21/2024,有人曾粗略地统计过一个活到,72,岁的美国人对时间是怎么花的：,睡觉：,21,年,工作：,14,年,个人卫生：,7,年,吃饭：,6,年,旅行：,6,年,排队：,6,年,学习：,4,年,开会：,3,年,打电话：,2,年,找东西：,1,年,其它：,3,年,认识时间,9/21/2024,时间的浪费,某项调查数据结果,（天）,睡 眠,8.05,小时,用 餐,1.31,小时,琐 事,0.55,小时,工 作,7.34,小时,交 际,0.39,小时,休 息,0.45,小时,娱 乐,0.31,小时,上下班交通,0.73,小时,读书报杂志,0.42,小时,处理家务事,0.26,小时,兴趣的工作,0.37,小时,音乐或电视,2.51,小时,与朋友聊天,1.11,小时,9/21/2024,认识时间,时间的四大特征,9/21/2024,认识时间,常见的问题,这个来电话，那个来请示、投诉,比谁都忙，到处救火，工作越做越多,计划赶不上变化，或计划从未兑现过,对什么都不放心，每天忙于事务性工作,工作抓不住重点，也没空去想何为重点,总无法说,“,不,”,，因此总要打乱时间计划,9/21/2024,认识时间,有形的时间杀手,无形的时间杀手,接听电话,打电话,会议,打扰,官僚作风,沟通不足,办公室政治,资源不足,阅读文件及邮件,交通堵塞,欠缺周详计划,不懂轻重缓急,过分注重细节,犹豫不决,不懂得说不,拖延,善忘,欠缺组织,欠缺健康,9/21/2024,什么是时间管理,时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。正是由于时间具有以上四个特性,时间管理的对象不是时间，而是,面对时间而进行的,“,自管理者的管理,”,。,所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。,所谓“自管理者的管理”,你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。,9/21/2024,时间管理从未像今天这么重要,寻求事业、家庭与社会生活,的,平衡,信息爆炸,竞争的压力,客户对品质的要求,9/21/2024,时间管理的误区,工作缺乏计划,1,进取意识不强,5,时间控制不够,3,整理整顿不足,4,组织工作不当,2,9/21/2024,1,、工作计划不当,工作计划不当的后果,1,、目标不明确,2,、没有进行工作归类的习惯,3,、缺乏做事轻重缓急的顺序,4,、没有时间分配的原则,9/21/2024,2,、组织工作不当,职责权限不清，工作内容重复,“,事必躬亲，亲力而为,”,沟通不良,工作时断时续,学会如何接受请托,学会利用资源,9/21/2024,3,、时间控制不够,拖延商数测验,请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：,1,）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,2,）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,3,）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作,。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,4,）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,5,）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,小测试,9/21/2024,6,）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,7,）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,8,）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,9,）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,10,）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,9/21/2024,习惯拖延时间。,不擅处理不速之客的打扰,不擅处理无端电话的打扰,泛滥的“会议病”困扰。,评分标准：,每一个,“,非常同意,”,评,4,分，,“,略表同意,”,评,3,分，,“,略表不同意,”,评,2,分，,“,极不同意,”,评,1,分。总分小于,20,分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在,21,至,30,分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于,30,分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,9/21/2024,4,、整理整顿不足,杂乱无章的办公室,杂乱无章的办公桌,杂乱无章的文件夹,杂乱无章的抽屉,当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？下面是一份,“,文件处置测验,”,，看看你的文件处置系统是否完善。,9/21/2024,5,、进去意识不强,“,人最大的敌人就是自己,”,。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：,*,个人的消极态度,*,做事拖拉，找借口不干工作,*,唏嘘不已，做白日梦,*,工作中闲聊,如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于,“,天上随时掉下大馅饼,”,的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！,9/21/2024,第二部分 时间管理六项基本原则,明确目标,1,与别人的时间取得合作,5,分清轻重缓急,3,合理分配时间,4,有计划有组织进行工作,2,制定规则、遵守纪律,6,9/21/2024,1,、设定目标,具体的（,specific,）,可衡量的（,measurable,）,可达到的（,attainable,）,相关的（,relevant,）,基于时间的（,time-based,）,SMART,原则,9/21/2024,2,、有计划有组织进行工作,所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标,合理地、,正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。,有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，我们请大家记住,。,成功与不成功就差别两步：第一步，选择；第二步，坚持。,9/21/2024,美国的成功学家格林演讲时，时常对观众开玩笑地说，美国最大的快递公司,联邦快递，其实是他发明的。他不说假话，他的确有过这个主意。但是我们相信世界是至少还有一万个和他一样的创业家，也想到同样的主意。,60,年代格林刚刚起步，在全美为公司做撮合工作，每天都生活在赶截止日期、并在限时内将文件从美国的一端送一另外一端的时间缝隙中。当时格林曾经想到，如果有人能够开办一个能够将重要文件在,24,小时之内送到任何目的地的服务，该有多好！这想法在他脑海中驻留了好几年,一直到有一个名叫弗列德,史密斯的家伙真的把这主意转换为实际行动。,小故事,9/21/2024,时间管理日计划,AB,表,A,表,每天六项工作,每项工作开始和结束时间,每项工作完成情况,B,表,未完成事项,未完成原因,是否需要移到明天继续做？,明天能否完成？,每天只要五分钟！,9/21/2024,3,、分清工作的轻重缓急,重要度,紧迫性,A,重要而且紧迫,紧迫但不重要,D,不重要不紧迫,重要但不紧迫,9/21/2024,3,、分清工作的轻重缓急,具体做法,时间培训,时间管理的四象限办法,.doc,9/21/2024,4,、合理分配时间,帕累托定律,20/80,原则,20/80,原则，是,20,世纪初意大利统计学家、经济学家,维尔弗雷多,帕累托,提出的，他指出：在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所熟知的二八法则,即,80%,的公司利润来自,20%,的重要客户，其余,20%,的利润则来自,80%,的普通客户。,9/21/2024,生活中的,20/80,原则,80%,的销售额是源自,20%,的顾客；,80%,的电话是来自,20%,的朋友；,80%,的总产量来自,20%,的产品；,80%,的财富集中在,20%,的人手中；,9/21/2024,5.,与别人的时间取得合作,任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。,财务工作；,人事工作；,销售工作；,行政工作；,等等,不管与谁那个部门、人员合作，一定要注意态度，客气和蔼，并且尽量提前告知。,9/21/2024,6.,制定规则、遵守纪律,制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面：,1,、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。,2,、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。,3,、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。,9/21/2024,个人时间管理小工具,时间管理并没有什么高超的技巧，关键就在于持之以恒。,有效管理时间四大法则：,法则一：明确目标,树立时间观念,设计职业生涯,切实的短期目标,合理进行目标管理,法则二：分清轻重缓急,运筹时间，充分应用,只做最重要的事情,时间管理矩阵,20/80原理的运用,法则三：制订计划表,六项工作法,制订有效计划,逐步实现远期目标,自我激励,法则四：立即行动,克服拖延,有头有尾,重视今日,9/21/2024,高效能人士的七个习惯,的作者史蒂芬,柯维在,要事第一,一天，某著名教授在上课之前让同学们搬了一些看起来莫名其妙的东西，其中，有一盘大石块，一盘小石块，一盘大沙子，一盘小沙子，一大盆水，一个大大的透明玻璃杯。当同学们把这些东西摆放好之后，教授说道，“同学们，今天我们一起来做一个有趣的实验。实验的要求是把我眼前的这所有的石头、沙子和水都装到这个玻璃杯里。那么，请同学们回答，应该按照什么顺序来装呢？”顿时，同学们的好奇心被调动起来，纷纷发言，有人认为东西那么多，杯子那么小，把所有的东西都装到玻璃杯是不可能的，有人认为应该先装水，有人认为应该先装小沙子，,。看到同学们这么踊跃，教授笑道：“首先必须明确的一点是，这些东西是可以全部装到杯子里的，只是你要找准顺序，下面我们就来看看到底按照什么顺序才能完成这个实验。”于是。教授先把大石头装到杯子里，再把小石头装进去，接着装大沙子，然后装小沙子，最后把水全部倒了进去。刚刚好，一样东西也没剩下，教室里顿时掌声雷动。最后教授总结道：“表面上看，我们是在执行一个不能完成的任务，但事实表明，按照刚才的顺序，我眼前这所有的东西都已经被完全装到这个玻璃杯里。这其中只要有一个顺序不对，任务都不能完成。比如，你把小沙子放在了第一顺序，那么装大沙子的时候，大沙子之间将留有空隙，而且这些空隙无法被填充，因为你已经把能够填充空隙的最细小的沙子先装到了杯子里，这将直接导致杯子的一部分空间被占用，造成浪费。同样的道理，如果先装小石头，那么大石头之间的空隙也将无法被充分地利用，从而造成浪费。,小故事,9/21/2024,在一天八小时的工作时间里，真正有效的工作时间平均约六个小时左右。如果一个人工作不太用心，则很可能一天的有效工作时间只有四小时；但如果另一个人特别努力，绝大部分心思都投注在工作上，即便下班时间，脑子里还不断思考工作上的事情，产生新的创意，思索问题的解决方案等，同样一天下来，可能可以积累相当于十二个小时的工作经验，长期如此，则两个人同样工作十年之后。前者可能只积累相当于六七年的工作经验，但后者却已经拥有相当于二十年的工作经验。这段文字主要强调的是：（ ）,A.,习惯,B.,方法,C.,态度,D.,经验,小测试,9/21/2024,思考问题,找到自己的时间杀手，改进自己的时间管理，做成功的自己！,在家庭、工作、学习等方面做好平衡！,9/21/2024,谢谢大家参与！,9/21/2024,