办公管理目视化改善

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陈文奎,2009年7月1日,“剑锋”小团队成员介绍,序号,姓名,性别,职务,组内职务,小团队手法,掌握情况,1,陈文奎,男,副部长,组长,一般,2,赵登元,男,副科长,副组长,一般,3,马久龙,男,科长助理,组员,一般,4,孔娇娜,女,业务员,组员,一般,5,董雪,女,质量工程师,TPS推进,一般,目,录,一、选题理由,二、瞄准目标,三、整体日程计划,四、现状调查,五、要因解析,六、对策方案,七、对策实施计划,八、改善效果,九、标准化、管理固化及水平展开,十、今后推进方向及感想,1、采购部工作项目按期完成率低，延期项目占37。,2、零部件库存当量符合率低，1-5月份符合率为77。,3、各个工厂二级指标目前完成情况不明确。,4、不合格品处理不及时，延迟2-3天，影响零部件上线。,5、采购回票月度指标没有控制。,一、选题理由,1、项目按期完成率到100。,2、库存当量符合率到95。,3、采购部各相关人员明确工厂二级指标完成情况，并起到警示作用。,4、入厂检验不合格品处理周期缩短到1天。,5、各个业务员明确目前回票指标完成情况，并起到警示作用。,二、瞄准目标,序号,项目名称,项目内容,完成时间,责任人,备注,1,成立团队,确定小团队成员,09.05.05,陈文奎,2,整体计划,制定整体日程计划,09.05.06,赵登元,3,瞄准目标,设定小团队改善的目标,09.05.06,陈文奎,4,现状调查,调查业务开展存在的问题,09.05.15,马久龙、董雪,5,要因解析,分析问题存在的原因,09.05.20,赵登元,6,对策方案,根据问题的原因找出解决方案,09.05.25,陈文奎,7,实施对策,对确定的方案进行实施并修正,09.06.05,孔娇娜、董雪,8,改善成果,评价项目实施带来的效果,09.06.10,陈文奎,9,标准化,对成果进行固化和标准化,09.06.15,赵登元,三、整体日程计划,1、采购部各个工作项目完成情况统计，延期项目达到37，影响项目按期完成的主要因素是采购部工作项目入口较多，责任人不明确，项目零散，部分项目下发过程没有及时通知调度，造成漏项，没有目视化管理。,2、采购科零部件库存当量符合率低，造成缺件影响正常生常计划。影响库存当量附和率的主要因素是，各业务员各自管理个人业务，且管理较为封闭，订单评审工作未有效展开，造成采购计划没有结合订单情况和库存产品数量下达，降低了库存当量符合率。,四、现状调查,3、采购部相关人员对工厂二级指标完成情况不清楚，导致月末评价时才发现指标完成较差，指标在工作中的贯彻力度不够，没有危机感。,4、对入库不合格品处理不及时，主要影响因素是各个不合格品信息没有指定责任人，不合格品信息关注度不够，造成不合格品信息延迟处理的情况。,5、采购业务员月度回票情况主要表现为上半月回票较少，主要在下半月集中回票，造成回票率和回票金额达不到工厂指标要求，其主要影响因素是各采购业务员对回票情况没有统计，对回票完成情况没有做到目视化，无法在第一时间掌控回票完成情况，采取补救措施，保证月底回票指标。,五、要因解析,项目管理没有透明化、目视化,项目时间节点不明确,项目没有统一调度,项目责任人不明确,项目按期完成率低,项目零散未汇总管理,安排工作时没有强调节点,没有确定内部责任人,当量完成情况没有目视化,生产计划和库存情况没有目视化,库存当量情况不清楚,业务员之间信息不共享,采购量过大或不足,零部件库存当量符合率低,没有共享平台,没有对库存当量进行通报,没有结合库存和计划,责任主体对指标不明确,指标没有分解至相关岗位,完成过程中指标不受控,部门二级指标不明确,部门各项二级指标情况没有做到目视化,指标完成进度不清楚,处理情况没有及时监督,处理进度没有通报,责任不明确造成漏项,入库不合格品处理周期长,不合格信息没有指定责任人,没有重点关注未关闭信息,指标没有对业务员起到督促作用,各业务员对指标不明确,完成过程中指标不受控,业务员回票指标不明确,采购回票指标没有及时通报，并目视化,指标完成进度不清楚,序号,原因,对策,责任单位,责任人,1,项目管理没有透明化、目视化,对工作项目进行汇总、确定内部责任人、在办公室目视板张贴，每日早回调度进展情况，对项目关闭情况及时通报,采购部,陈文奎,2,生产计划和库存情况没有目视化,对每周三日订单评审情况进行张贴通报，对每日库存情况通报,采购科,马久龙,3,当量完成情况没有目视化,对每日库存当量符合率进行排名并张贴通报，对库存当量不符的项目提前报警,采购科,马久龙,4,部门各二级指标、采购回票指标情况没有做到目视化,对二级指标以及采购回票指标，周度、月度趋势张贴通报，超标部分及时预警,采购部,陈文奎,六、对策方案,序号,原因,对策,责任单位,责任人,5,不合格信息没有指定责任人,对每日不合格品信息汇总，按照内部职责分工确定每一条信息的内部处理责任人、责任业务员等,商务科,赵登元,6,不合格品处理进度没有通报,每日对不合格品处理进度通报，对当日没有处理完成的不合格品存在异常进行分析处理，并通报张贴在目视板上,采购部,陈文奎,七、对策实施计划,序号,对策,实施内容,责任单位,责任人,完成日期,备注,1,对工作项目进行汇总、确定内部责任人、在办公室目视板张贴，每日早回调度进展情况，对项目关闭情况及时通报,1、对目视化看板进行规划，张贴内容和张贴格式，并确定各内容责任人,采购部,陈微 孔娇娜,2009-6-5,2、对采购部各工作项目进行汇总，确定各个项目内部责任人,赵登元 马久龙,每日,3、在每日早会对各项目进行调度，关注未关闭项目,赵登元 马久龙,每日,4、对项目完成情况张贴通报,孔娇娜,每周,2,生产计划、库存量目视化,1、对每周三日订单组织评审，及时掌握订单信息，根据计划下采购订单,采购科,各业务员,每周,2、对每日库存情况进行通报，对超库存当量和不足库存当量部分及时报警，并在目视板通报,马久龙,每日,序号,对策,实施内容,责任单位,责任人,完成日期,备注,3,对当量符合率完成情况进行通报,1、每日对库存当量符合率进行统计分析，并根据各个业务员的指标完成情况进行排序,采购科,马久龙,每日,2、每日早会对库存当量指标完成情况进行通报，对超标部分及时报警，采取补救措施,采购科,马久龙,每日,4,对二级指标以及采购回票指标，周度、月度趋势张贴通报，超标部分及时预警,1、对部门二级指标分别按每日完成情况和月度完成情况进行走势分析，对指标趋势通报，对影响指标部分及时预警,采购部,陈文奎,每月,2、按上线结算单时间节点，对采购回票指标进行统计分析，对指标未完成部分及时报警，由各业务员采取补救措施,采购部,刘飞 各业务员,每月14、19、23、30日,序号,对策,实施内容,责任单位,责任人,完成日期,备注,5,对每日不合格品信息确定内部责任人,根据每日不合格品信息，按部门内部责任分工，确定各信息处理责任人和责任业务员,商务科,董雪,每日,6,对每日不合格品信息处理情况进行通报,每日早会对前日不合格品信息处理情况进行通报，对未关闭项目采取处理措施,商务科,赵登元,每日,对每日不合格品信息处理情况汇总表格，并在目视化看板张贴通报,商务科,董雪,每日,1、建立了项目规范管理制度并试运行，取得了良好的效果，四月份项目完成率在95%以上。,2、建立并实施了科室个人的项目管理表，使科室和个人的工作安排更合理,3、加强了对项目管理的过程控制，提高了项目的工作质量。,4、明确了个人的工作任务，提高了员工的工作积极性,5、增强了员工的团队合作精神，使内外部工作关系更加和谐融洽,6、进一步根据工作量进行工作合理安排，工作任务更加均衡化。,7、零部件库存当量符合率达到93%，满足正常生产计划。,8、不合格品的处理周期下降至1.2天。,八、改善效果,项目按期完成率,库存当量符合率,不合格品处理周期,序号,看板管理内容,责任人,维护周期,1,2009,年重点工作项目,陈微,每月,2,商务科工作计划,赵登元,每日,3,供应商日常绩效评价目视表,陈微,每月,4,新产品调件滚动调度表,梁佩颜,每日,5,前期遗留问题明细,张荣辉,每日,6,更改通知单滚动调度表,张荣辉,每日,7,物料断点通知及反馈调度表,梁佩颜,每日,8,月度过程不合格品分析报告,卢长康,每月,9,入厂不合格品,董雪,每日,10,PCR,滚动调度表,刘玉敏,每月,11,PRR,滚动调度表,刘玉敏,每日,12,过程零部件质量处理滚动表,孙晓慧,每日,13,Audit,每天目标完成值,-,每日,14,采购回票指标通报,刘飞,每周,15,采购库存当量符合率通报,赵正辉,每日,“敬业”就是有责任心。责任就是不仅要对自己承担的工作有责任感，而且要敢于承担工作中因失误所造成的后果，这样才能真正地对得起自己，对得起企业，对得起社会。,社会时刻在变化，每天在进步，“敬业”被赋予了“勇于创新，接受新知识”的深刻内涵。我们每位员工不仅要努力把工作做完，用心把工作做好，而且要循序渐进，顺应时代潮流地吸收新知识，创造性地去接受新技能，扬长补短，学以致用，我们才能达到预期目标。,“勤奋”就是认认真真，努力干好每一件事，不怕吃苦，踏实工作，一个优秀的员工必须明确学习力的重要性，并身体力行地勤奋学习，不断充实自己。,每一个员工都需要有很强的学习力作为支撑物。如果你不能与时俱进，不断地通过勤奋学习充实自己，提高自己的能力，那你很可能从一个“人才”变成企业乃至社会的包袱。人才其实是一个动态的概念，它不是一成不变的，不是永恒的。它需要不断地晋级，不断地发展，只有学习力不断地加强，不断地提高，才能保证人才的新鲜，这样的人才才是信息时代的人才，才是真正意义上的人才。,精细是指：实施“精细化”管理，落实“严”“细”“实”。实施精细化管理，要从大事着眼小处入手，把“小事做细，细事做精”。“在细字上做文章，在实字上下功夫”，企业日常管理中的每一项工作都精细，每一个环节都精细。“严”是精细化管理的前提，企业有严格的管理制度，有严谨的管理规范，有严明的工作风纪，才能保证企业工作有序高效运行。在管理过程中标准要高，要以高品质求发展。“细”是精细化管理的体现，企业要对各方面的制度进行修改和完善，提出具体的工作标准。“实”是精细化管理的保证，工作计划要“实”就是符合实际；工作落实要“实”就是要扎实到位；工作检查要“实”就是要监督到位；工作总结要“实”就是实事求是。,1、将全年的工作进行收集汇总，将所有的工作内容上板管理，制定专人维护，主管领导定期监督、调度。,2、将将各项工作项目按类分解，将所有工作内容，由年度工作项目分解到旬、月、周、日，对所有工作项目起到支撑及辅助的作用。,3、明确规范看板内容，定期对看板内容进行评审、维护，不断细化、更新，保证看板管理的有效性。,九、标准化、管理固化及水平展开,十、今后推进方向及感想,感想：,1、虽然只是小小的一块板，它是发现问题、解决问题的非常有效且直观的手段，是优秀的现场管理必不可少的工具之一。,2、采购部在各级领导指导下，积极贯彻超前谋划，超值服务的精神理念，紧紧围绕公司“持续改善，追求卓越”的经营方,针，以清晰的业务模块为框架，以细化的业务要素为切入点，不断完善科室业务看板管理，让目视化的理念深入到部门员工的每一个工作环节。从而实现“小小的看板”，“大大的作用”。,3、管理目视化是6S改善的基础，而看板管理是管理目视化的一种表现形式，是对管理项目、特别是数据、信息等进行的透明化管理活动。,今后推进方向：,采购部全体员工秉承“团队协作，持续改善“的工作理念，,以平凡的工作岗位为平台，以扎实的工作内容为羽翼，并以,工厂的全年工作方针为导航，时刻做到“敬业”、“勤奋”、,“精细”，不断开展各项改善。,敬请各位领导、评委提出宝贵意见。,谢谢！,