办公室环境的布置和管理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,办公室环境的布置和管理,1,教学策划,学习目的:,本章重点介绍办公室事务中的办公环境和用品管理,帮助你尽快熟悉办公室的工作环境，提高工作效率。,学习重点:,1、办公环境管理的内容与要求；,2、办公环境管理的措施。,学习难点:,1、如何布置办公室；,2、办公室安全管理的,方法与技巧；,3、识别办公室安全隐患；,4、技能训练。,2,一、 办公室环境的含义（重点）,是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。,上司及文秘人员的,办公室、问讯处、,接待室或会议室等。,3,二、办公环境的管理原则（重点）,方便,舒适整洁,和谐统一,安全。,(1)创造舒适而工作效率高的环境。,(2)塑造组织形象。,(3)建立挡驾制度。,(4)有利于保密工作。,上司的工作内容、爱好、,年龄和个性。,4,想想看：,办公室的七大效率杀手有哪些？,1、空气杀手； 2、光线杀手；,3、声音杀手； 4、空间杀手；,5、设备杀手； 6、文件杀手；,7、职能杀手。,5,三、,办公室的布局与布置,（1）布局,封闭式布局。,开放式布局,6,（2）办公环境布置（难点）, 布置要点, 营造一个安静的工作环境；, 保证良好的采光、照明条件；, 合理安排座位；, 力求整齐、清洁。,7,布置的原则1,办公室，,采用一个大间。,桌子，,使用同一大小。,档案柜，,应与其他柜子的高度一致。,布置,，采用直线对称。,有许多客户来访的部门，,通常置于入口处。,主管的办公区域，,需保留适当的访客空间。,主管的工作区域，,位于部属座位之后方。,8,布置的原则2,全体职员的座位，,应面对,同一方向,布置。,常用的文件与档案,，应置于,使用者附近,。,公共空间和私人空间，,应保持一定的独立性。,桌与桌之间，,应留有一米左右的距离。,桌位的排列，,宜使,光线,由工作人员的左侧射入。,最常用的办公物品，,应放在伸手可及的地方。,办公自动化设备,，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。,9,考考你,安装,隔音设备,配备合适,光源,选择理想的,办公桌椅,合理放置,办公设备,调节合适的,空调温度,选择合适的,屏风、窗帘、档案柜,怎样优化办公设备？,10,考考你,怎样美化办公环境？,办公室装饰,办公室绿化,11,四、办公室的视觉环境管理1,包括办公室内覆盖物的颜色和照明。,1.覆盖物，,它包括墙壁、天花板、,地面、门窗、支柱等上面的覆盖物。,(1)有效地使用颜色。,(2) 颜色应协调一致。,12,办公室的视觉环境管理2,2照明：,1）光线的量；2）光线的质；3）光的设计。,光亮宜遵循以下原则设计：,降低光源强度；,避免直接光射；,避免物体遮光。,13,五、办公室的听觉环境管理,听觉环境：,指办公,室所处的有益声音,或有害声音。,14,六、办公室的空气环境管理,1) 温度：,2）湿度：,3）新鲜度,：,4）清洁度：,22 26,40%60%,25米秒,打扫、拖洗、擦净、,上腊与打光等。,15,清理和清扫的范围,办公用品、,书架上的书籍、,文件夹里的资料、,地毯、,整套沙发装饰、,抽烟工具、,挂画、摆设、废物筒。,16,文员办公室的布置,办公桌、电话、文件夹、各种笔、胶水、剪刀、回形针、印盒等文具、办公桌抽屉里的物品、文件柜等。（下班前）,17,七、办公室的保健与安全环境管理,1、保健,定期健康检查；,灌输卫生知识；,采取疾病预防；,保持环境整洁；,推行健康运动；,举办康乐活动。,18,2、安全管理,（1）树立安全意识,掌握基本的,法律知识,，用法律保护自己的合法劳动权益；,上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的,规章制度,；,细心检查并,主动识别,存在于工作场所及机器设备等的隐患，并,及时排除,或,向上司报告,，尽快解决，以维护好健康安全的工作环境。,19,(2)识别办公室安全隐患1（难点）,办公建筑隐患：,主要指,地、墙、天花板及门、窗等,，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。,办公室物理环境方面的隐患：,如,光线,不足或刺眼，,温度、湿度,调节欠佳，,噪音,控制不当等。,办公家具方面的隐患：,如,办公家具和设备,等摆放不当，阻挡通道；家具和设备,有突出的棱角；橱柜等端堆放太多,东西有倾斜倾向等。,20,(2)识别办公室安全隐患2,办公设备及操作中的隐患：,如,电线,磨损裸露、拖曳,电话线,或电线、,电脑显示器,摆放不当的反光、,复印机,的辐射、违规操作等。,-,工作中疏忽大意的人为隐患,：如,站在转椅,上举放物品、女士的,长头发,卷进有关的机器设备、复印后将,保密原件,遗留在复印机玻璃板上、在办公室里,抽烟,、,不能识别,有关的安全标识等。,-消防隐患：,如乱扔,烟头,、,灭火,设备,已损坏或过时、,灭火器前,堆放物品、,火灾警报,失灵等.,21,(3)进行安全检查,包括,办公环境,和,办公设备,两部分：,要区分“,隐患记录及处理表,”和,“,设备故障表,”的使用。,前者,记录的是隐患，包括办公环,境和办公设备两部分；,后者,是记录办公设备运行中,出现的故障。,22,隐患记录及处理表,序号,时间,地点,发现的隐患,造成隐患的原因,隐患的危害和后果,处理人,采取的措施,1,11月4日,研发部,靠窗一排电脑屏幕耀眼,无窗帘遮阳,有损眼睛,行政主管张强,安装窗帘,2,11月19日,研发部,一名外来人员没有访客胸卡,接待人员离岗,有安全和失密隐患,行政主管张强,强调接待处职责要求,3,11月25日,研发部,周末5号文件资料柜未锁,负责研发的人员外出开会,失密隐患,研发部经理王立统,周一部务会上强调,23,设备故障表,24,（4）安全管理重点,防盗,在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班。,防火,火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。,防止意外伤亡,为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员 进行防止意外事故的教育，使之,平时养成安全的工作习惯。,25,相关知识,通常企业办公室中安全检查的方法是:,1.,确定检查周期,，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；,2.,发现隐患,，在职责范围内排除危险或减少危险；,3.如果发现个人职权,无法排除的危险,，有责任和义务报告、跟进、直至解决；,4.将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程,认真记录,在本企业的“隐患记录及,处理表”中。,26,办公用品的发放和管理,1,（1）办公用品主要包括五大类：,纸簿类,包括复印纸、标签纸、复写纸、信封、笔记本、,收据本等；,笔尺类,包括各类笔、橡皮、赤子、修正液等；,装订类,包括订书器、剪刀、胶带、大头针、曲别针等；,归档用品,包括文件夹、档案袋、收件日期戳等。,办公用易耗品主要有哪些？,27,办公用品的发放和管理2,（2）办公用品发放程序：,专人管理发放；,规定发放时间；,急需物品处理；,印制物品申请表；,填写申请表，主管批准；,清点核实物品；,提醒节约使用。,28,办公用品的发放和管理3,（3）节约用品措施：, 复印需经主管批准，专人管理；, 专人管理传真机并做记录；, 按需使用计算机、打印机、因特网，加,强监督；, 减少打私人电话，控制国内、国际长途,电话，核对电话账单；,节约使用纸笔等办公用品。,29,