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,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,NVQ,企业行政管理,（二级）,课程讲义,OSTA,中英职业资格证书合作项目办公室,1,2,第二单元：设备、材料、服务与供应,标准与大纲： 计划课时：10.5,各类办公设备的范围和功能，操作方法和一般维护；,邮件室的专有设备与维护；,发送邮件的各种服务以及其适宜范围；,选择货物或服务供应商的理由，包括费用、方便性、送货方式和可靠性等因素；,办公用品和易耗品的范围及其存储；,遵循操作规范使用设备并注意安全,3,第二单元 ：设备、材料、服务和供应,中心思想：,熟悉现代办公设备的使用与维护，,提供最佳的投递邮件的服务，,学会办公用品的采购与存储。,4,仔细学习本章后，你应该能够：,陈述以下设备的功能、优点、操作和一般维护方法：复印机、传真机、电信设备（包括电话答录设备）、寻呼机和移动电话、多功能设备（联合使用）、计算机、文字处理机和打字机、装订和压膜设备；,了解邮寄室的专有设备和服务功能；,辨别投递邮件的各种服务和其适用范围；,不同供应商的选择；,5,说明办公室中需要的办公用品和易耗品的范围；,说明办公室易耗品和打印器材所要求的贮存，如何综合考虑安全和费用；,说明发现、报告和记录设备发生故障而请求修理时应采取的行动；,说明在使用设备时应遵守的安全操作规程,6,主要内容：,一、,办公室常用设备的主要功能（教材2.1）,二、办公室邮件设备与邮政服务（教材2.2、2.3）,三、办公用品的采购与存储（教材2.4、2.5、2.6）,四、办公设备的维修与安全（教材2.7、2.8）,7,设备、材料、服务和供应,常,用,设,备,邮,件,与,邮,政,采,购,与,存,储,维,修,与,安,全,8,一、办公室常用设备的主要功能,办,公,设,备,复印机,固定电话,移动电话,计算机,打字机,传真机,寻呼机,通讯设备,文字处理器,装订设备,9,讲授内容,使,用,功,能,优,点,缺,点,操,作,方,法,设,备,维,护,10,一、,办公室常用设备的主要功能（教材2.1）,1,、,办公室复印机、传真机的使用功能、操作方法与维护,复印机,传真机,11,2,、,固定电话系统的使用功能、操作方法与维护,电话总机,电话机,答录机,12,3,、,寻呼机、移动电话和多功能通讯设备的使用功能、操作方法与维护,寻呼机、,移动电话、,多功能通讯设备,13,4、计算机、文字处理器、打字机和装订设备的使用功能、操作方法与维护,计算机,文字处理器,打字机,装订设备,14,一、办公室常用设备的主要功能（教材2.1）,1,、,办公室复印机、传真机的使用功能、操作方法与维护,（1）,、,复印机的使用功能、操作方法、一般维护和注意事项,复印机的功能：,操作方法：,一般维护原理：,一般注意事项：,15,（2）、,传真机的使用功能、特点、操作方法及一般维护,传真机的使用功能：,传真机的特点：,传真机的操作方法：,传真机的一般维护,16,作业 21,联系一或两家办公设备公司，索取办公室设备目录，收集一些普通传真机的检索和高级传真机的资料。列出每一种传真机的功能。,答案,传真型号功能描述备注,CanonFax-B155,发送速度：约6秒/页；打印速度：2页/分钟；最大原稿尺寸：,A4；,供纸道容量：,A4,约100张；自动输稿器：,A4,约 20页普通传真机,CanonFax-L250,发送速度：约6秒/页；打印速度：4页/分钟；最大原稿尺寸：,B4；,供纸道容量：250张；自动输稿器：,A4 30,页；,B4 20,页；存储器容量：672,K,高级传真机,17,2、,固定电话系统的使用功能、操作方法与维护,（1）,、,电话总机的使用功能,电话总机主要分为两种：,（,1）,PBX,是专用小型交换机。这种类型的电话总机操作板有一名接线员，其工作就是接听电话，并转接到适当的分机号码。接线员也经常接入或接出工作人员的外线电话。,（,2,）多线或按键电话系统，并能在任一分机上回答来电。,18,PBX,是专用小型交换机。,19,多线或按键电话系统，并能在任一分机上回答来电,20,（2）、,电话机的使用功能、操作方法与维护,电话机的使用功能有：,呼叫限制。呼叫转送。呼叫记录。数字声音应答。不同的铃声。暂停等待（秘密工具）。分机锁定。免提。中断。信息待用指示器。等待音乐。重拨。电话会议。转接。电话留言。,21,（3）、,答录机的使用功能、操作方法与维护,答录机与电话机相连，通过事先录制好信息，使呼叫者在一天的任何时候都可以留言。,使用功能有：,使用方法有：等到预先录制的信息结束，在特殊的提示音之后立即讲话；清楚地说出你的姓名和你的单位的名字；给出你留言的日期和时间；详细说明给谁留言；拼写不常见的词，特别是姓名和地址；缓慢重复信息中的数字；保持信息简洁；挂断之前，对你所留言的人说谢谢或其它礼貌用语。,22,3、,寻呼机、移动电话和多功能通讯设备的使用功能、操作方法与维护,（1）,寻呼机的使用功能及优缺点,（2）,移动电话的使用功能、操作方法与维护,（3）多功能通讯设备使用功能和优缺点,多功能设备是多种功能联合使用的办公设备，主要有传真机、个人计算机等。与单一功能设备比较，多功能设备的优点是，总成本低，办公室占地空间小。其缺点是更新和维修费用高。,23,4、计算机、文字处理器、打字机和装订设备的使用功能、操作方法与维护,（1）,计算机的使用功能、操作方法与维护,计算机是办公设备的一种，包含计算机硬件和办公软件。硬件包括；输入数据的键盘和鼠标，处理数据的主机，存储数据的硬盘和软盘，以及产生数据的显示器和打印机。软件包括；数据库、电子表格、文字处理、财务、桌面出版、绘图、电子邮件、日常记录和集成软件等。,24,计算机设备和磁盘,25,（2）、,文字处理器的使用功能、操作方法与维护,（3）使用打字机的原因和主要功能,（4）装订设备的使用功能、操作方法与维护,26,作业23,使用文字处理器准备包括以下信息的“通知”。要求使用不同的字体，下划线和加粗强调重要内容，并打印一份。然后在“通知”周围加边框线在打印一份。与其他学员所作比较，判断哪一个更好。,将在,HENRYS PIZZA HOUSE，QUAYSIDE BUILDING,举行圣诞节晚会，时间是12月9日晚7点。是否参加，请告诉67号房间的,CHRIS BANKE。,27,答案,圣诞晚会,地点：,Henrys Pizza House, Quayside Buildings,时间：12月9日晚7点,是否出席，请通知67号房间,CHRIS BANKS,圣诞晚会,地点：,Henrys Pizza House, Quayside Buildings,时间：12月9日晚7点,是否出席，请通知67号房间,CHRIS BANKS,28,教学方法：,教师讲课；,情景练习；把学生分为两组，其中一组为“复印组”按照相关能力的要求，学会使用复印机，并取得相关的证据。另一组为“传真组”学会使用传真机，并通过现场使用取得相关的证据。,分组讨论；重点开发电话等设备的其它功能,29,组织学生参观办公室并现场模拟使用办公设备。,教师首先会使用上述办公设备。,把现场考评与本单元讲课同步进行。,30,二、办公邮件设备与邮政服务,邮,件,设,备,自动邮件开启设备,自动邮资盖印机,封面打印机,分捡设备,拆叠和插入设备,称重设备,31,发送邮件方法,急件类,密件类,物件类,电子邮件,传真件,航空邮件,快递服务,挂号邮寄,特保邮寄,文件挂号,回执挂号,包裹邮寄,货运服务,32,1、邮件收发专有设备的功能和服务,（1,）,自动邮件开启设备，即开信刀。,（2,）,自动邮资盖印机，,（3）封面打印机，,（4）分捡设备，,（5）折叠和插入设备，,（6）稳重设备。,33,2、选择发送邮件的最佳方法,（1）急件，可选择以下几种方法：,电子邮件,传真,在英国皇家邮政提供的特殊投递、数据邮寄、头等邮件等优先服务。,航空邮寄,快递服务,34,（2）密件，可选择以下几种方法：,A、,挂号邮寄、特保挂号,B、,回执挂号,（3）物件可选择,包裹邮寄,货运服务,35,二、,办公室邮件设备与邮政服务（教材2.2、2.3）,1、邮件收发专有设备的功能和服务,邮件收发专有设备有：,（,1）,自动邮件开启设备，即开信刀。这种设备用于开启信件，将信封送入机器后，机器能切掉信封顶部很突出的一条，而将信件开启。,36,自动邮件开启机,37,2）自动邮资盖印机。,（3）封面打印机。,（4）分捡设备，主要有鸽笼式信件架、金属丝信件盘等。,（5）折叠和插入设备。,（6）称重设备。,38,2、选择发送邮件的最佳方法,（1）如果文件或信息需求很急，最重要的是考虑信件或信息的发送速度，在这种情况下，可选择以下几种方法：,电子邮件,传真,在英国皇家邮政提供的特殊投递、数据邮寄、头等邮件等优先服务。,航空邮寄,快递服务,39,（2）需要安全和保密投递时，可选择以下几种方法：,A、,邮寄费贵重物（现金、珠宝等）可用挂号邮寄、特保挂号等方式,B、,重要且保密的文件选用文件挂号、回执挂号等邮寄服务,（3）物品类的邮寄可选择包裹邮寄,（4）运输不适合其它方式的大型物品可选择货运服务,40,作业 26,查找五家快递公司，记录它们的名字、地址和电话号码。,以小组为单位工作，联系这些快递公司，询问它们提供的服务和费用的信息。并详细整理比较每一个公司的信息，放在活页夹中，为将来参考。,41,答案：,五家快递公司名录,42,教学方法：,教师讲课、,分组讨论，把学生分为两组，讨论“什么是最佳的邮政服务”在小组讨论的基础上，各选出一名代表在全班上发言由老师做点评。,情景练习，由学生相互模拟接收或发送邮件各一次，并根据邮件的类型选择最佳的邮寄方式。,43,参观大型收发室或邮政局,现场模拟与现场考评结合起来，并取得相关的证据。,44,三、办公用品的采购与存储,采,购,与,存,储,选择货物和服务的供应商,办公用品和易耗品的范围,办公易耗品的存储,45,怎样选择供应商,价格、预算、费用,方便性和位置,送货和服务质量,安全性,可靠性,46,三、,办公用品的采购与存储（教材2.4、2.5、2.6）,1、,选择货物和服务的供应商,价格、预算、费用,方便性和位置,送货和服务质量,安全性,可靠性,47,2,、,办公用品和易耗品的范围,纸薄类,笔尺类,小装订类,归档用品类,专用易耗品类,3,、,办公易耗品的存储,48,三、,办公用品的采购与存储（教材2.4、2.5、2.6）,1,、,选择货物和服务的供应商,选择货物和服务的供应商时要考虑以下几点：（1,）,现金付款是否有折扣（2,）,货物的费用是否包括运费（3,）,批量订购是否提供折扣（4,）,如果有折扣如何按单位有关政策开发票（5,）,如果不提供折扣，是否有其它优惠的付款方式。（6,）,供货的便捷和供应商的位置（7,）,交付期、送货、服务质量（8,）,供应商及有关工作人员的可靠性、信誉（9,）,有关货物的安全性,49,2、识别办公用品和易耗品的范围,办公用品及易耗品的范围包括：（1,）,纸簿类：,A4、B5,等类型办公用复印纸；带单位抬头用纸；普通白纸；复写纸；便条纸；留言条；标签纸；牛皮纸；专用复写纸；大、中、小及开窗信封；横格笔调本；速记本；专用本册（如现金收据本）（2,）,笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液（3,）,小装订类：大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋；胶带、起钉器,（,4,）,归档用品：各种文件夹、档案袋、收件日期戳（5,）,办公设备专用易耗品：打字机用色带、修正液等；复印机用黑盒等；计算机用磁盘、磁盘盒等。,50,3、办公易耗品的存储,办公易耗品要按以下方法进行存储：,（1,）,储藏间或物品柜要上锁（2,）,各类物品要贴标签（3,）,新物品置于旧物品的下面（4,）,体积大、分量重的放置在最下面（5,）,小的物品、常用的物品应放在前面，易于见到和领取（6,）,储藏间要有良好的通风和照明，房间保持干燥（7,）,订立物品发放制度，确定物品发放人,51,教学方法：,教师讲课、,分组讨论、“怎样选择供应商？”,情景练习；把学生分为两组，一组模拟供应商，向另一组模拟办公室人员推销办功用品，在标准划定的范围内，使双方都进入角色，教师可以作为裁判，根据双方的表现和最终的结果，即是否成功地采购或销售出办公用品。来为学生打分。,52,教学方法：,讲课、,讨论、,模拟购物,实际操作,53,四、办公设备的维修与安全,维,修,安,全,办公设备故障登记本,办公设备安全规范,办公设备维修记录,54,四、办公设备的维修与安全（教材2.7、2.8）,1、故障登记本：,日期,设备,故障情况,故障报告人,采取的措施,修理日期,55,2、,做好办公设备故障的维修记录,维修记录应包括以下信息：,设备及设备供应商的名字；,设备所在的位置及购买日期和费用；,维修协议和协议的细节；,上次检查设备的日期和人员；,设备损害的记录、发生故障的类型及修理费用,56,3、办公设备安全使用规范,设备安全使用规范：,使用设备时应禁止：,使用设备时应做到,：,负责管理设备的人员应帮助和提醒他人,57,四、办公设备的维修与安全（教材2.7、2.8）,1,、,办公设备故障报告与记录,办公设备的故障报告应注意如下几点：,（1）大多数单位有记录设备或服务出现故障或缺陷的规定。应任命一名工作人员负责一件设备，例如传真机或复印机。,（2）当办公设备出现故障时，要及时与负责此项设备的工作人员报告。,58,（3,）,工作人员接到报告后，应及时向在有关管理人员或办公室主任报告，由其与售后服务工程师或租借设备的公司联系进行维修。,（4,）,一般单位保留“故障登记”本，工作人员发现故障后，应在上面记录相关的细节。故障登记本如下表示：,日期 设备 故障情况 故障报告人 采取的措施 修理日期,2001.2.9 计算机打印机多页送纸苏珊向计算机技术人员报告,59,2、简述办公设备安全使用规范？,所有工作人员在使用设备时，应遵守相关安全操作和使用规范。,（1）设备安全使用规范包括以下几个方面：,（2）使用设备时应禁止：,（3）使用设备时应做到,：,（4）负责管理设备的人员应帮助和提醒他人。,60,3、,做好办公设备故障的维修记录,维修记录应包括以下信息：,（1,）,设备及设备供应商的名字；,（2,）,设备所在的位置及购买日期和费用；,（3,）,维修协议和协议的细节；,（4,）,上次检查设备的日期和人员；,（5,）,设备损害的记录、发生故障的类型及修理费用。,61,教学方法：,教师讲课、,分组讨论“办公设备安全的必要性?”,设备事故现场模拟;把学生分为两组一组模拟办公室人员操作办公设备,另一组模拟检查人员,指出存在的安全隐患.,安全操作演习,一部分学生扮演假设的违章者,另一部分学生找出存在的问题并加以纠正。,62,单元复习：1课时,用“企业行政管理二级习题集”中单元2的习题辅导学员复习。,63,现场考评： 计划课时：3.5,相关工作能力,复,印,文,件,发,送,接,收,传,真,接,收,发,送,邮,件,64,第二单元 课堂讨论测试题,1、设计一道办公室常用设备的主要功能的情景练习教学题。,2、编写一道怎样选择邮政服务的分组讨论题,3、提供一个如何选择供应商的模拟教学方案,4、撰写一个办公设备的维修与安全的按例。,要求遵照标准和教材，围绕让学生掌握相关知识与技能出题，每题不少于100字。,65,思考题及答案：,1,、,简述复印机的使用功能、操作方法、一般维护和注意事项？,2、,简述传真机的使用功能、特点、操作方法及一般维护？,3、,电话总机的使用功能？,4、,简述电话机的使用功能、操作方法与维护？,5、,答录机的使用功能、操作方法与维护？,6、,简述寻呼机的使用功能及优缺点？,66,7、,简述移动电话的使用功能、操作方法与维护？,8、,简述多功能通讯设备的使用功能和优缺点？,9、,简述计算机的使用功能、操作方法与维护？,10、,简述文字处理器的使用功能、操作方法与维护？,11,、,简述使用打字机的原因和主要功能？,12、,简述装订设备的使用功能、操作方法与维护？,67,13、简述邮件收发专有设备的功能和服务？,14.怎样选择发送邮件的最佳方法？,15,、,怎样选择货物和服务的供应商？,16、怎样识别办公用品和易耗品的范围？,17、怎样进行办公易耗品的存储？,18、怎样做好办公设备故障报告与记录？,19、简述办公设备安全使用规范？,20、,如何做好办公设备故障的维修记录？,68,
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