上海市档案人员专业培训系列课程之一文件管理课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,上海市档案人员专业培训系列课程之一,9/16/2024,1,第一章 文件,9/16/2024,2,学习目的和要求：,全面认识文件。理解文件的概念，明确文件的属性、功能与效用，认识文件的分类意义，掌握文件分类的主要方法、文件的功能及其表现、文件稿本的区别。掌握文种的用法与特点，认识各文种的含义、性质、用途，掌握文种选择的依据，正确选用文种。认识公文格式标准化，掌握党政机关公文格式。,9/16/2024,3,第一节 文件的概念与属性,9/16/2024,4,文件的概念,文件的属性,文件的功能与效用,文件的概念,9/16/2024,5,文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。,一、文件的定义,法人及其代表形成公务文件，个人一般形成私人文件。,形成原因不外乎两个方面，反映了公务和个人活动的原始记录。,信息符号表达方式和文件载体是多样化的。,根本属性。,9/16/2024,6,二、公文的定义,公务文件，简称公文。,公文的形成者：,国家机关、政党、社会团体、企事业单位及其法人代表，必须是依法成立的。,公文的效力：,内容在形成者法定职权之内就具有法定效力。,公文的体式：,1、公文的文体，包括体裁（说明为主，兼有记叙和议论）、结构、用语等；2、公文的格式，详见本章第三节。,公文的形态：,作为正式外发文件，目前还是以纸质为主。,9/16/2024,7,文件的概念,文件的属性,文件的功能与效用,文件的属性,9/16/2024,8,一、文件的特征,文件是形成者在社会活动中为了一定的目的而形成的，文件的内容直接与形成者的活动相关；,文件是有特定体式、名称的信息记录；,文件是同时具有原始记录性、针对性、有效性、凭证性、实用性、传递性等性质的信息记录。,9/16/2024,9,二、公文的特征,公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；,公文必须反映与处理公务活动；,公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；,公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质。,9/16/2024,10,文件的概念,文件的属性,文件的功能与效用,文件的功能与效用,9/16/2024,11,一、文件,的功能,1、记载功能,文件的多文种、多类型是文件记载功能的各种表现形式,2、凭证功能,主要通过文件的有效性来体现，文件的内容则是凭证功能的实质所在,4、存储功能,文件物质材料质量是基本条件，科学管理与保护是根本保证,3、传递功能,传递是文件发挥效用的重要步骤之一,9/16/2024,12,二、文件的效用,现行效用,历史效用,1、文件在其形成时即具有,现行效用；2、文件的效用,是法定的；3、文件的效用,具有不等性（强弱、作用,范围、有效期限）。,存史作用,查证和参考作用,文件的现行效用,公文的现行效用,1、记录与凭证依据作用；,2、规范与行政约束作用；,3、领导与指导作用；,4、知照与联系作用；,5、宣传与教育作用。,源于文件作者的合法性,现行效用在效力上的不等决定历史效用的大小,每份公文都具有的作用，其它作用则要具体分析,指,文件转化为档案后所具有的作用,指,文件形成时所具有的现行执行效用,9/16/2024,13,第二节 公文的分类与种类,9/16/2024,14,公文的分类,公文的种类,公文的分类,9/16/2024,15,一、含 义,文件的分类,是指按某一标准或从某一,角度将某类文件与其它文件区分开来。,便于文件按不同情况、不同要求分别处理、管理与保管。,不会影响文件本身的性质和作用。,9/16/2024,16,二、,总体分类,根据形成和作用的具体公务活动的领域的不同,通用文件：,各类国家机关和其它组织在工作中普遍形成和使用的文件，如：命令、通知、计划、请示等。,专用文件：,一定专业机构或在一定专项领域内根据特殊需要专门形成和使用的文件，如：审计文件、会计文件等。,科技文件：,在生产、科研、基建等活动中形成和使用的文件，如：工程图纸、实验报告等。,9/16/2024,17,二、,总体分类,根据信息表达方式的不同,文章式文件,表格式文件,图形式文件,图像式文件,声音式文件,9/16/2024,18,二、,总体分类,根据物质载体的不同,纸质文件,磁介质文件,，如：录音文件、录像文件、磁盘文件等。,感光介质文件,，如照片文件、影片文件、缩微文件等。,9/16/2024,19,传递方向,三、通用文件的分类,上行文：,向所属上级领导、指导机关报送文件；,平行文：,向无隶属关系和指导关系的其它机关送达的文件。,下行文：,向所属被领导、被指导的下级机关送达文件；,9/16/2024,20,内容性质,三、通用文件的分类,规范性文件：,以强制力推行的用于规定各种行文规范的文件，如条例、办法等；,领导指导性文件：,指由领导指导机关制发的用于颁布政策、规章，指导、指挥、布置工作，阐明领导指导原则和具体处置意见的文件，如命令、指示、通报、通知等；,公布性文件：,可直接公之于众的文件；,陈述陈请性文件：,指由被领导被指导机关向所属上级机关制发的内容为陈述情况、汇报工作、提出建议、答复询问、请求指示或批准的文件，如各种报告、请示等；,商洽性文件：,各类函件；,说明性文件：,可作为专门凭据的文件，如各种证书、证明、协议等。,9/16/2024,21,涉,密程度,三、通用文件的分类,对外公开：,不涉及国家秘密，可直接对国内外公开；,限国内公开：,不涉及国家秘密，不宜或不必向国外公开；,内部使用：,不涉及国家秘密，不宜或不必向社会公开,；,秘密：,含有一般的国家秘密；,机密：,含有重要的国家秘密；,绝密：,含有最重要的国家秘密。,指国家秘密，不是工作秘密、商业秘密、公民隐私等。,9/16/2024,22,缓急程度,三、通用文件的分类,平件：,无特殊时间要求；,特急件：,内容至关重要并特殊紧急，随到随优先迅速传递处理。,急件：,内容重要并紧急，优先迅速传递处理；,公务电报与文件的性质效用完全相同，标识方法则不同，根据紧急程度分别标明：特提、特急、加急、平急,。,9/16/2024,23,制作阶段和效用,三、通用文件的分类,文稿,文本,草稿,定稿,正本,存本,副本,同一文件在形成过程中需要用两种或两种以上文字同时撰拟时，会形成不同文字的文稿或文本,。,（详细）,规范性文件的正本还有暂行本、试行本、修订本等形式。,9/16/2024,24,公文的分类,公文的种类,公文的种类,9/16/2024,25,公文的种类,是指文件各种不同的,名称，通常也称为文种。,不同的名称的通用文件能体现出文件制作与发布者不同的目的与意图，也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系。,正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图，体现文件的作用与价值，便于公文的处理与查找，并对于提高文件工作的质量与机关工作效率有直接的影响,。,公文的种类,9/16/2024,26,相同的文种,（,9,个）,不同的,文种,条例,决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要,决议、指示、公报、条例、规定,办法,决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要,命令（令）、公告、通告、议案,一、,通用公文的规定文种,9/16/2024,27,权限：,行政机关的规定文种；,性质：,最高规格的领导性、指导性文件；,适用范围：,命令（令）,1,、公布令：公布法律，发布行政法规、规章。,2,、任免令：任免国务院组成人员。,3,、行政令：戒严令、动员令等。,4,、嘉奖令：是用命令形式对应嘉奖的行为提高规格，是对褒奖的行为的最高奖励。,9/16/2024,28,决定决议,文种,决定,决议,权限,党政机关,党的机关,性质,领导、指导性文件,领导、指导性文件,适用,范围,党的机关：,1,、对重要事项作出决策和安排。,行政机关：,1,、对重要事项作出决策；,2,、重大行动作出安排；,3,、奖惩有关单位和人员；,4,、撤销下级机关不适当的决定事项。,1、对重要事项作出决策。,形成,程序,机关首长、法定会议,法定会议,内容,侧重于对事项或问题作出具体安排和决策，从意义、原则、做法、措施上作出具体说明，便于受文者执行。,侧重于提出贯彻要求和号召，重在统一思想。,9/16/2024,29,权限：,行政机关的规定文种；,适用范围：,适用于各级人民政府按照法律程序向同级人大或人大常委会提请审议事项；,生效形式：,机关首长签署。,议案,9/16/2024,30,权限：,党的机关的规定文种；,性质：,领导性、指导性文件；,适用范围：,对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求；,注意事项：,业务主管机关在实施业务指导过程中，对受文单位布置工作、提出要求等，一般不用指示。,指示,9/16/2024,31,权限：,党政机关的规定文种；,适用范围：,对重要问题提出见解和处理办法,；,种类：,规划性意见、实施意见、具体工作意见；,行文方式：,上行、下行、平行；,处理要求：,意见,1.上行文，上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复；,2、下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，参照执行。,3平行文，提出的意见供对方参考。,9/16/2024,32,权限：,党政机关的规定文种；,适用范围：,通知,共有的：,1、任免干部；2、转发上级机关和不相隶属机关的公文；3、批转下级机关的公文；4、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行的规定事项5、通知办理和需知事项。,党的机关独有的：,1、发布党内法规；2、传达上级机关的指示。,批转和转发：,是行文形式。批转受机关等级和组织系统的制约，只有领导机关对其所属的工作部门或其下级机关报送的公文，才能依照法律和上级规定的权限进行批转，具有批复和批转双重作用；转发只要是本级机关需要，并符合文件复制、印发规定，均可转发。,9/16/2024,33,权限：,党政机关的规定文种；,适用范围：,表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况；,类型：,表扬性通报、批评性通报、情况通报；,行文方式：,属下行文；,通报,9/16/2024,34,请示报告,文种,请示,报告,权限,党政机关,党政机关,性质,陈述呈请性,陈述呈请性,适用,范围,向上级机关请求指示、批准,1、向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议；,2、答复上级机关的询问。,语言,特点,请求性,陈述性,注意,事项,1、不得随意请示；,2,、一文一事；,3,、不要请示和报告连在一起写；,4,、事前请示；,5、未得上级批复前，不得行事；,6,、一般不得越级请示。,1、不得夹带请示事项；,2,、全面真实反映情况；,3,、形成制度；,4,、及时。,回复,必须回复,视情况而定,其它,三种情况可以请示：,1、遇到对法律、法规、法令和指示中有不明确的问题；,2,、工作中发生了重大问题、无规可循的问题或根据规定难以处理的问题；,3,、因情况特殊难以执行统一规定而需要变通处理等超越了自己职权范围的问题。,9/16/2024,35,权限：,党政机关的规定文种；,适用范围：,答复下级机关的请示；,态度：,必须肯定明确；,行文形式：,批复,1.一般主送原报文机关；,2、如批复事项需其它单位了解，可“抄送”有关机关；,3如批复事项要求下属机关普遍执行，可“批转”请示的形式行文传达领导批示，主送各个单位贯彻。,9/16/2024,36,公报公告通告,公报,公告,通告,权限,党的机关,行政机关,性质,公布性文件,适用范围,公开发布重要决定或者重大事件。,宣布重要事项或者法定事项。,公布有关方面应当遵守或者周知的事项。,公布范围,国内外,社会的一定范围,共同特点,1、不通过例行发文渠道，用张贴或登报的办法；,2、没有特指的受文对象，可从内容判断是否与己有关。,异同点,重在报道会议或事项的结果，内容比较具体、详细，有时包含国家间相互权利义务的协议，具有条约的性质。,注重紧急、即时发布消息，内容单一、概括；,较多地用于业务上的专门规定或临时性的具体规定，具有一定约束力。,9/16/2024,37,条例规定,条例,规定,权限,党的机关,性质,规范性文件,适用,范围,党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。,对特定范围内的工作和事务指定具有约束力的行为规范。,9/16/2024,38,函,函,权限,党政机关,性质,商洽性文件,适用范围,条例规定：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。,办法规定：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,9/16/2024,39,会议纪要,（略）,9/16/2024,40,二、单位常用的其它文种,1、办法,2、证明,3、介绍信,4、会议记录,5、计划,6、规划,7、总结,8、简报,9、,机关工作大事记,9/16/2024,41,三、专用文件的种类和用法,1、经济、财务文件,2、人事文件,3、涉外文件,4、司法文件,5、教学文件,9/16/2024,42,第三节 文件的格式,9/16/2024,43,1、文件的格式是文件区别于其它书面材料的一个显著标志。,2、由于公文的特殊属性与作用，因而决定了文件必须有规范的格式。,3、公文格式关系到维护文件的权威性、严肃性、有效性；关系到档案的外在质量；关系到公文格式适应现代化管理工作需要，并有利于提高公文处理的效率。,文件的格式,9/16/2024,44,一、,公文格式标准概述,机关公文格式标准化定义,1、标准；,2、标准化；,3、机关公文格式标准化。,机关公文格式标准化的必要性与意义,1、公文格式标准化的必要性；,2、机关公文格式标准化的意义。,9/16/2024,45,公文用纸主要技术指标：,60,g80g,胶版印刷纸或复印纸,纸张白度为,85%90%,横向耐折度,15,次,不透明度,85%,pH,值为,7.59.,5,二、国家行政机关公文格式,9/16/2024,46,公文用纸幅面及版面尺寸：,见图,A4,纸（,210,mm,297mm）,天头（上白边）,37,mm1mm,订口（左白边）,28,mm1mm,版心尺寸（不含页码）,156,mm225mm,排版规格,正文用,3,号仿宋体字,每面,排22,行,每行排,28字,二、国家行政机关公文格式,9/16/2024,47,公文中各要素标识,眉首部分：,公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人,主体部分：,公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注,版记部分：,主题词、抄送、印发机关和印发时间,二、国家行政机关公文格式,9/16/2024,48,00001,中金（集团）公司 文件,中金20043号,中金（集团）公司关于加强,文书档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、,_,、富宝,公司：,为贯彻上海市人民政府,关于进一步加强本市档案工,作若干意见,（沪府,20032,号）文件精神，加强本公司,及下属单位文书档案工作，,。,附件：,1、,意见,2、,的通知,二,OO,四年一月二日,（附注）,主题词：,文书 档案 通知,抄送：, ,档案局,中金（集团）公司办公室,2004年1,月印发,眉,首,主,体,版,记,机 密一年,特 急,1、传达行文意图；2、表明文件的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围等。,1、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。,1、表明文件的法定权威和信息源；2、确定文件的处理缓急和安全要求；3、为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。,9/16/2024,49,中金（集团）公司 文件,中金20043号,平行、下行公文，至版心上边缘25,mm,机密,特急,眉,首,9/16/2024,50,机密,特急,中金房地产公司,美加房地产公司 文件,万科房地产公司,中金房20041号,上行文至版心上边缘为80,mm,签发人：, , , , ,上报的公文需标识签发人姓名,眉,首,9/16/2024,51,00001,中金（集团）公司 文件,中金20043号,眉,首,机 密一年,特 急,目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。,便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号,传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。,发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性,文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。,反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1、机关代字；2、机关代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。,年份用全称，用六角括号,不加“第”,不编虚号,9/16/2024,52,机密,特急,中金房地产公司,美加房地产公司 文件,万科房地产公司,中金房20041号,签发人：, , , , ,联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布。,眉,首,上报的公文需标识签发人姓名;“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,9/16/2024,53,中金（集团）公司关于加强,文书档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、,、富宝,公司：,为贯彻上海市人民政府,关于进一步加强本市档案工,作若干意见,（沪府,20032,号）文件精神，加强本公司,及下属单位文书档案工作，,。,附件：,1、,意见,2、,的通知,二,OO,四年一月二日,（附注）,是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应标明附件顺序和名称，附件后无标点符号，应与正文一起装订。,应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,主,体,文件生效标识有加盖印章和签署两种形式。详见,PPT,数字、年份不能回行,应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内容、文种。,不同文件成文日期不尽相同，详见书。成文日期中的零写为“”,需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,9/16/2024,54,附件：,1、,意见,2、,的通知,二,OO,四年一月二日,（附注）,主题词：, ,抄送：, ， ,，, ,。,中金房地产公司办公室,2004年1,月印发,。,不得标识此页无正文,下弧无文字时下套,下弧有文字时中套,落款处不署发文机关名称。,9/16/2024,55,附件：,1、,意见,2、,的通知,二,OO,四年一月二日,（附注）,主题词：, ,抄送：, ， ,，, ,。,中金房地产公司办公室,2004年1,月印发,。,落款处不署发文机关名称。,9/16/2024,56,附件：,1、,意见,2、,的通知,二,OO,四年一月二日,主题词：, ,抄送：, ,中金房产公司办公室,2004年1,月印发,。,中金房产,美家房产,祥大房产,浙江数码通,江苏数码通,落款处署发文机关名称，下面标识成文时间。,9/16/2024,57,附件：,1、,意见,2、,的通知,二,OO,四年一月二日,（附注）,主题词：, ,抄送：, ， ,，, ,。,中金房地产公司办公室,2004年1,月印发,。,有些文件由签发领导人在文件正本上签字或盖章；必须冠以职务身份。,市长 韩 正,9/16/2024,58,中金（集团）公司 文件,中金20043号,中金（集团）公司关于加强,文书档案工作的通知,主题词：,文书 档案 通知,抄送：, ,档案局,中金（集团）公司办公室,2004年1,月印发,版,记,便于计算机检索和管理公文。,应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,以公文付印时间为准。,9/16/2024,59,00001,中金（集团）公司 文件,中金20043号,中金（集团）公司关于加强,文书档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、,、富宝公司：,为贯彻上海市人民政府,关于进一步加强本市档案,工作若干意见,（沪府,20032,号）文件精神，加强本公司,及下属单位文书档案工作，,。,附件：,1、,意见,2、,的通知,二,OO,四年一月二日,（附注）,主题词：,文书 档案 通知,抄送：, ,档案局,中金（集团）公司办公室,2004年1,月印发,机 密一年,特 急,1,空白页和空白页以下的页不标识页码；双页码居左空一字。,9/16/2024,60,钉口,统计表,1,横表单页码置于左下角，双页码置于左上角，,单页码表头在订口一边。,9/16/2024,61,中金（集团）公司,中金函20043号,中金（集团）公司关于加强,文书档案工作的函,富宝公司：,为贯彻上海市人民政府,关于进一步加强本市档案,工作若干意见,（沪府,20032,号）文件精神，加强本公司,及下属单位文书档案工作，,。,中金集团公司,二,OO,四年一月二日,距上页边30,mm,距下页边20,mm,红色，长均为170,mm,9/16/2024,62,上海市人民政府令,第1号,现发布上海市民办科技经营机构管理,办法，自一九八九年三月十五日起施行。,市长, 韩正 ,二,OO,四年一月二日, ,距版心上边缘20,mm,9/16/2024,63,上海市档案局,局长办公会议纪要,2004-6,会议议题,一、汇报政府信息公开工作；,二、审定预算外收入分配方案；,三、审定非常设机构组成人员调整名单。,4月20日，,局长支持召开局长办公会议。局领导,、,出席会议。,、,在审议相关议,题时列席了会议。,一,会议听取了，,。,分送：,各位局领导,抄送：,局各处室负责人,中金（集团）公司办公室,2004年1,月印发,1,9/16/2024,64,1、版头：,发文机关全称或规范化简称+文件,发文机关全称或规范化简称+（文种）,2、,用纸：,16开或者,A4,型,三、,中国共产党机关公文格式,9/16/2024,65,9/16/2024,66,文件与公文的定义,各类公文的文种,机关公文格式标准化定义,第一章 考核要求识记,9/16/2024,67,文件与公文的含义,文件的属性、文件与公文的特征,文件功能与效用及其表现,公文格式标准化的必要性与意义,中国共产党机关公文格式,第一章 考核要求领会,9/16/2024,68,公文分类的含义及各种分类方法,各类公文的文种和用法,国家行政机关公文格式,第一章 考核要求应用,9/16/2024,69,