培训教案：会议组织保障程序

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,会 议 组 织 保 障 程 序,培 训 教 材,Page,2,目录,什么是会议,第一部分,第二部分,第三部分,会议要求,第四部分,会议组织保障的规范流程,会议准备,会务保障,会议评估,近期会议组织中存在的问题,第一部分 什么是会议,会议是一种组织管理行为,是组织进行信息传递、沟通的载体,是组织统一思想、协调步骤的重要组织管理手段和形式,是一个集思广益的渠道,是处理具体业务事项的一种方式,会议质量在一定程度上反映了公司人员的素质和管理水平,Page,3,Page,4,目录,什么是会议,第一部分,第二部分,第三部分,会议要求,第四部分,会议组织保障的规范流程,会议准备,会务保障,会议组织中易存在的问题,会议组织保障流程,会议确定,会议准备,会场预订,人员确认,设备准备,会场布置,会务保障,会议评估,会议记录,现场监控,会后安排,上报总结性文件,跟踪督办布置工作,Page,5,材料准备,会议通知,通报情况,议题收集,Page,6,会议确定,各部门应严格按照公司会议制度规定，提前确定本部门组织召开会议安排，列入工作计划,要结合公司领导行程安排，确定会议具体的召开时间、地点、议题、与会人员、主持人及议程,一、会议准备,严格执行公司会议制度，提前确定会议安排,根据确定的会议安排，草拟会议通知并完成审批。,至少提前四个工作日下发会议通知，会议通知要素包括：,会议通知,一、会议准备,Page,7,会议时间、地点及议题,会议主持人及参会人员范围,会议议程,会议请假程序,会议联系人,反馈截止时间,会议着装要求,会议形式,会议材料责任单位,会议材料上报截止时间,会场预订,Page,8,根据参会人数确定会场，提前一个工作日预订会场,列出检查单，详细了解会场设备、设施情况，并向会议室管理员提出相关要求：,一、会议准备,序号,项目,要 求,1,投影仪,确认是否有这些设备，如无需自行,在会议召开前一个工作日准备,2,投影幕布,3,插座,4,茶水、矿泉水等饮料,根据参会人数和会议时长准备,5,横幅,告知横幅内容，至少提前半天悬挂,6,音响,至少提前半天到位并完成调试,会议召开前一天电话提醒参会人员,确认并统计参会及请假人员名单,人员确认,一、会议准备,Page,9,提前确认参会人员是确保会议质量和效果的重要环节之一,提前一个工作日通知参会部门考虑是否有需要提请会议协调解决的事项,要求各部门提前反馈给组织单位,汇总议题提前完成报批工作，由公司领导确定上会讨论议题,要求议题涉及单位必须在会前进行思考和沟通,一、会议准备,议题收集,严禁未经相关业务部门提前沟通协调的议题上会讨论,汇总会议材料：议程所需相关报告、议程以外需上会讨论的议题,会议通知下发后立即通知责任单位制作相关材料，并根据需要将材料制作成,PPT,演示稿,要求责任单位提前二个工作日向组织单位报送会议材料,组织单位提前一个工作日完成全部会议材料的汇总报批工作,为参会主要领导人在会议现场各备份会议材料一份,材料准备,一、会议准备,Page,11,会议信息表,会议名称,会议时间,地点,主持人,会议议程,参加人员,（总人数）,具体人员名单及其单位,材料清单,备注,请假情况,一、会议准备,Page,12,通报会议准备情况,汇总会议相关信息，填写会议信息表,专题会议根据参会主要领导名单，用统一、规范的桌牌纸按标准模板打印桌牌,准备桌牌架和部分空白桌牌,准备笔记本电脑、,U,盘，并将会议材料拷入笔记本电脑和,U,盘,准备摄影机、摄像机、投影仪、录音笔、激光笔及备用电池,准备网线（如有需要）,设备准备,Page,13,一、会议准备,Page,14,会场布置,出发前往会议室前通知会议室管理员打开会议室,会议保障人员提前,1,小时到达会议现场,根据实际天气情况打开现场灯光、空调等设备,提醒会议室管理员按其固有程序开始会务服务工作,一、会议准备,摆放桌牌,确定主位，将参会职别最高领导桌牌放置主位桌前,根据左大右小的顺序，从最靠近主位的左侧开始，按照参会领导职别大小依次摆放桌牌,会场布置,一、会议准备,主位,第一副位,投影幕布,第二副位,客方主位（居中面对会议室门口）,主方主位（居中背对会议室门口）,主方第一副位,主方第二副位,客方第二副位,客方第一副位,一般公司内部会议座次安排示意图,谈判、座谈等对外会议座次安排示意图,Page,15,将会议信息表和表中所列材料整齐摆放在参会主要领导桌前,调试麦克风、音响等扩音设备,打开笔记本电脑,安放投影仪，与笔记本电脑联接，调试会议材料投影效果,会场布置,Page,16,一、会议准备,所有会场布置工作必须在会议开始前半个小时完成,Page,17,二、会议保障,检查测试录音笔并随身携带,在领导到达会议室前一分钟将录音笔调至录音模式，放至主位领导桌前,立刻回到记录台，配合会议议程播放投影仪，并进行文字记录,会议记录,现场摄影、摄像,会务服务,密切注意会场动态，及时处理现场突发事件,二、会议保障,现场监控,会议结束后，收拾会议现场，包括摄影机、摄像机、录音笔、投影仪、笔记本电脑、会议材料等,集中销毁保密会议材料,会后安排,Page,18,Page,19,三、会议评估,会后总结性文件类别,会议纪要,工作简报,情况通报,会后总结性文件在会后一个工作日内上报,严格按照会议制度规定报批会后总结性文件,公司级会议的会后总结性在报批结束后将定稿邮件发档案室统一发出,上报会议总结性文件,跟踪督办会议布置工作，定期收集更新工作进展情况,Page,20,目录,什么是会议,第一部分,第二部分,第三部分,会议要求,第四部分,会议组织保障的规范流程,会议准备,会务保障,会议组织中易存在的问题,会议纪律要求,部分会议未按要求定期、准时召开,少数人员在未履行请假手续的情况下缺席会议,会议未严格执行会议制度,材料未提前发送,参会人员会前准备不充分,会议组织保障水平有待提升,人员通知不到位,桌牌待会议开始才摆放,会议纪要没有及时上报,会议效果评估不及时,第四部分 近期会议组织中存在的问题,Page,21,Page,22,目录,什么是会议,第一部分,第二部分,第三部分,会议要求,第四部分,会议组织保障的规范流程,会议准备,会务保障,会议评估,近期会议组织中存在的问题,第四部分 会议要求,严格按照会议组织保障规范流程操作，提升会议组织保障水平,深刻认识会议召开的目的和意义，认真学习会议制度及管理办法,严肃会议纪律,严格按照要求按时组织、参加相关会议,参会人员围绕会议议题提前进行思考和准备,会议期间不得随意接听电话或进出会场,Page,23,其他事项,按照规定形式（视频或现场）召开会议,密切关注领导参会信息变化，遇有紧急事项要及时沟通反馈。,做好会议后续工作,会后一个工作日内上报会议纪要（情况通报、工作简报）,第四部分 会议要求,培训完毕，谢谢！,Page,25,