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单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第,6,报表是,Access,数据库对象之一。报表可以对大量的原始数据进行综合整理，然后将数据分析结果打印成表。报表是以打印格式展示数据的一种有效方式。,报表,第,6,章 报表,本章主要内容,退出,6.1,报表概述,6.2,创建报,表,6.3,报表设计的一些技巧,6.1,报表概述,报表的记录源可以是表或查询对象，还可以是一个,SQL,语句。报表中显示的数据将来自记录源指定的基础表或查询。报表上的其他信息（如标题、日期和页码）存储在报表的设计中。,在报表中，对于负责显示记录源中某个字段数据的控件，需要将该控件的“控件来源”属性指定为记录源中的某个字段。,使用报表可以创建邮件标签，可以在报表中显示总计，可以对记录按类别进行分组并计算分组总计等。,6.1.,1,报表的组成,一般来说，报表的组成包括报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚五个部分，每个部分称为一个“节”。报表中的信息可以分布在多个节中。此外，可以在报表中的每个组内，添加组页眉和组页脚。,（,1,）报表页眉节,报表页眉在报表开头出现一次。可以将报表页眉用作诸如商标、报表题目或打印日期等项目。报表页眉打印在报表首页的页面页眉之前。,（,2,）页面页眉节,页面页眉出现在报表中的每个打印页的顶部，可以用它显示诸如页标题或列标题等信息。,（,3,）主体节,主体节（也称明细节）包含报表数据的明细部分。该节是对报表的基础记录源中每个记录的重复。该节通常包含绑定到记录源中字段的控件，但也可能包含未绑定控件，如标识字段内容的标签。主体节可以明细地显示记录。,注意：如果特殊报表不需要主体节，可以在其属性表中将主体节“高度”属性设置为,0,。,（,4,）页面页脚节,页面页脚出现在报表中的每个打印页的底部，可以用它显示诸如日期或页码等信息。,（,5,）报表页脚节,报表页脚在报表的末尾出现一次。可以用它显示诸如报表总计等项目。报表页脚是报表设计中的最后一节，但是在打印时，报表页脚出现在最后一个打印页的最后一个主体节之后、最后一个打印页的页面页脚之前。,（,6,）组页眉和组页脚,可以在报表中的每个组内添加组页眉和组页脚。,组页眉显示在新记录组的开头，可用于显示分组字段的数据。可以在组页眉显示适用于整个组的信息，如组名称等。组页脚出现在每组记录的结尾，可用于显示该组的小计值等信息。,6.1.,2,报表的视图类型,在,Access,数据库中，报表的视图类型通常有如下三种：,（,1,）设计视图,报表的“设计视图”用于创建报表，它是设计报表对象的结构、布局、数据的分组与汇总特性的窗口。若要创建一个报表，可在“设计”视图中进行。,在“设计视图”中，使用“格式”工具栏可以更改字体或字体大小、对齐文本、更改边框或线条宽度、应用颜色或特殊效果等。可以使用标尺对齐控件。可将控件放在主体节中，或其他某个报表节中。还可以使用工具箱添加控件，如标签和文本框等。,（,2,）打印预览视图,报表的“打印预览视图”是用于测试报表对象打印效果的窗口。,Access,提供的打印预览视图所显示的报表布局和打印内容与实际打印结果是一致的，既所见既所得。,6.1.3,报表的视图类型,（,续）,（,3,）版面预览视图,报表的 “版面预览视图” 是另一种测试报表对象打印效果的窗口。当表中的记录较多的时候，采用打印预览视图来检验报表的布局和功能实现情况会占用很长时间，这样会影响报表设计的工作效率。为了让用户能够预览报表对象的打印效果，又不至于等待太长的时间，,Access,为报表对象安排了版面预览视图。,把报表的“版面预览视图”与“打印预览视图”作比较，唯一的区别是版面预览视图只对数据源中的部分数据进行数据格式化。,6.1.,3,报表的类型,一般来说，,Access 2003,提供了,4,种类型的报表。,（,1,）纵栏式报表,在纵栏式报表中，每个字段都显示在主体节中的一个独立的行上，并且左边带有一个该字段标题标签。,（,2,）表格式报表,在表格式报表中，每条记录的所有字段显示在主体节中的一行上，其记录数据的字段标题信息标签，显示在报表的页面页眉节中。,（,3,）图表报表,图表报表是指在报表中包含图表显示的报表。,（,4,）标签报表,标签报表是,Access,报表的一种特殊类型。如果将标签绑定到表或查询中，,Access,就会为基础记录源中的每条记录生成一个标签。,6.1.,4,创建报表的方法,（,1,）“在设计视图中创建报表”方法与“新建报表”对话框的“设计视图”方法相同。,（,2,）“使用向导创建报表”方法与“新建报表”对话框的“报表向导”方法相同。,6.1.,5,修改报表的设计,在使用前面的创建报表的方法完成创建报表之后， 用户可以根据需要对某个报表的设计进行修改，包括可能要添加报表的控件、修改报表的控件或删除报表的控件等。,若要修改某个报表的设计，可在该报表的“设计”视图中进行。,进入报表的“设计”视图方法：,单击（即选定）数据库窗口右边窗格中报表列表中的某个报表对象。,单击数据库窗口工具栏中的“设计”按钮，显出该报表的“设计”视图窗口。此时，即可进行修改操作。,6.2,创建报表,通过使用向导，可以快速创建各种不同类型的报表。使用“标签向导”可以创建邮件标签，使用“图表向导”可以创建图表，使用“报表向导”可以创建标准报表。向导会提问一些问题，并根据问题的答案创建报表。然后用户可以按自己的喜好在“设计视图”中对报表进行自定义。用户可以直接在“设计视图”中创建自定义的报表。,6.2.1,自动创建纵栏式报表,例,6-1,在“学生管理系统”数据库中，使用“自动创建报表：纵栏式”创建一个基于“学系”表的报表。报表名称为：例,6-1,学系（纵栏式）报表。,6.2.2,自动创建表格式报表,使用“自动创建报表：表格式” 创建基于一个表或查询的报表。,例,6-2,在“学生管理系统”数据库中，使用“自动创建报表：表格式”创建一个基于“学系”表的报表。报表名称为：例,6-2,学系（表格式）报表。,6.2.3,使用“报表向导”创建报表,使用“报表向导”可以创建基于多个表或查询的报表。,例,6-3,在“学生管理系统”数据库中，使用“报表向导”创建一个基于“例,4-2,6,查询学生全部成绩”查询的报表。报表名称为：例,6-3,学生全部成绩报表。,6.2.4,使用图表向导创建报表,使用“图表向导”可以创建基于多个表或查询的报表。,例,6-4,在“学生管理系统”数据库中，使用“图表向导”创建一个基于“例,4-3,1,统计全校男学生和女学生的人数”查询的图表报表，该报表的“打印预览视图”如图,6-22,所示。该报表名称为：例,6-4,全校男学生和女学生人数的图表报表。,6.2.5,使用标签向导创建报表,可以使用“标签向导”或直接在“设计视图”中创建标签报表。,使用“标签向导”创建标签报表时，向导会向用户详细提问记录源、字段、布局以及所需格式，并根据用户的回答创建标签。,一般来说，用户可先使用向导创建标签报表，然后在该报表的“设计视图”中对标签的外观进行自定义设计，这样可以加快标签报表的创建过程。,6.2.5,使用标签向导创建报表,（,例,6-5,）,例,6-5,在“学生管理系统”数据库中，使用“标签向导”创建一个基于“班级”表的标签报表。报表名称为：例,6-5,班级的班主任标签报表。,单击“可用字段：”列表框中的“班级名称”，单击该对话框中的,“”,按钮，立即在“原型标签：”下的框中显出：班级名称。按键盘上的“Enter”键，在,班级名称,后换行，此时插入点位于“原型标签：”下的框中的第二行开头，输入“班主任：”。单击“可用字段：”列表框中的“班主任”，单击,“”,按钮，便在“原型标签：”下的框中第二行中的“班主任：”后边显出：班主任。按键盘上的“Enter”键，在,班主任,后换行，此时插入点位于“原型标签：”下的框中的第三行开头，输入“电话：”。单击“可用字段：”列表框中的“联系电话”，单击, 按钮，便在“原型标签：”下的框中第三行中的“电话：”后边显出：联系电话。如图6-27所示。,注意：,6.2.6,使用设计视图创建报表,图,6-31,默认的报表“设计视图”窗口,6.2.6,使用设计视图创建报表,（,续）,图,6-32,选定了“主体”节的报表“设计视图”窗口,6.2.6,使用设计视图创建报表,（,续）,图,6-33,指定记录源的报表“属性”对话框,图,6-34,记录源字段列表,图,6-35,控件工具箱,添加控件的方法之一：直接从记录源的“字段列表”窗口中反复把报表需要的有关字段拖放到报表的某节中的适当位置。,添加控件的方法之二：从工具箱（如图,6-37,所示）中单击选择某控件，然后单击该报表的某节中的适当位置。,6.2.6,使用设计视图创建报表,（,续）,根据需要可进行调整控件位置和大小等工作。首先单击某个需要调整位置的控件，显出该控件的移动控点和尺寸控点。,当按下鼠标左键时鼠标的形状是一个黑色的张开手掌图案时，这时候按下鼠标左键并拖动鼠标可同时移动两个相关控件。,当鼠标指向控件的左上角的黑色方块的移动控点时，鼠标的形状为一个手指向上的手的图案，这时候按下鼠标左键并拖动鼠标仅可移动一个该指向的控件。,6.2.6,使用设计视图创建报表,（,例,6-6,）,例,6-6,在“学生管理系统”数据库中，使用“设计视图”创建一个基于“班级”表的报表，要求在报表中画出水平和垂直框线等，该报表设计完成时的设计视图如图,6-37,所示。报表名称为：例,6-6,班级清单报表。,框线,框线,框线,框线,框线,6.3,报表设计的一些技巧,为了使设计出来的报表更能符合用户的要求，需要对报表进行进一步的设计，如对记录排序、分组计算等进行设置。,6.3.1,报表记录的排序,在前面介绍的使用“报表向导”创建报表过程里，在如图,6-10,所示的“报表向导”对话框中设置字段排序时，最多只可以设置,4,个字段对记录排序。,在报表的“设计视图”中，在“排序与分组”对话框中最多可以设置,10,个字段或表达式对记录排序。,6.3.1,报表记录的排序（,例6-7,）,例,6-7,在“学生管理系统”数据库中，以“例,6-6,班级清单报表”为基础，创建出先按专业代码升序、再按年级的右边两个字符降序排序的报表。报表名为“例,6-7,按专业及年级排序的班级报表”。, 单击选定“例,6-6,班级清单报表”对象，单击“复制”按钮，单击“粘贴”按钮，在显出的“粘贴为”对话框中，指定报表名称为：例,6-7,按专业及年级排序的班级报表。单击“确定”按钮。,打开“例,6-7,按专业及年级排序的班级报表” 的“设计视图”窗口。,单击“视图”菜单中的“排序与分组”，显示“排序与分组”对话框。,在该对话框第一行的“字段,/,表达式”列中，选择“专业代码”字段，在第一行的“排序次序”列中，设置为“升序”。在第二行的“字段,/,表达式”列中，输入表达式：,=RIGHT,（,年级,，,2,），在第二行的“排序次序”列中，设置为“降序”，如图,6-43,所示。,6.3.1,报表记录的排序（,例6-7,）,图,6-43 “,排序与分组”对话框,6.3.1,报表记录的排序（,例6-7,）,先按专业代码升序、再按年级的右边两个字符降序排序。,6.3.2,报表记录的分组,在报表“设计视图”窗口中，单击工具栏上的“排序与分组”按钮，显示“排序与分组”对话框。在该对话框中的某行（从第一行开始）的“字段,/,表达式”列单元格中，选择要用作分组依据的字段或键入表达式，“排序次序”默认设置为“升序”。然后，对该“字段,/,表达式”单元格中的字段或表达式，设置与其对应的下列的一个或多个组属性：,（,1,）将“组页眉”或“组页脚”或两者同时设为“是”，以创建分组级别。,（,2,）“分组形式”：指定对值的分组方式。在其下拉列表中会提供哪些可用的选项，取决于分组字段的数据类型，对不同的数据类型字段所提供的可用选项将会不同。如果是按表达式分组，将显示适于所有数据类型的全部选项。,（,3,）“组间距”：作为分组依据的字段或表达式中的值，指定有效的组间距。,（,4,）“保持同页”：指定,Access,在同一页中是打印组的所有内容，还是仅打印部分内容。,6.3.2,报表记录的分组,（,例,6-8,）,例,6-8,在“学生管理系统”数据库中，以“班级”表为数据源，创建出先按年级升序并分组、再按专业代码降序排序的报表。报表名为“例,6-8,按年级分组并按专业排序的班级报表”。,6.3.2,报表记录的分组,（,例,6-8,）,自动添加上按年级分组后的“年级页眉”节和“年级页脚”节,6.3.2,报表记录的分组,（,例,6-8,续）,6.3.2,报表记录的分组,（,例,6-8,续）,6.3.3,添加计算控件实现计算,在报表中添加计算控件，并指定该控件来源的表达式，可以实现对该表达式的计算功能。在打开该报表的“打印预览视图”时，在该计算控件文本框中显示出其表达式计算结果的值。,在报表中添加计算控件的简要步骤如下：,在报表“设计视图”中的某个节区中添加一个文本框控件。,（,1,）若要计算一组记录的总计值或平均值，将文本框添加到组页眉或组页脚节区中。,（,2,）若要计算报表中的所有记录的总计或平均值，请将文本框添加到报表页眉或报表页脚节区中。, 单击文本框控件，单击 “属性”按钮，显出“属性”对话框。在“控件来源”属性框中，键入以等号“,=”,开头的表达式。例如：,=,Avg,(,成绩,),、,=Sum(,实发工资,),、,=,单价,*0.85*,数量,、,=Count(,学号,),、,=,小组合计,/,总计,、,=Date(),、,=Now(),等等。,注意：在报表的“设计视图”窗口，单击一次某文本框控件、再单击一次该文本框控件，进入文本框控件的标题文本编辑状态，此时，可以在文本框中直接输入以等号“,=”,开头的表达式。,6.3.3,添加计算控件实现计算,（,例,6-9,）,例,6-9,在“学生管理系统”数据库中，对报表“例,6-8,按年级分组并按专业排序的班级报表”进行复制,/,粘贴操作，产生出名为“例,6-9,按年级分组统计并按专业排序的班级报表”的报表。对“例,6-9,按年级分组统计并按专业排序的班级报表”进行如下修改补充：在“年级页脚”中，添加“年级班级合计：”标签及该年级班级合计的文本框。在“报表页脚”中，添加“全部班级总计：”标签及全部班级总计的文本框。在“页面页脚”中，添加能显出形如“第,i,页,/,总,n,页”那样的文本框。在“报表页眉”中，添加“制表日期：”标签及制表日期的文本框。,6.3.3,添加计算控件实现计算,（,例,6-9,续）,复制产生的“例,6-9,按年级分组统计并按专业排序的班级报表”,6.3.3,添加计算控件实现计算,（,例,6-9,续）, 在“年级页脚”节区中，添加“年级班级合计：”标签，添加一个文本框在文本框内直接输入：,=Count(,班级名称,),。, 在“报表页脚”节区中，添加“全部班级总计：”标签，添加一个文本框，在该文本框内直接输入：,=Count(,班级名称,),。, 在“页面页脚”节区中，添加一个文本框，在该文本框内直接输入：,= ,第, & Page & ,页, & /,总, & Pages & ,页,。,在报表页眉区中，添加“制表日期：”标签，添加一个文本框，在该文本框内直接输入,：=Date()。如图6-52所示。并设置该文本框的“格式”属性值为“长日期”。,6.3.3,添加计算控件实现计算,（,例,6-9,续）,6.3.3,添加计算控件实现计算,（,例,6-9,续）,6.3.4,两级分组统计及百分比计算,例,6-10,在“学生管理系统”数据库中，以“学生”表为数据源，创建一个先按学号左边的前,2,个字符分组、再按性别分组统计各年级的男、女学生人数及其占该年级学生总人数的百分比的报表。报表名为“例,6-10,男女学生人数统计报表”。该报表的结构设计如图,6-54,所示。,6.3.4,两级分组统计及百分比计算,（,例,6-10,）,6.3.5,多列报表,多列报表即是在报表中使用多列格式来显示数据。多列报表中的数据紧凑，可节省纸张，一目了然。,多列报表的一般创建步骤如下：,在报表“设计视图”中创建一个新报表或打开一个报表,。,单击“文件”菜单中的“页面设置”，显出“页面设置”对话框,。, 在“页面设置”对话框中，单击“列”选项卡。如图6-56所示。,在“网格设置”标题下的“列数”编辑框中，键入每一页所需的列数,。,6.3.5,多列报表,（,续）,6.3.6,子报表,子报表是插在其他报表中的报表。在合并报表时，其中一个必须作为主报表。主报表可以是绑定的也可以是未绑定的，即主报表可以基于也可以不基于表、查询或,SQL,语句。,主报表可以包含子报表，也可以包含子窗体，而且能够包含多个子报表或子窗体。,在子报表和子窗体中，同样也可以包含多个子报表和子窗体。,6.3.6,子报表,（,续）,一个主报表最多可以包含两级子报表或子窗体，而每一级均可以有多个子报表或子窗体。表,6-1,展示了在一个主报表中可能有的子窗体和子报表的组合。,表,6-1,子报表,/,子窗体的级层关系,第,1,级,第,2,级,子报表,1,子报表,2,子报表,1,子窗体,1,子窗体,1,子窗体,2,6.3.6,子报表,主报表和子报表可以基于完全不同的记录源，此时主报表和子报表之间没有真正的关系。例如：主报表的记录源是“学系”表，而子报表的记录源是“课程”表，这样两个不相关的报表组合成一个报表。,主报表和子报表也可以基于相同的记录源或相关的记录源。例如：“学生”表与“修课成绩”表之间的关系是“一对多”关系。主报表的记录源是“一对多”关系中“一”方的表（如主报表的记录源是“学生”表），子报表的记录源是“多”方的表（如子报表的记录源是“修课成绩”表）。,如果要将子报表链接到主报表，在创建子报表之前应确保已与基础记录源 （即表、查询或,SQL,语句）建立了关联。,1在已有报表中创建子报表,（,例,6-11,）,例,6-11,在“学生管理系统”数据库中，在“例,6-11,学系信息表”报表中创建一个以“专业”表为数据来源的子报表，该子报表的名称为：专业 子报表。,1在已有报表中创建子报表（例6-11,续,）,1在已有报表中创建子报表（例6-11 续）,2将已有报表作为子报表添加到另一个报表中,一般的操作步骤如下：, “设计视图”中打开希望作为主报表的报表。, 按,F11,切换到“数据库”窗口。, 单击选定某个（希望作为子报表的）报表对象，按着鼠标左键，将该报表从“数据库”窗口拖到主报表中需要出现子报表的节，,Access,将自动将子报表控件添加到主报表中。,此外，在确保已选择了工具箱中的“控件向导”按钮后，单击选定某个“表”对象，按着鼠标左键，也可将该数据表从“数据库”窗口拖到主报表中需要出现子报表的节，此时，要根据（如例,6-11,中介绍的）“子报表向导”对话框的提示操作下去即可。,3链接主报表和子报表,在插入包含与主报表数据相关信息的子报表时，子报表控件必须与主报表相链接。,主报表与子报表间的链接，可以确保在子报表中显示的记录与在主报表中显示的记录保持正确的同步的对应关系。,如果主报表的数据源和子报表的数据源已经建立了关系，那么在创建子报表时，,Access,将自动使子报表与主报表保持同步；如果没有建立关系，可通过“设计视图”打开包含有子报表的主报表，单击选定“子报表”控件，单击“属性”按钮，打开子报表的“属性”对话框，去设置“链接子字段”和“链接主字段”。如图,6-65,所示。,3链接主报表和子报表,（,续）,图,6-65 “,链接子字段”和“链接主字段”属性,6.3.7,报表快照,报表快照是一种扩展名为,.,snp,的文件，文件中包含了,Access,报表中每一页的高保真副本，并保留了报表中的二维布局、图形以及其他的嵌入对象。,用户可以在脱离,Access,环境的情况下，打开某个扩展名为,.,snp,的报表快照文件来查看该报表。,6.3.7,报表快照,（,续）,创建报表快照的步骤如下：, 在“数据库”窗口中，单击要为其创建报表快照的报表名称。, 在“文件”菜单上，单击“导出”命令。, 在“保存类型”下拉列表框中，单击“快照格式（*,.,snp,）”。, 单击“保存位置”框右侧的箭头，选定导出的目标驱动器或文件夹。, 在“文件名”框中输入文件名。, 单击“导出”按钮。,
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