办公环境管理(新)_2

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,项目二 管理办公室事务,商务秘书实务,1,办公环境管理,2,学习目标,1.,能够设计办公室环境的格局。,2.,能够维护办公室的工作环境。,3.,能够改进和优化办公环境。,4.,能够按照需求创建办公室环境。,3,一、办公室的含义,关于办公室的含义,主要有两个方面,:,1,、办公的房子,是工作人员办理公务的地方；,2,、机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机构,是设在上司身边直接为上司服务的综合部门。,4,1,、办公环境的涵义：,办公环境,或称为办公室环境。从广义上说，它是指,定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境是指,定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。,人文环境主要是指工作氛围和办公环境。,自然环境包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。,二、办公环境管理,5,2、办公环境管理的原则,（,1,）舒适,对于一个办公室来说,不管是其装潢,.,或是其摆设,.,都应以舒适为准光线,色彩,气候,噪音等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响,（,2,）和谐,一个和谐的办公环境,能激发工作人员的团队精神,.,因此,在优化办公环境时,要注意其和谐性,.,如办公室的办公桌椅,橱柜等的大小,格式,颜色要尽可能统,这不但可以增强办公室的美观效果,更重要的是可以强化成员之间的平等观念,创造和谐的人际关系,.,6,（,3,）实用,首先是办公室布局应该力求方便,争取时效,如相同或相关的部门应尽可能安排在相邻的地点,以避免不必要的穿插和迂迥,便利工作的密切联系和同步进行,其次,为了改善办公室的单调环境,可以适当地放置,些工艺品或花草因为办公室往往就是组织的一个,窗口,.,（,4,）安全,保证组织的物品安全是涉外秘书的重要职责之一,也是优化办公环境不可忽略的一个原则,.,布置办公室时要留意附近的环境和办公室存放财物的安全,7,一 办公室环境格局设计,任务情境,某公司准备在上海开办一个销售分公司，租用了某写字楼其中的一层大厅，秘书小张接到了布置办公室的任务。对于一层大厅的格局需要重点考虑的是该公司的产品需要一块两百平米的展区，同时还要合理布置正副经理的办公区、接待区、销售部、财务部。小张将整个一层大厅设计为当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室，大厅的前半部区域用作产品展厅，大厅后半区域作为销售分公司的办公区，每个区域都使用能站立并能够移动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。,思考：这样的办公环境布局是否妥当可行？,8,任务一 办公室环境格局设计,一、办公室环境,办公室环境是指办公室中影响工作人员的心理、态度、行为以及工作效率的各种因素的总和。,硬环境：建筑设计、室内空气、光线、颜色、,办公设备等,软环境：办公室的工作气氛、人员的素养、,团体凝聚力等,9,一 办公室环境格局设计,二、办公室布局,1.开放式办公室,10,11,12,一 办公室环境格局设计,(,1),开放式布局的优点, 建筑成本的降低。, 空间利用率的增加。, 重新布局的灵活性。, 易于沟通，便于交流。 易于管理。 容易集中化服务及共享办公设备。,13,一 办公室环境格局设计,(,2),开放式布局的缺点, 缺乏单独办公的机会。, 不容易集中精力。, 很难进行机密性工作。, 噪声太大。,14,一 办公室环境格局设计,2.封闭式办公室,15,16,一 办公室环境格局设计,(1)封闭式办公室的优点, 比较安全，便于锁门。, 可以保证工作的机密性。, 易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业的工作。, 保护私人空间，易于保护隐私。,(2)封闭式办公室的缺点, 建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修。, 难以监督员工的活动。, 难以进行沟通。员工被分隔开，易感觉孤独。,17,三、办公室结构和布局需要考虑的因素,(1)职工的人数。人数多，需要的空间就大，费用也要增加。,(2)购买或租用的面积。面积越大，费用也越高，尤其是在一些城市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。,(3)机构的建制和办公空间的分类。如需要多少个部室。,(4)组织经营的性质或内容。,(5)便于部门间的工作联系，以确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不必要的重复与浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排近邻，减少工作人员和文件流动的次数和距离。,18,一 办公室环境格局设计,(6)办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。,(7)走廊、楼梯、通道的宽窄要适宜畅通，符合安全需要，并安排好公用区域。,(8)办公室随组织的发展变化也要变更，需要具有灵活性。如采用容易站立、移动或拆除的间隔物，给办公室的设计和改变提供更大的选择,。,19,四、办公室布置的原则,1,、有利于沟通,2,、便于监督,3,、协调、舒适,20,二 办公室环境优化,刘经理在外面忙了整整一上午，分别与几家客户谈了新产品分销的相关事宜，吃过了午饭，他打算回公司看看还有什么重要的事情需要他最后拍板。刚一推开公司的门，一股刺鼻的气味让他脸色一下子难看了起来，他忍住了没发脾气，再往前走，经过一道回廊，以前一直亮着的灯怎么今天没亮。他把秘书小张喊来，问他气味的事。小张解释说中午吃工作餐的时候，大家叫来的外卖有当下最流行的地方小吃，气味虽难闻，不过味道却很好，闻到的气味大概是这些小吃散发出来的。刘经理叫小张停下手中其他一切事情，处理掉这难闻的气味，并叫小张把办公室的灯都打开，今天下午先把办公室环境搞好了，再做其他的事情。,思考：公司办公室的环境都出现了哪些问题，应该如何处理？,21,二 办公室环境优化,一、改善办公室环境的办法1.办公室的绿化,2. 空气的优化,(1)温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。办公室的温度冬天一般在2022，夏季在2325之间为最宜。,(2)湿度。,(3)清洁度。,(4)流动速度。,22,办公室环境优化,3.光线的优化,办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力。,4,、色调的优化,暖色调：红、橙、黄,冷色调：绿、蓝、紫,中间色：黑、白、灰,23,24,25,三 办公室环境维护与安全管理,秘书小张每天上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸零乱堆积，公用字典扔在窗台，废纸装满了没人倒，她都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。,秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常让别人找不到，从而影响了工作,。,26,三 办公室环境维护与安全管理,秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西找，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。,思考：上述三位秘书的办公室环境维护与管理能力如何？,27,三 办公室环境维护与安全管理,一、办公室日常维护的内容,1,、办公空间,2,、办公桌椅,3,、办公用品,4,、计算机等自动化办公设备。,28,二、办公室的安全隐患及处理,（一）办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患,1,、地、墙、天花板、门、窗中的隐患；,2,、光线、通风、噪音、温度、通道隐患；,3,、办公家具隐患；,4,、办公设备及操作隐患；,5,、工作中大意造成伤害的隐患；,6,、工作中大意造成泄密的隐患；,7,、火灾隐患,29,（二）.办公环境隐患检查的方法,(1)确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查。,(2)发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险。,(3)如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进直到解决。,(,4)将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录处理表”中。,30,隐患记录及处理表,序号,时间,隐患情况,造成隐患原因,隐患危害,处理人,采取的措施,1,11,月,4,日,电脑线交叉错乱,地表裸线多无人处理,绊倒人,工程部王亮,整理埋在地毯下,2,11,月,11,日,标识牌掉落,固定的钉子脱落,牌子掉下砸伤人,工程部王亮,重新固定好,3,11,月,18,日,机器卡纸,使用设备操作不当,机器损坏,电脑部李华,检修复印机,4,11,月,19,日,靠窗一排电脑屏幕晃眼,无窗帘遮挡,有损眼睛,行政主管张强,安排窗帘,5,11,月,25,日,周末,5,号文件资料柜未锁,负责研发的人员外出开会,失密隐患,研发部经理王立同,周一开会强调,31,课 后 训 练,一、案例分析题,1姜成维进入民营公司大唐公司实习不久，办公室主任带着他到各个部门转了一圈，姜成维发现办公室崭新，办公设备与条件也不错。但各个部门也存在很多问题，比如，办公桌椅摆放不够美；一些公共设备摆放不合理；办公桌上杂乱无章，尤其是女职员办公桌上还摆放着个人DIY照片、小花盆、卡通小饰品等，把文件材料挤在一个小空间里；窗台上布满灰尘；房檐上走廊上的角落里隐隐约约有蜘蛛网丝；绿化植物没有好好料理。回到自己办公室后，办公室主任布置了一个任务交给姜成维：设计一个详细可行的改善办公环境的方案。姜成维不愧为秘书专业的高才生，充分了解公司是一个刚创办不久的民营企业，根据对各个部门办公环境的认识与感受，结合民营企业特点及员工素质情况，不出几天就设计了一份详细完善的办公环境改善方案。,32,课 后 训 练,方案得到办公室主任的肯定，一些具体措施也得到了具体的实施，而且效果不错。,分析讨论：,(1)如果你是姜成维，你会如何改善大唐公司的办公环境？,(2)对职员个人办公环境该如何整理？,(3)如何才能创造办公环境的和谐与舒适？,2. 分析讨论：,(1)对于上班可以带小孩、带宠物的办公环境，你怎么看待，赞成还是反对？,(2)比较人性化的办公环境设计与整洁有序的办公环境设计，如果你是老板，你倾向于采用哪一种？谈谈你的看法。,33,