秘书实务概述

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,新编秘书实务,第一章 秘书实务概述,秘书资格证的介绍,全,国,秘,书,资,格,考,证,五级：初级秘书前台接待,（侧重考察礼仪、沟通、简单的办公设备操作）,四级：中级秘书助理,（考察办事、办会的会前及会中部分，少量的协调）,三级：高级秘书部门经理,（有一定的管理协调能力，危机公关，会后落实）,二级：师级秘书例：董事会秘书,（有较高的组织、策划、协调能力，很好的管理者）,秘书资格证的介绍,全国,中级,秘书资格证书（涉外）,基本技能（中文）,英语能力,职,业,道,德,基,础,知,识,实,务,技,能,英,语,听,力,英,语,写,作,语,法,词,汇,100分,100分,100分,秘书资格证的介绍,考证包含的主要课程,秘,书,概,论,秘,书,实,务,办,公,设,备,使,用,文,秘,写,作,秘,书,沟,通,文,书,档,案,管,理,企,业,管,理,电子教案模版配色（1）,第一章秘书实务概述,引入案例,主要内容,本章小结,案例分析,实践训练,学习目标,第一章秘书实务概述,电子教案模版配色（1）,通过本章学习，你应能够：,1.了解秘书实务的内容,2.了解秘书实务工作的性质与特点,3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德,4.掌握秘书实务工作的规律与方法,学习目标,第一章秘书实务概述,电子教案模版配色（1）,“固执”的孙总秘书,内容（略，请见教材第1页）,问题：1.你认为王丽的做法对不对？,2.如果是你，你会如何做？,引入案例,第一章秘书实务概述,电子教案模版配色（1）,作为一名秘书，在工作中遇到如下场景：,1.如果你工作任务很重，但老总还是不停地布置工作给你，你很难按时完成，这时你怎么办？,2.如果老板忘记布置任务给你，反而批评你没有按时完成，你应该怎么做？,3.如果总经理和副总经理对待某一件事情，意见不合，你如何处理？,4.当你传达领导命令时，部门人员带有强烈的抵抗情绪，你应该怎样做？,第一章秘书实务概述,第一节秘书实务工作的内容,第二节秘书实务工作的性质与特点,第三节秘书实务工作方法,第四节 秘书实务工作的规律与方法,主要内容,电子教案模版配色（1）,第一章秘书实务概述,第一节秘书实务的内容,一、秘书实务的含义,从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支，它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。从秘书工作的职能的角度来看，秘书实务是指秘书工作中具体办理事务的职能。,秘书实务的对象是研究辅助管理中具体的秘书业务工作程序、方法和技能，从秘书工作的实践出发，分析其中的主要特点，揭示其中的一般规律和特殊规律，为培养学生掌握秘书业务知识和实际操作能力而提供理论指导。,“秘书”专业应隶属于“中文,系”还是“管理系”？,第一章秘书实务概述,电子教案模版配色（1）,思考：,Q1.你想做秘书吗？,Q2.你现在理解的“秘书”职业是什么样的？,Q3.如果让你用几个词来形容秘书的工作，你会选择哪几个词？,电子教案模版配色（1）,第一章秘书实务概述,第一节秘书实务的内容,二、秘书实务的内容,文书处理,与档案管理,秘书的日常,事务工作,商务活动与,商务旅行,会议组织与,管理工作,秘书的沟通,与协调工作,接待工作,公文写作,参谋与信息,调研工作,秘书实务,的内容,电子教案模版配色（1）,第一章秘书实务概述,第一节秘书实务的内容,二、秘书实务的内容,办文：,主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。,办会：,包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会,后的善后和落实。,办事：,主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。,电子教案模版配色（2）,第一章秘书实务概述,第二节 秘书实务工作的性质与特点,一、秘书实务工作的性质,1辅助性,秘书工作在社会工作中处于辅助性地位。秘书工作从属于领导或部门的工作；秘书只是辅助领导工作，没有决策权（但有建议权）。,2服从性,秘书工作要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按领导的意图办事。,3服务性,为领导与部门服务是秘书工作的出发点与落脚点，是秘书实务的首要任务，,有服务意识,。,电子教案模版配色（2）,第一章秘书实务概述,第二节 秘书实务工作的性质与特点,一、秘书实务工作的性质,Question:作为一个秘书， “支持、理,解、服从”三个词，你会选择哪一个词来,形容你对领导的态度？为什么？,电子教案模版配色（2）,第一章秘书实务概述,第二节 秘书实务工作的性质与特点,二、秘书实务工作的特点,秘书实务工作的特点,综,合,性,与,专,业,性,相,统,一,被,动,性,与,主,动,性,相,统,一,机,要,性,与,政,策,性,相,统,一,经,常,性,与,冲,突,性,相,统,一,电子教案模版配色（2）,第一章秘书实务概述,第三节 秘书应具备的能力及职业道德,秘书应具备的能力,基本智能,思维能力,组织能力,敏锐的观察能力,良好的表达能力,出众的记忆能力,自如的社交能力,良好的沟通能力,深刻的思考能力,全局的综合能力,快速的分析能力,游刃有余的协调能力,灵活的应变能力,点面兼顾的计划能力,运筹帷幄的调度能力,高效可靠的管理能力,一、秘书应具备的能力,电子教案模版配色（2）,第一章秘书实务概述,第三节 秘书应具备的能力及职业道德,二、秘书的职业道德,恪守信用、严守机密,实事求是、勇于创新,文明礼貌、谦虚谨慎,善于合作、严于律己,任劳任怨、乐于奉献,遵纪守法、廉洁奉公,服从领导、当好参谋,爱业敬业、忠于职守,秘书的职业道德,一、现代秘书实务的规律,1.秘书实务规律的定义,秘书实务的规律，是指秘书工作运作实践中，不同业务范畴中特有的规律，它是不同业务工作中固有的、本质的、稳定的关系和联系，是秘书工作一般规律在秘书活动特定领域的体现。,电子教案模版配色（3）,第一章秘书实务概述,第四节秘书实务工作的规律与方法,一、现代秘书实务的规律,2.秘书实务的规律的内容,（1）不同行业的秘书工作有各自的特殊规律,（2）不同工作范畴有各自的特殊规律,（3）经常性工作规范化、程序化的规律,（4）领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的规律,电子教案模版配色（3）,第一章秘书实务概述,第四节秘书实务工作的规律与方法,二、秘书实务的工作方法,（一）抓主要矛盾的方法,（二）妥善处理各种工作的方法,（三）从群众中来到群众中去的方法,第一章秘书实务概述,第四节秘书实务工作的规律与方法,二、秘书实务的工作方法,（一）抓主要矛盾的方法,1ABC分类处理方法,秘书应根据事情的轻重缓急，将工作分成ABC三类，并依次按照由A至B再到C的顺序处理。,A类要事、急事 （优先办理）,B类重要但不急迫 （次优办理）,C类一般性事务 （最后办理）,2秘书必须有计划地使用时间,3合理使用零碎时间方法,电子教案模版配色（3）,第一章秘书实务概述,第四节秘书实务工作的规律与方法,三、秘书的时间管理方法,电子教案模版配色（3）,第一章秘书实务概述,第四节秘书实务工作的规律与方法,将各种活动根据重要性与紧急性分类：,重要性,衡量标准,紧急性,衡量标准,非常重要,必须做,非常紧急,必须马上做,重要,应当做,紧急,应当赶紧做,不太重要,可能有用，但不是非做不可,不太紧急,推迟一段时间再做也行,不重要,没有任何效果,不紧急,时间不作为考虑的因素,三、秘书的时间管理方法,电子教案模版配色（3）,第一章秘书实务概述,做好时间规划：如何使你的时间增值？,紧急,不紧急,重,要,A（碎石型的事务）,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,B（石块型的事务）,发掘新机会,规划,改进产能,不,重,要,C（细沙型的事务）,不速之客的接待,信件、文件、电话的处理,必要但不重要的会议,D（水型的事务）,一些可做可不做的杂事,一些必要的应酬,有趣的活动,三、组织结构的基本类型,电子教案模版配色（3）,第一章秘书实务概述,直线制结构,厂长,车间,车间,车间,班组,班组,班组,班组,班组,班组,班组,班组,班组,特点：命令系统单一直线传递，管理权力高度集中，实行一元化管理，决策迅速，指挥灵活。适用于规模较小、任务较单一、人员较少的组织。,三、组织结构的基本类型,电子教案模版配色（3）,第一章秘书实务概述,职能制结构,厂长,车间,车间,车间,班组,班组,班组,职能科室,职能科室,职能科室,职能科室,三、组织结构的基本类型,电子教案模版配色（3）,第一章秘书实务概述,事业部制结构,公司,事业部,事业部,事业部,工厂,工厂,工厂,职能机构,职能机构,职能机构,职能机构,三、组织结构的基本类型,第一章秘书实务概述,矩阵型结构,总经理,职能部门,1,职能部门,2,职能部门,3,职能部门,4,A项目小组,B项目小组,C项目小组,三、组织结构的基本类型,第一章秘书实务概述,案例思考,请举例说明你较熟悉的公司组织结构图。,假设,有,计算机软件公司，请你设计出理想的组织结构。,提示：有如下部门：客户部（市场部）、研发中心、售后服务部门、财务部、人事部、销售部等部门，请你详细设计出组织的结构。,第一章秘书实务概述,总经理,综合事业部,计财部,质管部,经理助理,GPS,ITS,董事长,经理助理,经理助理,经理助理,研发中心,IT,综,合,组,市,场,组,监,控,组,安,装,组,维,护,组,第一章秘书实务概述,本章小结,秘书实务概述,秘书实务的内容,秘书实务的性质与特点,秘书的能力及职业道德,秘书实务的规律与方法,秘书实务的含义,秘书实务的内容,秘书实务工作的性质,秘书实务工作特点,秘书应具备的能力,秘书职业道德,现代秘书实务的规律,秘书实务的工作方法,第一章秘书实务概述,案例分析史上最强女秘书PK老板,4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。,第一章秘书实务概述,Rebecca, I just told you not to assume or take things,for granted on Tuesday and you locked me out of my,office this evening when all my things are all still in the,office because you assume I have my office key on my,person.,With immediate effect, you do not leave the office until,you have checked with all the managers you support ,this is for the lunch hour as well as at end of day, OK?,第一章秘书实务概述,首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑,的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。,其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件,事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身,上。,第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作,时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。,第一章秘书实务概述,第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。,第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。,第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。,第一章秘书实务概述,实践训练,分组讨论：,1. 你们更支持谁？为什么？,2. 如果你是这个秘书，你觉得最好的处理方法是什么？陈述理由。,实践要求：,1. 分成5个小组，每组10个人，请选出每组一个主持人，一个记录员。,2. 自由讨论时间为15分钟。,小组达成一致意见后，由主持人上台陈述小组主要观点，陈述时间为,5,分钟。,4.,教师根据各小组表现情况给予评价。,