岳春峰教授MBA讲义《时间管理》

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,岳春峰 教授,1,时间利用的重要性,时间利用的原则,纲,要,时间利用的分析,时间利用的方法,2,一、时间利用的重要性,任何人都没有无限多的时间，同时每个人又拥有自己的全部时间。,时间：一种被相等地分配给所有人的资源。,3,平均,80,岁寿命,我们只有,3.3,年的时间去创造价值,我们如何管理它？,一寸光阴一寸金,1-20,、,60-80,忽略不计，余,40,项目 每天耗时,40,年耗时 比例,睡眠,8,小时,13.3,年,33.25,一日三餐,2.5,小时,4.2,年,10.50,走路,1.5,小时,2.5,年,6.25,谈话,1,小时,1.7,年,4.25,看电视、上网,3,小时,5,年,12.25,看报、聊天,3,小时,5,年,12.25,刷牙、洗脸、洗澡,1,小时,1.7,年,4.25,休假、娱乐,闹情绪、身体不适,2,小时,3.3,年,8. 25,4,你能支配自己的时间吗,（表,1,）,支配时间即支配自，下列问题将有助于你衡量自己支配时间的能力。请回答“是”或“不”,.,1,、你是否一到公司便列出当日工作安排？ 是 不是,2,、你是否在固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？ 是 不是,3,、你是否将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？ 是 不是,4,、你是否避免各种浪费时间与精力的“琐事”干扰正常工作？ 是 不是,5,、你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？ 是 不是,6,、你能注意缩短用餐、饮茶的时间吗？ 是 不是,7,、你只欢迎那些实实在在，对公司有益的推销员或顾客吗？ 是 不是,8,、你除非万不得已才召开会议吗？ 是 不是,9,、你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？ 是 不是,10,、你收到函件后是否阅后立即处理？ 是 不是,11,、你阻止别人给你寄发各种无用的资料吗？ 是 不是,5,12,、你阅读报刊杂志时是否先浏览全篇大意后，再仔细阅读章节？,是 不是,13,、你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁地检查或干扰他们吗？,是 不是,14,、你鼓励部下遇到问题时要开动脑筋，提出独立的见解吗？ 是 不是,15,、你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙,地拒绝吗？ 是 不是,16,、你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥”吗,? ,是 不是,17,、你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？ 是 不是,18,、你能充分利用电脑、复印机等现代办公用具提高效益吗？ 是 不是,19,、当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的难题时，你是,否请教专家协助，而不是单枪匹马地蛮干？ 是 不是,20,、你召开重要会议时是否吩咐秘书不转接电话，不会见未约,来访者？ 是 不是,6,回答“是”得,5,分，“否”得,0,分,80-100,分,你能最充分地利用自己的时间，从而不必因完不成任务而加,班加点或将工作带回家。,60-80,分,你基本上能够有效地支配时间，只在某些方面仍须改进，可,参考测试结果对照检查。,30-60,分,由于做事计划性差，效率低，你给自己增加了很多工作压力，,你的问题主要集中在三个方面：主次不分，眉毛胡子一把抓；不能,充分相信下属，大胆放权；精力分散，易受不速之客干扰。只要下,决心改正以上不足，你一定能在有限的时间里取得更高效益。,30,分以下,你将面临严重的健康问题或被解职，除非你立即全力以赴提高,效益，否则后果将不堪设想。,7,效率下降，劳动强度加大，影响工作积极性。,长期恶性循环将导致健康下降、家庭关系紧张。,严重的将影响个人前途以及造成经济上的重大损失。,公司范围内的低效率将失去重大商机。,缺乏时间管理的危害性,8,我们为何忙乱,让我们来看看张科长的一天的活动,：,8,：,30,上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资,源规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访等使他,们的谈话一直延续到了,10,：,00,。,10,：,00,准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员的,薪资问题、给予解答到,10,：,20,。,10,：,20,找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工,作，任经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延,续到,11,：,00,。,11,：,00,对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类,的报告、建议书等。,12,：,00,，还有一部分没有过目。,中午匆匆吃过饭，看了一会报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起,总经理交代的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交,的，于是赶紧冲进办公室！,9,14,：,00,与销售科长约好讨论招聘营销人员事宜，由于对招聘主管,的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包下来，,包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都是任经理自,己确定，此项工作又占去,2,个小时的时间。,16,：,00,刚要写明天自己提交总经理的公司人力资源规划报告，又,有下属进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公,司最近的传闻。,16,：,30,召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响了,工作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没,有达到张科长的预期目的，还拖延了时间，一直持续到下班,17,：,00,下属走后，,张科长,一看已经过了下班,时间，已经没时间完成报告，只好等,下班后，张科长挾着自己未写完的报,告和要处理的文件回到家中，看样子,今晚又得加班到午夜了。,？ ？ ？,10,分析一下，张科长的时间为什么不够用，他真的没有足够的时间吗？是他在不经意和不自觉地把时间浪费掉了呢，还是一些他不能够控制的因素挤占了他宝贵的时间呢？他把时间究竟浪费在哪里了呢？,11,忙乱的中层干部,时间管理的障碍,障碍一、我的时间安排的挺好，我是一个有序的人,障碍二、时间管理有什么用，计划赶不上变化,障碍三、时间掌握在别人手中,障碍四、时间管理太麻烦,障碍五、时间管理各有各的习惯，我的习惯就是这样，不好改,12,忙乱的中层干部,中层干部时间管理的特点,特点一、中层干部由于关联多，在时间上处理没有轻重缓急，没有主次。,特点二、中层干部的任用提拔注重业务能力，缺乏组织管理能力,特点三、中层干部没有自己可支配的“自由时间”，所有时间都属于他人或事的“应对时间”，自己处于被动、应付的状态。,特点四、中层干部由于受上司决策的影响，掌握不好时机，常常过分专注于小事。,特点五、中层干部由于其工作的特点经常有很多零散时间，但是往往对零散时间不能够有效运用,特点六、中层干部一般会议多，会议管理能力有待加强,13,记录时间使用情况,分析时间使用情况,消除浪费时间因素,集中精力使用时间,要与时间赛跑,14,二、时间利用的分析,“,不能管理时间，便什么都不能管理。”,-,彼德,杜拉克,15,何,为,时,间,管,理,?,“,时间管理”,能正确的了解时间的特性，,如何更好地运用时间，使生活和工作更有效。,更深入的是让人通过有效的时间管理达至人生目标的实现，也就引申为现在流行的“成功学”。,16,有关时间的概念,供给毫无弹性,无法积蓄,无法取代,无法失而复得,时间的特性,缺乏时间管理意识,缺乏沟通,弄不清优先顺序,时间的敌人,17,德国人的时间观念,时间可以很精确地计算,可以很具体,;,明文规定的工作和学习,商店营业时间,;,18,犹太人的时间观念,雇工按时间计酬,;,会客必须先预约,;,时间一到立即送客,否则按时计费,;,办公桌上从来没有昨天未解决的文件,;,19,什么是时间杀手,?,缺乏时间管理意识，造成时间浪费的现象。,20,接到指令后,，才知道要做什么，很少能预计要做什么而先行准备。,每天到了公司才开始要做什么,？,没有月份及年度的工作计划。,经常花很多时间等待前手完成工作后，再进行工作。,经常过了规定的期限，使工作无法进行或要花更多的代价才能完成。,非要完成一件事后才做另一件事，无法同时进行多项工作。,心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！,每天忙于杂事、琐事，而真正重要的工作没有时间去做。,每天被工作追赶，没有余裕的时间。,每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。,常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。,从不认为经由时间管理能增加自己的时间。,常常因为沟通不良、情报错误而使工作重新再做。,接下许多工作，才发现根本没有足够时间依时进行。,缺乏时间管理意识的征兆,21,人为因素,管理因素,环境因素,1,、,企图做的太多,2,、,安排紊乱,，使用的工具杂乱无章,3,、个人能力的欠缺,4,、不会说“不”,5,、缺乏自我约束能力,6,、做事经常拖延，犹豫不决,7,、工作时过多地和别人拉家常,8,、争吵、发火,9,、压力、紧张,1,、,缺乏优先处理顺序,2,、缺乏目标计划,3,、无效的委派,4,、员工缺乏训练，执行力较低,5,、缺乏交流或交流不清,6,、权责混乱,7,、无危机管理意识,8,、缺乏进度控制,1,、,电话打断,2,、不速之客拜访,3,、无效率的会议,4,、内容不全或延误的信息,5,、过多的文件，繁琐的程序,6,、人员不足或过多,7,、嘈杂的工作环境,造成时间浪费的主要因素,22,时间价值的分析,分析你的时间价值,你的每一天，每一分钟都有很大价值,工作业绩需要过程管理，是工作时间的每一分钟工作成果的累积,确定自己的时间价值，肯定自己的价值,规划你的时间，将宝贵的、有限的时间资源用在可以产生最大收益的活动上,23,李,经理的一天,8,：,00,整理办公用品,8,：,30,部门例会,9,：,00,看资料、文件,9,：,15,接听和打了几个电话,9,：,30,下属来请示工作,9,：,45,与财务部经理讨论费用问题,10,：,20,替上司营销总监去开会,10,：,55,给外地办事处打电话,11,：,10,与行政部经理聊天,11,：,30,替下属修改销售报告,12: 00,吃饭,13: 00,接待一个客户,13,：,30,准备向营销总监汇报的资料,24,14,：,30,下属来谈其工作中的困难、抱怨,14,：,50,与人事部经理谈某下属的奖金问题,15,：,20,接到客户的投诉电话、很恼火,15,：,30,打电话询问投诉之事、教训了一顿下属,15,：,50,老总找去,16,：,20,下属又来请示工作,16,：,30,撰写招聘计划,17,：,00,发现招聘计划中有好几个问题需要与人事,部经理协商，去找人事经理,17,：,30,与人事经理协商,这就是销售部,李,经理的一天，你的一天如何呢？,让我们对这些普普通通的一天做一天做一分析，,看看时间都跑到哪里去了？我们是否很好地利用了,时间？,25,分析一：时间清单分析,目标：分析每天（或每周或每月）的工作时间都是,怎样用掉的,方法：运用,时间清单,进行分析,将一天的法定工作时间，按照每,30,分钟为一段，进行分段。,然后，逐时间段填写实际活动事项。,跨时段的活动，填入开始时间即可。,由于有“实际用时”栏，所以可以很清楚地了解跨时段活动的时间。,在“活动事项”后，填入该活动事项相应的“计划用时”、“实际用时”、“浪费,/,超时”以及“原因。,26,总 计,16,：,30-17,：,00,16,：,00-16,：,30,15,：,30-16,：,00,15,：,00-15,：,30,14,：,30-15,：,00,14,：,00-14,：,30,13,：,30-14,：,00,13,：,00-13,：,30,12,：,30-13,：,00,12,：,00-12,：,30,11,：,30-12,：,00,11,：,00-11,：,30,10,：,30-11,：,00,10,：,00-10,：,30,9,：,30-10,：,00,9,：,00-9,：,30,8,：,30-9,：,00,8,：,00-8,：,30,原因,浪费,/,超时,实际用时,计划用时,活动事项,时间,时间清单分析表,(,表,2,）,27,时间管理问题分析：,计划性如何,如果原本无计划，自然就无法填写“计划用时”和“浪费,/,超时”,两栏了,有多少时段记不起来做什么,这样时段很多的话，说明你的时间管理状态很糟,浪费,/,超时多少,由于每天安排,20,的法定时间作为机动的、防止不可预见事,情发生的时间，所以，浪费,/,超时不超过,20,即算正常。超过,50,的话，你就要将手头的工作全部停下来，先管理你的时间了。,28,让我们再来分析一下李经理的工作清单,时间 工作项目 占用时间 评估,8,：,30,例会,30,分钟 必要性不大，可取消,9,：,00,查看文件,15,分钟 较重要应提前做,9,：,15,接听电话,15,分钟 可委派下属接听,9,：,30,下属请示,15,分钟 可以授权或指导,9,：,4 5,与财务经理讨论费用问题,35,分钟 很重要,10,：,20,紧急事项,35,分钟 有必要,10,：,55,电话,15,分钟 必须照办,11,：,10,行政经理聊天,20,分钟 要加以拒绝,11,：,30,替下属修改报告,30,分钟 既放手就由下属做主,12,：,00,午餐,13,：,00,接见一个客户,30,分钟 可让下属做,13,：,30,准备汇报材料,30,分钟 最后期限、重要,14,：,00,汇报工作,30,分钟 重要,29,时间 工作项目 占用时间 评估,14,：,30,下属找,20,分钟 锻炼下属去做,14,：,50,与人事经理谈话,30,分钟 可适当推迟，不太重要,15,：,20,接投诉电话,10,分钟 较紧急,15,：,30,询问投诉,20,分钟 紧急处理,15,：,50,老总找,30,分钟 肯定重要,16,：,20,又是下属找,10,分钟 给予指示,16,：,30,拟定计划,30,分钟 头等重要，可惜时间仓促,17,：,00,与人事经理协商,90,分钟 重要、但为什么会出现这个问题呢？,通过对李经理的时间清单分析，我们得出：,他的重要工作是在快下班时才做的；,他被分心和干扰的事项较多，有来自于属下、同级、外部等，时间大概是,2,小时左右；,他完全不被干扰的时间很少，只有,30,分钟；,他最有效率的时间应是,9,：,00,左右、却没有得到充分的利用,工作效率低的时间：向上司汇报工作，由于准备不充分和精力不集中，效果不令人满意,30,分析二：工作清单分析,目标：分析一个法定工作日内都做了哪些工作事项，用时如何,方法：运用,工作清单分析表,进行分析,将一个法定工作日内的所有工作填入“工作事项栏”。包括累计用时超过,10,分钟的工作。不超过,10,分钟，可不填入。如，给“客户打电话”，可能你在上午打了两个电话，用时,5,分钟，下午打了三个电话，用时,10,分钟，将此累计在“给客户打电话”这一事项中。,填入具体事项。如销售部肖经理一天中的具体工作事项“向营销总监汇报工作”、“拟定招聘计划”等等。,“原因”栏目的填写。 只说明浪费、延误的原因即可。如“向营销总监汇报工作”，你原来预计,30,分钟，但在汇报开始时你没有与营销总监确认本次汇报的用时，结果花了,50,分钟，超时,20,分钟。,31,总 计,原因,无计划用时,延误,/,浪费,实际时间,计划时间,工作事项,姓名： 日期 ： 年 月 日,工作清单分析表,（表,3,）,32,时间管理问题：,“计划用时”与“实际用时” 为什么不一致？原因何在？,“计划用时”与“实际用时”差异最大的是哪三项工作？,“浪费”与“延误”最多的是哪三项工作？,“无计划用时”最多的是哪三项工作？,33,分析三：,工作（活动）周分析,目标：分析在一周之内，各项工作（活动）分别花费了多 少时间。,方法：运用,工作（活动）周分析表,按照表中工作（活动）事项合并表二清单中的工作同类项，然后填入表三的相应栏中。,无计划用时只计算无计划用时总计数,各项工作活动的无计划用时是指该项工作（活动）事先无计划时间,浪费,/,延误,凡超计划用时、记不起来的用时均计入“浪费,/,延误”中,34,分析,工作,（活动）,事项,计划用时,实际用时,浪费,/,延误,无计划用时,原,因,用 时,排 序,用 时,排 序,用 时,排 序,用 时,排 序,电 话,会 议,巡 视,看资料,用电脑,起草报告,公 出,路 途,与上司,与下属,解答客人,与同事,聊 天,处理私事,休 息,整理。准备,处理实发事件,总 计,工作,(,活动,),周分析表,（,表,4,）,35,时间管理问题：,你的各项工作（活动）每周总计用多少时间？,例如：“电话”，周一,40,分钟，周二,120,分钟，周三,30,分钟，周四,80,分钟，周五,60,分钟，本周合计“电话”用时,330,分钟,5.5,小时,各项工作（活动）计划用时排序？找出前三项。,误差最大的前三项工作（活动）？分析原因。,一周里，误差的总小时数？,36,分析四：工作紧急性分析,目标：,分析每天（每周、每月）的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序,方法：,运用,工作紧急分析表,将各种事项的紧急性分四档，其标准如下：,非常紧急 马上要做（马上放下其他事情开始做）,紧急 短时间内要做（一般是当天要做）,不很紧急 可从长计议（可纳入计划中）,不紧急 什么时候做都可以，不用计划,例：肖经理的各种事项如下：,消费者上门投诉 非常紧急,某地断货 紧急,竞争对手降价 紧急,撰写销售报告 不很紧急,学习外语 不紧急,37,统计“频次”。即不同紧急程度的工作事项各占多少（每天或每周或每月）,例：在一个工作日内，在肖经理的工作事项中,非常紧急,1,件,紧急,6,件,不很紧急,6,件,不紧急,1,件,统计“时间”,例：,非常紧急,40,分钟,紧急,320,分钟,不很紧急,150,分钟,不紧急,30,分钟,38,非常紧急,（马上就要）,紧急,（短时间内要做）,不很紧急,（可从长计议）,不紧急,（无时间要求）,频次,时间,紧急性,工作事项,工作紧急性分析表,（表,5,）,姓名： 日期： 年 月 日,39,时间管理问题：,你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？,非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产品品质等重大问题，与时间管理无关。,“紧急事项”越多，时间管理问题越大。,“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。,除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。,40,分析五：工作重要性分析,目标：,分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根据重要程度安排工作的用时。,方法：,运用,工作重要分析表,将各种事项的紧急性分四档，其标准如下：,非常重要 绝对要做（即其他事情都可以不做，也要做的事,项）,重要 应该做（你不做就要出问题）,不很重要 可做可不做（做比不做好一点）,不重要 可不做（做也不见得好）,例：李经理的各种事项如下：,某地断货 非常重要,竞争对手降价 非常重要,撰写销售报告 重要,向几名下属问候 不很重要,替下属校对报告 不重要,41,统计“频次”。即不同重要程度的工作事项各占多少（单位：日、周、月）,例：在一个工作日内，在肖经理的工作事项中,非常重要,2,件,重要,2,件,不很重要,6,件,不重要,2,件,时间管理问题：,你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？,非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关。,重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理。,一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项。,特别注意对“重要”的工作事项进行分析。,42,非常重要,（绝对要做）,重要,（应该做）,不很重要,（可做可不做）,不重要,（可不做）,频次,时间,重要性,工作事项,工作重要性分析表,（表,6,）,姓名： 日期： 年 月 日,43,时间管理问题：, 你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？, 非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产品品质等重大问题，与时间管理无关。, “紧急事项”越多，时间管理问题越大。,“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。, 除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。,44,分析,六,：会议分析,目标：,分析会议的必要性及其浪费、拖延的原因，寻求相应的解决办法,。,方法：,运用会议分析表,首先，分析会前准备工作。,有无会议计划、目标、议程、用时安排,时间和地点是否恰当,参加人员是否适当和必须,其次，分析会议过程。,是否准时开会，为什么,是否跑题,是否按计划进行,秩序是否正常,是否有人中途退出,是否按时结束,45,会后分析,会议纪要有没有？发给与会者没有？,会议决议的执行情况,会议必要性估计,以上三步分析，主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或严重无效会议的详细分析。,一般情况，按照会议分析表的项目分析即可。,时间管理的启示：,根据统计，公司经理用于会议的时间约占工作时间的,20,，如何利用好这,20,的时间，是时间管理的重要环节。,公司经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。对于自己可以决定是否召开的会议，一定要 评估开会的必要性。,事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或几十个人。最好养成以简明的书面形式通知大家会议计划，而不要简要一句“下午开会”就把大家召集起来。,严格会议纪律。,参加别人召集的会议，可请求召集人确认到会规则，以免浪费时间。,46,日期,会 议,名 目,会 议,内 容,计 划,用 时,实 际,用 时,原 因,分 析,会 议 必 要 性 评 估,必须的,目的,明确的,目的,不明确的,可不开的,姓名： 日期： 年 月 日,会议分析表,（表,7,）,47,三、时间管理的原则,时间在使用过程中，确实存在着一些不可抗拒的原则，如果我,们了解并遵循这些原则，就会使时间很好地为我们所用；如果不,知道、不遵循时间管理的原则就会盲目地将时间浪费掉。你是否,问过自己：自己的时间是否缺乏详细和有效的计划？坏的时间使,用习惯是否左右着自己？我的工作是否有轻重和优先次序？如果,没有，基本原因就是你没有遵循时间管理的原则。时间管理具有,以下五个原则,它们是：,80/20,原则, 目标,ABC,原则, 优先顺序原则, 计划原则, 习惯原则,48,原则一：,80/20,原则,所谓,80/20,原则是：假如工作项目是以某价值序列排定的，则,80,的价值来自于,20,的项目，而剩下的,20,的价值则来自于,80,的,项目。当然有时可能会稍微多一些，有时也可能会少一些，但是如,果你认真去实现这个原则，你会发现这个原则是正确的。,简单地说就是：,20,的工作占整个工作,80,的价值, 集中,80,的精力要做,20,的工作, 投入,20,精力做另外,80,的工作,49,仔细观察，我们是否经常遇到以下一些事例：,80,的销售量来自于,20,的客户,80,的电视时间用来收看,20,的你最喜欢的电视节目,80,的阅读时间用在,20,的报刊和杂志上,80,的电话是由,20,的外人打进来的,80,的外餐是在,20,你最喜欢的餐馆中进行的,80,的请假是,20,的员工请的,80,的宴会重复,20,的食谱,50,例：你一天的工作有,15,件事项要完成，依据,80/20,的原则，其中只,有,3,件事是需要集中你,80,的时间完成的，这样你就可以取得,80,的价值，也就是最大的价值。所以你要认真地挑选价值,80,的,3,件事项，然后就去做。而其他的,12,件事可以慢慢去做,或没有时间就不做，因为这,8,项工作所取得的价值，远远低于,你所挑选出的,3,个项目的价值。,在你的工作或生活中，把一些十分重要的事项挑选出来，你就,会因此而专心致志地去完成这些高价值地工作或项目并感到愉快。,这时你也会十分乐意地去忽略其他较低价值地工作或项目。,既然存在着这样一个原则，那么作为公司经理地你也一定希望,把自己地时间用在更有意义地事情上。,如果你想得到更多的 时间,并想做有效利用时间的人，你就该牢牢记住和活用,80/20,原则。,51,如何坚持这一原则呢？,首先将你每天的工作全部列出, ,对工作进行如下分类：,价值,80,的工作,20,价值的工作,事项一 事项四,事项二 事项五,事项三 事项六,事项七,80/20,原则,52,时间和精力分配,价值,80,的工作分配,20,价值的工作分配,事项一：需,2,小时集中精力 事项四：可往后推,事项二：需,1,小时不受干扰 事项五：没时间就不做,事项三：需,2,小时高效时间 事项六：可委托下属,事项七：,.,53,在实际中，如果我们不遵循这个原则，我们就会走入一些常见的误区：,面面俱到,都想做好,完全平均,都想做完,平均分配时间和精力,54,原则二：目标,ABC,目标,ABC,原则就是在最有价值的那些项目旁边，标上大写的,A,字，在稍低价值的项目旁边标上大写的,B,字，在价值最低的项,目旁边标上,C,字。当你这样做时尽管好像是在猜测和估计，但是,当你把这些目标项目进行比较后，就可以更清楚的认识表上每一,项重点的选择，从而减少工作的盲目性。标,A,的项目是最有价值,的，因此要尽量优先去做。把标,B,、,C,的项目留在后面去做，还,要根据时间把,A,项分列出：“,A-1”,、 “,A-2”,、等等。,简单地说，目标,A,、,B,、,C,原则就是首先要将工作目标分成三类：,A=,必须做的,B=,应该做的,C=,不值得做,55,如何坚持,ABC,原则,ABC,的优先序列一般是通过比较确定的，,A,项与,B,、,C,项对照后，他们的重要性就会逐步显露出来，你确定的,A,项就是他们的重中之重。,公司经理的计划中尽管已经列出了,A,、,B,、,C,项，但还要根据不断变化的实际情况不断地加以调整和修正，以便把时间真正用在处理最重要的事项上。,在实际中有可能出现这种：在计划上属于,C,项，用,2,个小时的时间去完成它就可以取得上司和同事的满意，但为了把这项工作做的更好、更出色，为了加深上司和同事对你的认识和了解，你可能花费,4,个小时的时间去完成它，使这项工作就上升到了,B,项。依次,B,项工作也有可能上升位,A,项工作。,设定一项工作的,A,、,B,、,C,项，究竟是,A,项，还是,B,、,C,项，要根据你在这件事项中所花费的时间的多少对你的工作、职位等带来影响的大小来具体确定。,56,原则三：排出优先顺序,在公司经理的实际工作中，许多工作都是可以分为两类的：, 第一类是工作的紧急程度是不同的。,有些工作时特别紧急需要马上处理的，因此优先顺序的原则就,是紧急在前；有些事不太紧急和不紧急的，可以往后缓一缓推一推，,因此根据优先顺序原则就是不紧急在后。,例：某销售经理某天工作紧急程度划分：,紧 急 不 紧 急,紧急处理客户投诉 工作总结,以外事故的紧急排除 修改工作流程,客户拜访 处理同事的一些误解,确定明天的广告 辅导下属工作,接待质检人员 安排下一步工作,与同级部门间的协调,销售政策的修改,57,工作中存在紧急之分，紧急事项要马上做、,刻不容缓，不紧急的事可以往后推一推，另找时间安排去做。,第二类是工作可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太重要的和不重要的工作不必去做或只花费很少的时间去做。显然，优先顺序原则就是重要的在前，不重要的在后。,例：销售部经理的某一天工作的重要程度划分,重 要 工 作 不 重 要 工 作,销售费用预算计划 一些文件和资料的查询,部门招聘计划制订 文件归档,重要客户拜访 应付无关人员,工作报告总结 领用物品,下达命令 差旅费报销,因此，在工作中要集中精力和时间将重要工作做好，不太重要的或根本就无重要性而言的工作可不做或委托他人去做。,58,原则四：制订计划,所谓计划，就是首先对时间进行全面规划，以提高时间的利用,效能，充当时间的主人。计划的目的就是帮助自己获得清楚的想法，,以便获得清晰的行动。,简单地说，计划就是：,必须事先对工作做出计划, 必须按照计划去执行、去实施, 必须留出处理不可预计事务的时间,59,计划按照时间和内容可以分为：日计划、周计划、月计划、季,度计划、年度计划、专项计划等。而时间管理的重点是代办单、日,计划、周计划、月计划。,不管是日计划还是周计划还是月计划等，,都要落在纸上。不要一次做的计划太多、也不,要想的太多、要充分考虑到一些无法预知的情,况。,要考虑所花费的时间、计划的目标不要太,过于笼统，如果不是这样，你的计划就有可能,变成无效的工具、失望的来源。适当的计划是,实施和完成的基础。适当的计划应该是什么样,的呢？我们主要对待办单、日计划、周计划、,月计划进行分析。,60,原则五：,习惯性原则,人们不会认为习惯也会成为一种原则，但在时间的原则中它确实也是一种存在形式，即：,你要知道什么是好的时间管理习惯, 对于职业经理人来说坏习惯是可以并且是必须要改变的, 好的习惯是可以养成并且是必须要形成的, 时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成,61,例：你是否有这样的一些习惯和惯例,工作效率低、办事拖拉,时间观念差，工作时磨磨蹭蹭,工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次,经常被电话、不速之客干扰，任由发展，不会说不喜欢推迟和拖延工作,上班时间不紧凑，晚上加班干,什么事情都愿意认为自己很忙才好,愿意下属多请示、多汇报才有权威,没有目标、没有计划、人云亦云,零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间,没有时间安排表，由别人来安排,不会休息、不会娱乐、没有空闲,如果你有以上这样一些坏习惯，你就要消除这些自设的障碍，,修正自己的习惯、性格以至于某些习以为常的观念。痛下决心加以,改正，彻底根治浪费时间和精力的个人习惯。你应按照我们前面的,原则做下去，逐渐养成这样的一些工作修改和时间管理的习惯。,62,一,般,人,的,习,惯,安,排,先做喜欢做的,先做懂的,先做容易的,先做花时间少的,先做资料齐全的,先做已排定的,先做经过筹划的,先做别人的,先做有趣的,63,必须养成的习惯,你每天要花,30,分钟做计划,你要有书面的日计划、月度计划和周计划,你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯,你每周都将你的工作排出优先的顺序,你能在高效的时间里做完你的重要工作,你的授权形成了一种工作风格和管理方式,你已养成对付干扰的工作作风,你有明确的生活和工作目标,你保证一天内有一段时间不受干扰,会有效利用零星时间,有得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备,文件柜或办公桌整洁、条理清楚,在固定的时间里处理往来的函件,尽量将无用的文件处理掉,能使每件工作善始善终避免头绪多而乱,除非万不得已才召开会议,常年使用工作效率手册,64,四、时间管理的改进方法,方法之一：消除电话干扰,方法之二：消除不速之客,方法之三：消除无效会议,方法之四：有效计划,方法之五：克服条理不清,方法之六：克服经常救火,方法之七：有效授权,方法之八：克服相干的事太多,方法之九：有效沟通,方法之十：克服拖延,方法之十一：明确职责,方法之十二：学会说“不”,方法之十三：克服工作搁置,方法之十四：克服文件杂陈,方法之十五：克服办公桌杂乱和个人混乱,方法之十六：自律,65,四、时间管理的改进方法,方法之一：消除电话干扰,据统计，电话干扰是时间管理最大杀手之一，许多经理人也认为电话经常占去他们大量的时间。,原因分析,*电话是必须的，不认为电话是浪费时间的最大,因素。,*喜欢与下属或公司各部门进行电话交往，电,话多表示自己不可缺少和繁忙,* 总想与下属和上司及时沟通，对细节或小事,感兴趣,*缺乏有效的授权，下属依赖性太强，总是不断,地请示和汇报，不厌其烦地请求指导和帮助。,*缺乏自我约束，唯恐得罪和冒犯别人，无法有,效的结束电话。,*无法有效的管理秘书，让其代为接听一些无效,或不重要的电话,改进方法,*,首先做一次电话记录，分析电话的重要性 正,确对待电话和制定处理计划。,*,客观看待电话地作用和自己地地位，有些电,话对工作没有任何意义 。,*,你是经理不再是业务员，有效的沟通是必须,的，放弃对小事和细节的过分关注,*培养和锻炼下属的能力，分配其职责，实施,有效的授权。,*严格按计划行动，采取有效的交谈技巧，简,洁明确地进行电话交谈。,*明确秘书职责，提醒需注意的重要电话，中,止无效电话。,66,方法之二：消除不速之客,原因分析 改进方法,来者不拒、经常被打扰，,过高估计自己的作用、碍热闹、喜交往。, 事事过问导致下属事事请示。,缺乏授权，权利欲望过重。, 会谈经常跑题，抓不住关键。,不愿意说访谈结束或拒绝之类的话。,时行开门办公，招致顺路来访者增多。,助手或秘书阻挡来访无效。,没有配备得力的助手或秘书。,走错门或找错访谈人的访谈对象。,各部门和下属职责不清，办公室设置职责冲突，,导致相互影响和干扰,做出每周的来访计划、实行预约。,客观分析自己的重要程度， 区别公私事与人交往。,制订躲避和拒绝计划。,有效授权， 培养提高下属处理问题的能力。,必须实现提出会谈时间，对会谈内容实施有效控制。,学习拒绝和结束会谈的有关技巧。,重新颁布公司或部门劳动纪律，不可以随便访谈。,培养、训练助手和秘书，有效实施阻挡计划。,充分发挥下属的职责和发挥作用,室外由明确的标志和指示，杜绝此类现象的发生。,明晰下属及部门之间的职责、管辖范围，办公室设置,要合理、分清职责，减少人为制造的访谈干扰的障碍,67,方法之三：消除无效会议,原因分析 改进方法,经常是没有任何目的的开会,没有会议议程，对会议的组织和控制没有计划,开会时间和地点选择不当，会议通知不全面,召集会议过多过滥，或会议缺乏有效沟通。,偏离会议主题和议题，对会议没有有效的控制。,干扰不断，会议混乱缺乏会议纪律。,没有规定会议时间和各个议题的时间分配。,要求不相关得人陪会,会议没有收集到足够得资料和信息。,不按时结束会议。,会议记录没有备份，不给与会者发放会议记录。,会议后没有有效地贯彻和实行会议内容。,当会议任务完成后，会议所设立的 机构依然存在。,重新审视每次会议确定会议的必要性。, 做出会议计划，确定会议的功能。,根据会议内容及与会者状况选定合适的地点和时间。,适当减少会议次数，精简会议内容。,会议中严格按照会议议题进行，实施组织和控制 。,会议期间不可以有任何的内在和外来的打扰，重申,会议纪律。严格会议管理，提高与会者的自觉性。,事先确定会议的时间及各个议题得分配。,及时清除无关人员。,充分提供准确可靠的资料供决策者使用。,在规定的时间内结束会议，控制表现欲望强的人。,当天发放会议记录，明确与会者的职责。,有效的监控，组织实施，保证所有的议程得到贯彻。,会议结束后，相关人员的职责相应解除。,68,原 因 分 析,不明白计划的重要性。,没有制订和形成一套计划的系统。,总觉得没有时间制订计划。,缺乏自我控制，放任自己的懒惰。,害怕对自己许下承诺，不能保证完成,目标。,没有制订工作的优先顺序。,不必计划，一切由秘书负责安排我的工作,改 进 方 法,明确个性计划指标及内容 。,建立包括计划完善的计划体系。,必须认真地制定计划的结果。,严于律己，严格奖惩制度。,对自己的事业和能力充满信息，敢于承诺和保证。,必须把所有的工作按照紧迫性。重要性等进行划分，制订自己的优先工作次序。,自己最清楚自己的目标和标准，秘书只不过是提醒你、帮助你。最终的就会还是要自己决定。,方法之四：有效计划,69,原 因 分 析,从不整理和思考自己的思路。,认为没有计划的安排，目标照样能完成，工作随意、无拘束。,善于行动，不愿意思考和整理工作，结果导致盲目地行动。,由于害怕承担义务和责任，不愿意强工作细分和条理化。,认为每一件事都重要、都应该做。,外部干扰太大，不能清理思路，包括电话、客人、下属的不停打扰。,外部环境不佳，诸如办公桌混乱、文件处理不当、秘书工作安排不妥,整个公司一片混乱，已形成条理不清的状况，自己不能自拔,改 进 方 法,整理和形成一套有条理的思维方式。,改变随意和无拘束的行为模式，有计划的工作安排各项工作。,改变盲目的行动，定期整理思路和规划工作内容有万利无一弊