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单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,目录,提高效率,格式设计,公式函数,数据处理,其他,培 训 目 的,如何准确而高效地工作,学习使用更为复杂的公式及函数,设计简洁美观的数据表格,提高会计数据处理技能,发挥个人创造能力,1,目录,提高效率快捷键,格式设计,公式和函数,数据处理,其他：时间、文本、工具栏,叼虫小技,提高效率快捷键,看看我们的键盘,在工作表或工作簿中移动和滚动的按键,用于输入数据的按键,设置数据格式的按键,编 辑 数 据,选择单元格、列或行的按键,(1),、,(2),分级显示数据的按键,窗口、对话框和编辑框中的按键,(1),、,(2),格 式 设 计,页 面 设 置,数据有效性,条 件 格 式,单元格格式,公式函数,基本公式,工作表函数,错误跟踪,录入原则：永远不用鼠标,数据处理,排 序,筛 选,数据透视表,使用名称,使用数组,分 列,其他,时间处理,文本处理,工具栏调整,关于安全,共享工作簿,看看我们的键盘,+ E 打开资源管理器,+ D(或M) 清屏,+ F 搜索,Alt + F4 关闭windows任务,Alt + Tab 清屏,在工作表或工作簿中移动和滚动的按键,按下完成,箭头键向上、下、左或右移动单元格,CTRL+ 箭头键移动到当前数据区域的边缘,CTRL+HOME移动到工作表的开头,CTRL+END移动到工作表的最后一个单元格（右下角）,ALT+PAGE DOWN向右移动一屏,ALT+PAGE UP向左移动一屏,CTRL+PAGE DOWN移动到工作簿中下一个工作表,CTRL+PAGE UP移动到工作簿中前一个工作表,CTRL+F6 或 CTRL+TAB移动到下一工作簿或窗口,CTRL+SHIFT+F6 或 移动到前一工作簿或窗口,CTRL+SHIFT+TAB,F5显示“定位”对话框,SHIFT+F5或CTRL+F显示“查找”对话框,SHIFT+F4重复上一次“查找”操作（等同于“查找下一个”）,TAB在保护工作表中的非锁定单元格之间移动,用于输入数据的按键,请 按如果要,ALT+ENTER在单元格中折行,CTRL+ENTER用当前输入项填充选定的单元格区域,TAB完成单元格输入并在选定区域中右移,CTRL+DELETE删除插入点到行末的文本,F4 或 CTRL+Y重复最后一次操作,F2 (SHIFT+F2)编辑单元格 (编辑单元格批注),CTRL+D (CTRL+R)向下填充 (向右填充),CTRL+F3 (F3)定义名称 (将定义的名称粘贴到公式中),CTRL+SHIFT+ENTER以数组公式形式输入公式,CTRL+A在公式中键入函数名后显示公式选项板,CTRL+K插入超级链接,SHIFT+F3将函数粘贴到公式中,F9 (CTRL+ALT+F9)计算所有打开(活动)工作簿中的所有工作表,SHIFT+F9 计算活动工作表ALT+= （等号）插入“自动求和”公式,CTRL+; （分号） 输入日期 CTRL+SHIFT+: （冒号）输入时间,CTRL+SHIFT+“ （双引号）将上方单元格中数值复制到当前单元格,CTRL+ （左单引号）在显示单元格值和显示单元格公式间转换,CTRL+ （撇号）将上方单元格中公式复制到当前单元格,ALT+ 下箭头键显示“记忆式键入”列表,设置数据格式的按键,请按如果要,ALT+ （撇号）显示“样式”对话框,CTRL+1显示“单元格格式”对话框,CTRL+SHIFT+应用“常规”数字格式,CTRL+SHIFT+$应用带两个小数位的“贷币”格式,括号为负数,CTRL+SHIFT+%应用不带小数位的“百分比”格式,CTRL+SHIFT+应用带两个小数位的“科学记数”数字格式,CTRL+SHIFT+#应用年月日“日期”格式,CTRL+SHIFT+应用小时和分钟“时间”格式，标明上午下午,CTRL+SHIFT+!应用这样的数字格式：-3,000,000.00,CTRL+SHIFT+&应用外边框,CTRL+SHIFT+_删除外边框,CTRL+B应用或取消字体加粗格式,CTRL+I应用或取消字体倾斜格式,CTRL+U应用或取消下划线格式,CTRL+5应用或取消删除线格式,CTRL+9隐藏行,CTRL+SHIFT+( （左括号）取消隐藏行,CTRL+0（零）隐藏列,CTRL+SHIFT+)（右括号）取消隐藏列,编 辑 数 据,请按完成,F2编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾,F3将定义的名称粘贴到公式中,CTRL+SHIFT+ENTER将公式作为数组公式输入,CTRL+A在公式中键入函数名之后，显示公式选项板,CTRL+SHIFT+A在公式中键入函数名之后，为该函数插入变量名和括号,CTRL+C复制选定区域,CTRL+X剪切选定区域,CTRL+V粘贴选定区域,CTRL+ 连字符删除选定区域,CTRL+Z撤消最后一次操作,CTRL+SHIFT+ 加号插入空白单元格,ENTER（ SHIFT+ ENTER）在选定区域内由上往下移动,TAB（ SHIFT+TAB ）在选定区域内由左往右移动,CTRL+PERIOD按顺时针方向移动到选定区域的下一个角。,CTRL+ALT+右箭头键右移到非相邻的选定区域,CTRL+ALT+左箭头键左移到非相邻的选定区域,选择单元格、列或行的按键(1),按 下,完 成,CTRL+SHIFT+*（星号）选定当前单元格周围的区域,SHIFT+ 箭头键将选定区域扩展一个单元格宽度,CTRL+SHIFT+ 箭头键将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格,SHIFT+HOME将选定区域扩展到行首,CTRL+SHIFT+HOME将选定区域扩展到工作表的开始,CTRL+SHIFT+END将选定区域扩展到表的最后一个使用单元格,CTRL+SPACEBAR选定整列,SHIFT+SPACEBAR选定整行,CTRL+A选定整个工作表,SHIFT+BACKSPACE如果已经选定了多个单元格，则只选定其中的活动单元格,SHIFT+PAGE DOWN将选定区域向下扩展一屏,SHIFT+PAGE UP将选定区域向上扩展一屏,CTRL+SHIFT+SPACEBAR在选定了一个对象的情况下，选定工作表上的所有对象,CTRL+6在隐藏对象,显示对象与对象占位符之间切换,CTRL+7显示或隐藏“常用”工具栏,F8使用箭头键启动扩展选中区域的功能,选择单元格、列或行的按键(2),处于 End 模式时展开选中区域的按键,END打开或关闭 END 模式,END, SHIFT+HOME将选定区域扩展到工作表上包含数据的最后一个单元格（右下角）,END, SHIFT+ENTER将选定区域扩展到当前行中的最后一个单元格。,CTRL+/选中当前数组，此数组是活动单元格所属的数组,CTRL+SHIFT+O (字母 O)选定所有带批注的单元格,CTRL+选择行中不与该行内活动单元格的值相匹配的单元格。必须选择起始于活动单元格的行。,CTRL+SHIFT+|选中列中不与该列内活动单元格的值相匹配的单元格。必须选择起始于活动单元格的列。,CTRL+ （左方括号）选定当前选定区域中公式的直接引用单元格,CTRL+SHIFT+ （左大括号）选定当前选定区域中公式直接或间接引用的所有单元格,CTRL+ （右方括号）只选定直接引用当前单元格公式所在的单元格,CTRL+SHIFT+ （右大括号）选定所有带有公式的单元格，这些公式直接或间接引用当前单元格,ALT+; （分号）只选定当前选定区域中的可视单元格,分级显示数据的按键,请按如果要,ALT + SHIFT + 右箭头键对行或列分组,ALT + SHIFT + 左箭头键取消行或列分组,CTRL+8显示或隐藏分级显示符号,CTRL+9隐藏选定行,CTRL+SHIFT+( （左括号）取消隐藏选定行,CTRL+0（零）隐藏选定列,CTRL+SHIFT+)（右括号）取消隐藏选定列,窗口、对话框和编辑框中的按键（1）,在窗口中按下完成,ALT+TAB切换到下一个程序,ALT+SHIFT+TAB切换到上一个程序,CTRL+ESC显示 Windows“开始”菜单,CTRL+W 或 CTRL+F4关闭活动工作簿窗口,CTRL+F5恢复活动工作簿窗口的大小,F6移动到已拆分工作簿的下一窗格,SHIFT+F6移动到已拆分工作簿的上一窗格,CTRL+F6切换到下一个工作簿窗口,CTRL+SHIFT+F6切换到上一个工作簿窗口,CTRL+F7 执行“移动”命令（菜单栏中的工作簿图标菜单），或使用箭头键移动窗口,CTRL+F8执行“大小”命令（菜单栏中的工作簿图标菜单），或使用箭头键调整窗口的大小,CTRL+F9将工作簿窗口最小化为图标,CTRL+F10最大化或恢复工作簿窗口,PRTSCR将屏幕图像复制到剪贴板中,ALT+PRINT SCREEN将活动窗口的图像复制到剪贴板中,单元格格式,单元格格式概述,单元格格式数字,单元格格式对齐,单元格格式字体,单元格格式边框,单元格格式保护,对任何选定的单元格区域设置格式，只需对选定区域按鼠标右键或键盘快捷菜单：设置单元格格式，包括：,数据格式数字,此处只对“自定义数字格式”进行说明：,设定常用数字格式：Crtl+Shift+! 如：-12,345,d天，m 月，y 年，如：将2003-3-15显示成：今天是3月15日，用函数：=TEXT(单元格,“今天是m月d日”)或者自定义格式：今天是m月d日,为在不同工作表中使用自定义格式，只需把含自定义格式的单元格复制到其他工作表中就可以了。,数据格式对齐,对横向合并，一般不用“合并单元格”，用“水平对齐”中的“跨列居中”,对竖向合并，可以改变文字方向,对备注单元格，可以使用“缩小字体填充”,对大单元格应在“垂直对齐”上选“居中”,数据格式字体,只有一句建议,对表格正文部分，大多数时候都不需要改变字体大小，只需要按缩放打印即可实现,数据格式边框,表格框内线一般用单线，外框一般用双线，,当然可以选择任意一种线型,数据格式保护,锁定即对单元格内容进行锁定，不允许修改（只有工作表被保护时才会生效）,隐藏即在保护工作表时，隐藏工作表中的公式,页面设置,可以在工具栏添加页面设置快捷键,任何页面设置，首先必须确定打印机和纸张类型,页边距：一般应选择水平居中，左右边距大多数情况下相等,垂直居中视情况选择,页眉/页脚：可以自定义页眉/页脚,工作表：顶端标题行和左端标题列,数据有效性,可以任意定义序列或范围并通过菜单选择,条件格式,可以输入公式或数值,最多可以设三种条件格式，加无条件时的格式，即根据一个单元格的内容最多可自动设置四种格式,基本公式,1、原则上输入任何公式，仅使用键盘，才能提高速度和准确性,2、在单元格开始输入，按“+”、“-”、“=”时，EXCEL视同输入公式,3、对任一单元格，按 F2进入编辑状态，再按 F2 进入选择单元格,4、例如：输入 VLOOKUP 或者连接两个单元格,6、单元格的引用：绝对引用和相对引用，使用 F4 切换,7、对同一表、不同表、不同工作簿均以键盘方式引用,工作表函数,关于盘点表隐藏空行：,=SUM(ABS(B2:B1000),截取产品型号部分长度：,=LEFT(B2,10),键盘SUM,客户销售排名：,=RANK(C2，B2:B150,0),举例：,工作表函数SUMIF,功能：根据指定条件对若干单元格求和,语法：SUMIF(range,criteria,sum_range),SUMIF(条件区域,判断条件,求和区域),示例：=sumif(c2:c100,”北京”,e2:e100),工作表函数VLOOKUP,功能：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。,语法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup),VLOOKUP(要找的值,寻找区域,在第几列,是否精确查找),Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。,Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。,Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值 #N/A。,例：VLOOKUP(c5,d2:g100,5,true),工作表函数TEXT,TEXT,(,value,format_text,),Value 为数值、计算结果为数字值的公式，或对包含数字值的单元格的引用。,Format_text 为“单元格格式”对话框中“数字”选项卡上“分类”框中的文本形式的数字格式。,说明,Format_text 不能包含星号 (*)。,通过“格式”菜单调用“单元格”命令，然后在“数字”选项卡上设置单元格的格式，只会更改单元格的格式而不会影响其中的数值。使用函数 TEXT 可以将数值转换为带格式的文本，而其结果将不再作为数字参与计算。,示例,A1=2006-5-1,TEXT(A1,”今天是YY年MM月”) 显示:今天是05年05月,大表格操作,快速切换到表头或表的末尾,工作表之间的切换,多个EXCEL工作簿之间切换（ctrl+pgup）,快速选中某区域，如选中可见单元格,定位到某一指定单元格,工作表折分,排序,1、建议：仅当单一表格，表头连续时，才能用工具条快速排序,2、对于有较复杂表头的表格，一定要选定范围后才能排序,3、用选定范围后排序，可针对任一局部排序，如华南区域客户,4、可以按行排序,筛选,1、选定一定范围后，可在相应的地方加入筛选按钮,2、使用自动筛选；,图表分析,制作标准图表,制作自定义图表,如何制作图表模板,如何将他人的图表变为模板,时间处理,对于时间，系统保存的实际上是数字，只是格式不同罢了,比如昨天和今天的时间差就是1，1900年1月1日是系统的第1天,1、定义时间格式：yeary,month m,day d，如：,使用函数定义格式，b2单元格内容是：2003年5月31日,text(b2,”今天是yy年mm月dd日”），,显示：今天是03年05月31日,2、计算两个时间单元格之间的天数差，直接相减,3、计算A1和A2两个时间单元格之间的月份差：,MONTH(A1)-MONTH(A2)+(YEAR(A1)-YEAR(A2)*12,4、在数据透视表中，时间可以按月和按年进行组合,文本处理,1、测试长度：=len(b2),2、截取左边三个字：=left(b2,3),3、截取右边三个字：=right(b2,3),4、截取第X个字开始起N个字：=MID(b2,X,N),5、连接三个单元格：=b2&c2&e2,关于安全,(工具)保护工作表,允许用户编辑区域,(工具)保护工作簿,(工具)保护并共享工作簿,(另存为)保护文件,小 技 巧,多工作表同时录入技巧,首先要按住,Ctrl,键再用鼠标依次点击每个需要组合的工作表标签，将它们组合在一起，進行錄入,不用格式刷，照样快速复制单元格格式,对于紧挨在一起的单元格如果想批量复制单元格格式，最简单的方法就是使用单元格填充柄进行格式填充,(,選中單元格,右擊選擇即可,),数据输入，菜单选,擇,分数的输入,解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数。,小 技 巧,在,工具欄中,增加快捷按鈕,知不知道EXCEL中的照相机是做什么用的?,增,加水印效果,公式混用,透由,E,XCEL,鏈接,ACCESS,或數據庫分析,活用,ACCESS,END！,
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