Access课件-第2章

,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,第,2,章 创建数据库和表,主要内容,2.1,数据库应用系统的设计,2.2,数据库的创建,2.3,数据表的建立,2.4,数据表的维护,2.5,表中数据的操作,2.6,表间关系的建立,2.1,数据库应用系统的设计,使用,Access,进行数据库设计的一般步骤,需求分析,1,确定数据表,3,获得概念模型,2,确定表中字段,4,优化字段,6,确定表间关系,5,确定其他对象,7,需求分析,信息需求，即用户需要使用此数据库存储哪些信息。,处理需求，即用户需要对数据实现哪些处理功能。,安全性和完整性需求，即用户对数据库中信息的安全保密要求和完整性约束要求。,2.1,数据库应用系统的设计,概念模型设计,将需求分析得到的数据库的数据组成及功能要求抽象成概念模型,常用,E-R,图表示，以,“,图书管理系统,”,为例,2.1,数据库应用系统的设计,M,N,1,N,N,1,N,1,图书,图书馆藏,读者,类别,借阅,馆藏,分类,出版,出版社,数据模型设计,确定数据表,确定表中字段和主键,确定表间关系,确定其他对象,2.1,数据库应用系统的设计,确定数据表,即用若干个二维表（即关系）描述各个实体型及其联系。,遵守一事一地原则：,一个实体型转换成一个关系模式；,一个,1,：,1,联系可以转换为一个独立的关系模式，也可以与任意一端对应的关系模式合并；,一个,1,：,n,联系可以转换为一个独立的关系模式，也可以与,n,端对应的关系模式合并；,一个,m,：,n,联系转换为一个关系模式。,确定表中字段和主键,确定字段原则：,确保每个字段能够直接描述该表对应的实体型；,确保同一个表中的字段不重复；,确保每个字段是最小逻辑存储单元，不能是多项数据的组合。,确定主键原则：,不能出现重复值,不能为空值,图书管理系统的关系模式,图书信息表（,索书号,，类别码，书名，作者，售价，出版社编号，出版日期，,ISBN,号，馆藏数量）,图书类别表（,类别码,，分类名称）,出版社信息表（,出版社编码,，出版社名称，所在城市，邮政编码，通讯地址，联系电话）,图书馆藏表（,图书条码,，索书号，馆藏地，架位号，流通状态）,读者信息表（,读者编号,，姓名，性别，出生日期，办证日期，,VIP,，联系电话，照片）,图书借阅表（,借阅编号,，图书条码，读者编号，借出时间，归还时间，经手人，说明）,图书管理系统的表间关系,主表,相关表,主键,（主表中）,外键,（相关表中）,关系,1,类别表,图书信息表,类别码,类别码,关系,2,出版社表,图书信息表,出版社编码,出本社编码,关系,3,图书信息表,图书馆藏表,索书号,索书号,关系,4,图书馆藏表,图书借阅表,图书条码,图书条码,关系,5,读者信息表,图书借阅表,读者编号,读者编号,确定其他对象,查询,窗体,报表,数据访问页,宏,模块,创建数据库的两种方式,1,先建立空数据库，然后添加各种对象,2,使用“数据库向导” 创建所需的对象,2.2,数据库的创建,创建数据库,单击“文件”菜单中的“新建”命令；,或单击工具栏上的“新建”按钮,空数据库的创建,创建数据库,使用模板创建数据库,主窗口,数据库窗口,当前对象设计工具条,当前页对象列表,切换对象页,ACCESS,窗口,2.3,数据表的建立,了解表之表的结构与数据,了解表之表的创建方法,设计视图,“数据库”窗口,选择“表”选项卡,单击“新建”按钮,数据表视图,表向导,导入表,链接表,创建数据表,表 的 设 计 视 图,字段名称,数据类型,说明,字段属性,关键字,表的数据表视图,字段名,表中记录,第一条记录,前一条记录,记录号,下一条记录,最后一条记录,表中的记录数,字段名长度：164个字符,可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符,不能包含句号（.）、惊叹号（！）、方括号（ ）和重音号（）,字段命名规则,数据类型,大小,用途,文本,最多存储,255,个字符,用于文本或文本与数字的组合，例如姓名、地址；或者用于不需要计算的数字，例如电话号码、零件编号或邮编。,备注,最多存储,65,536,字符,用于长文本和数字，例如注释或说明。,数字,存储,1,、,2,、,4,或,8,个字节,用于将要进行算术计算的数据，但涉及货币的计算除外。例如人数、大小。,日期,/,时间,存储,8,个字节,用于日期和时间。例如出生日期、借书日期。,货币,存储,8,个字节,用于存储货币值，并且计算期间禁止四舍五入。例如单价。,自动编号,存储,4,个字节,用于在添加记录时自动插入的唯一顺序（每次递增,1,）或随机编号。一般用于主键，用户不能修改。,是,/,否,存储,1,位,用于只可能是两个值中的一个（例如“是,/,否”、“真,/,假”、“开,/,关”）的数据。不允许,Null,值。,OLE,对象,最多存储,1GB,（受磁盘空间限制）,用于使用,OLE,协议在其他程序中创建的,OLE,对象（如,Microsoft Word,文档、图片、声音或其他二进制数据）。例如照片。,超链接,最多存储,64,000,个字符,用于超链接。超链接可以是,UNC,路径或,URL,。,查阅向导,一般,4,个字节,用于允许用户使用组合框选择来自其他表或来自值列表的值。,常用，能详细说明字段名及数据类型,步骤：,“,数据库,”,窗口，,“,表,”,对象，,“,新建,”,按钮，进入,“,新建表,”,对话框,单击,“,设计视图,”,，,“,确定,”,，进入表的设计视图；,定义全部字段。,上半部分：字段输入区，依次为：字段选定器、字段名称列、数据类型列和说明列。,下半部分：字段属性区，设置字段属性值。,单击,“,字段选定器,”,设置主关键字。,保存,任务,2-3,使用“设计”视图建立表,在表向导的引导下，选择一个表作为基础来创建所需表,简单、快捷,步骤：,“,数据库,”,窗口，,“,表,”,对象，,“,新建,”,按钮，进入,“,新建表,”,对话框,单击,“,表向导,”,，,“,确定,”,，进入,“,表向导,”,对话框,选择,“,示例表,”,，从,“,示例字段,”,选择字段,输入表名，设置关键字,确定此表是否与其他表相关,修改表或向表中输入数据，完成。,使用,“,表向导,”,创建的表结构，可能与用户的实际要求有所不同，需要通过,“,设计,”,视图对其进行修改。,任务,2-4,使用“表向导”建立表,步骤：,“,数据库,”,窗口中，,“,表,”,对象，,“,新建,”,按钮，进入,“,新建表,”,对话框,单击,“,数据表视图,”,，显示空数据表,输入各字段名，保存,是否设置主键，是,-,创建一个自动编号字段作为主键；否,-,不创建主键；取消,-,放弃保存表,说明：,也可以双击,“,通过输入数据创建表,”,来打开,“,数据库视图,”,使用,“,数据表,”,视图建表，只能说明字段名，不能说明每个字段的数据类型和属性值。,所有字段的类型都是,“,文本,”,型。,任务,2-5,使用“数据表”视图建立表,获取外部数据,用途：,如果创建数据库表时所需的表已经存在，只需将其导入或链接,可作为建立表的两种方法,导入与链接的不同：,导入,将其他程序的数据文件中的数据复制到,Access,表中，通过,Access,所作的改变不影响原来的数据,链接,直接访问其他程序的数据文件中的数据，通过,Access,所作的改变的均会影响原来的数据,可以导入或链接的数据类型：,Access,数据库中的表、,Excel、Louts、DBASE,或,FoxPro,等数据库应用程序所创建的表、,HTLM,文档,步骤：,“,数据库,”,窗口，单击,“,文件,”,菜单,“,获取外部数据,”,命令,“,导入,”,，进入,“,导入,”,对话框,设置导入文件位置及类型，,“,导入,”,按钮，进入,“,导入数据表向导,”,对话框,选择表,设置是否第一行包含列标题,选择数据保存位置是,“,新表,”,还是,“,现有的表中,”,可以对字段信息进行必要的修改,设置主键,输入表名，完成。,任务,2-6,使用,“,导入,”,或,“,链接,”,方法创建表,完成表结构设置后，在属性区域设置相应的字段属性值,例如：设置字段大小，格式，输入掩码，标题，默认值，有效性规则，必填字段，允许空字符串，索引等,目的：减少输入错误，方便输入操作,字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性。,设置字段属性,控制字段使用的空间大小,适用,“,文本,”,或,“,数字,”,或,“,自动编号,”,字段，其他字段大小固定,文本类型，0255，默认50,数字类型，可从下拉列表中选择类型，字节，整型，长整型，单精度型，双精度型等。默认长整型,自动编号类型，默认长整型,注意：,若文本字段已有数据，减小字段大小会丢失数据，系统自动截取,若数字字段中包含小数，在将字段大小设置为整数时，系统自动将小数取整,1,、设置,“,字段大小,”,2,、设置,“,格式,”,“,格式,”,属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式，但不会改变数据的存储格式,不同数据类型的字段，格式选择有所不同,文本,/,备注数据类型的格式属性,要求文本字符（字符或空格）,&,不要求文本字符,强制所有字符为大写,输入数据时，若希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可使用,“,输入掩码向导,”,来设置一个输入掩码,注意：只为,“,文本,”,型和,“,日期,/,时间,”,型数据提供,“,输入掩码向导,”,；其他类型数据只能使用字符直接定义此属性,当为某字段既设置了,“,输入掩码,”,，又设置了,“,格式,”,属性，则,“,格式,”,优于,“,输入掩码,”,的设置,所用字符如表,2-9,，利用它可以自行定义输入掩码，无需向导,3,、设置,“,输入掩码,”,“标题”属性值将取代字段名，在表的标题行中显示,4,、设置,“,标题,”,“,索引,”,可以加速排序及分组操作，从而提高查找效率。,“,索引,”,类型,“,无,”,：表示本字段无索引,“,有（有重复）,”,：表示本字段有索引，属性值可以重复,“,有（无重复）,”,：表示本字段有索引，属性值不可重复,一般，作为主键的字段,“,索引,”,属性设置为,“,有（无重复）,”,，其他字段,“,索引,”,属性设置为,“,无,”,5,、设置,“,索引,”,当某个字段的某个属性值出现的频率很高，就可以将这个属性值作为字段的默认值,设置默认值后，,Access,在生成新记录时，字段中显示默认值，用户可以使用它，也可以输入新值,设置默认值属性时，必须与字段所设的数据类型匹配,6,、设置,“,默认值,”,可以防止非法数据输入到表中,随字段的数据类型的不同而不同,文本：设置输入的字符个数不超过某个值,数字：设定数值在一定范围之内,日期,/,时间：将时间界定在一定范围,当输入的值与有效性规则发生冲突时，系统出现错误提示，也可以在,“,有效性文本,”,中编辑错误提示信息,7,、定义“有效性规则”和“有效性文本”,“必填字段”属性值取为“是”或“否”,“是”,-,表示该字段内容不能为空，必须填写,“否”,-,表示该字段内容可以为空,一般，主键字段的“必填字段”设置为“是”,8,、 设置,“,必填字段,”,向表中输入数据,步骤：,“,数据库,”,窗口，,“,表,”,对象,双击要输入数据的表，打开,“,数据表,”,视图,依次输入数据,保存,注意：,输入完一个字段按,Enter,键或按,Tab,键转至下一个字段,输入照片：右键，快捷菜单，插入对象；画笔图片，确定；编辑菜单，粘贴来源，找到图片，关闭画图程序窗口,起因：,表的结构设计不合适，需要更改,例：用“数据表”视图建立的表结构不能定义字段的数据类型和字段属性,表的内容需要增删,内容：,表结构的修改,表内容的完善,表格式的调整,其他,2.4,数据表的维护,修改表的结构,包括：增加、修改、删除、移动、复制字段、重设主键等,增加字段：,“插入行”按钮或命令,修改字段：,修改字段名,修改数据类型,修改字段属性,删除字段：,“删除行”按钮或命令,一次可删除多个字段,重设关键字,删除原有的关键字,设置新的关键字,任务,2-9,编辑表记录,定位记录,选择记录,添加记录,删除记录,修改数据,复制字段数据,任务,2-10,调整表的外观,改变字段次序,调整字段显示宽度和高度,隐藏列和显示列,冻结列,设置数据表格式,改变字体显示,任务,2-11,1,改变字段次序,单击所选字段的列选定器，选定该列,将鼠标指针指向该字段的列选定器，按住鼠标左键（指针变成箭头指向左上方向的形状时），将该列拖到要放置的位置，松开左键。,可以移动任何单独的字段或字段组,不改变“设计”视图中字段的排列顺序，只改变“数据表”视图中的字段显示顺序,2,调整字段显示宽度和高度,数据过长，数据显示被遮住；字号过大，数据显示在一行中被切断,调整字段显示高度,将鼠标指针指向要调整字段的行选定器的边界，调整指针变成两端箭头形状，调整,“,格式,”,菜单,“,行高,”,命令,可以设置需要的行高的值,标准行高，,11.25,调整字段显示列宽,将鼠标指针指向要调整字段的列选定器的右边界，调整指针变成两端箭头形状,按住左键向左拖动，可减小列宽，向右，增大,也可以用,“,格式,”,菜单的,“,列宽,”,命令,“,列宽,”,框中输入想设定的值,“,标准列宽,”,，,15.4111,“,最佳匹配,”,，自动调整成恰好容纳个记录中该字段的全部内容,3,隐藏列和显示列,隐藏列方法：,在数据表视图中，选定要隐藏的列,在,“,格式,”,菜单中点击,“,隐藏列,”,命令，或点击右键，在快捷菜单中点击,“,隐藏列,”,命令,恢复方法：,在数据表视图中，点击,“,格式,”,菜单的,“,取消隐藏列,”,命令，或点击快捷菜单中的,“,取消隐藏列,”,命令。,在,“,取消隐藏列,”,对话框中，选定要显示的列，关闭。,4,冻结列,冻结列：,指将某列始终作为第一列显示，且不随数据列的滚动而滚动。,方法：,在数据表视图中，选定要冻结的列,在“格式”菜单中点击“冻结列”命令，或点击右键，在快捷菜单中点击“冻结列”命令,恢复方法：,在数据表视图中，点击“格式”菜单的“取消对所有列的冻结”命令，或点击快捷菜单中的“取消对所有列的冻结”命令。,5,设置数据表格式,用户可改变单元格的显示效果，也可选择网格线的显示方式和颜色，表格的背景颜色等,一般网格线,银色，背景,白色；,步骤：,打开表的“数据表”视图,“格式”菜单“数据表”命令，进入“设置数据表格式”对话框,根据需要进行设置,6,改变字体显示,可以改变数据表中数据的字体、字型和字号,步骤：,打开表的“数据表”视图,“格式”菜单的“字体”命令，进入“字体”对话框,对字体进行设置,操作表对象,复制表,重命名表,删除表,导出表,任务,2-12,查找数据,替换数据,排序数据,筛选数据,2.5,表中数据的操作,查找数据,虽然记录定位的方法很简单，但在大多数情况下，用户查找之前并不知道所要查找数据的记录号和位置,可用“查找”对话框,步骤：,进入所要查找的表的数据表视图,选中要查找的列,“编辑”菜单“查找”命令，显示“查找和替换”对话框,填入“查找内容”、“查找范围”以及匹配方式,单击“查找下一个”按钮，可找到指定的内容,“取消”，结束查找。,任务,2-13,如果用户在只知道部分内容的情况下查找数据，或按一定的特定要求来查找记录，可以使用通配符作为其他字符的占位符。,常用通配符表,表,2.10,注意：,在使用通配符搜索,(*),，,(,？,),，,(#),，,(),，,(-),时，必须将搜索的符号放在方括号内,如果搜索,(,！,),或,(),，则不需要放在方括号内,如果同时搜索,(-),和其他单词时，须在方括号内将（,-,）放在所有字符之前或之后，但必须放在（！）之后,查找数据,替换数据,如果要修改多处相同的数据，可用替换功能,替换指定内容：在指定的范围内将指定查找内容的所有记录或某些记录替换为新的内容,步骤：,进入所要查找的表的数据表视图,选中要查找的列,“,编辑,”,菜单,“,替换,”,命令，显示,“,查找和替换,”,对话框,填入,“,查找内容,”,、,“,替换值,”,、,“,查找范围,”,以及匹配方式,如果一次替换一个，单击,“,查找下一个,”,按钮，要替换则单击,“,替换,”,按钮，不替换继续点击,“,查找下一个,”,按钮；一次替换全部，则单击,“,全部替换,”,按钮，确认,“,取消,”,，结束查找。,替换数据,排序数据,排序：根据当前表中的一个或多个字段的值对整个表中的所有记录进行重新排列。,升序或降序,排序规则：,不同的字段类型，排序规则不同,英文：字母顺序，大小写相同，升：,AZ,，降：,ZA,中文：拼音字母的顺序，升：,AZ,，降：,ZA,数字：数字大小，升：小,大，降：大,小,日期,/,时间：日期先后，升：前,后，降：后,前,排序方法：,简单排序,高级排序,任务,2-14,筛选数据,筛选数据：从众多数据中选出一部分满足某种条件的数据进行处理,简单筛选,按选定内容筛选,按选定内容排除筛选,按窗体筛选,按筛选目标筛选,高级筛选,任务,2-15,按选定内容筛选,步骤：,进入某个表对象的,“,数据表,”,视图,执行,“,编辑,”,菜单的,“,查找,”,命令，找到包含,“,选定内容,”,的一条记录；或直接在字段中找到该值并选中,单击工具栏上的,“,按选定内容筛选,”,按钮,注意：,必须首先在表中找到一个包含,“,选定内容,”,的记录,按选定内容排除筛选,步骤：,进入某个表对象的,“,数据表,”,视图,执行,“,编辑,”,菜单的,“,查找,”,命令，找到包含,“,选定内容,”,的一条记录；或直接在字段中找到该值并选中,单击工具栏上的,“,按选定内容排除筛选,”,按钮,注意：,必须首先在表中找到一个包含,“,选定内容,”,的记录,按窗体筛选,适用情况：,按窗体筛选时，系统将数据表变成一个记录，且每个字段是一个下拉列表框，供用户从中选择筛选内容，若要选择两个以上的值，可以通过窗体底部的“或”标签来确定两个字段值之间的关系,步骤：,进入表的“数据表”视图，单击工具栏上“按窗体筛选”按钮，切换到“按窗体筛选”窗口,设定筛选内容,单击工具栏上“应用筛选”按钮执行筛选,按筛选目标筛选,通过在,“,筛选目标,”,框中输入筛选条件来查找含有该指定值或表达式值的所有记录,高级筛选,适用情况：,碰到筛选条件复杂时可用,“,高级筛选,”,，还可对筛选结果进行排序,步骤：,进入某表的,“,数据表,”,视图,“,记录,”,菜单，,“,筛选,”,命令，,“,高级筛选,/,排序,”,字命令，进入,“,筛选,”,窗口,选择涉及的字段，设置排序方式及筛选准则,单击工具栏上的,“,应用筛选,”,按钮执行筛选,建立表间关系，能将不同表中的相关数据联系起来，为建立查询、创建窗体或报表打下良好基础。,表间的,3,种联系：一对一、一对多、多对多,表间的关系一般都定义成一对多的关系,主表：一端表 相关表：多端表,关系是通过两个表间的公共字段建立的，一般，主表的主关键字是另一个表的字段，从而形成一对多的关系,2.6,表间关系的建立,任务,2-16,建立表间联系步骤,注意：建立联系之前，把要定义关系的所有表关闭,步骤：,在“数据库窗口”中，选择“工具”菜单的“关系”命令，或者单击工具栏上的“关系”按钮，进入“显示表”对话框,选定要创建关系的表，点击“添加”按钮,关闭“显示表”对话框,在关系窗口中，选定主表的起关联作用的字段，按住左键拖动到相关表对应字段的上方，松开鼠标，弹出“编辑关系”对话框,选择是否“实施参照完整性”，“创建”,保存，关闭。,参照完整性,参照完整性：在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。,实施了参照完整性，,当主表中没有相关记录时，不能将记录添加到相关表中,也不能在相关表中存在匹配记录时删除主表的记录,也不能在相关表中有相关记录时，更改主表的关键字值。,图书管理系统的关系,单击工具栏的,“,关系,”,按钮，或,“,工具,”,菜单,“,关系,”,命令，打开,“,关系,”,窗口,单击要删除的关系线段，变成粗线,Del,，弹出的对话框选择,“,是,”,删除关系步骤,创建数据库的方法：可以根据数据库向导创建，也可以从空数据开始创建,创建表的方法：使用设计视图、使用数据表向导、使用数据表视图、导入表、链接表、复制表、导出表等,数据表字段的添加、修改、删除，以及设置字段属性、设置主键要在表的设计视图中完成,对表中数据的添加、修改、删除、查找、替换、排序、筛选，以及对表外观效果的设计需要在表的数据表视图中实现,想要综合使用各表中的相关数据，一定要先在各个独立的表间建立关系。,Access,中支持,1:1,和,1:N,的关系，必要时实施参照完整性,学习要点,