个人成效与时间管理1

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,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,个人成效与时间管理,1,我们为什么要进行时间管理?,我们如何进行时间管理?,2,我们为什么要进行时间管理?,案例1:,3,72岁寿命的人一生的时间分配,睡觉21年,工作14年,个人卫生7年,吃饭6年,在交通旅程中6年,排队5年,学习4年,开会3年,打电话2年,找东西1年,其他3年,您达至人生成功的时间仅占人生的五分之一!,4,我们的时间值多少钱?,时间就是金钱!,5,据新加坡联合早报2001年8月26日报道,有人在网上想出几种方法,形象地计算了全球首富、微软公司创办人比尔盖茨的财富。,一、盖茨每秒赚250美元,即每天赚2160万美元,一年赚78亿美元。,二、假如盖茨掉了1000美元,他懒得去捡起来,因为他去捡要花4秒,这一弯腰的时间,他已赚回1000美元。,6,假如,你只有半年的生命,只容许你做十件事,你会做什么?,1、,2、,3、,4、,5、,6、,7、,8、,9、,10、,7,如何管理时间?,8,正确的动机,正确的技巧,正确的心态,好的时间管理,9,偷走你的时间的主要元凶:,缺乏计划,改变心态,刻意安排时间做计划,不分重点,把握重点、要事第一。选择机会,过分承诺,学会说不。授权,太多干扰,有选择性地接电话和来访,10,偷走你的时间的主要元凶:,会议太多,避免闲聊、设定议程、设定时间,太多来访,主动拜访对方,拖延,停止拖延、学习果断,办公室太混亂,马上收拾,11,偷走你的时间的主要元凶:,电腦文件存档混亂,马上收拾、整理,总是要处理危机,计划,太多的阅读与文件资料,学习速读。使用坐交通的时间,12,偷走你的时间的主要元凶:,授权不利,学会授权、应清楚哪些该授权、哪些不该,日常琐事缠身,说不、授权、专注KRA,13,确立人生的目标,没有目标(27%),14,确立人生的目标,模糊目标(60%),15,确立人生的目标,清楚目标(10%),16,确立人生的目标,非常清楚目标(3%),17,人生管理,人生最重要的是确定最重要的是最重要的!,*The most important thing in life is to find out what the most important thing is the most important thing!,18,确立人生目标,#明确自己的人生使命,#设计自己的人生目标,(人际、情感、心灵、财政、康体、思想等),1、10个长期的目标(5年、10年),2、10个短期的目标(1年、5年),19,You have owned.You dont own.,(你已拥有)(你未拥有),你想要,You want .,你不想要,You dont,Want.,Opportunity(机会),Forget It.Not a roblem.(忘掉),Problem(问题),Forget It.Not a roblem.(忘掉),20,Urgent(紧急) Not Urgent(不紧急),Important,重要,Not,Important,不重要),A,*,危机,*,紧迫的问题,*,增进产量,*,有时间期限的计划,B,*,预防,*,改进产能,*,建立人际关系,*,发掘新机会,*,休闲,*,与家人一起,*,适当的运动,C,*,不速之客,*,某些电话,*,某些信件与报告,*,必要而不重要的会议,D,*,繁琐的工作,*,某些电话,*,某些信件,*,浪费时间的事,*,有趣的活动,*,看消闲杂志,21,操之在我,受制于人,操之在我,我已无能为力,试试看有没有其他可能,我就是这样一个人,我可以选择不同的作风,他使我怒不可遏,我可以控制自己的情绪,他们不会接受的,我可以想出有效的表达方式,我被迫,我能选择恰当的回应,我不能,我选择,我必须,我情愿,如果,我打算,22,1、现在做就是现在做,2、现在就系统化,3、现在就开始计划,4、后续追踪并持续完成,5、维修系统,建立个人效率系统,23,现在做就是现在做,决定那些事该做,决定怎样去完成,考虑授权。,停止把同样的资料翻来覆去。,重新定义,待办,这个词。,停止拖延。,让果断成为你的工作习惯,。,24,思想决定行动,,行动决定习惯,,习惯决定品德,,品德决定命运!,俗语,25,现在就系统化,更聪明的工作: 既要增加效率也要增加效果(产能)。,分析你的时间使用状况。,不要让低价值的工作或资讯进入你的系统。花最少的时间在例行工作上,再继续做高价值的工作。,26,现在就系统化, 学习如何最有效地处理例行工作。, 替工作项目排定时间。, 若您是主管,安排与您重要的员工每星期一对一的会议。, 检查你可以使用的消除干扰的步骤,然后付诸实行。,27,建立以下系统:,1.文件存档系统,2.电脑文件存档系统 (Email, 各类文件,网址等),3.时间管理系统 (Time Management System),4.个人资讯系统 (Personal Information Manager),5.个人知识管理系统 (Personal Knowledge Management System),6.制定个人学习计划 (Personal Learning Plan),7.个人创意系统 (Personal Innovation System),28,个人资讯系统,电活、传真、Email、地址: 私人、公司、顾客,名片,约会时间,交通资料,出差资料:,世界时间,货币转换,困難:,如何将纸張、电腦、手提电話、PDA的资料同步,29,个人知识管理系统,资料收集:,决定收集什么资料:,学习计划,关键词语,资料整理、存档:,学习隨时隨地记录信息,利用构思记录卡整理信息,学会檢索、使用互联网搜寻器,转化成为知识:,应用,30,个人创意系统,有效地发展自己的思想:,特意为考虑新的设想留出时间,再一次深入探讨自己的想法,使用不同思考方法,集体思考,随时随地发展创造力,使用音樂,休息,潜意识,31,制定个人学习计划,人生目标,职业生涯规划,个人SWOT分析,培养终生学习态度,学习快速阅读,学习使用电腦及使用高科技产品,32,现在就开始计划,计划你的一生:,33,编制工作进度表:,制订长期计划,在你的工作进度表里,许多任务完成之后并不因此消失。这些任务在一个工作年中常常周期性地反覆出现。 例如:你也许会把某种产品在每年的相同时间里瞄准特定的消费者。为了把时间有规律性地分配给重复出现的任务,你需要一个长期的规划作为你短期计划的补充。例如:一幅带有彩色标记的挂图。利用明亮的色彩标识出规律性的任务,这样你能够一眼就看出工作是否繁忙,并能提前制订计划。,34,计划一年的工作:(产生宏观时问使用感觉),在一幅带有彩色标记的挂图上列出所有的常规任务。如下图所示。用不同颜色表示不同的任务。这样可以让你看到是否有任务发生冲突,从而可以重新安排。,35,关注KRA(Key Result Area ),36,计划你的每个月:,计划你的每个月:, 把年度目标进行分解转为每个月的工作重点,计划你的每个星期:, 对每周的时间进行整体的规划,计划你的每一天:, 每天早晨第一件事: 写出6项今天要完成的工作,37,建立每天任务清单,1、写下当天工作任务清单,2、将工作任务分为三类(,ABC法则,),A)重要或重要及紧迫(必须做MUST),B)紧迫但不重要(应该做SHOULD),C)既不重要也不紧迫,属日常性的工作(可以做CAN),请记住:紧迫优先,38,建立每天任务清单,3、确定哪些任务优先处理,哪些任务授权别人代办,而后按先后顺序排列。请人代办的事应该尽快交出去。,协调你的上级在工作安排的先后顺序上存在的差异,要及时发现与同事在工作先后顺序上的矛盾,39,建立每天任务清单,4、选出你确定能在一天之内可以干完的工作。把这三类任务合理安排在一整天。把精神高度集中的时间段(致力于A类任务)穿插在完成要求较低的B、C类任务的时间段之间。,根据情况的变化和新信息的出现,要对工作的优先顺序作出变更。,40,后续追踪并持续完成,毅力,清除一叠纸的提醒系统,使用一本行事笔记,将文件归档,使用你能计划整个星期的行事笔记系统,分派工作会倍增你的产能,使后续追踪和持续完成成为工作过程的 一部分,41,维修系统,定期维修:,文件存档系统,电脑文件存档系统,个人资讯系统,定期回顾檢讨:,人生短期及长期目标,时间管理狀况,个人知识管理,个人学习计划,42,一些办公室时间管理技巧,43,整理办公室,留心告示贴式的便条,小心丢失;,写字桌上没有用的东西清理走,只把现在的工作留在手边;,文件里的特别关键处要做标记以加快重读时的速度;,定期整理、存档、维修,44,建立盒子系统,(几天内、位于手臂范围之内),收进:,-,当你一拿起来,便立即行动,- 如果有秘书,信伤应该过滤、放入分类的档案夹、依照处理的先後次序排列, 发出, 阅读:,-,将短的文章一次读完以免累积,- 安排固定的阅读时间,45,建立盒子系统, 待办:,- 24 48 小时的短期问题,- 你试着处理但无法完成的工作(例如等待资料、等待回电、有更重要的事插进来,-不是因为拖延,归档,46,归档文件,建立一个档案系统;,将较难归类的文件系统放入一个档案夹中,贴上“其他”标签;,只把将来要参考的重要文件存档,使用颜色存档系统,47,避免中断工作,阻止别人打断你的工作;,重新布置工作空间;,48,筛选信息,写字桌上只留重要的读物,合理设置IE主页,49,使用电话,选择打电话时的时间,结束电话的暗示,告诉别人什么时候打电话给你最好,50,阅读和写作,在你必须阅读的报告上划出关键的句子,学会阅读报纸的标题及速读,51,应用现代科技,每月一次清除电脑里的不需要的文件,定期拷贝重要的文件,建立一个有效的电子文件档案,建立一个有效的收藏夹, 行业网址专业团体网址,顾问公司 大学, 兴趣搜索器, 著名出版商: 报章、杂誌、书,52,召开会议,会议必须有议程,议程在4个工作天前发给参与会议的人,鼓励人们只参加会议中与他们有关的部份,会议必须简短,但有行动要点追踪系统,53,学会授权工作,对授权别人的任务要设定明确的切实可行的完成时间;,要有系统或制度,帮助你监察已授权工作的进度;,奖励要慷慨,训斥要适度;,54,与同事相处,不要让同事用不重要的事来分散你的精力;,在同事的办公里召开会议,这样在你需要的时候则可以离开;,要知道上司的工作模式,并学习适应它;,每次进老板的办公室,都准备好笔记本、时间日志及笔,55,请多多指教!,56,
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