公路工程资料培训

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,西安市二级公路网化工程,建设项目工程档案立卷归档实施办法,1,竣工文件材料是指建设项目在立项、审批、勘察、设计、招投标、施工、监理及交竣工验收全过程中形成的具有保存和查考价值的文字、图表、声像等各种不同载体形式的文件材料，是对建设项目进行审计、监督、验收以及工程投产后的管理、使用、维护、改造的依据；更是建设项目的全部总结与考核的依据。因此，为实现工程档案的标准化、规范化管理目标，适应公路建设发展的需要，必须加强档案的综合管理，提高档案管理水平，促进公路工程竣工文件材料收集、立卷归档工作。,2,为了西安市二级公路网化工程在施工、监理、管理过程中及时、准确、完整地收集整理工程各种档案资料，依据交通部201065号关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知及公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发2010382号文）等档案管理要求，特编写本工程档案立卷归档实施办法。,3,第一章 组织与职责,一、建立组织机构、健全规章制度,根据国家档案局及上级部门有关建设工程项目档案管理的规定，工程建设项目各参建单位要把工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入工程建设项目日常管理工作中，做到工程档案工作与工程建设同步。实行工程项目文件材料立卷归档工作领导人责任制，设置与项目建设相适应的档案工作机构，配备专(兼)职档案(资料)员负责文件材料的收集、保管及立卷归档工作，档案(资料)员必须经过档案专业知识培训，保持档案人员的相对稳定。,4,各参建单位应制定档案管理制度按照各自的职责范围分别将工程竣工文件材料收集齐全（包括电子文件、声像材料），并进行规范化整理、组卷，保证工程项目档案达到齐全、完整、准确、系统的要求。,二、建设单位的职责和工作内容,对勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作负有管理和领导责任；,对所管工程项目档案资料工作进行管理、协调、评比、奖惩；,制定结合本项目实际情况的档案资料归档标准和管理办法；,5,颁布实施档案资料归档标准和管理办法；,负责收集、整理、组卷成册如下档案资料：,1、竣（交）工验收文件 2、单项工程交工验收文件,3、建设依据及上级有关指示 4、设计基础及设计文件材料,5、征地拆迁资料 6、工程管理文件,7、支付报表 8、财务决算文件,9、工程决算文件 10、项目审计文件,11、科研及新技术应用资料 12、工程音像材料,13、工程缺陷责任期文件,6,三、监理单位的职责和工作内容,对本单位及所辖合同段档案资料的归档工作和管理文件的精神，负有上承下达、贯彻落实的责任；,对施工单位施工资料的系统完整性、真实准确性进行检查；,对表格填写中的问题给予解答，如表格中存在产生歧义及疑问的地方，应及时向业主或 总监理工程师办公室请示，并将答复及时传达各施工单位；,完成监理独立抽检资料和独立评定资料，以及对所辖合同段的档案资料工作进行检查、督导、汇总和移交；,7,对各合同段移交的竣工文件案卷进行审查，并提出审查意见；,收集、整理、组卷成册如下档案资料：,1、监理管理文件,2、工程质量控制文件,3、工程进度计划管理文件,4、工程合同管理文件,5、工程抽检资料,6、监理日志、旁站记录,7、试验室资料,8、工程音像材料,9、缺陷责任期资料,8,以上文件材料以类别为单元，工序资料按时间前后排序、整理，各分项工程资料按其所属的分部、单位工程进行汇编、整理、排序、组卷；以分项、分部、单位、合同段工程为轴线、宜按200230页左右为标准组卷成册，并制做完成扉页、卷内目录、卷内备考表、相应电子版，经检查验收合格后，随同档案资料移交陕西长通公路工程咨询有限公司（以下简称长通公司）。,9,四、施工单位的职责和工作内容,对管理处颁布的竣工资料归档标准和管理办法，要融会贯通、遵照执行；,对本合同段档案资料的形成、积累、收集、整理、汇编、成册及移交工作负有直接责任；,独立完成测量基础资料及记录必须是现场原始记录，如需清稿须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存，应保证施工原始记录的系统完整性和真实准确性，做到填写无空项、漏项，签字齐全规范；,工作中要注意解决涉及规范的各种问题，做到日结日清，为日后交工验收顺利进行奠定良好的基础；,10,收集、整理、汇集成册如下档案资料：,1、提供变更文件及施工图设计，并汇总工程变更一览表，铅笔修改工程数量,2、工程管理文件 3、施工质量控制文件,4、施工安全及文明施工文件 5、进度控制文件,6、费用控制文件 7、变更设计文件,8、合同管理文件 9、施工原始记录,10、试验室资料 11、施工日志,12、工程音像材料 13、缺陷责任期资,11,五、长通公司的职责和工作内容,对本项目参建单位的档案工作按照合同约定严格履行义务；,承担本项目档案资料工作的技术咨询和业务指导；,在西安市公路工程处及各项目部的管理和协调下，按照公路工程施工技术标准、公路工程施工监理规范、公路工程质量检验评定标准等技术要求，对本项目各参建单位，按合同段及监理办为单元，对其竣（交）工档案进行检查验收、要求各参建单位查遗补漏，以保证竣（交）工资料的完整性；,12,接收经检查合格的竣,（交）,工资料，并向各施工、监理单位出具用于与管理处进行费用支付依据的竣工资料完整性意见书；,负责竣,（交）,工资料的装订和出版、归档工作；,负责编制项目档案分类编号办法；,协助施工、监理单位的交工验收工作；,编制竣工图表；,负责项目的档案验收工作；,协助建设单位的竣,（交）,工验收工作。,13,六、参建单位档案收集时应注意的几个问题,档案资料内容繁杂，数量大，载体形式多样，涉及文件、资料、图纸、照片等等，且贯穿工程建设全过程。因此竣工文件资料的收集编制应从工程实施的起初就开始，与工程建设同步进行，对工程进行有效的控制，保证第一手资料的齐全、完整、系统、准确、真实。,建设前期各参建单位成立工程档案管理小组，学习和讨论编制办法；建设过程中建立、完善相应管理制度，配备档案管理人员；建设后期做好档案资料自查、自检、整理、收集、组卷工作。,14,各参建单位在施工过程中应采用建设单位统一规定或印制的各种原始记录、试验等检查表格。形成的各类原始记录、表格、承包人上报文及批文、工程变更等，内容要真实准确且须有相关当事人签字，规范填写检查意见。需经监理工程师签认的须有监理确认意见方为有效。,具体收集内容见交通部201065号关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知中附件2：公路工程项目文件归档范围。,15,一、建设、施工、监理单位归档的文件及工程各种原始资料必须为原件。施工、监理等单位需要自行归档保管的资料可为复印件。,二、归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合，填写内容符合工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程，符合项目归档资料管理的各项要求，竣工图表、音像材料等的相关电子文件及光盘应保证载体的有效性。,第二章 公路工程档案资料收集整理的基本要求,16,三、归档资料应采用耐久性强的黑色碳素墨水、签字笔书写。禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红色墨水等易退色易挥发的不易长期保存的材料书写，传真件应附一份复印件一同归档。,四、各类文件及资料的纸张应采用韧力大、抗折耐酸、能够长期保存的纸张，幅面尺寸规格为A4幅面（210mm297mm）。,五、各类图纸一般为A3幅面（297mm420mm），竣工图纸一般要求采用CAD制图，应字迹清楚、结构部位,17,明确、图表整洁、标注齐全、签字手续完备。竣工图由长通公司负责绘制和编制。,六、现场办公的口头通知、领导指示以及其它各类事项应以相应书面材料为依据，完善签字盖章。有关变更草图和复印图纸应出正式图纸。,七、保持复印机和打印机等办公设备正常使用，一旦发现有划痕及黑斑等情况应及时更换部件（如硒鼓等）。,18,一、竣工文件材料以合同段为单元，按照问题组卷，卷内的文件材料应按照时间顺序或施工顺序进行排序，保持卷内文件的有机联系，便于文件材料的保管和使用。,二、工序文件要根据工序文件材料产生的情况，可按分项、分部、单位工程逐级归类组卷。一般厚度不超过25mm（宜按200230页左右），装订线应统一在距文件左侧边缘一厘米处。,第三章 工程档案文件立卷方法及立卷格式,19,三、文件类文件材料立卷方法,按问题而非发文号进行编排。由各相关单位分别进行收集整理；,1、项目依据性文件材料：按工程立项、工可研报告、环境保护等类别组卷。,2、设计基础性文件材料：按工程、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明、水文气象等类别组卷。,3、工程设计文件材料：按初步设计及概算、施工图设计及预算、变更设计、公路用地图等类别组卷。,20,4、工程管理文件材料：按项目管理、征地拆迁、招投标、合同管理等类别组卷。,5、施工管理文件材料：按合同段，结合文件材料性质分类组卷。如施工管理、进度计划管理、技术管理、质量控制管理、计量与支付等问题组卷。,6、监理文件材料：按文件材料性质结合问题进行分类组卷。如监理行政管理、进度计划、质量控制、费用与合同管理等问题组卷。,7、交（竣）工文件材料：按综合性工作、质量检测、交工报告、竣工图表、财务管理等组卷。,21,8、科学研究文件材料：按课题立项、研究试验、总结鉴定、成果申报、奖励和推广应用等阶段组卷。,9、综合管理类（来往文件等）按问题种类组卷，可先按年度收集齐全，再按问题分类，由多份材料组成的环节性文件，要求闭合，集中归入问题的出处单位。,对于一份文件涉及几个合同段的几个问题或一个问题，一般按合同段可结合类别（按路基、桥涵、隧道等专业划分）集中组卷。涉及一个合同段几个问题的按合同段（可结合路基、路面、桥梁、隧道、涵洞等专业,22,划分）集中组卷。案卷题名必须体现出几个合同段（或问题）的内容（无需复印后归档）。,卷内文件的排序：管理性文件材料按问题、时间或重要程度排序；施工文件材料按工序、时间、检测步骤进行排序。,施工自检记录及监理抽检记录按专业性质及单位、分部、分项工程分类组卷。,23,24,25,26,27,28,29,30,31,施工原始记录的组卷方法（举例）,1、桥梁工程（单位工程）,基础及下部构造从0#台开始收集（宜按墩台划分分部工程）,0#台下桩基或基础0#台承台0#台墩柱（如果有）或台身0#台台帽0#台台帽支座垫石0#台台帽挡块或耳墙0#台背填土等,1#墩下桩基或基础1#墩承台或系梁1#墩墩柱1#墩盖梁1#墩盖梁支座垫石1#墩盖梁挡块,2#墩下桩基或基础2#墩承台或系梁2#墩墩柱2#墩盖梁2#墩盖梁支座垫石2#墩盖梁挡块,32,N、n-1#台下桩基或基础n-1#台承台n-1#台墩柱（如果有）或台身n-1#台台帽n-1#台台帽支座垫石n-1#台台帽挡块或耳墙n-1#台背填土等,上部构造预制和安装从零号台向桩号前进方向收集,非连续结构梁桥的梁板预制、安装资料从零号台宜按跨收集，连续结构梁桥的梁板预制、安装资料宜按联收集组卷：梁板预制钢筋加工及安装预应力筋的加工和张拉梁板安装。卷内每跨梁板预制资料集中整理完成后再整理该跨梁板安装资料,现浇梁板也从零号台按跨收集：钢筋加工及安装预应力筋的加工和张拉构件浇筑,湿接头、湿接缝、负弯矩张拉资料按联为单位收集集中组卷，排序于该联梁板安装资料的后面,33,桥梁总体、桥面系和附属工程从零号台向桩号前进方向收集,桥梁总体,钢筋加工及安装桥面防水层施工桥面铺装（按联收集，桩号从小到大）,支座安装（桩号从小到大）,搭板（如果有）,伸缩缝安装（一般由路面单位施工并出资料，排序放在桥梁工程资料后）,混凝土护栏（按联收集，桩号从小到大，先右后左）,栏杆安装（桩号从小到大，先右后左）,灯柱安装（如果有，桩号从小到大，先右后左）,34,2、路基工程（单位工程）,路基土石方工程（13km路段）（分部工程）,土方路基，土方路基工序资料收集，要先分段，后分层。即先划定施工段落，然后按照规范规定和验评标准要求逐层收集工序资料。从小桩号向前进方向收集。清除地表后的先期施工，工序资料的桩号在本施工段落内有可能开始不延续，但达到一定层次后必须在本施工段落内连贯。,各施工段落之间桩号一定要衔接。资料收集的桩号界线到构造物台背回填的边线为止，因为台背回填是所属构造物的一个分项工程。,35,石方路基，石方路基工序资料收集，要先分段，后分层。即先划定施工段落，然后按照规范规定和验评标准要求逐层收集工序资料。从小桩号向前进方向收集。清除地表的先期施工，工序资料的桩号在本施工段落内有可能开始不延续，但达到一定层次后必须在本施工段落内连贯。各施工段落之间桩号一定要衔接。资料收集的桩号界线到构造物台背回填的边线为止，因为台背回填是所属构造物的一个分项工程。,36,软土地基处治，软土地基工序资料收集，要先分段，后分层。即先划定施工段落，然后按照规范规定和验评标准要求逐层收集工序资料。从小桩号向前进方向收集，先右幅后左幅。,土工合成材料处治层，其工序资料收集，要先划定施工段落，然后按照规范规定和验评标准要求收集工序资料。从小桩号向前进方向收集，先右幅后左幅。,排水工程（13km路段）（分部工程）,管节预制，如果是外委，受委托方必须出具质量保证资料。即,37,1）所用原材料、半成品和成品质量检验结果；,2）材料配比、拌和加工控制检验和试验数据；,3）各项质量控制指标的试验记录和质量检验汇总图表；,4）提交真实、准确、系统、完整的质量检验资料。,如果是施工单位自己预制，按照混凝土构件预制收集工序资料。按照划定的的分项工程段落整理组卷相关资料。,管道基础及管节安装，其工序资料的收集整理，按照划定的分项工程段落，从小桩号向前进方向收集。,检查（雨水）井砌筑，其工序资料的收集整理，按照划定的分项工程段落，从小桩号向前进方向收集，先右后左。,38,土沟，其工序资料的收集整理，按照划定的分项工程段落，从小桩号向前进方向收集，先右后左。,浆砌排水沟，其工序资料的收集整理，按照划定的分项工程段落，从小桩号向前进方向收集，先右后左。,盲沟，其工序资料的收集整理，按照划定的分项工程段落，从小桩号向前进方向收集，先右后左。,跌水，其工序资料的收集整理，按照划定的分项工程段落，从小桩号向前进方向收集，先右幅后左幅。,急流槽，其工序资料的收集整理，按照划定的分项工程段落，从小桩号向前进方向收集，先右幅后左幅。,39,水簸箕，其工序资料的收集整理，按照划定的分项工程段落，从小桩号向前进方向收集，先右幅后左幅。,排水泵站，其工序资料的收集整理，按照划定的分项工程段落，从小桩号向前进方向收集，先右幅后左幅。,小桥及符合小桥标准的通道，人行天桥，渡槽（每座）（分部工程）,每座的工序资料收集顺序是：基础及下部构造上部构造预制安装或浇筑桥面栏杆,涵洞、通道（13km路段）（分部工程）,按照上级批准的分部工程段落，从小桩号向大桩号方向，收集该段落内所有的涵洞及通道。,40,每道涵洞或通道资料的收集顺序是：基础及下部构造主要构件预制安装或浇筑墙背回填总体等。,砌筑防护工程（13km路段）（分部工程）,挡土墙,验评标准规定，对于砌体挡土墙，当平均墙高小于6m或墙身面积小于1200m,2,时，每处可作为分项工程进行评定。收集顺序为从小桩号向大桩号方向收集，先右后左。,墙背填土，墙背填土为一个单列的分项工程，收集顺序为从小桩号向大桩号方向收集，先右后左。,抗滑桩，收集顺序为从小桩号向大桩号方向收集，先右后左。,41,锚喷防护，收集顺序为从小桩号向大桩号方向收集，先右后左。,锥、护坡，收集顺序为从小桩号向大桩号方向收集，先右后左。,导流工程，收集顺序为从小桩号向大桩号方向收集，先右后左。,石笼防护，收集顺序为从小桩号向大桩号方向收集，先右后左。,大型挡土墙，组合式挡土墙（每处）（分部工程）,42,验评标准规定，当挡土墙平均墙高达到或超过6m且墙身面积不小于1200m,2,时，为大型挡土墙，每处应作为分部工程进行评定。故组成大型挡土墙的其它部分，如基础、墙身、墙背填土、总体等，均按分项工程进行评定。收集顺序为从小桩号向大桩号方向收集，先右后左。,基础，墙身，墙背，墙背填土，构件预制（如果有），构件安装（如果有）,筋带（如果有），锚杆（如果有），拉杆（如果有），总体等。,43,3、路面工程（单位工程）,分部工程（13km）,底基层（分项工程1km），如分为两层施工则同段落内两层作为一个分项，从小桩号向桩号前进方向收集，注意桩号要延续。先右半幅、后左半幅，如遇分离式路基，则先上行、后下行。,基层（分项工程1km），如分为两层施工则同段落内两层作为一个分项）从小桩号向桩号前进方向收集，注意桩号要延续。先右半幅、后左半幅，如遇分离式路基，则先上行、后下行。,面层（分项工程1km），如分为三层施工则同段落分为三个分项工程，每层从小桩号向桩号前进方向收集注意桩号要延续。先右半幅、后左半幅，如遇分离式路基，则先上行、后下行。,44,垫层（分项工程1km，如果有）从小桩号向桩号前进方向收集，注意桩号要延续。,先右半幅、后左半幅，如遇分离式路基，则先上行、后下行。,联结层（分项工程1km，）从小桩号向桩号前进方向收集，注意桩号要延续。,先右半幅、后左半幅，如遇分离式路基，则先上行、后下行。,路缘石（分项工程1km）从小桩号向桩号前进方向收集，注意桩号要延续。,先右半幅、后左半幅，如遇分离式路基，则先上行、后下行。,45,路肩（分项工程1km）从小桩号向桩号前进方向收集，注意桩号要延续。,先右半幅、后左半幅，如遇分离式路基，则先上行、后下行。,路面边缘排水系统等（分项工程1km）从小桩号向桩号前进方向收集，注意桩号要延续。,先右半幅、后左半幅，如遇分离式路基，则先上行、后下行。,四、立卷格式,案卷由案卷封面（外封面、内封面）、卷内目录、文件材料、卷内备考表和卷脊组成（具体格式见附件）。编制内封面时将“档号”替换为“归档号”，对照归档号表填写。,46,案卷封面及组成,1、档案馆号：暂不填写。,2、档号：由长通公司分类及编排。,3、案卷题名：应简明扼要，准确地反映出卷内文件的内容。包括公路线路项目名称、合同段及起止桩号、单位（分部、分项）工程（明确桩号）名称及文件名称，项目名称应与批准的立项名称相符。,4、立卷单位：指案卷形成的单位或工作部门。,5、起止日期：卷内文件形成的起止日期（卷内最早一份文件的日期至最晚一份文件的日期）。,47,6、保管期限：保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，主要分为永久、30年、10年三种。,7、密级：暂不填写。,卷内目录,卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注组成，排在文件材料首页之前，不编页号。,1、序号：指卷内文件排列的位置号，一份文件、一道工序所组成的一套文件、一个结构、一个部位或段落一个号，用阿拉伯数字由1依次编号；,48,2、文件编号：即发文号（一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写时应照实抄录，不得省略）、图号或设备、项目代号；联合发文填写几个发文单位的文号或主发单位的文号。施工原始记录、监理抽检记录等可不填写文件编号；,3、责任者：即文件的发文机关或署名者。一般使用全称或通用标准简称，不能使用“本部”、“本局”等含义不明、难以判断的简称。联合发文的在主发文单位（机构）后加写联合单位；,49,4、文件题名：应填写文件材料标题的全称。无标题或标题不能说明文件内容的（如会议纪要、通知、指令等）原标题照写但需另自拟标题，外面加上中括号，会议记录需重新拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。文件题名内容填写时要顶格；,5、日期：填写文件材料的形成日期，时间用8位数表示，填写时省略年月日用8位阿拉伯数字表示，如二00七年六月十一日，可表示为20070611。施工原始记录，监理抽检表等工序文件材料按结构，部位打印目录时，可以明确日期的填写到日，不能明确日期的填写到月。,50,6、页次：填写每件文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号（包括文件公文处理单）。如果归档文件符合文件材料要求的成册（合订本）材料，已编写页号的在卷内目录中填写本册首页在本卷内排列次序的位置页号，备注栏注明从某页至某页为合订本一册。页号用打码机打码编号，统一使用黑色油墨，每卷页号由1开始。文件材料页号正面打印在右下角，反面打印在左下角，距底边和侧边15mm，空白页不编号。此项工作由长通公司完成。各单位在编写卷内目录涉及页码时，可用铅笔在每页的左下角（反面在右下角）编写，不用擦除。尽量将字写小，以便装钉时压住。,51,7、备注：填写归档文件需要补充或说明的情况。,卷内备考表,备考表排列在卷内文件材料尾页之后，不编页号。其内容应标明卷内文件材料的总页数，各类文件的页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。,1、立卷人：文件材料整理组卷人手写签名。,2、检查人：为部门或项目技术负责人及监理。,3、立卷时间：填写完成案卷的日期，时间不得早于卷内文件材料形成日期。,4、检查时间：填写检查案卷完成的日期。,5、互见号：反映同一内容而形式不同且另行保管的文件材料档号（暂不填写）。,52,归档号：,西安市二级公路网化工程,东三环至临潼二级公路,合同段（单位、分部、分项工程名称带桩号）,分项工程开工报告、施工检查表、中间交工证书,分项工程质量检验评定表,立 卷 单 位,起 止 日 期,保 管 期 限,密 级,53,归档号：,西部开发省际公路通道银川至武汉线陕西境,商州至漫川关高速公路,N12合同段K128+637.18老虎沟中桥,基础及下部构造0#台、1#墩,施工检查表、中间交工证书、,分项工程质量检验评定表,立 卷 单 位 新疆昆仑路港工程公司商漫高速公路N12合同段,起 止 日 期 20066,保 管 期 限 长 期,密 级,54,55,56,卷 内 备 考 表,互见号,说明：,本卷共文件材料220页。其中文字材料210页，图样10页。,立卷人：,年 月 日,检查人：,年 月 日,57,扉页、卷内目录、备考表字体格式要求,1、案卷封面用Word制作，“案卷题名”为宋体20号加粗，其它为宋体16号加粗。该格式页边距上3.5cm、下3.5cm、左2.3cm、右1.4cm，填写内容上下顶格字体统一采用宋体。,2、卷内目录用Excel制作，“卷内目录”为宋体24号加粗，其它为宋体12号加粗，要输入的文字为宋体10.5号。列宽不能调整，行高除卷内目录为45.00，序号为53.5以,58,外其它可以调整，美观为宜。每页外框线加粗，最后一页填写不足时将表格补足。该格式页边距上1.5、下2.1、左2.3、右1.4。文件题名填写时采用左对齐，其余居中。,3、“卷内备考表”为宋体24号加粗，其它为宋体14号，外框线加粗。该格式页边距上2.5cm、下2.8cm、左2.3cm、右1.4cm。,卷脊,卷脊由保管期限、档号、案卷题名组成，粘贴在文件材料盒脊背。案卷题名从右至左竖行排列，首行空两字，也可不填写或概况填写题名（卷脊由长通公司制作）。,59,案卷的装订,案卷装订前应对破损文件材料进行修复，并拆除文件材料上的订书针、回形针等。横向表格材料应把表头向左边方向。装订采用三孔一线方法，装订线左边距10mm,孔距8cm，应右下整齐，兼顾左侧（该项工作由长通公司统一完成）。,60,一、往来文件组卷整理,管理文件是项目建设管理过程中产生的来往文件，能够全面反应建设过程，各单位收集仅限于对本单位有保存利用价值的文件。其组卷编制办法如下：,收集建设过程中形成的文件材料，各单位之间的往来文件要认真核对公文处理部门的收、发文登记簿，并注意收集文件中要求上报或提交的文件材料，确保文件材料的完整性。,第四章 原始资料组卷说明及注意事项,61,按照文件的归档范围和保管期限，对收集的全部文件材料进行鉴定。参照2006年12月18日国家档案局第8号令机关文书材料归档范围和文书档案保管期限规定、公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发2010382号文）。确定有无保存价值及文件保管期限，剔除不需归档的文件材料。以下文件材料可不归档：上级单位的普发性且不需办理的文件、事务性、无查考价值的文件；重复文件；转发或抄送至本单位且不需办理的文件；一般性文件的历次修改稿、奖惩非本单位及人员的文件、施工单位内部管理文件。,62,文件材料的分类,企业档案按照国家档案局企业档案分类办法，将文件材料进行分类组卷，工程项目建设职能活动中形成的文件材料按问题分类组卷。,1、文件的分类须按问题进行整理，分类如下：,行政管理类 包括人员任命、公章启用、劳动竞赛、奖惩、组织机构、制度办法、廉政等；,进度控制类 包括工程月报、旬报、复停工、阻工、开工令、总体施工组织设计及批文、施工进度计划及批文、延期报告及批文、有关工期的请示批复等；,63,质量技术类 包括质量检查、质量通报、单元划分、测量复测成果、原材料审批、施工工艺措施、施工方案、质量事故处理、图纸审查等；,变更设计类 包括设计变更、变更工程量等；,安全文明类 包括防汛、防火、文明施工、安全事故处理等；,合同管理类 包括设备采购、材料采购、分包、分割合同等；,计量支付类 包括计量报表及台帐、计量证、工程量台帐、单价调整、预付款及借款文件等；,64,交、竣工验收类 包括验收申请、审查意见、材料汇编等。,2、组卷要求,按照类别（问题）对文件进行详细分类，保证案卷内文件材料有机联系；,同一类别按相近问题集中组卷，卷内材料按相近事由、时间排序，一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；批复在前，请示在后；正件在前，定（草）稿在后；转发文在前，被转发文在后；工作指令在前，指令回执在后；,65,工作指令、会议纪要类文件材料可单独成册，由发文单位组卷；,文件的附件不在卷内目录中体现；,对于一份文件涉及几个标段和几个问题和一份文件涉及一个标段内几个问题的，集中组卷，案卷题名详细书写合同段或问题内容。,文件的编制出版,1、案卷题名应简明扼要，书写准确，其格式为“责任者+内容+文种”，可省略线路及项目名称。,2、责任者按红印章全称或标准化简称填写，若本案卷材料涉及多个责任者，则案卷题名体现两个或三个,66,主要责任者，以“等”代替省略其它责任者；内容用能概括本卷材料问题的关键词书明；存在多个文种材料时，最多罗列三个文种；,3、内封面、卷内目录、备考表格式符合统一标准要求；,4、卷内目录文件题名按文件标题书写，标题不能反应文件内容的，须在标题后叙述文件的主要内容，并加中括号；,5、卷内目录内“文件编号”填写文件的发文字号；,6、对缺失的文件需在备考表中予以注明。,67,二、施工原始记录组卷整理,组卷原则：以标段及单位工程为框架,以分项工程结合分部工程为轴线进行组卷，结合试验及工序检测过程编排。对于分项工程施工原始记录，应按施工自然顺序进行编排。,按单元划分中的单位工程收集工序资料，组卷要求如下：,1、单位工程、分部工程开工报告及批复,2、第一个分项工程工序资料,分项开工报告+现场原始记录+（相应的实验资料）+分项评定+中间交工证书；,68,3、第二个分项工程工序资料,分项开工报告+现场原始检查资料+（相应的实验资料）+分项评定+中间交工证书；,4、下一个分项工程工序资料,5、第N个分项工程工序资料,分部工程资料即为该分部工程所有分项工程工序资料的按序排列和汇集；,单位工程的资料即为该所有单位工程所有分部工程资料的按序排列和汇集；,69,合同段工程资料包括工程管理文件材料、质量控制文件材料、交竣工文件材料、各单位工程检测文件材料、竣工图表文件材料、音像文件材料、缺陷责任期文件材料等；,施工单位合同段工程质量评定、单位工程质量评定、分部工程质量评定单独组卷。监理质量评定包括质量评定均集中组卷。,70,注意事项,1、在施工过程所产生的试验资料（如:强度、压实度、弯沉、锚杆拔力等试验资料）编入原始记录之中。原材料用于多个部位或两个及以上的单位工程、分部工程时，填写报告单时，要写明使用部位，表填写不下时，可在表后附一张附表，单独填写，按分项、分部、单位工程分别对应工序资料组卷编排，按材料种类、规格、型号、批次（时间）组卷，材质单附在相应的原材料试验资料后面。,71,2、现场原始记录内容包括检验申请批复单、工序检查记录、测量及试验记录、成品检查记录及中间交工证书。注：申请批复单、中间交工证书应加盖施工单位、监理单位印章，试验记录加盖实验室印章。,3、分项工程评定资料附在相对应的施工原始记录后面，评定表中检查项目，须包括检验评定标准中对该分项工程需检查的全部项目。评定标准中没有的检查项目参照相应的施工规范填写工序检测资料。如：模板、隧道内的排水管等。,72,4、分项工程资料组卷按分项工程中各工序的施工顺序组卷，不能按相同工序交叉组卷。,三、档案整理时的注意事项,内容齐全、手续完备,工程施工检查控制应覆盖工程各个组成部分的全过程，各项指标应符合设计要求和现行公路工程有关规范、规程的要求。每道工序，都应认真检查、记录，满足有关规范、规定的要求，签名齐全,无明显涂改痕迹，否则不能归档。,73,完整系统、便于查阅,施工原始文件材料要按照公路工程质量检验评定标准（JTG F80/1-2004）附录A对工程的单位工程、分部工程、分项工程认真、严格、准确分类，并按分类对文件材料进行整理、归档，以方便查阅。,遵循划分原则、严禁交叉,整理归档时要遵循以合同段及单位工程为框架,分项工程结合分部工程为单元编排目录和组卷的原则，结合试验及工序过程中的质量检测来编排。在每分册施工原始文件材料中，一个分项工程文件材料如能装成一个分册或一本的都应按分项来分本装订；也可根据装订厚度要求分成若干册。在分册时，每一分册前都应加上扉页，对其内容进行必要的说明。严禁采用分项工程之间互相交叉的方法进行整理。,74,概念清晰、合规排序,对于分项工程施工原始文件材料，按施工工序产生的顺序排列，即应按分项工程开工报告、施工工序通用表格、验收检查通用表格、成品检查表、施工中间控制检查表、分项工程质量评定、中间交工证书的次序进行编排。,条理分明、逐级汇总,所有归档文件材料分别按每层、每一检查段落、每一个施工循环、每批次、每一个构件、每一个部位等整理工序文件材料，用工序文件材料以时间顺序编排一个检查段落或构件的文件材料，用检查段落或构件的文件,75,材,料编排一个分项工程的文件材料（注意：工序或分项工程完工并检测合格后应填写中间交工证书，分项工程完工后应进行分项工程质量评定），用分项工程的文件材料汇集分部工程的文件材料，最后以分部工程文件材料汇集单位工程的文件材料。,监理文件、规范严谨,监理工程师抽检文件材料按照规定的检查频率，系统完整的填写监理抽检文件材料。,其他材料、单独组卷,标段、单位、分部工程的质量评定，试验外委文件材料，竣工图表，各自单独组卷成册。,76,一、电子档案,电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,收集积累要求：,1、应存储于能够脱机保存的载体上；,2、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理软件及版本号。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式；,第五章 电子影像档案,77,3、对用扫描仪等设备获得的非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；,4、视频或多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；,5、用音频设备获得的声音文件以WAV、MP3为通用格式；,6、压缩电子文件以ZIP为通用格式；,78,电子文件的登记,电子文件稿本代码：,M草稿性电子文件；,U非正式电子文件；F正式电子文件；,3电子文件类别代码：,T文本文件； I图像文件；,G图形文件； V影像文件；,A声音文件； O超媒体链结文件；,P程序文件； D数据文件,4采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。,79,二、 照片档案,照片档案说明,照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。底片又称负片。,照片档案的收集,1、收集范围：,记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片；,开工前的原始地形地貌；,本单位组织或参加的重要外事活动的照片；,记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况处理过程的照片；,80,新工艺、新技术在本工程中应用的照片；,重要部位的隐蔽工程照片；,领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；,重要会议照片，会议照片要注意将会标摄入镜头；,其他具有保存价值的照片；,2、收集要求：,对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有；,对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定；,81,对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整，未加修饰剪裁等特点；,底片、照片、说明应齐全；,底片照片影像应一致；,对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片；,照片档案的整理,1、照片档案依据其价值划定保存期限，一般分为永久、长期、短期三种；,82,2、底片装入底片袋内保管，一张一袋。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样，对拷贝底片，应在底片袋的左上方表明“K”字样,3、照片册一般由297mm210mm大小的若干芯页和封面、封底组成，芯页以30页左右为宜，有活页式或定页式两种；,4、总说明和分说明,总说明：包括合同工程简介、开工、竣工日期，重要事件和重要照片介绍；,分说明：以照片的自然张为单位编写分说明或对一组联系密切的照片加以说明，说明应采用横写格式，分段书写。其格式如下：,83,题名：简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等；,照片号、底片号：采用照片、底片合一编号，填写底片号。（如第一册，第一号：1-1）；,5、时间：卷内目录的时间用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，5-6位表示月，7-8位表示日。（如：2004年3月2日写作20040302）；内封面上的年、月加圆点隔开。,6、照片册封面应印制“照片册”字样。,84,西安市二级公路网化建设项目共有8个新改建公路建设项目，分别单独立项，每项目由线路途径的区（县）交通运输局分段管理，并由西安市公路工程管理处具体组织实施。为了加强综合管理文件的收集整理工作，各单位在建设过程中，必须严格按照国家公文处理办法的相关规定，结合实际规范公文的办理业务。同一问题针对不同的建设项目的单位，应分别给行文下发，（避免一份文件的主送单位为多个建设项目的单位）各工程建设项目部的公文收发人员不许将日常办理的公文按不同建设项目分别装袋或装盒保管，并做好收发文登记工作,第六章 表格填写时应注意的问题,85,一、原始资料完整准确,施工原始记录资料及试验应准确、完整反映施工过程和部位，体现和满足资料的真实性、准确性、科学性、规范性、系统性和完整性的要求。单位、分部及分项工程的划分应遵照公路工程质量检验评定标准（JTG F80/12004）附录A执行。,资料表格中的漏项、漏签问题，应补填、补签和完善，资料中施工原始记录表检查项目必须填写齐全。应包含涉及公路工程质量检验评定标准（JTG F80/12004）中各分项工程所列实测项目的全部项目。分项评定表中数据应与施工原始记录数据一致。,86,所有资料手写签名要工整清晰。,资料中数据单位与公路工程质量检验评定标准（JTG F80/12004）中的实测项目表单位保持一致。例如：灌桩沉淀厚度单位采用mm。,二、工程名称的填写,桥梁：中心桩号桥梁名称,隧道：隧道起止桩号隧道名称,路基：施工段落起始桩号+填（挖）方路基,三、理解表格，免起歧义,表内数据要填写实测数据。即有规定值和设计值要求的部位，数据应填写实测数据，而不应填写偏差值。,87,1、钢筋加工与安装实测项目中受力钢筋间距、箍筋间距、骨架长度等均应为实测数据。,2、钢筋网网格尺寸应按“*”填写，不应只填单个值。,3、混凝土塌落度数据填写修约值，即末尾修约为0或5。,4、资料中有示意图要求时，须按要求画出美观清晰的示意图或后附一张示意图并在此栏中注明，不要空白。,5、工序自检格数据太多，表格填不下时,可在其后附附表填写。,88,如果表格仅要求或只能填写偏差值时，方可填写偏差值。例如：孔位偏差、中线偏位、平整度等。,四、混凝土试件,工序试验检测资料中的混凝土试件编号（在混凝土浇筑记录中须填写）与制件日期要与其它工序检测资料相对应，否则，可视为假资料。,混凝土试件的编号要简单、易行、明了、科学，并且具有对应和唯一性。因为混凝土试件编号模糊、笼统，可能导致试验室试件管理的混乱，也会引发有关管理部门对试验资料可靠性的怀疑。,89,如果混凝土浇筑记录中记录了制取强度试件3组，而混凝土抗压强度试验报告中只有两组甚至是一组，该结构物混凝土抗压强度即认定为不合格。,五、避免涂改,所有资料中应避免涂改现象，因为竣工验收时涂改问题要有所扣分，而扣分是在竣工验收总分中扣减，会影响最终整体得分。,六、日期对应,资料填写需要注意先后顺序，每页表格签字日期应为该表格所有检查内容检查完成后的日期（混凝土成品检查,90,时可填写实际检查日期，强度值可待强度报告出来后再补填，但要注明补填日期），保证资料之间时间上的有机统 一，不得矛盾。例如：,混凝土浇注日期和28d强度报告日期必须相对应。,七、杜绝复印件,归档的施工原始记录必须是原件,不得出现复印件。,同一批混凝土浇注不同部位时，其试块和试验资料，宜按照不同的部位出试验报告，不得一份强度报告复印后分别使用。,91,原材料如水泥、钢材等除要有出厂合格证明外，必须有质量检测证明（水泥须有3天和28天强度），平时要注意收集整理，有时材料供应商因供应数量问题可能只提供复印件，但必须加盖原检测单位的红章。不允许加盖供货商的红章，因其没有检测资质。,传真件可附一张复印件。,施工单位和监理单位公章名称必须有法人名称,八、签认及时,根据现行验收办法，工程的质量评定得分要根据监理抽检资料进行评定，监理抽检的频率不能满足评定频率时，,可,92,采用部分经监理签认的施工单位同部位自检数据进行评定，故资料的签认一定要及时，否则会影响评定工作。“监理抽检20%”是指每道工序检测点数的20%，且覆盖面为100%，而非整个工序的20%。施工、监理工程资料须与工程施工、计量同步编制，检验意见签署要规范。,九、合理扣分,扣分要有理由，否则不得扣分。评定资料外观及资料减分栏中，如果评语填写为符合要求，该项则不应减分。,93,94,