文书档案管理培训教材

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,文书档案管理,说在前面的话,文书档案,:,是记录政务活动,(,包括党务、行政管理等,),的档案，它记录了机关、团体、企业、事业单位所从事的各种管理性活动，如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等。,因此，文书档案通常也被称作管理性档案。,文书档案是最常见的档案类型。广泛产生于各种类型单位。,教材主要内容,第一章：归档文件,概述,种类,体式与稿本,第二章：归档文件的形成,发文处理程序,收文处理程序,教材主要内容,第三章：,文件的归档,概念,归档制度,归档范围,保管期限,归档方法,第四章：,单份文件整理,方法步骤,整理工作模式,第五章：立卷法,第一章：归档文件,目标要求,掌握归档文件的体式与稿本,第一章：归档文件,概述,文件是指国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录，通常具有一定的体式和处理程序。,归档文件是指办理完毕后、经鉴定具有长久保存价值的那局部文件。,本教材专指纸质文件,归档文件的特点,办理完毕,具有长久保存价值，应作为档案来保管,系统整理,第一章：归档文件,归档文件的种类,标准性,领导指导性,公布性,陈述呈请性,商洽性,证明性,第一章：归档文件,种类,一、体式：归档文件的文体与格式,公文的体式是表达公文权威性和有效性的重要标志,文体：以说明文为主，兼有记述、议论的应用文体裁,第一章：归档文件,体式和稿本,公文的格式：,文件式,信函式,命令式,会议纪要式,必备要素,可选要素,第一章：归档文件,体式和稿本,公文格式 之,必备要素,标题、,正文、,成文日期、,发文单位,公文格式 之,可选要素,发文机关标识,附件,秘密等级,印章,紧急程度,附注,发文字号,主题词,签发人,印发说明,收文单位,第一章：归档文件,稿本,草稿,定稿,正本,副本,第二章：归档文件的形成,熟悉归档文件形成的过程,发文处理程序,收文处理程序,第二章：归档文件的形成,发文处理程序,一般包括以下程序,草拟、审核、签发、缮印、校对、用印或签署、登记、分发、处置办毕公文。,发文处理,之,草 拟,草拟是文件的,起草或撰写工作,，它是机关发文处理的,第一个,环节。,文件起草包括起草,初稿,，经讨论、修改形成,送审稿,的整个过程。,发文处理,之,草 拟,一、明确发文主旨：主题与目的,二、收集有关资料，进行调查研究,三、拟出提纲，安排结构,四、落笔起草，拟写正文,五、反复检查，认真修改,起草公文通常按以下步骤进行,：,发文处理,之,草 拟,结构层次：,一、,一,1.,1,发文处理,之,草 拟,使用耐久性好载体材料和字迹材料。,宜用：,碳素墨水、蓝黑墨水，激光打印机,不允许使用：,纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔、,件,发文处理,之,审 核,对送交领导人签发的文稿进行审核与修正。,其目的在于对机关发文进行控制与管理，提高发文的质量并为领导审核与签发文件做好助手。,发文处理,之,审 核,审核的重点是：,是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规那么和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合?国家行政机关公文处理方法?的规定等,发文处理,之,签 发,机关部门领导人对文稿核准发出并签署姓名与日期，是对发文进行最后审定的具有决策性的环节。,签发赋予文稿以法定效力，文稿经过签发后即成为定稿。,发文处理,之,签 发,签发需注意以下事项：,(一)根据文件性质，分层签发。以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。以单位办公厅(室)名义制发的公文，由办公厅(室)主任、副主任签发。,(二)坚持先核后签原那么。重要的对外发文，均应经单位综合办公部门审核修改后再交领导签发。文稿一经签发不再改动，如发现确有需要修改的地方，应请示签发人批准后修改。,(三)签发必须在拟文稿纸中的“签发栏内写明核准发出的批示意见，并签署姓名和日期。,发文处理,之,复 核,公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审签发的手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、标准等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审。,发文处理,之,缮 印,文件正本的制作,?国家行政机关公文格式?介绍,公文的页面,A,4,纸,公文页边与版心尺寸：,公文用纸天头。,(,上白边,),为：,37mm,1mm,公文用纸订口。,(,左白边,),为,: 28mm,1mm,版心尺寸为,: 156mm,225mm(,不含页码,),正文用为三号仿字,(,标题为二号小标宋、,主题词,三字为,3,号黑体、主题词词目为,3,号小标宋,),每面排,22,行，每行,28,个字双面印刷左侧装订,?国家行政机关公文格式?介绍,公文用纸,幅面尺寸、,页边与版心尺寸,?国家行政机关公文格式?介绍,收文处理的一般程序为：,签收登记、审核、拟办、批办、承办、催办、签注,第二章：归档文件的形成,收文处理程序,签收文件是收件人在送文单位的文件传递单上或者送文簿上签字，以示文件收讫。签收时，应认真清点、核对，经确认无误后签字认可。,登记是各单位管理与保护文件的根本方法。履行文件登记手续并建立相关记录，是确保文件有效处理的重要前提。,收文处理,之 签收与登记,收文处理,之,审 核,审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规那么；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区的事项是否以协商、会签；文种使用、公文格式是否标准。,收文处理,之,拟 办,需要办理的重要来文，由,机关综合部门、主管业务部门,提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。,收文处理,之,批 办,指机关部门领导人对需要办理的重要公文批示执行、办理的原那么与方法，并签署姓名与日期。,批办表达了对文件办理工作集中领导，有利于提高办文质量。,收文处理,之,承 办,承办是对收文的执行、办理或撰文答复，公文只有通过承办才能发挥作用，实现行文的目的，因此，,承办,是公文处理过程中的,中心环节,。,收文处理,之,催 办,对公文办理的催促与检查。,催办分为两个方面：一是对内催办，即针对本机关收文，对各承办部门的公文办理工作进行催促与检查；二是对外催办，即针对本机关的发文，向接收文件的机关进行落实检查或询问进展情况。,收文处理,之,签 注,由文件承办人于文件办理完毕之后，对,文件办理的经过与结果作简要注明,，以利文件的日后整理与查考。如对已办复的文件注明复文的日期与发文号，对用其他方式办理的文件，注明承办人姓名与办理的结果、日期。,第三章：文件的归档,目标与要求,掌握文件归档的范围,准确把握保管期限划分的原那么,第三章：文件的归档,归档既是文件处理工作的最后环节，又是档案工作的起点,归档制度,归档责任,归档时间,归档要求与手续,归档范围,归档制度,之,归档要求,1.纸质文件与同版本电子同步归档。电子文件归档的要求与方法在?计算机应用与电子文件管理?中详述。,2. 归档文件必须齐全完整。齐全完整包括三方面内容：一是每份文件必须齐全完整，即文件的定稿与正本、主件与附件、转发件与被转发件、请示件与批复件等必须完整无缺；二是有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整无遗漏；三是反映本单位主要职能工作与根本历史面貌的档案必须齐全完整。,归档制度,之,归档要求,1.纸质文件与同版本电子同步归档。电子文件归档的要求与方法在?计算机应用与电子文件管理?中详述。,2. 归档文件必须齐全完整。齐全完整包括三方面内容：一是每份文件必须齐全完整，即文件的定稿与正本、主件与附件、转发件与被转发件、请示件与批复件等必须完整无缺；二是有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整无遗漏；三是反映本单位主要职能工作与根本历史面貌的档案必须齐全完整。,归档制度,之,归档要求,3. 归档文件必须系统科学。系统科学是指反映本单位工作各个方面的文件都要归档，既有反映党务的，又有反映行政管理的；既有主要职能活动的，又有辅助管理职能的；既有发文，又有来文；既有文字的，又有表格的等等。只有这样的归档文件，才是一个系统科学的整体，才能完整反映一个单位的主要职能活动和历史开展真实面貌。,4. 归档文件必须优质精炼。一个单位形成的文件，并不是全部都有继续保存的价值，应把那些反映本单位主要职能活动的、有长久保存价值的文件归档保存。没有精炼的归档文件，就不会有高质量的档案。,5. 文件归档必须及时迅速。,第三节 归档范围,一、划分归档范围的指导性文件,2006年12月28日，国家档案局令第8号发布的?机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定?,第三节 归档范围,二、归档范围划分的原那么,归档范围应以本单位工作活动为主，即“以我为主，突出反映本单位根本职能活动和各项业务工作。本单位收文中不管是上级、下级、还是非隶属关系单位，应以是否与单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。既不能“有文必档，不管文件的价值和来源，但凡文件都归档；也不能“有档不归，将有价值、属于归档范围的文件漏掉。,第三节 归档范围,第一，从国家整体来看，由于各机关根据社会的分工，都有自己不同的职责范围，因而形成的档案，也都反映了各机关不同的特点。一个机关把自己工作活动中产生的档案保存完整了，国家的全部档案就有了可靠的根底。,第二，一个机关工作活动形成的文件很多，有本机关的，也有上下级机关的，还有隶属机关的。要了解和检查一个机关贯彻执行党中央的路线、方针、政策，了解生产建设和历史情况，主要是研究考察本机关形成的文件。,第三，上级和下级机关的文件，只有和本机关工作活动联系起来，才能判定其价值如何。如果把上级和下级及平级文件保管期限划得过宽，势必造成档案的臃肿。,第四，对上级和下级机关的文件，划得严，销毁以后如果要利用还可以收集，然而，本机关文件销毁了，就难以收集补充。,1. 以我为主。 就是说，从一个单位文件材料构成来看，最重要的，应该确定为永久保存的主要是本机关形成的重要文件。 对于外来文件，那么应在分析来文机关与本机关的关系，以及来文内容与本机关职能的关系后，再作决定。上级来文，主要看出是否有专指性，专门针对本单位的文件，永久保存。下级机关来文，主要是本单位予以答复的文件为永久保存。,2.表达“兼顾性，以我为主，并非“上下砍光，上级和下级的文件也要适当的留存一点。对于上级机关的指导性文件、批示性文件，尽管是普发的，非专指的，也要适当的留存一点。对于下级机关的来文，但凡反映重大事件、重要典型者要保存。,二、机关文件归档范围,机关文件归档范围,国家档案局8号令中对机关文件材料归档范围有4条原那么性规定：,1. 反映本机关主要职能活动和根本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；,2. 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；,3. 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；,4. 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,第三节 归档范围,机关文件归档范围的把握要重点掌握以下两点：,首先，本单位形成的文件，只有少局部不归档。,其次，本单位收到的外来文件，只有少局部归档。,第三节 归档范围,本单位收文中，应重点关注：,上级主管部门来文,上级业务指导部门来文,三个特征帮助判断：,一是针对本机关的来文，即本机关是文件的主送机关；,二是来文内容与本机关业务工作有关。这局部主要指上级业务指导机关或本行业主管部门的文件；,三是来文内容与本机关业务工作无关，但本机关需要贯彻执行的。,第四节 保管期限,永久,定期：一般分为,30,年、,10,年,第四节 保管期限,永久保管的文书档案,凡反映本单位根本历史面貌、主要职能活动，在维护国家、单位和职工权益等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料列为永久保管。,一反映本单位根本历史面貌的文件材料。如：机构成立、合并、撤销、章程、设置、人员编制、大事记、组织沿革、各种年报等文件材料。,二反映本单位主要职能活动的重要文件材料。如：,1党组党委、行政办公会议记录、会议纪要；,2工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；,3本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复；,4反映机关履行政职能、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；,5房产、地产权属，固定资产管理，重要的合同、协议等涉及国家和单位权益的文件材料等。,三反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料。,第四节 保管期限,定期保管的文书档案,凡反映本单位一般工作活动，在一定时间内有查找利用价值的材料，列为定期。,第四节 保管期限,定期保管的文书档案,国家档案局8号令对机关文书档案中应作为永久保管的内容有以下几个方面：,一本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；,二本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；,三本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；,四本机关一般性事务管理文件材料；,五本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；,六上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；,七上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；,八同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；,九下级机关报送的年度或年度以上方案、总结、统计、重要专题报告等文件材料,第四节 保管期限,第五节 归档方法,一、编制本单位文书档案归档范围和保管期限表,二、严格文件的日常管理,第五节 归档方法,一、编制本单位文书档案归档范围和保管期限表,文书档案归档范围和保管期限表简称文书档案保管期限表是以表册的形式列举文书档案的来源内容和形式，并指导其保管期限的一种指导性文件。,它是各立档单位鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据和标准。,第五节 归档方法,编制方法与步骤,1.熟练掌握国家和地方档案行政管理部门、本行业系统主管部门关于文书档案归档范围和保管期限的规定,2.掌握本单位各部门职能及工作内容。因文件材料产生于各部门工作。工作内容决定文件材料产生情况。因此只有掌握了本单位各部门职能配置和工作内容才能制定切合本单位实际的文书档案归档范围和保管期限表。机关应对照本单位“三定方案，企业应对照人力资源部门制定的组织机构职能配置文件进行分析。重点关注本单位重要职能部门或业务部门职能配置和工作情况。,3.分析本机关文件材料产生、利用的情况。在编制的过程中除研究掌握本机关职能外，还要分析本机关文件材料产生利用的情况。文件材料产生的情况可参考本机关近五年收发文登记、及?归档文件目录?，通过提炼加工，从中找出规律，综合概括出本机关文件材料产生的规律。,第五节 归档方法,编制方法与步骤,4.草拟文书档案保管期限表。草拟文书档案保管期限表时，其中的条款要尽可能细化，结构要尽可能简明直观。归档范围和保管期限表中的条目越细、文件材料名称越具体，其操作性就越强。能降低主观判断的随意性，防止人员更换时判定标准的不统一。文书档案保管期限表是方便日常归档工作的指引性材料。因此，其结构要尽可能简明直观。,5.广泛征求意见。因为同一机关不同部门的职能不同。档案人员对各部门工作的了解程度有限。在编制本机关归档范围和保管期限表的时候，要依据本机关各部门职能，深入调研，广泛征求意见，特别是各部门及领导的意见。从档案工作和业务工作的不同角度提出准确合理的归档范围和保管期限。,6.发布执行。制定归档范围和保管期限表需要报单位分管档案工作的领导进行最后审定。机关还须按国家档案局8号令的要求报同级档案行政管理部门审查同意。以单位制度或标准的形式发布。,二、严格文件的日常管理,1.,严格文件的登记制度，文件收进、发出、借出都要进行严格登记，登记便于掌握文件的去向，收集时容易收回。,2.,做好平时的归类和积累。按照文书档案保管期限表，预设归档类目，待文件办理完毕后，按类目整理归档。,3.,将办理完毕的文件，即时收集归档。文件办理完毕后，文件处理部门如不及时追回归档，继续放在承办人手中，容易造成遗失。,4.,对办完的文件进行检查其完整性。重点检查是否有掉、缺页；正文与附件是否齐全；发文正本与定稿是否完整等。如有残缺或不全的，应及时追回。,5.注意“账外文件的收集。账外文件主要包括：,1本单位形成的党组、行政、业务会议记录、纪要；,2本单位各业务部门形成的各种台账、年报表业务、党员、人事劳资等各种统计报表；、汇总表及相关分析材料；,3本单位各种图表、花名册、本单位出版的书籍、刊物；,4各种介绍信存根党团组织关系、干部调动、行政事务等，本单位形成的各种规章制度；,5本单位与有关部门签订的协议、合同。,6本单位领导及工作人员参加其他公务活动形成的与本单位有关的文件材料；,7本单位领导及工作人员参加与本单位职能工作有关会议的会议文件；,8外单位直接发到文件承办部门的文件。,第四章：单份文件整理,目标与要求,掌握单份文件整理操作方法,第四章：单份文件整理,单份文件归档整理的主要步骤包括：分类、编制页码、装订、排序编号、盖档号章、著录、装盒排架、制作纸质目录等。,第一节 方法步骤,一、分类,归档文件材料，由单位档案室集中整理归档的，按年度机构保管期限适用于文件数量较多的单位或年度保管期限适用于文件数量较少的单位逐级进行分类。,由单位各部门分别整理归档的，按年度保管期限逐级进行分类。,一分年度,将文件按其形成年度成文日期分类。,2002,年,2003,年,2004,年,二分机构,在同一年度内将文件按其承办机构分类,说明:综合性材料归入“办公室或相应的综合办文部门,2004,年归档文件,办公室,80,件,宣传部,90,件,市场开发部,80,件,三分保管期限,将同一机构的文件材料按保管期限分开,。,宣传部,2004,年归档文件,永久档案,30,件,30,年档案,40,件,10,年档案,20,件,各部门整理,按年度,保管期限分类,先区分不同的年度,再区分不同的保管期限,二、,编制页码,在文件正面的右下角、反面的左下角编上页码,正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；中文本在前，外文本在后；有收文处理单的可作为文件首页。,每一“件内的排列顺序：,无论是正本、定稿，还是正文、附件、多页的文件处理单，凡没有页码单页除外的，均需编制页码。各局部已有独立页码的，只需合并计算页数。,编制页码只编没页码的局部,三、装订,以件为单位进行装订,。,装订方法,第一，应去掉易生锈的金属物。,第二，将文件的订口对齐，用不锈钢钉或线在文件的左上角或或左侧装订。,年的可不拆钉。,四、排序编号,1,、先把同一保管期限的文件排在一起,2,、在同一保管期限内，把同一机构的文件排在一起,排序时应注意,尽可能将有内在联系如相同工作内容、同一次活动、同一项工作、同一个会议的文件材料排在一起。,编号方法,：,1、小流水编号：可按每个机构永久、30年、10年三条流水号排列归档文件；,一个单位有 N 机构就有：N3 条流水号,特点：插“件容易,适用于：各机构文件材料产生的数量都比较多的单位,2、大流水编号：也或按整个单位每年只编永久、30年、10年三条大流水号。,此方法中同一保管期限内各机构问题的排列顺序应保持相对固定。,小流水编号：,科研教育处,办 公 室,监督指导处,综合法规处,永,30,30,年,80,10,年,20,永,25,30,年,50,10,年,15,永,25,30,年,40,10,年,5,永,20,30,年,30,10,年,10,1- 30,件,1- 25,件,1- 25,件,1- 20,件,1- 80,件,1- 50,件,1- 40,件,1- 30,件,1- 20,件,1- 15,件,1- 5,件,1- 10,件,大流水编号,科研教育处,办 公 室,监督指导处,综合法规处,永,30,30,年,80,10,年,20,永,25,30,年,50,10,年,15,永,25,30,年,40,10,年,5,永,20,30,年,30,10,年,10,1- 30,件,31- 55,件,56- 80,件,81- 100,件,1- 80,件,81- 130,件,131- 170,件,171- 200,件,1- 20,件,21- 35,件,36- 45,件,46- 50,件,五、盖档号章,在文件首页上端的空白位置加盖档号章并填写档号章中的相关工程：全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号,档号章必须清晰、端正。左侧装订时最好盖在左上方,档号章,格式及填法,全宗号,239,类别号,A,期限,1,年度,2004,机 构,办公室,件号,1,省档案局,2004,年文书档案办公室永久第一件,图例,档号章,全宗号：档案馆给立档单位的代号；,年度：公元纪年，四位数；,保管期限：简称或代码,件号：文件的排列顺序号不重号、不空号；,机构：机构名称或其标准化简称不分机构编流水号时可不填写,六、著录,把所有应著录的工程录入专用的档案管理系统,1、著录的工程必须准确、齐全，以利于检索；,2、必须著录的工程有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号没有的可暂空、页数、归档年度、保管期限、机构名称或代码分机构排列的单位必著、件号；,六、著录,著录时应注意,1,、题名中的关键词不能准确反映文件内容时，应将主题词录入；,2、文件题名一般要求照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后，外加“ ；,著录时应注意,题名：,无题名或无法揭,示内容，加, ,如,：通知,关于召开,市直单位档案工,作座谈会的通知,3,、有副题名的应录入；,著录时应注意,4、“任免通知等公文的标题通常只标注一个或局部人名，著录时可在题名之后，加上该文任免的、涉及的本单位其他有关人员的名字，并外加“ ；,著录时应注意,题名：,如：关于张景华等同志任职的通知,徐笛、李术,5,、有附件的应将附件的题名完整录入。,著录时应注意,6、页数：“一件归档文件中有,有效字符的页面总数。,著录时应注意,使用,Excel,电子表格制作归档文件目录的可以按目录格式将归档文件,件号、责任者、文件题名、日期、页数,等信息录入到表格中，满足日常的检索需要，并制成电子目录和纸质目录。,10,、装盒排架,1、将整理好的归档文件装入档案盒内,2、填写档案盒背上的工程,3、填写备考表中的工程,4、排架,将整理好的文件装入档案盒内,1,、不同保管期限的文件不能装在同一盒内；,2,、分机构编流水号的，不同机构的文件不要装在同一盒内。,填写档案盒背上的工程,完整填写档案盒背上的工程：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号,填写备考表中的工程,包括盒内文件材料情况说明、整理人、检查人、整理时间,有关缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，如无，可暂不填。,填写备考表,排架,1,、将装盒后的档案实体按编号顺序放入档案柜内；,2,、一个单位只编三条大流水号的，按永久、,30,年、,10,年的顺序排列；,3,、每个机构编三条流水号的，同一保管期限的排列在一起,11,、打印目录,打印归档文件目录一式两份,要求：1、拟写“归档说明,2、装订成标准的档案目录,3、填写“目录夹封面上的工程,4、填写“目录夹脊背上的工程,12,、编制检索工具,写“归档说明,内容包括：,本单位根本情况，说明本单位的名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况；,本年度内设机构、职能及党政主要领导变化情况；,本年度文书归档情况含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷。,装订成标准的档案目录,1,、同一保管期限的归档文件目录按与件号顺序排列，装订在档案目录夹内；,2,、目录排列一般按归档说明、永久、,30,年、,10,年的顺序排列，可一年一本、几年一本或一年几本，也可采用永久、,30,年、,10,年分别装订；或永久、,30,年合订，,10,年单独装订，多年合编。,填写“目录夹封面上的工程,包括全宗名称、类别、年度、保管期限,档案目录夹式样,档案目录夹标签,30,年,10,年,填写“目录夹脊背上的工程,包括全宗号、类别、年度、期限。,第五章：立卷法,了解立卷法,归档文件整理之,立 卷 法,第五章,根本观念,文件办理完毕后，必须经过系统整理，才能归档保存。,在我国，传统上采用案卷作为文书档案的根本保管单位，以立卷为归档文件材料的整理方法。,什么是,立 卷,？,立卷是将办理完毕、具有保存价值的文件，按照形成规律和内在联系分门别类组成根本保管单位的过程。,立卷,案卷是有关文件的组合体.是关于一个或多个问题的、系统的、具有密切联系的文件集合体，它是文书档案的根本保管单位。,什么是,案 卷,？,案 卷,卷皮,卷内文件目录,卷内文件：拆钉、折叠、裁切、托裱、打页码,卷内备考表,编案卷号,立卷有什么作用？,维护文书档案的完整与平安,方便管理.,能保证档案材料之间的各种联系,便于检索利用.,是档案管理工作的根底.,立卷的原那么和要求,遵循文件的形成规律和内在联系；,区别不同价值；,便于保管和利用。,立卷整理的根本步骤,分 类,组 卷,编 目,常用分类,标准,:,1.,年度,2.,保管期限,3.,机构,4.,问题,年度,机构,问题,保管期限法,简称为,年度,机构分类法,常用的复合分类法之一,第一步,将文件按形成年度或内容针对年度分开,一般文件按形成年度归档，,有些要放在内容针对年度。,具体做法,2001,年,2002,年,2003,年,第二步 将同一年度的文件按承办机构分开,具体做法,广东省档案局,办公室,监督指导处,综合法规处,科研教育处,第三步,将同一机构承办的文件按文件内容反映的问题分开,具体做法,监督指导处,档案馆工作,现行文件利用,机关档案工作,企业档案工作,事业档案工作,建设项目档案工作,第四步 将同一承办机构、同一问题的文件按保管期限分开,具体做法,档案馆工作,永久,30,年,10,年,同样的做法将其他机构的文件分类组卷,具体做法,办 公 室,永久15卷,30年10卷,10年8卷,同样的做法将其他机构的文件分类组卷,具体做法,综合法规处,永久10卷,30年10卷,10年5卷,具体做法,二四年广东省档案局案卷,科研教育处,办 公 室,综合法规处,监督指导处,永,15,30,年,10,10,年,8,永,10,30,年,10,10,年,5,永,10,30,年,10,10,年,5,永,10,30,年,15,10,年,10,年度,问题,保管期限法,简称为,年度,问题分类法,常用的复合分类法之二,将同一年度的文件按问题分开,具体做法,省档案局,综合类,法制工作类,监督指导类,档案科研类,档案教育类,人事工作类,省档案局的文书档案,按照,年度,问题,保管期限,分类法，,共分为,十二,类：,综合类 法制工作类 业务监督指导类,档案教育类 档案科研类 宣传出版类,外事工作类 职称改革及评聘类 政工人事类,省馆业务类 财务基建类 行政事务管理类,档案学会及学术活动类,组卷之概念,将分类的文件经过组合、排列、编号、抄目、装订等程序，组合成案卷的过程。,组合的方法主要是,综合,合中有分,;,组合的结果是将具的共同特征的单份文件集合为保管单位,.,1.,组合案卷,; 2.,卷内文件材料排列,; 3.,编页号,; 4.,填写卷内文件目录,; 5.,填写备考表,; 6.,拟写案卷标题,7.,填写封面,; 8.,装订；,组卷 “八步,第一步 组合案卷,(,六个特征,),内容组合法,文种组合法,如会议记录、会议纪要、统计报表、,介绍信、调查表、简报等,问题,(,工作活动,),组合法,等等,组卷的操作,：,将分好类的、保管期限相同的文件，采用组合案卷的方法组成一个个的案卷,永久,反映同一项工作,同一次会议的,相同名称的,请示与批复,。,第二步 案卷内文件材料排列,同一份文件的正本在前，定稿在后；主件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后。,同一问题的来往文件，本机关在前，外机关在后。,同一案件中结论性材料在前，依据性材料在后。,一卷内有几个问题的，先按问题分开，综合性的、重要的排在前面，同一个问题内再按文件的形成时间次序排。,第二步 案卷内文件材料排列,同一问题有多个地区的可先按地区分开，同一地区内再按行政区划分开。,人物案卷，可按人名的姓氏笔划等方法排列。,第二步 案卷内文件材料排列,第三步 案卷内文件材料编页码,第四步 填写卷内文件目录,序,号,文 号,责任者,题 名,日 期,页号,备注,1,粤档发,19993,号,广东省档案局,关于召开全省档案工作会议的请示,1999.01.19,1,2,粤档发,19996,号,广东省档案局,关于召开全省档案工作会议的通知,1999.02.08,11,3,广东省档案局,全省档案工作会议出席人员名单,1999.03.03,20,4,广东省档案局,参加全省档案工作会议并在主席台上就座的领导同志名单,1999.03.03,25,5,粤府字,199917,号,游宁丰副省长,在全省档案工作会议上的讲话,1999.03.03,26,6,徐大章,抓住机遇，知难而进，努力实现广东档案事业新的腾飞,徐大章同志在全省档案工作会议上的报告,1999.03.03,75,7,广东省档案局,邀请函,关于邀请省人大、省政协有关部门领导参加会议的函,1999.02.25,132,8,粤档办,19993,号,广东省档案局,关于组织学习游宁丰副省长,在全省档案工作会议上的讲话,的通知,1999.04.26,133,9,粤档发,199919,号,广东省档案局,关于认真学习贯彻全省档案工作会议精神的通知,1999.03.10,137-180,第四步 填写卷内文件目录,至少一式三份,第五步填写备考表,说明卷内文件有无缺损、修复、补充、移出、销毁等。,要求：,题文相符,简练准确,符合语法,第六步 拟写案卷标题,常用结构：1作者 问题内容、主题 名称：如佛山市档案局关于农业、农村档案工作的通知、通报、决定。2作者 - 时间 问题 - 名称如佛山市档案局二四年党组会议记录3通讯者 -时间问题 - 名称如省档案局与湛江市档案局关于虫害问题的来往文件4地区 时间 - 问题 名称如佛山地区关于二四年档案事业统计年报表,第六步 拟写案卷标题,第七步 填写案卷封面,去除金属物，托裱、折叠等；,排列顺序是：封面、卷内目录、文件、封底备考表；,左边、下边对齐，三孔一线，整齐、牢固，不影响阅读。,第八步 装订,第二节 案卷的整理,案卷排列,案卷编号,编目,案卷排列,同一年度内的案卷按永久、,30,年、,10,年分开，相同期限的排在一起；,同一保管期限，将同一机构或问题的排在一起；,同一机构或问题内，先排综合性、重要的。,案卷排列,科研教育处,办 公 室,综合法规处,监督指导处,永,15,30,年,10,10,年,8,永,10,30,年,10,10,年,5,永,10,30,年,10,10,年,5,永,10,30,年,15,10,年,10,1- 15,卷,16- 25,卷,26- 35,卷,36- 45,卷,1- 10,卷,11- 20,卷,21- 30,卷,31- 45,卷,1- 8,卷,9- 13,卷,14- 18,卷,19- 28,卷,按问题分类,案卷排列,业务类,综合类,行政类,党群类,永,15,30,年,10,10,年,8,永,10,30,年,10,10,年,5,永,10,30,年,10,10,年,5,永,10,30,年,15,10,年,10,1- 15,卷,16- 25,卷,26- 35,卷,36- 45,卷,1- 10,卷,11- 20,卷,21- 30,卷,31- 45,卷,1- 8,卷,9- 13,卷,14- 18,卷,19- 28,卷,不跳、不重、不空、不繁,案卷编号,常用三种编号方法,1.,三个保管期限一个流水号，,每年一条流水号，一年一断。,2.,一个保管期限一个流水号,一年一断或多年一断,.,3.,二个保管期限一个流水号,一年一断,.,一三个保管期限一条流水号 一年一断号，一本目录 A0,科研教育处,办 公 室,综合法规处,监督指导处,永,15,长,10,短,8,永,10,长,10,短,5,永,10,长,10,短,5,永,10,长,15,短,10,1- 15,卷,16- 25,卷,26- 35,卷,36- 45,卷,46- 55,卷,56- 65,卷,66- 75,卷,76- 90,卷,91- 98,卷,99- 113,卷,114- 118,卷,119- 128,卷,全宗号,目录号,案卷号,239,A0.1,1,二一个保管期限一个流水号， 一年一断号 A1 A2 A3,科研教育处,办 公 室,综合法规处,监督指导处,永,150,30,年,100,10,年,80,永,100,30,年,100,10,年,50,永,100,30,年,100,10,年,50,永,100,30,年,150,10,年,100,1- 150,卷,151- 250,卷,251- 350,卷,351- 450,卷,1- 100,卷,101- 200,卷,201- 300,卷,301- 450,卷,1- 80,卷,81- 130,卷,131- 180,卷,181- 280,卷,全宗号,目录号,案卷号,239,A1.1,1,全宗号,目录号,案卷号,239,A2.1,1,全宗号,目录号,案卷号,239,A3.1,1,目录号的编制方法,2000,年,2001,年,2002,年,2003,年,A1,A1.1,A1.2,A1.3,A1.4,A2,A2.1,A2.2,A2.3,A2.4,A3,A3.1,A3.2,A3.3,A3.4,三二个期限一个流水号 一年一断号 A12、A3 或 A1、A23,永久,2000,150,永久,2001,160,30,年,2000,51130,30,年,2001,61135,10,年,2000,130,10,年,2001,120,目录号的编制方法,2000,年,2001,年,2002,年,2003,年,A12,A12.1,A12.2,A12.3,A12.4,A3,A3.1,A3.2,A3.3,A3.4,2000,年,2001,年,2002,年,2003,年,A1,A1.1,A1.2,A1.3,A1.4,A23,A23.1,A23.2,A23.3,A23.4,填写案卷目录,案卷目录是按照案卷排列顺序，逐件登记或著录案卷号、案卷标题、保管期限、页数等工程而形成的案卷登记表。,至少一式两份,填写案卷目录,档 号,档号是以字符的形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码.,文书档案档号构成：全宗号、目录号、案卷号(件号)。,档号编制规那么：不重、不缺、不跳、不繁,档号举例,文书档案的档号：,A0.20-10,?档案目录?编制,全引目录,：,立卷说明,案卷目录,卷内文件目录,说明立档单位职能、工作概况及立卷情况的指南性文字材料。,?档案目录?编制 立卷说明,主要包括三局部： 第一局部 本单位根本情况，说明本单位的名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况。,?档案目录?编制 立卷说明,第二局部 组织机构设置与变化情况，以及党、政主要领导人任职及其变化情况；,?档案目录?编制 立卷说明,第三局部 本年度文书立卷情况，说明立卷工作的组织情况、文件材料完整与否、案卷数量、有何缺陷和问题等。,?档案目录?的编制 立卷说明,档案目录又称,全引目录,谢谢,