Ch02 Access的基本操作及建立资料表

按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,*,*,Ch02,Access的基本,操作及建立資料表,資料庫管理,本章大綱,Access,資料庫管理系統,啟動與關閉,Access,建立資料庫,開啟存在的資料庫,Access,的使用介面,規劃資料表的欄位,使用設計檢視建立資料表,資料表欄位屬性的編輯,新增記錄,顯示記錄,2,Access資料庫管理系統,-,說明,Access,是,Office,軟體家族的資料庫系統，本書使用的版本是,2003,，這是一套提供給個人或中小企業使用的單機和桌上型資料庫系統，屬於一種關聯式資料庫，在電腦只需安裝,Office 2003,專業版以上的版本，就擁有,Access 2003,資料庫系統。,Access,本身是一套資料庫管理系統，一套功能強大的應用程式和資料庫系統的整合開發環境，使用者在不需要撰寫任何程式碼的情況下，就可以建立資料庫來儲存和管理資料，並且設計資料庫系統所需的使用介面、查詢和輸出報表等功能。,3,Access資料庫管理系統,-,物件,當使用,Access,建立好資料庫檔案後，資料庫檔案擁有多種物件，分別可以執行下列工作，如下所示：,使用,【,資料表,】,物件系統化分類儲存資料。,使用,【,查詢,】,物件在資料表儲存的資料中搜尋和篩選出所需的資料，也就是記錄。,使用,【,表單,】,物件建立資料庫的操作介面，可以輕鬆檢視、新增、更新資料表的記錄。,使用,【,報表,】,物件建立漂亮的版面配置來列印記錄資料。,4,啟動與關閉Access,啟動,Access,在安裝好,Access 2003,後，就可以從,Windows XP,的開始功能表啟動,Access,。,離開,Access,Access,提供各種功能指令，可以建立資料庫、資料表，新增、更新或編輯記錄，當完成資料庫處理後，就可以執行指令結束,Access,。,5,建立資料庫,Access,記錄是儲存在資料表，一個資料庫可以擁有多個資料表，換句話說，我們需要先建立資料庫後，才能新增儲存記錄的資料表。,Access,提供,2,種方法建立資料庫：一是建立空白資料庫，然後新增資料表等物件，或者使用資料庫精靈來建立資料庫。,6,Access的使用介面,-,圖例,7,Access的使用介面,-,說明,功能表：,Access,的功能表選單，提供各種資料庫編輯和管理功能的相關指令。,工具列：,Access,工具列按鈕可以快速執行編輯或管理所需功能，預設顯示,【,資料庫,】,工具列，執行檢視工具列指令，就可以顯示其它工具列或自訂工具列按鈕。,資料庫視窗：,資料庫各物件顯示和編輯視窗。,工作窗格：,顯示各種,Access,工作窗格，只需在上方標題列就可以切換顯示工作窗格的內容，包含：快速入門、說明、搜尋結果、檔案搜尋、剪貼簿、開新檔案、範本說明和物件相依性。,狀態列：,Access,狀態列，顯示目前的操作狀態和功能鍵。,8,建立空白的資料庫,在,Access,建立空白的資料庫是建立一個沒有任何物件的資料庫檔案，副檔名為,.,mdb,，本書後各章節說明的就是從本節空白資料庫開始，如何一步一步打造出讀者專屬的資料庫系統。,9,使用精靈快速建立資料庫,在建立的資料庫並沒有包含任何物件，如果使用者希望快速建立資料庫（當然需要現成資料庫範本合用），就可以直接使用資料庫精靈建立資料庫內容。,資料庫精靈提供步驟依序設定資料，就可以快速建立資料表、表單和報表等,Access,相關物件，輕鬆完成,Access,資料庫系統。,10,開啟存在的資料庫,11,練習一,建立一資料庫活動管理,12,資料表的規劃,-,說明,Access,資料表物件如同一個二維表格，所以筆者準備將原來是使用,Excel,編輯的,【,學生資料,.,xsl,】,試算表檔案的現成表格轉換成,Access,資料表，內含學生連結和學分資料。,在試算表的試算格記錄學號、姓名、地址、電話、生日等學生資料，在轉換成,Access,資料表後，每一個試算表的欄（,AH,）就是資料表的欄位，每一列（,210,）是一筆記錄。,13,資料表的規劃,-,圖例,14,資料表的規劃,-,步驟,1,步驟一：定義資料表的欄位,試算表的每一欄就是資料表的欄位，一共需要,8,個欄位儲存每一筆記錄。雖然,Excel,並不用考慮儲存的資料類型和欄位大小，但是在,Access,資料表的欄位就需要指定每一個欄位的大小和資料類型。,相關注意事項，如下所示：,資料表擁有多少個欄位才能儲存一個完整的二維表格。,每一個欄位使用哪一種資料類型儲存最適合。,每一個欄位大小是否足以儲存所需資料，包含現在和未來的需求。,15,資料表的規劃,-,步驟,2,步驟二：新增資料表的記錄,在定義好資料表的欄位後，我們就可以將試算表中每一列試算格的資料輸入資料表，建立成一筆記錄，以上述試算表為例共有,9,筆記錄。,16,資料表欄位的資料類型,17,資料表欄位的大小,-,文字資料類型,文字資料類型,文字欄位的預設大小為,50,，其範圍為,0255,個字元，每一個中文字佔,2,個字元。,18,資料表欄位的大小,-,數字資料類型,數字資料類型,19,資料表欄位的大小,-,自動編號,自動編號,自動編號是一個,4,位元組的長整數或,16,位元組的複製編號。,20,新增資料表,在建立空白資料庫,Ch4-2-1.mdb,後，我們就可以新增第,4-1,節,Excel,試算表資料建立的,【,學生資料表,】,。,21,新增資料表欄位,現在我們就可以繼續上一節的資料庫範例新增資料表所需的欄位，資料表,【,學生資料表,】,的欄位說明，如下表所示：,22,刪除資料表欄位,資料表的欄位如果需要刪除，我們可以開啟設計檢視刪除資料表中不再需要的欄位。,23,插入資料表欄位,Access,資料表可以在設計檢視新增欄位，如果新增欄位不是位在資料表欄位清單的最後，我們也可以在欄位清單的指定位置插入新欄位。,例如：在之前建立,【,學生資料表,】,時，不小心忘了輸入,【,地址,】,欄位，因為規劃的欄位順序是位在,【,姓名,】,欄之後，我們可以在資料表插入此欄位。,24,使用資料表精靈建立資料表,如果覺得定義欄位名稱是件很傷腦筋的事，或是懶的一個一個輸入欄位名稱，我們可以使用,Access,的資料表精靈，從現成的範例資料表選擇可用欄位，然後再修改成規劃的資料表。,25,資料表欄位的屬性,-,說明,Access,的資料表欄位可以指定成不同的資料類型，不同的資料類型欄位擁有不同的屬性設定，可以替欄位設定儲存資料的索引、相關格式和初始值。,26,資料表欄位的屬性,-,共通屬性,1,文字、備忘與日期,/,時間資料類型,文字類型、備忘和日期,/,時間類型的欄位屬性是相同的，其相關屬性如下圖所示：,27,資料表欄位的屬性,-,共通屬性,2,標題：,在表單物件上顯示的欄位名稱，詳見第,7,章。,預設值：,欄位是否有預設值，可以使用第,16,章的運算式。,必須有資料：,欄位是否一定需要輸入資料。,允許零長度字串：,欄位是否允許輸入零長度字串。,Unicode,編碼：,欄位是否允許使用,Unicode,編碼。,輸入法模式：,設定在欄位輸入資料時，是否開啟輸入法。,輸入法語態：,設定使用的輸入法語態。,智慧標籤：,智慧標籤可以簡化一些常用的,Office,作業。例如：將名稱新增至,Microsoft Outlook,連絡人資料夾的智慧標籤，只需一個動作就可以完成此操作。,28,資料表欄位的屬性,-,數字與貨幣資料類型,欄位如果是數字或貨幣資料型態，其相關屬性的說明，如下所示：,小數位數：,設定數值擁有多少小數點的位數。,29,資料表欄位的屬性,-,自動編號資料類型,欄位如果是自動編號資料型態，其相關屬性的說明，如下所示：,新值：,設定自動編號是遞增或隨機。,30,格式屬性,-,數字與貨幣資料類型,數字與貨幣資料類型,數字與貨幣資料類型提供,7,種預設格式，如下表所示：,31,格式屬性,-,日期,/,時間資料類型,日期,/,時間資料類型,日期,/,時間類型提供,7,種預設格式，如下表所示：,32,輸入遮罩屬性,-,說明,輸入遮罩屬性可以定義欄位資料的輸入格式，例如：,【,學號,】,欄位資料是英文字母開頭，之後為數字。配合輸入遮罩屬性，即可讓欄位輸入資料時，第,1,個字元一定是英文字母，其後為數字。,33,輸入遮罩屬性,-,字元,34,輸入遮罩屬性-,範,例,35,以手動方式輸入資料表的記錄,-,說明,Access,提供資料表記錄的編輯視窗，稱為,【,資料工作表,】,，接著我們可以開啟資料表的資料工作表，輸入資料表的記錄資料。,36,以手動方式輸入資料表的記錄,-,操作,資料工作表關於記錄編輯的相關操作說明，如下所示：,新增記錄：,直接在”*”號的最後一列輸入欄位內容，就可以新增資料表的記錄。,更新記錄：,更新記錄就是直接編輯欄位內容。,刪除記錄：,在選好記錄後執行編輯刪除指令或按,Delete,鍵，就可以刪除記錄。,回復資料：,如果不想更改欄位資料，按,Esc,鍵或編輯復原指令，即可回復成之前的資料。,37,直接匯入外部資料到資料表,Access,提供匯入功能，可以將其它,Access,資料庫或試算表的內容匯入現有的資料表。,38,設定資料工作表的記錄顯示方式,-,說明,Access,的資料工作表就是一個完整功能的記錄編輯工具，以二維表格方式顯示資料表的記錄，每一列顯示一筆記錄，如下圖所示：,39,設定資料工作表的記錄顯示方式,-,按鈕說明,工具列按鈕可以移動記錄，如下圖所示：,40,調整欄位顯示的尺寸,資料工作表預設每一個欄位都是相同尺寸，但是欄位大小不同，有些本來就比較小，有些比較大，此時，只需拖拉欄位的邊線就可以調整欄位顯示的尺寸。,41,調整欄位顯示的順序,資料工作表的欄位順序是依照資料表設計檢視中欄位定義的順序，如果覺得某些欄位的順序需要調整，我們一樣可以使用拖拉方式調整欄位順序。,42,凍結資料工作表的欄位,資料表的欄位如果很多，當左右捲動欄位時，常常錯過重要欄位，所以，我們可以在資料工作表凍結欄位，讓某些欄位固定顯示在前面，而不會隨著捲動軸捲動。,43,隱藏資料工作表顯示的欄位,資料表的欄位如果太多，為了方便檢視，我們也可以在資料工作表隱藏一些欄位來節省空間，在編輯資料表時也就不會顯的太擁擠。,44,取消資料工作表的隱藏欄位,如果資料工作表的欄位已經隱藏，請執行格式取消隱藏欄位指令，可以看到取消隱藏欄對話方塊。,45,練習二,課本,p. 4-43,實作題13, 14,15:,打開練習一所建立的資料庫活動管理,建立一資料表個人通訊錄,架構:,欄位名稱,資料類型,欄位大小,編號,文字,3,姓名,文字,12,電話,文字,15,生日,日期/時間,N/A,優先順序,文字,1,46,3. 資料表內容:,4. 凍結優先順序欄位,，,隱藏生日欄位,編號,姓名,電話,生日,優先順序,001,陳會安,02-11111111,67/9/3,H,002,江小魚,02-22222222,78/2/2,H,003,劉得華,02-33333333,00/3/3,M,004,郭富成,04-4444444,33/4/4,L,005,離明,04-5555555,78/5/5,L,006,張學有,05-6666666,60/6/6,L,007,陳大安,02-99999999,99/9/9,H,47,