办公环境下八大浪费-经典教程课件

单击此处编辑母版标题样式,第,26,页,办公环境下的八大浪费,版权所有，不得翻录,2024/9/17,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,第,*,页,*,版权所有，不得翻录,第,*,页,办公环境下的八大浪费,版权所有，不得翻录,*,*,单击此处编辑母版标题样式,IRTOUCH Confidential,2024/9/17,2024/9/17,办公环境下的八大浪费,现场互动：,在您自己的日常工作中，有哪些地方（事务）让您觉得不顺畅/效率低？,如果您是老板（对营收负责，对几十号兄弟的饭碗负责），您觉得还有哪些地方（事务）需要调整和优化？,内容目录,浪费的定义,八大浪费介绍,消除浪费的思路和流程,组,织,经,营,活,动,增值活动,直接为客户创造价值的活动,产品包装过程,产品生产过程,产品设计过程,必要但非增值,多数发生于支持性部门,人力行政,财务管理,IT 等,不必要非增值,完全属于浪费,繁杂的审批过程,过远的走动,冗长无效的会议,工作活动的分类,顾客只愿意为那5%的增值掏腰包！,工作活动的分类,浪费的定义,不为产品或服务增加价值的任何事情,不符合客户要求的任何事情,客户不愿付钱由你去做的任何事情,尽管是增加价值的活动，但所用的资源超过了“绝对最少”的界限，也是浪费,浪费的定义,生产过程,原材料,工厂（含人、机等配套资源）,产成品,客户,非生产过程,产品设计方案或解决方案,需求信息,办公室、实验室（含人、机等配套资源）,客户,生产 VS 非生产,八大浪费,协调不力,等待,失职,加工过剩,闲置,无序,低效,管理,八大浪费简介,定义：,上下级之间沟通不畅，或工作流程中两个相邻环节不完全同步，或是人机配合不科学所造成的空闲时间浪费。,表现一：等待上级指示,上级不安排工作就坐等；,上级不指示就不执行；,上级不询问就不汇报；,上级不检查就拖着办,一、等待的浪费,表现二：等待外部的回复,我已与你联系过了，什么时候回复不是我能决定的；,等待其它部门或其他人的联系；,你不找我去协助，我就就当没有这事儿；,对其它相关工作不关心，多一事不如少一事,定义：,上下级之间沟通不畅，或工作流程中两个相邻环节不完全同步，或是人机配合不科学所造成的空闲时间浪费。,表现三：等待下级汇报,任务虽已布置，但是没有检查，没有监督；,不主动去深入实际调查研究，掌握第一手资料，只是被动地听下级的汇报，没有核实，然后作决定或向上级汇报，出了问题责任往下级身上一推,一、等待的浪费,定义：,管理中相互配合、协调不力，造成工作停滞的浪费。,表现一：工作进程的协调不力,某项工作在两个部门间协调不利、交接不清，工作进度受到影响，相互之间都不主动联系；,某些工作应哪个部门负责没有明确界定，处于部门间的断层，工作缺乏协作精神和交流意识，认为应该别的部门负责，结果工作没人管了，原来的小问题被拖成了大问题（部门之间踢皮球）,二、协调不力的浪费,定义：,管理中相互配合、协调不力，造成工作停滞浪费造成的浪费。,表现二：领导指示的贯彻协调不力,对单位领导的工作指示和相关会议布置的工作没有传达，内部没有有效的协调组织落实，致使单位的要求在本部门停滞，没有得到有效地贯彻，形成工作盲区,二、协调不力的浪费,表现三：信息传递的协调不力,信息在相关部门、相关人员手中停滞，使应该得到这些信息的部门掌握不到；,信息没有汇总、分类，分散在各个角落之中（客户信息）；,没有对信息充分的分析、核实和利用，发挥效应，停滞在原始状态之中（大数据）；,信息不准确，造成决策判断失误,定义：,管理中相互配合、协调不力，造成工作停滞浪费造成的浪费。,表现四：业务流程的协调不力,部门间协调不力，相互制约、不沟通、各自为政、部门利益第一，形成独立的部门割裂，造成协调的障碍；,没有或不能及时维护优化系统，使业务流程不能顺利流转，造成后续流程的停滞；,二、协调不力的浪费,PS（大规模生产方式VS精益管理，尽量打破部门隔阂，以价值创造过程去组织人财物，韩都衣舍的小组制）,定义：,提供了对实现客户价值无关的内容或服务（客户不需要的内容或服务）,表现：,品质过剩质量要求过高超过了顾客的预期使用目标；,检查过剩没有设置合理的检查点造成同一个项目在不同的位置反复检查或者要求不高的项目也重点检查；,设计过剩设计方案超出了预期使用效果；,加工过剩产品本身没有要求或要求不高时采取了高于标准的加工要求；,监控、管理过剩对于人员机器材料作业方法等没有根据,其特性合理设置监控频度造成间接作业人员比例过高；,三、加工过剩的浪费,未准确掌握客户的需求,新技术的利用不当,盲目追求高性能,加工过程浪费产生的原因,能否去除此零部件的部分或全部?,能否把性能（功能）要求放宽?,能否改用通用品或标准件（使用已有的产品功能模块）?,能否改变产品设计?,能否改变生产方法?,有没有无效的作业?,能否把检验省略掉?,客户会不会为这个功能或性能买单,过度加工浪费的消除（查检表）,会不会影响客户满意度？,定义：,我们把管理工作中的库存浪费称之为“闲置”。机构重叠，职能重叠，形成人浮于事，使资源要素不能有效的利用，发挥最大的作用，造成闲置的浪费。,表现一：固定资产的闲置,办公场所偏大，办公设备过于追求功能完备；,设备重复投资；,非常容易导致固定资产的闲置，从而出现设备利用率不足，导致资源浪费，成本升高,四、闲置的浪费,表现二：职能的闲置或重叠,设定了部门职能，但在实际工作中，有的职能却没有有效发挥作用，造成了部门职能的闲置；,职能划分不清，两个部门承担类似的工作，好像是谁都负责，其实是谁也不负责；,定义：,我们把管理工作中的库存浪费称之为“闲置”。机构重叠，职能重叠，形成人浮于事，使资源要素不能有效的利用，发挥最大的作用，造成闲置的浪费。,表现三：工作程序复杂化形成的闲置,在某些情况下，对于不十分重要的任务，上级其实只承担签字的职能，但如果无上级的签字或认可，则工作就无法进行，会出现等待和停滞等浪费；,原来比较简单的事，一些部门非要写个报告，填个报表，由于报表内容太多，即使保存后再想使用也难以找到（VS 企业发展壮大过程中的组织变迁问题）,四、闲置的浪费,表现四：人员的闲置,人多好办事，都强调本部门工作的重要性，增加人员，三个人干两个的人工作；,为了避免上级人浮于事的批评，以重叠的交替安排工作造成工作量不满，劳动纪律涣散,定义：,缺乏明确的规章、制度、流程，或是有令不行、有章不循，按个人的意愿行事而造成的浪费。,表现一：职责不清造成的无序,由于制度、管理等方面的原因，造成某项工作好像两个部门都管，却纠缠不休，整天扯皮，使原来的有序反而变成无序；,某个部门某个人，当看到某项工作比较紧急，如果不做就会影响到单位利益时，挺身而出，进行了补位。这时就出现了一种怪现象：那么，今后这项工作就由你们来做吧，责任部门反而放任不管了，这也是一种无序,五、无序的浪费,定义：,缺乏明确的规章、制度、流程，或是有令不行、有章不循，按个人的意愿行事而造成的浪费。,表现二：业务能力低下造成的无序,素质低下、能力不能满足工作需要都造成工作的无序；,应该承担某项工作的部门和人员，以不会干等为理由，堂而皇之地拒绝承担该项工作，更是一种无序的浪费；,当出现部门和人员变更时，工作交接不力、协作不到位，原来形成的工作流程经常被推翻（工作没有延续性），人为增加从无序恢复到有序的时间,五、无序的浪费,定义：,缺乏明确的规章、制度、流程，或是有令不行、有章不循，按个人的意愿行事而造成的浪费。,表现三：有章不循造成的无序,随心所欲，把单位的规章制度当成他人的守则，没有自律、不以身作则，威信下降，不按制度进行管理、考核造成无章无序的管理；,五、无序的浪费,表现四：业务流程的无序,各部门大多考虑某项工作在本部门能否得到认真贯彻，而很少考虑如何协助相关部门顺利实施；,通常考虑以本部门为中心，而较少以工作为中心，不是部门支持流程，而是要求流程围绕部门转，从而导致流程的混乱，工作无法顺利完成，需要反复协调，加大管理成本,定义：,工作虽然干了，但是不主动、不认真，敷衍搪塞了事，不是追求最好的结果，从而缺乏实际效果的浪费。,表现：,在ISO9000体系管理中，许多应该日常进行的工作基本上没有认真去做，不重视日常规范管理，缺乏基础工作，审核前突击进行表面工作，来应付审核；,对上级布置的工作，没有按计划要求去完成，做一些表面文章，去应付检查。如果再加上承担检查工作的人员也进行应付，或者碍于情面不予指出，就会形成空对空；,在涉及系统性和流程性工作时，某些环节特别是前段如果不认真，则将对后续工作产生较大的影响；,六、失职的浪费,定义：,工作虽然干了，但是不主动、不认真，敷衍搪塞了事，不是追求最好的结果，从而缺乏实际效果的浪费。,表现：,在工作中没有计划，没有自查，做事只做前面，随着时间的推移，后面的就忘做了甚至不做了；,工作缺乏主动，让做什么事，只是应付了事，而不是自己严格要求要做得更好；,应做的事，不会做，说一声不会做就不用再做了，不会也不学，更有甚者，告诉如何去做都不做；,失职的浪费主要是责任心不强、素质低下和工作质量差等失误造成的，但管理考核及职责的不明确使其没有受到制约和监督。,六、失职的浪费,定义：,1.工作的低效率或者无效率；2.错误的工作，是一种负效率。,表现：,没有一次把事情做好就是最大的浪费；,应该正确完成的工作被做错，会出现返工、重做、纠正等浪费，甚至影响到整体；,如果是高效率地完成了错误的工作，则损失更大。更可怕的是，这种错误在某种程度上是被允许的，会被以各种各样的原因、理由来掩盖住，从而反复发生，造成类似的浪费；,我们允许的是创造性的失误，而不允许反复发生低级的错误,七、低效的浪费,定义：,是由思维、企业文化陈旧、用人不当、培训不足等造成的资源及人员使用方面的浪费。不把问题当问题，是最大的浪费！,表现：,老员工习惯了此前的工作模式，看不到问题（问题就是现实与理想之间的差距）；,新员工被老员工同化；,员工只按部就班做本职工作（还不一定会做好），根本没有想过现在的工作有没有可能做进一步优化和改善,八、管理的浪费,如何解决？,让每个员工都重新建立起问题意识（认识到哪些是浪费？）,发动每个员工发现和改善问题（每人三张改善报告）；,建立持续改善平台，奖励提出并实施改善成效突出的同事；逐步形成持续改善的企业文化。,消除浪费的思路和流程,知善致善 臻于至善,