办公室工作规范与技巧培训班课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,办公室工作规范与技巧培训班,9/17/2024,1,培训专题内容,第一专题：公文写作基本规则,第二专题：常用公文起草要领,第三专题：办公室建设与管理,9/17/2024,2,第一专题：公文写作基本规则,一、认识公文写作的特点,公文写作的根本特点：规范性强,受领导之命，代机关立言。“以文辅政”,目的：,为处理公务服务，排斥个性化写作。,内容：,真实地反映事实，排斥文学手法。,格式：,具有规范体式，符合公文格式标准。,表达：,采用应用文体，恰当运用公文术语。,时限：,在领导规定的时间内完成任务。,9/17/2024,3,二、遵循公文格式规范,依据国家机关公文格式标准（,GB/T9704-1999),眉首：,发文机关标识；发文字号；密级与保密,期限；缓急时限；签发人标识；份号。,主体：,标题,；主送机关；正文；附件；生效标,识；成文日期；附注。,版记：,主题词,；抄送机关；印发机关；印发日,期；印数。,9/17/2024,4,三、公文写作基本步骤与方法,（一）做好准备工作,思想准备：,接受拟稿任务后，拟稿人要明确行,文目的？主题？文种？公文重点？,材料准备：,围绕主题收集,材料,。,方案准备：,总体构思，确定篇章,形式,与表达方,式，拟制提纲，确定各部分的基本,框架。,9/17/2024,5,三、公文写作基本步骤与方法,（二）,正式起草阶段（操作要领）,拟写规范标题； 设计好开头和结尾；,安排主体结构； 确定表达方式。,注意事项：,（,1,）接受任务后抓紧办理。,（,2,）根据提纲有条理地写作。,（,3,）联合发文做好协商工作。,（,4,）处理好材料和观点的关系。,（,5,）遵循公文格式规范。,（,6,）符合文字表达规范。,9/17/2024,6,三、公文写作基本步骤与方法,（三）加工修改阶段,作用：,保障文稿更加准确、鲜明、简练。,范围：,审读内容：主题、观点、材料、数据等。,推敲文字：字、词、句、段的讹、夺、衍、倒,方法：,拟稿人读改法；,请人代改法；,集体讨论法；,冷处理法。,9/17/2024,7,四、公文写作的基本要求,（一）目的明确，行文有据，主旨单一。,1,、,明确“为了,”,；,2,、明确“根据,”,；,3,、明确“干什么”。如：请示何事？通知何事？,（二）内容合法、务实、符合领导意图。,1,、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章，,这是制定决策和发文的根据。,2,、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。,3,、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）,9/17/2024,8,四、公文写作的基本要求,（三）,文字表达准确、鲜明、简练、得体。,准确,（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范）,鲜明,（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要）,简练,（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明）,得体,（文体要求、书面语言、术语规范）,（四）,合理组织语言。,表意清晰；合乎事理；搭配合理；,成分完整；语序得当。,组织,修改,9/17/2024,9,五、把握公文写作的基本规律,（一）提高逻辑,思维水平。,常用思维方法如下：,模式化思维（从不同文种角度思考）,对象化思维（从收文机关角度思考）,辩证思维（全面、发展、变化地思考）,散点思维（多角度地思考）,求同存异思维（思维与领导趋同）,9/17/2024,10,五、把握公文写作的基本规律,（二）找好角色定位与行文角度,总原则：,受领导之命，代机关立言。,代拟文稿：要认准领导身份和职位特征；,对外发文：要考虑收发文机关的地位特征；,区别文稿应用范围，内外、上下有别。,9/17/2024,11,五、把握公文写作的基本规律,（三）符合行文的逻辑（严谨性）要求,题文,相符,，首尾呼应，前后贯通,横向（并列）结构,没有严格的顺序要求，重要内容前排。,纵向（递进）结构,务虚到务实 或 务实到务虚,提出问题,分析问题,解决问题,为什么,干什么,怎样干,纵横结合结构,（总结、领导讲话稿）,因果结构,（查清问题的调查报告）,总分结构,（外在的表达形式）,9/17/2024,12,五、把握公文写作的基本规律,（四）,认真处理好三种关系,作人和作文的关系,先作人，后作文。文如其人，人如其文。,有定法和无定法的关系,文有定法：符合公文法规与约定俗成的规则。,文无定法：具体问题具体分析，在实践中学习运,用和掌握规则。,文中无我和文中有我的关系,代表机关发言，不能有,“,我,”,的看法。,反映个人修养，有时要突出体现,“,我,”,的看法。,9/17/2024,13,第二专题：常用公文起草规范,请示的起草,报告的起草,通知的起草,怎样编写计划,怎样起草总结,编写会议纪要的要领,领导讲话稿的起草,9/17/2024,14,请示的起草,（一）应用范围,1,、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位,情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、,指示与认可。,2,、请求审批或批转本机关制定的重要文件。,3,、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预,算以及对人员或事故的处理。,4,、,请求协调解决本机关无法解决的问题。,5,、根据规定必须履行审批手续的事项。,9/17/2024,15,（二）请示的分类,1.,请求指示：,解决“我们请求该怎样做”的问题。,接,2.,请求批准：,解决“请求批准我们这样做”的问题。,接,3.,请求批转：,解决“我们请求有关单位这样做”的问题。,接,9/17/2024,16,（三）请示正文的写作方法,（,1,）开头：,说明请示的根据、目的，需要时明确交代请示事项的背景或理由。,（,2,）主体：,明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。,（,3,）结尾：,恰当使用结语。,“以上请示妥否，请指示。”,“以上请示如无不妥，请批准。”,“以上请示如无不妥，请批转,执行。”,9/17/2024,17,（四）起草请示的注意事项,1,、行文之前要与主管领导充分沟通；,2,、请示理由要充分，要求和建议要具体；,3,、严格执行一文一事制度；,4,、按照隶属关系逐级行文；,5,、请示与报告不能混用。,接范文,接病文,9/17/2024,18,报告的起草,（一）报告的用途,用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。,注意：,报告与请示的联系与区别。,接,（二）报告的分类,按照内容划分：,综合报告；专题报告。,按照目的划分：,工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；,建议报告；检讨报告。,9/17/2024,19,（三）工作报告正文的写作方法,开头：,对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。,主体,重点回顾工作进展情况和主要成绩；,提炼工作中取得的经验和体会；,找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；,提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。,结尾：使用下列公文术语,特此报告，请审阅。,以上报告如有不当，请指正。,9/17/2024,20,（四）注意事项,采用记叙为主的表达方式。,按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。,重点突出，点面结合。,突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。,实事求是，如实报告成绩和不足。,节俭篇幅。,报告中不能写请示事项。,接,9/17/2024,21,通知的起草,（,一）,熟悉用途,用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,（,二）把握特点,1.,内容单纯，行文灵活简便。,2.,表述具体，可操作性强。,3.,时效性强，需要及时周知或执行。,9/17/2024,22,（三）明确分类,1.,指示性通知,2.,规定性通知,3.,知照性通知,4.,事务性通知,5.,批转、转发、公布性通知,6.,任免性通知,9/17/2024,23,（四）事务性通知（会议通知）,篇段合一式：,用于小规模、临时性、内部会议,要素：,时间、地点、参加人、会议名称等。,接,分层表达式：,用于规格较高、人数较多、较重,要会议。,导语部分：,会议目的、根据、名称等。,主体部分：,分项说明时间、地点、参加人、内,容、注意事项、联系方式等。,结尾部分：,提出准时到会的要求，或用结语,“,特此通知,”,。,接,9/17/2024,24,（五）指示性通知（ 分层表达式）,导语部分,说明指示事项产生的背景、强调发文目的、依据；或说明问题的现状、严重性与危害性。,注意：,针对性、表述政策与法规依据。,主体部分,围绕主题，分项说明要求收文机关领会、知晓、执行、承办的事项。,通常包括：,基本原则、指导思想、工作任务、政策措施、方法步骤、注意事项等内容。,9/17/2024,25,结尾部分,1.,意尽言止。,2.,请认真贯彻执行。,3.,围绕主题发出号召。,4.,说明注意事项。,（六）撰写通知的注意事项,1.,事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。,讲究政策法规依据，增强发文的权威性。,2.,指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。,3.,讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。,4.,注重发文时限，,9/17/2024,26,怎样编写计划,（一）,计划与管理职能密不可分,管理有四大基本职能：计划、组织、领导、控制。计划是管理职能中的首要职能。计划的制定与执行的好坏，决定一项工作的成败得失，决定着事业的兴衰存亡。,计划的种类、称谓很多。,（二）计划的重要功能,1,、指明努力方向，协调行动步调。,2,、预测未来变化，减少不利因素影响。,3,、减少浪费现象，避免利益损失。,4,、加强行为控制，避免无序状态。,9/17/2024,27,（三）计划的编写方法,1,、标题：,单位名称、适用期限、内容事项、文种,例如：,区人事局,2002,年军队转业干部培训工作计划,9/17/2024,28,2,、正文写法（,5 W,，,1 H,）,做什么？为何做？何时做？ 何地做？谁去做？如何做？,开头：,阐明计划的依据（指导思想；现状分析；计划的总任务；做好工作的意义）,主体：,制定计划的,“,三要素,”,。,目标（做什么：具体工作内容）,措施（怎么做：工作方式方法）,步骤（何时做：工作时间安排）,结尾：,说明注意事项或检查落实方法。,描绘前景，鼓舞士气。,9/17/2024,29,（四）主体内容表述方式,开列式：,把工作事项逐项列出，分项编写。,（适合于大型综合性计划）,展开式：,围绕中心工作，将具体目标、措施要,求、实施步骤、依次展开编写。,（适合于单项计划）,接,阶段式：,按工作阶段或时间顺序编写。,（适合于阶段性明显的工作）,接,图表式：,将计划内容列成图表的主要项目，依,次填写。,（单独或作为附件均可）,9/17/2024,30,（五）如何增强计划的操作性,内容方面：,制定科学合理的目标和指标。,总目标明确、具体、合法、方向正确。,任务的数量和质量要求要合理；,任务的指标要能够考核和控制；,任务指标要相对稳定，可以衡量；,任务指标要符合实际，可以实现；,任务指标要有明确的时间限制。,9/17/2024,31,（五）如何增强计划的操作性,形式方面：,要做到表达简要、条理清晰、要素完整,程序方面：,坚持民主集中制原则，自下而上，自上而下相结合，要发挥上下两方面的积极性；,善于听取专家意见。,注意制定预案，以防不测。,9/17/2024,32,怎样起草总结,（一）含义目的与实质,总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面,形式表达的事务性文件。,目的：,摸索事物发展规律，做好今后工作。,实质：,对人类社会实践的再认识。,（二）功能,1.,认识事物发展规律，制定切实的方针政策；,2.,有助于推广先进经验，提高管理水平。,3.,有助于上级机关对本单位工作的针对性指导。,9/17/2024,33,怎样写总结,一、含义目的与实质,总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以,书面形式表达的事务性文件。,目的：,摸索事物发展规律，做好今后工作。,实质：,对人类社会实践的再认识。,二、功能,1.,认识事物发展规律，制定切实的方针政策；,2.,有助于推广先进经验，提高管理水平。,3.,有助于上级机关对本单位工作的针对性指导,9/17/2024,34,（三）总结写作要领,做好写前准备,1.,调查研究，占有资料；,2.,归纳整理，筛选材料；,3.,学习理论，掌握政策；,4.,总体构思，拟制提纲。,9/17/2024,35,总结正文的起草要领,前言：,概括工作的基本情况，交代总结针对的背景、时间、工作事项、点明中心思想。,主体内容,回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩,提炼工作中的经验体会。,指出存在的不足之处。,今后的努力方向。,结尾：,简要说明今后工作的意见。,9/17/2024,36,（四）主体内容表述方式,1.,两段式写法（采用叙述议论方式,),2.,概述式写法（情况,成绩,经验,问题,意见）,3.,阶段式写法（分阶段总结，注意各阶段特点）,4.,经验式写法（略写工作内容，重点论述工作经验，以便发挥总结的指导作用）,9/17/2024,37,（五）如何发挥总结的指导作用,1,、避免为了总结而总结的做法。,2,、明确重点，即工作中的成功做法与体会，取,得成绩的主观因素。这是总结的重点。,3,、在反应新思想、新做法、新材料上下功夫。,4,、领导机关的总结应当少写干了什么工作，多,写工作中的理性思考。,5,、加强总结交流工作。,6,、从群众中来，到群众中去，资源信息共享。,7,、注重经验的传播 ，不能以归档为目的。,9/17/2024,38,（六）写好总结的注意事项,1,、真正重视总结工作。,克服“例行公事”思想，自下而上与自上而下相结合。只有上级认真读，才有下级认真写。,2,、运用辩证分析的方法。,坚持两点论，反对绝对化，要,实事求是,地总结机关工作。,3,、努力做好材料工作，做到观点和材料的统一。,既要有丰富材料，又要发现工作中的闪光点，善于运用新材料，掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。,4,、注重理性分析。,抓住重点问题，注意提炼规律性认识。,9/17/2024,39,编写会议纪要的要领,（一）会议纪要的用途与类型,用途：,会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。,类型：,按照会议纪要性质分：,1,、决议性纪要；,2,、部署性纪要；,3,、学术性纪要；,4,、消息性纪要。,9/17/2024,40,按照会议纪要内容划分,1,、综合性会议纪要,2,、专题性会议纪要,（二）会议纪要的格式要素,文头部分：,纪要名称、编制单位名称、编制日期。,主体部分：,标题、正文。,文尾部分：,主题词、报送单位、印制部门、印发日期。,9/17/2024,41,（三）衡量会议纪要质量的基本标准,1,、会议基本概况交代得清楚；,2,、会议主要精神传达得完整。,抓住领导人和权威人士的发言。,注意听取主持人的总结性意见。,区分讨论性意见和表态性意见。,以多数人意见为结论性意见。,学术性纪要，要写清一致意见和重要不同意见。,3,、会议决定事项记载得准确。,9/17/2024,42,（四）会议纪要正文写作要领,开头：,说明会议概况：时间、地点、主持人、,参加人、议题等。,（概述或分项式）,主体：,介绍会议主要精神和决定事项：,包括会议研讨的主要问题、会议意见、,会议取得的成果、决定事项等。,结尾：,1,、号召干部群众落实会议精神；,2,、强调落实会议精神的关键问题；,3,、对会议作简要说明。,9/17/2024,43,（,五）正文主体部分表述方式,概述式 ：,将会议主要精神归纳为几个部分概述。,适合内容较简单的办公会议。,条款式：,将会议决定事项用条款方式简要说明，,以便会后检查落实，明确责任。,适合现场办公会和协调会。,归纳分类式：,根据会议讨论内容进行归纳集中，,分列标题。,适合专题会议或理论研讨会。,发言记录式：,根据发言记录整理而成，较多保,留发言原貌，以备查考。,适合日常办公会、例会。,9/17/2024,44,（六）编写会议纪要的注意事项,1,、写作之前做好必要的准备工作。,2,、忠实于会议内容，准确反映会议决定事,项和主要精神。,3,、抓住要点，体现“要”字。,4,、语言简明，讲究逻辑性和条理性。,接,9/17/2024,45,领导讲话稿的起草,（一）讲话稿的性质与文体特征,讲话稿是领导人在会议或相关公务活动中，发表正式讲话的直接依据，是为了集中而有条理地表达思想、传达信息、部署工作、阐明观点、增进友谊等目的，事先撰制的具有特定效用的讲话文稿。,9/17/2024,46,领导讲话稿的起草,（一）起草讲话稿的几个重点问题,1,、准确把握领导意图是关键,领导意图是秘书思维的原点和立意根据。,把握领导意图，主要包括几个方面的内容：,（,1,）领导的整体工作思路及基本的思想观,点和意见。,（,2,）讲话所要达到的基本目的。,（,3,）领导者对行文的具体要求。,9/17/2024,47,（一）起草讲话稿的几个重点问题,2,、做好资料收集工作是基础,收集资料应注意的几点：,（,1,）,勤于收集,（,2,）,善于收集（重点突出、分门别类）,（,3,）,及时整理,收集整理资料范围包括以下几个方面：,（,1,）国内外、本行业本地区经济社会发展情况。,（,2,）有关领导人的重要讲话。,（,3,）有关会议重要信息和相关网络信息。,（,4,）图书报刊上的重要理论文章及其有关资料。,9/17/2024,48,做好资料收集工作是基础,要力争“全” ，包括以下七点要求：,（,1,）客观与主观材料相结合,（,2,）感性与理性材料相结合,（,3,）正面与反面材料相结合,（,4,）内部与外部材料相结合,（,5,）直接与间接材料相结合,（,6,）全局与局部材料相结合,（,7,）纵向与横向材料相结合,9/17/2024,49,（一）起草讲话稿的几个重点问题,3,、加强个人修养是必要条件,（,1,）注重理论学习和政策学习。,（,2,）既要博览群书，又要针对工作需要，突出学习重点，不断开拓视野，作到厚积薄发、运用自如。,（,3,）注重广泛涉猎各种知识。,（,4,）注重积累工作阅历。,9/17/2024,50,（二）掌握写作要求与技巧,1,、,全面正确地把握领导意图，明确,讲话的背景，务必求得与领导意图的一致性。,2,、主动丰富和完善领导意图，体现参谋助手,价值。,3,、认真构思和锤炼提纲，征询领导意见。,4,、努力增强措施和要求的可操作性，突出体,现现行效用。,5,、站在领导角度考虑问题，主动换位思考。,9/17/2024,51,如何站在领导角度考虑问题,从现实的角度看问题。（当前存在的主要问题）,从全局的角度看问题。（与其他单位的差距）,从未来的角度看问题。（今后发展的独到见解）,从实践的角度看问题。（目前可以立即解决的问题，怎样解决问题）,从上下结合的角度看问题。（与上级要求相衔接，明确主要差距）,9/17/2024,52,（三）讲话稿的格式规范与文体特征,五大要素,1,、,讲话标题,2,、讲话日期,3,、讲话人姓名,4,、称谓,5,、正文（前言、主体、结尾）,符合讲话稿的文体特征,明显的口语化特征,饱满的感情化特征,多彩的艺术化特征,符合不同场合讲话需要,9/17/2024,53,第三专题 加强办公室建设与管理,一、办公室人员岗位认知与基本职责,二、加强办公室建设,三、办公室办会工作基本规范,四、加强办公室的日常管理,9/17/2024,54,一、办公室人员岗位认知与基本职责,（一）办公室的地位与职能,重要地位：,中心：,管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、,会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。,枢纽：联结决策层与执行层的纽带。,联结各职能部门的纽带。,窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作,人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表,社会组织的形象。,职能定位：,行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。,9/17/2024,55,一、办公室人员岗位认知与基本职责,（二）办公室工作内容与特点,工作内容：,按性质分：,程序性工作；智囊性工作；临时性工作。,按内容分：,办文；办会；办事。（简称,“,三办,”,）,工作特点：,综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。,9/17/2024,56,一、办公室人员岗位认知与基本职责,（三）办公室人员角色定位,办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊,（四）办公室工作对人员的要求,2003,年,2,月,6,月在中央办公厅工作会议上，王,刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：,一、要讲事业心和责任感；,二、要认真细致；,三、要讲究程序,(,不要打乱仗,),；,四、要讲工作效率。,9/17/2024,57,（四）办公室工作对人员的要求,1,、思想素养,热爱本职。,干一行，爱一行，专一行。,政治敏锐。,从政治角度、大局高度看问题，,处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。,责任感强。,将自己的工作职责与单位的发,展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的,一种表现。,踏实肯干。,舍得为工作投入。,9/17/2024,58,（四）办公室工作对人员的要求,2,、业务素养,具备较高的政策水平。,具有较强的综合分析能力。,调研能力。善于通过调研掌握大量情况。,思维能力。善于思考问题，抓住关键。,表达能力。能准确简明地阐述己见。,良好的协调能力。,较强的应变能力。,9/17/2024,59,（四）办公室工作对人员的要求,3,、心理素养,心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。,注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。,调控力,(,控制情绪的能力,),。,意志力。,9/17/2024,60,（四）办公室工作对人员的要求,4,、角色意识,做好办公室工作，必须强化以下角色意识：,服从意识 全局意识 责任意识 创新意识,奉献意识 信息意识 程序意识 学习意识,9/17/2024,61,（五）领导对办公室人员的期待,领导测评办公室人员的,20,道题目,1,他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗,?,他是否了解你的目标和意向,?,他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合,?,2,你外出,2,3,周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作,?,3,他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促,?,他是否很会安排时间,?,4,别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务,?,9/17/2024,62,领导测评办公室人员的,20,道题目,5,他对待你的同事、来访者是否有礼貌,?,能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗,?,6,他是一个富有想象力和创造力的人吗,?,能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作,?,能否制订新的工作制度或工作程序,?,他的工作有条理吗,?,7,他是一个机智的人吗,?,能否主动地解决一些问题而不麻烦你,?,他害怕困难吗,?,8,他能否提高文件运转效率,?,能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件,?,能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件,?,9/17/2024,63,领导测评办公室人员的,20,道题目,9,他所具备的办公技能,(,例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等,),是否无可指责,?,10,他在危急关头是否沉着冷静,?,当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作,?,11,他对你的忠诚值得信赖吗,?,你能把一些机密信息资料委托给他吗,?,12,他是否有较广的阅读面和知识面,?,是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物,?,9/17/2024,64,领导测评办公室人员的,20,道题目,13,他是否成为本单位有价值的信息来源,?,而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得,?,14,他是否有个人学习计划,?,是否学习管理方面的知识或参与管理活动,?,是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业,?,15,他语言表达是否清晰,?,能否以书面或口头方式简要汇报情况,?,能否准确地传达你的指示,?,能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人,?,16,他是否按时完成每天的工作,?,是否根据需要自愿在休息时间加班,?,9/17/2024,65,领导测评办公室人员的,20,道题目,17,他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成,?,18,在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事,?,19,在调研工作中他是否称职,?,能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告,?,20,他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期,(,如纪念日、某人生日、传统节日、假期等,),，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动,?,启示,9/17/2024,66,二、加强办公室建设,（一）办公室建设方向,1,、不断优化硬件和工作环境,2,、积极推进建章立制工作,3,、努力营造和谐人文氛围,4,、大力倡导团队精神,（二）建设“形象工程”,办公室礼仪常规,良好的礼仪形象,良好的电话形象,良好的文字形象,良好的语言形象,9/17/2024,67,二、加强办公室建设,（三）人人争作办公室受欢迎的人员,1,、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；,2,、掌握自己的情绪，做情绪的主人；,3,、把同事当作客人，尽力做到同事满意；,4,、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；,5,、随时让同事知道你对他的感激；,6,、尊重个人隐私，公私之间分明；,7,、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；,8,、不居功自傲，有容人雅量。,9/17/2024,68,三、办公室办会工作基本规范,（一）会议服务的基本内容,会前准备工作,1,、设立会议承办部门和服务机构,2,、协助领导确定会议目标和议题,（,1,）确定会议目标,（,2,）拟订会议议题,3,、拟订会议财务预算和会议方案,（,1,）拟订会议财务预算,（,2,）拟定办会方案,9/17/2024,69,（一）会议服务的基本内容,会前准备工作,4,、确定会议的议程、日程和程序,5,、分工撰写会议文件,6,、确定与会人员名单以及会议编组方案,7,、会场的布置工作,营造会议气氛,会场格局与座次,主席台的布置,悬挂会标,设施准备,8,、食宿、交通、医疗、保健等准备。,9/17/2024,70,（一）会议服务的基本内容,会中服务工作,1,、报到与接待工作,2,、会议签到,3,、会场服务与管理,会前检查会场,引导座位、维护秩序,做好会场事务工作,会后检查会场,4,、做好会议记录,5,、编写会议简报,6,、安全保密工作,9/17/2024,71,（一）会议服务的基本内容,会议善后工作,1,、做好相关文字工作,整理会议记录,编写会议纪要、简报,会议文件制发,文件整理与保管,2,、认真做好会议总结,3,、做好会议的宣传报道工作,4,、会议决定事项的催办工作,5,、会议收尾工作,9/17/2024,72,（二）做好会议服务工作的技巧,其一：领会“一个精神”,指的是领导对于举办会议的指示精神。办会人员要主动、全面了解领导的指示意见、思想意图，了解得越透彻、越准确、越详细越好，切实做到全局在胸。,其二：构思“一个方案”,指的是筹办会议的具体依据。方案要思路清楚，详细周到，简洁明快，科学可行。,1,整体性原则,2,动态性原则,3,超前性原则,9/17/2024,73,（二）会议服务技巧,其三：拟定“一个程序”,是指把握整个会议进程，确保会议环环相扣，合理有序，开得紧凑，开出气氛。要把握好三个环节：,1,、把握重点程序。,2,、把握会场布置。,3,、把握会议细节。,其四：准备“一套文件”,是指准备好会议文件，这是筹办工作的重要内容，也是会议成功召开的主要标志，应尽早准备。,其五：保证“一支队伍”,有一支素质高、业务精、作风好、善合作的队伍。,9/17/2024,74,（三）会议服务与管理要求,服务要求,1,准备工作要细致充分,2,组织工作要严密协调,3,服务工作要周到热情,4,善后工作要及时稳妥,管理要求,1,要精简可开可不开的会议,2,要提高会议效益与效率,3,要努力改变会议作风,4,要努力降低会议成本,9/17/2024,75,四、加强办公室的日常管理,（一）办公室管理的三维空间,办公室管理的实施环节,办公室管理的基本方式,办公室管理的条件保障,改进和完善办公室的管理，提高办公室管理水平，必须围绕上述三个维度思考和实践。,9/17/2024,76,四、加强办公室的日常管理,（二）严格按照领导意图办事,1,、领导意图的含义,领导意图：,领导在布置工作、下达任务、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。,2,、获取领导意图的途径,从主动询问中获得；,从领导批示中领会；,从平时言谈中捕捉；,从讲话材料中把握；,从积零为整中综合。,3,、明确领导对于办公室人员的期待,9/17/2024,77,四、加强办公室的日常管理,（三）处理与领导关系的原则、方法与艺术,办公室人员既要为领导者服务，也要为领导集体服务。他们与领导者形成了一种特定的人际关系。要为领导提供满意的服务，就必须善于处理与领导关系。要讲究的方法与要领：,了解上级领导,适应上级领导,尊重上级领导,支持上级领导,9/17/2024,78,四、加强办公室的日常管理,（四）加强机要管理，保证安全运转,（五）加强时间管理，实现双效合一,（六）办公室工作的基本规则,9/17/2024,79,衷心感谢各位领导和同志,欢迎大家批评指正,愿与大家更多交流,9/17/2024,80,