access使用修改数据表

,修改“学生班级”数据库,单击此处编辑母版文本样式,第二层,第三层,第四层,第五层,*,第2章,使用数据表,表是数据库的核心，在第2章中创建了表，建立了表的关系，但表中还是空的，没有向表添加任何数据，而且表的版面也没有经过任何设计，本章就要解决这些问题。,虽然在这一章中要介绍如何在表中输入数据，但要注意的是作为真正应用的数据库，一般不会让用户在数据表中处理记录，而是在窗体中进行数据的输入。,本章要点,习题 3,1,3.1修改“学生班级”数据库,在数据库的使用过程中用户可能会对已经有的数据库进行修改，例如要添加新的表、删除不用的表、复制表、拆分表、改变字段的数据类型、改变主键等。对表进行的任何修改都会影响到整个数据库，尤其是在已经设定了关系的数据库中进行修改时，必须将相互关系的表都同时进行修改。为了确保安全，在修改之前最好做好数据库的备份，以备修改出错后使用。,3.1.1有关表的基本操作,一般情况下直接输入数据要使用数据表视图，有的时候要对表进行修改，就需要使用设计视图。,1打开表的数据表视图,在数据库窗口中打开表的数据表视图的方法如下。,（1）双击表的图标打开表的数据表视图。,（2）单击表的图标，然后单击数据库窗口的“打开”按钮，可以打开表的数据表视图。,（3）用鼠标右键单击表的图标，在出现的快捷菜单上单击“打开”命令，可以打开表的数据表视图。,2,3.1修改“学生班级”数据库,2打开表的设计视图,在数据库窗口中打开表的设计视图的方法如下。,（1）单击表的图标，然后单击数据库窗口的“设计”按钮，可以打开表的设计视图。,（2）用鼠标右键单击表的图标，在出现的快捷菜单上单击“设计视图”命令，可以打开表的设计视图。,比如现在要输入通讯簿的信息，可以双击“通讯簿”表的图标打开该表，然后按顺序输入编号、姓名、性别等数据。,3复制表,如果要对表结构进行修改，通过复制表，将原有的表进行备份，可以防止不必要的损失。如果要创建的新表与数据库中的某一个表有类似的结构，也可以通过复制表，然后再进行一些修改，这样可以减少大量的工作。复制表的操作步骤如下。,3,3.1修改“学生班级”数据库,（1）在数据库窗口中，选中要进行复制的表，然后单击工具栏上的“复制”按钮。图3-1-1“粘贴表方式”对话框,（2）在数据库窗口中空白处单击鼠标右键，在调出的快捷菜单中单击“粘贴”命令，调出“粘贴表方式”对话框，如图3-1-1所示。,图3-1-1“粘贴表方式”对话框,4,3.1修改“学生班级”数据库,（3）在“表名称”文本框中输入复制后表的名称，在“粘贴选项”栏中单击所需要的单选钮。,在“粘贴选项”栏中有3个单选钮，它们的作用如下。,“只粘贴结构”：选择了这个单选钮，不管原表中有多少数据，在新表中只会有旧表的字段，而不会出现原来的数据。,“结构和数据”：选择了这个单选钮，在新表中包含原表中所有的结构和数据。,“将数据追加到已有的表”：选择了这个选项，要求在“表名称”文本框中输入目标表的名称，而且目标表中的字段应与所复制的表相同，则可以将现有表中的数据与目标表的数据合并。,（4）单击“确定”按钮。,4删除表,如果数据库中含有用户不再需要的表，可以将它删除。,在删除一个表之前要确认它没有被打开，只有删除该表与其他表的关系然后才可以删除表。删除表的操作步骤如下。,（1）在数据库窗口中选定要删除的表。,5,3.1修改“学生班级”数据库,（2）执行下面的任意一个操作。,按Delete键。,单击“编辑”“删除”菜单命令。,单击数据库窗口工具栏中的“删除”按钮。,这时系统会弹出一个提示对话框如图3-1-2所示，要求用户确认删除，单击“是”按钮，可以完成删除。,图3-1-2提示对话框,6,3.1修改“学生班级”数据库,如果用户误删除了一个表，在删除之后，没有进行其他操作的情况下，单击“撤消”按钮，可以恢复刚刚删除的表。,5重命名表,在进行数据库管理的过程中，用户经常要对表重新命名，使其更有意义，重命名表的操作步骤如下。,（1）在数据库窗口中单击“表”对象，在其右侧的列表框中选中要重新命名的表。,（2）用下面的方法之一更改表的名字。,单击“编辑”“重命名”菜单命令，然后输入新的表名。,选中该表后，稍等片刻，再次单击该表，然后输入新的表名。,用鼠标右键单击该表，在弹出的快捷菜单中单击“重命名”菜单命令，然后输入新的表名。,对表进行重命名后，在还没有进行其他操作的情况下，单击“撤消”按钮，可以恢复刚刚改变的表名。,7,3.1修改“学生班级”数据库,3.1.2在数据表视图中编辑数据,用户对数据的基本操作包括添加数据、修改数据、复制数据和删除数据。,1添加数据,以数据表视图方式打开表时，表的末端有一个空白行，其行选定器上有一个“*”符号，如图3-1-3所示，用户可以在此行中向各个字段添加数据。,图3-1-3数据表视图,8,3.1修改“学生班级”数据库,2修改数据,在数据表视图中，可以方便地修改已有的数据。在修改之前，必须选择所要修改的数据，使该字段以反白显示，然后直接输入修改后的数据。需要注意的是，当修改某一行记录时，修改的只是屏幕上的显示，并没有将要修改的数据保存到数据库中，只有将光标移动到下一条记录时，用户对该记录的修改才被保存下来。如果撤消修改，只要按Esc键即可。,3复制、移动数据,Access 2003可以利用Windows剪贴板的功能来复制或移动数据，其操作过程如下。,（1）在数据表视图中选中所要复制或移动的字段，单击“编辑”“复制”（剪切）菜单命令，或按Ctrl + C（Ctrl + X）快捷键，将选中的字段复制（剪切）到剪贴板上。,（2）切换到要粘贴数据的对象中，选择粘贴的位置，然后单击“编辑”“粘贴”菜单命令，或按Ctrl + V快捷键，将剪贴板中的内容粘贴到该处。,4删除数据,删除数据的操作步骤如下。,图3-1-4要求确认删除的对话框,9,3.1修改“学生班级”数据库,图3-1-4要求确认删除的对话框,（1）在数据表视图中选中要删除的记录，用鼠标单击该行记录的行选定器，如果要选择多行连续记录，可以按住鼠标左键，拖过要选的记录。选中的记录呈反白显示。,（2）单击“编辑”“删除”菜单命令，或直接按Delete键，弹出要求确认删除的对话框，如图3-1-4所示。,因为删除后的数据无法复原，Access 2003会给出提示，让用户进行确认。,（3）单击“是”按钮，就可以将所选定的数据删除。,图3-1-4要求确认删除的对话框,10,3.1修改“学生班级”数据库,3.1.3字段的基本操作,表中需要添加各种类型的字段，以存储各种数据，前面介绍的数据类型共有10种，字段的类型决定了允许输入的种类。在创建表时，有可能出现字段不够，需要添加，或需要修改、删除字段的情况，这些都是字段的基本操作。有关字段的操作可以在数据表视图中进行，也可以在设计视图中进行，但是数据表视图主要进行数据的修改，而字段的变更涉及到了修改数据库的结构，一般应在设计视图中进行。,1在数据表视图中添加字段,在数据表视图中添加字段的具体操作步骤如下。,（1）打开要添加字段的表，并将其切换到数据表视图，如图3-1-5所示。,（2）将鼠标移动到要添加字段右侧的列任意单元格上，例如移到“单价”字段上。,（3）单击“插入”“列”菜单命令。这样就在“单价”字段前面插入了一个新的字段，字段名是“字段1”，如图3-1-6所示。,注意：新字段是插在所选中字段的左侧。,11,3.1修改“学生班级”数据库,图3-1-5需要添加字段的表 图3-1-6增加了一个新字段,12,3.1修改“学生班级”数据库,2在数据表视图中更改字段名称,上面的例子中插入了一个字段，但是字段名是Access自动添加的“字段1”，还不符合表的要求，所以要更改字段名称，具的体操作步骤如下。,（1）将鼠标移动到“字段1”的标题处，双击鼠标。,（2）将“字段1”3个字改成“单位”，按Enter键，完成字段名称的更改。,3在设计视图中添加字段,在设计视图中添加字段的操作步骤如下。,（1）打开要添加字段的表，并将其切换到设计视图，如图3-1-7所示。,（2）单击要在其下插入字段的行，单击工具栏上的“插入行”按钮。,（3）输入新字段的名字，例如“单位”，在“数据类型”中选择“文本”选项。,（4）在“字段属性”中，设置字段的属性，如图3-1-8所示。,4在设计视图中更改字段名称,在设计视图中更改字段名称的操作步骤如下。,（1）在设计视图中打开要更改字段名称的表。,（2）双击要更改的字段名称。,（3）输入新的名称,13,3.1修改“学生班级”数据库,图,3-1-7,需要添加字段的表的设计视图,图,3-1-8,在设计视图中增加了一个新字段,14,3.1修改“学生班级”数据库,5移动和删除字段,（1）移动字段：如果想在数据表视图中调整字段的位置，首先将鼠标移动到字段的标题处，鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，等它都变成黑色后，按住鼠标左键，拖动字段到目标位置，松开鼠标左键即可。,如果要在设计视图中调整字段的位置，应单击将鼠标移到这一行最左侧（行选择器），当鼠标变成箭头形状时，单击选中这一行，再单击行选择器，将其拖曳到目标位置。图3-1-9对删除进行提示的对话框,（2）删除字段：如果想在数据表视图中删除表中的某个字段，可以先将鼠标移动到这个字段的标题处，这时鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，整个字段都变成黑色并弹出了一个菜单，单击菜单上的“删除列”，这时屏幕上弹出对话框，如图3-1-9所示，单击“是”按钮可以将选定的字段删除。,在删除字段时要注意，在删除一个字段的同时也会将这个字段中的数值全部删除，所以当执行这个操作时，一定要看清楚，避免由于误删把有用的数据都丢失了。,15,3.1修改“学生班级”数据库,如果要在设计视图中删除字段，应单击行选择器选中这一行，再单击工具栏上的“删除行”按钮。这时屏幕上弹出对话框，如图3-1-9所示，单击“是”按钮可以将选定的字段删除。,图3-1-9对删除进行提示的对话框,16,3.1修改“学生班级”数据库,6修改字段属性,在设计好表结构以后，可以重新更改字段的属性，主要是更改数据类型和字段的长度。,（1）更改字段类型：打开表的设计视图，单击所要修改的字段的“数据类型”栏，再单击右侧的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择所需要的类型，然后单击“保存”按钮，将表保存。,在进行数据类型的转换时，会发生一些格式的变化，下面简单介绍其中的几种。,将数字型字段转换为文本型时，使用“常规数字格式”。,将日期型字段转换为文本型字段时，使用“常规日期”格式，并且转换后的字段中不包含任何特殊的字符。,将文本型数据转换为数字型数据时，要保证所有的数据都是数字，否则就会丢失数据。,（2）修改字段大小：选择文本型、数字型的字段可以修改字段的大小，具体操作步骤如下。,打开表的设计视图，单击所要修改的字段，在“字段属性”栏的“常规”选项卡中出现“字段大小”选项。,如果所选择的字段为文本型，则直接输入字段的长度，最大值为255。,17,3.1修改“学生班级”数据库,如果所选择的字段为数字型，则单击后出现下拉列表，如图3-1-10所示，从中选择所需要的类型，然后单击“保存”按钮，将表保存。,图3-1-10 在设计视图中修改字段属性,18,3.1修改“学生班级”数据库,注意：如果表中还没有存放数据，字段类型和字段大小的改变基本不会对数据库产生影响，但是存放了数据以后则会产生一定的影响，所以必须考虑好以后再进行字段属性的修改。,7改变主键,改变主键要分为两步实现，第一步是将原有的主键删除，第二步是设置新的主键。具体操作步骤如下。,（1）如果要删除的主键被某个关系引用，在删除主键之前，先删除该关系。,（2）打开要删除主键的表，并选中要删除主键的字段。,（3）单击工具栏中的“主键”按钮，就可以将主键删除，从设计视图上可以看到原来的主键符号消失。,（4）按照前面所学的方法重新定义主键。,19,3.1修改“学生班级”数据库,3.1.4创建子数据表,在Access 2003中，可以在表、查询或窗体的数据表视图中为当前表插入子数据表，子数据表仅显示所插入的表中与当前记录对应的记录。,1创建表的“子数据表”的方法,创建子数据表的方法如下。,（1）在数据表视图中打开要为其插入子数据表的表。,（2）单击“插入”“子数据表”菜单命令，调出“插入子数据表”对话框，如图3-1-11所示。,图3-1-11“插入子数据表”对话框,20,3.1修改“学生班级”数据库,（3）单击“表”选项卡或“查询”选项卡或“两者都有”选项卡，从中选择要作为子数据表插入的表或查询。,（4）单击“链接子字段”下拉列表框的向下箭头，从列表中选择用来链接主表的子表的字段。,（5）单击“链接主字段”下拉列表框的向下箭头，从列表中选择用来链接子表的主表的字段。,（6）单击“确定”按钮。,2查看“子数据表”,打开“罗斯文”数据库中的“供应商”表，如图3-1-12所示，可以发现这个表中增加了一些新的表，它们是“供应商”的子表，也就是“产品”表。,21,3.1修改“学生班级”数据库,图3-1-12子数据表,22,3.1修改“学生班级”数据库,（1）展开子数据表：通常在建立表之间的关系以后，Access会自动在主表中插入子表，但这些子表一开始都是不显示出来的。在Access中，让子表显示出来叫做“展开”子数据表，让子表隐藏叫做将子数据表“折叠”。子表展开的时候方便查阅订单信息，而子表折叠起来以后管理比较方便。,“展开”子数据表的方法是：用鼠标单击主表第一个字段前面一格，对应记录的子记录就“展开”了，并且格中的小方框内“加号”变成了“减号”。如果再单击一次，就可以把这一格的子记录“折叠”起来了，小方框内的“减号”也变回“加号”。,（2）全部展开子数据表：如果主表很大，这样一个一个地“展开”和“折叠”子数据表就显得很麻烦，Access提供了一种操作方式，可全部“展开”或“折叠”当前数据表的所有子数据表，具体方法如下。,打开一个带有子数据表的表，单击“格式”“子数据表”菜单命令打开子菜单，该子菜单下有3个命令：“全部展开”、“全部折叠”和“删除”。“全部展开”命令可以将主表中的所有子数据表都“展开”，“全部折叠”命令可以将主表中的所有子数据表都“折叠”起来。“删除”命令把这种用子数据表显示的方法删除。但这时两个表的“关系”并没有被删除。,23,3.2 “作者”表的使用与编辑,在数据表中除了可以输入数据以外，还可以导入图片、声音和视频等，也可以在数据表中建立超链接以及增加一些修饰。,3.2.1设置数据表格外观,在数据表视图中，可以对单元格效果、是否显示网格、行高和列宽以及其他一些内容进行调整，以便使表格更具有可读性。,1用菜单命令设置数据表的外观,对于数据表的外观，如果不进行定义，就会以默认的格式显示。Access允许用户自定义数据表的格式，而且提供了不同的方法进行操作，用菜单命令设置数据表外观的操作方法如下。,（1）打开要改变外观的表的数据表视图。,（2）单击“格式”“字体”菜单命令，调出“字体”对话框，如图3-2-1所示。,对话框中各选项的作用如下：,在“字体”列表框中选择所需要的字体；,在“字形”列表框中选择所需要的字形；,在“字号”列表框中选择所需要的文字大小；,24,3.2 “作者”表的使用与编辑,在“特殊效果”栏中有两个选项，如果选中了“下划线”复选框，则会给字体添加下划线；单击“颜色”下拉列表框，可以调出颜色列表，如图3-2-2所示，从中选择字体的颜色；,图3-2-1“字体”对话框 图3-2-2字体的“颜色”列表,25,3.2 “作者”表的使用与编辑,在“示例”栏中所设置字体的效果显示。,（3）单击“确定”按钮，完成对字体的设置。,不论在工作表中是否选中某些记录或字段，字体的设置是对整个数据表进行的。,（4）单击“格式”“数据表”菜单命令，调出“设置数据表格式”对话框，如图3-2-3所示。,对话框中各选项的作用如下。,“单元格效果”栏：该栏中有3个单选钮，如果选择了“凸起”或“凹陷”单选钮，则整个对话框中除了“方向”栏可以设置外，其他均为默认格式，不能再进行设置；如果选择了“平面”单选钮，则下面的选项可以进行设置。,“网格线显示方式”栏：有“水平方向”和“垂直方向”两个复选框，选中哪个复选框，则会显示哪个方向的网格。,“背景色”和“网格线颜色”下拉列表框：单击它们的向下箭头，可以调出颜色列表，与图3-2-2类似，从中选择不同的颜色，可以分别为表的背景和网格线设置不同的颜色。,26,3.2 “作者”表的使用与编辑,“边框和线条样式”栏：左侧的下拉列表框可以选择所要进行设置的边框，单击其向下箭头可以调出它的下拉列表，如图3-2-4左图所示；右侧的下拉列表框可进行线条样式的设置，单击其向下箭头可以调出它的下拉列表，如图3-2-4右图所示。两个下拉列表框配合使用，可以将网格线设置成多种形式。,图3-2-3“设置数据表格式”对话框 图3-2-4边框和线条样式列表,27,3.2 “作者”表的使用与编辑,“方向”栏：该栏中有两个单选钮，选择“从左到右”单选钮，单击“确定”按钮后的数据表如图3-2-5所示；选择“从右到左”单选钮，单击“确定”按钮后的数据表如图3-2-6所示。,图3-2-5方向“从左到右”效果的数据表 图3-2-6方向“从右到左”效果的数据表,28,3.2 “作者”表的使用与编辑,修改后的效果可以在“示例”栏中预览。,（5）经过设置，单击“确定”按钮就可以看到Access数据表的格式已经改变了。,2用工具栏设置数据表的外观,可以设置工作表外观的工具栏是“格式”工具栏，默认状态下它是隐藏的，在打开“数据表”视图后，单击“视图”“工具栏”“格式”菜单命令，调出“格式”工具栏如图3-2-7所示。,图3-2-7“格式”工具栏,29,3.2 “作者”表的使用与编辑,在这个工具栏中与其他Office软件外形和作用基本相同的有“字体”列表框、“字号”列表框、“加粗”按钮、“倾斜”按钮、“下划线”按钮、“填充/背景色”按钮、“字体颜色”按钮和“线条/边框”按钮，另外还有几个按钮是Access中所特有的，它们的作用如下。,（1）“转到字段”下拉列表框：单击该列表框的向下箭头，可以调出本表的所有字段列表，从中选定字段，就可以在“数据表”视图中直接移到某一个列，而不必滚动屏幕。这个列表框主要是方便使用的，与外观的设置基本无关，但因在同一个工具栏中所以放在这里介绍。,（2）“网格线”按钮：单击该按钮右侧的向下箭头，可以调出它的下拉列表，其中共有4个按钮，作用与“数据表设置”对话框中的“网格线显示方式”栏相同。,（3）“特殊效果”按钮：单击该按钮右侧的向下箭头，可以调出它的下拉列表，其中共有3个按钮，作用与“字体”对话框中的“特殊效果”栏基本相同。,3调整列宽和行高,输入数据时经常会遇到这样的问题：表中的某一列太窄，使输入的值只能看到一部分。在Access中，改变表中文字的字号大小时，表的大小也会按比例随着变化，所以不能用改变字体大小的方法来让文字都显示出来，这时就要调整列宽和行高。一般来说有两种方法对列宽和行高进行调整。,30,3.2 “作者”表的使用与编辑,（1）用鼠标调整列宽：将鼠标移动到字段行上两个字段的交界处，当鼠标的光标变为形状时，按住鼠标左键，拖曳鼠标就可以改变列宽。,（2）用菜单命令调整列宽：用菜单命令改变行高和列宽是一种精确的方法，具体操作步骤如下。, 在要调整列宽的列中任意单元格上单击鼠标左键，选中该单元格。, 单击“格式”“列宽”菜单命令，调出“列宽”对话框，如图3-2-8所示。, 在“列宽”文本框中输入数值，单击“确定”按钮。, 如果单击“最佳匹配”按钮，这一列的列宽就可以自动进行调整，这个字段中最长的值都能显示出来。, 单击“确定”按钮。,（3）用鼠标调整行高：将鼠标移动到字段行上两行的交界处，当鼠标的光标变为形状时，按住鼠标左键，拖曳鼠标就可以改变行高。,（4）用菜单命令调整行高：用菜单命令改变行高是一种精确的方法，具体操作步骤如下。, 在要调整行高的行中任意单元格上单击鼠标左键，选中该单元格。, 单击“格式”“行高”菜单命令，调出“行高”对话框，如图3-2-9所示。,31,3.2 “作者”表的使用与编辑,（1）用鼠标调整列宽：将鼠标移动到字段行上两个字段的交界处，当鼠标的光标变为形状时，按住鼠标左键，拖曳鼠标就可以改变列宽。,（2）用菜单命令调整列宽：用菜单命令改变行高和列宽是一种精确的方法，具体操作步骤如下。, 在要调整列宽的列中任意单元格上单击鼠标左键，选中该单元格。, 单击“格式”“列宽”菜单命令，调出“列宽”对话框，如图3-2-8所示。, 在“列宽”文本框中输入数值，单击“确定”按钮。, 如果单击“最佳匹配”按钮，这一列的列宽就可以自动进行调整，这个字段中最长的值都能显示出来。, 单击“确定”按钮。,（3）用鼠标调整行高：将鼠标移动到字段行上两行的交界处，当鼠标的光标变为形状时，按住鼠标左键，拖曳鼠标就可以改变行高。,（4）用菜单命令调整行高：用菜单命令改变行高是一种精确的方法，具体操作步骤如下。, 在要调整行高的行中任意单元格上单击鼠标左键，选中该单元格。, 单击“格式”“行高”菜单命令，调出“行高”对话框，如图3-2-9所示。,32,3.2 “作者”表的使用与编辑, 在“行高”文本框中输入数值，单击“确定”按钮。,因为在表中各个记录都是相关的，调整一行的行高，其他行的行高都会相应调整，以保持各行的高度一样。,图3-2-8“列宽”对话框 图3-2-9“行高”对话框,33,3.2 “作者”表的使用与编辑,4冻结列,把所有的数据都输入到表中之后，就可以在Access中查看数据了，但如果一个表太长，看到前面的内容，后面的就看不到，有时看到后面的数据时，又想不起来这些数据对应的字段名称，只好将“滚动条”再移动到最前面。这个问题在Access 2003中可以通过“冻结列”的方法来解决，冻结后的列不会随着滚动条的拖动而移动。,要在表中冻结几个列的方法是：先将这几个列选中，然后单击“格式”“冻结列”菜单命令。,如果不需要再让这些列处于冻结状态，只要单击“格式”“取消对所有列的冻结”菜单命令，就可以了。,5在表中隐藏列,为了让表中的某些列一直显示在屏幕上，可以将这些列冻结，但有时候为了将主要的数据字段列保留在窗口中进行观察，可以将暂时不需要的数据字段隐藏起来。,（1）隐藏列的方法：将鼠标移动到需要隐藏列的字段标题处，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上选择“隐藏列”命令。图3-2-10“取消隐藏列”对话框,34,3.2 “作者”表的使用与编辑,（2）取消对一个列的隐藏：如果有多个列被隐藏，要取消某些列的隐藏可按以下步骤操作。, 将鼠标移动到表以外的任何地方，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上单击“撤消隐藏列”命令或单击“格式”“取消隐藏列”菜单命令，均可以弹出“取消隐藏列”对话框，如图3-2-10所示。,图3-2-10“取消隐藏列”对话框,35,3.2 表的使用与编辑,“取消隐藏列”对话框的列表框中列有表的所有字段，而且每个字段前面都有一个方框，没有隐藏的列前面的方框中有“”号，而隐藏了的列前面的方框中是空的。, 要取消对一个列的隐藏，只要单击这个列前面的方框，使它里面出现一个“”符号，就可以取消隐藏。, 单击“关闭”按钮。,3.2.2数据的排序,Access可以根据某一字段内容按升序或降序排列数据表中的顺序。,1排序的方法,有数据表中进行排序的操作步骤如下。,（1）打开要排序表的设计视图，单击要排序的列。,（2）用下面的方法进行排序。,单击工具栏中的“升序排序”按钮。,单击“记录”“排序”“升序排序”菜单命令，则所有记录按照从小到大的方式排列（选择“降序排序”后所有记录按照从大到小的方式进行排列）。,36,3.2 “作者”表的使用与编辑,2排序的标准,在排序时光标位于哪个字段，就以哪个字段的值作为判断大小顺序的标准。例如，当光标在“单价”字段内时，数据的类型是数值，单击“升序排序”工具按钮，则表中的各个记录按照字段中的数字从小到大的顺序进行排列，如图3-2-11所示；而当光标在“产品名称”字段中时，数据的类型是文本，单击“降序排序”工具按钮，则表中的各个记录按照字段中文字的拼音顺序从后到前进行排列，如图3-2-12所示。,图3-2-11对“单价”进行升序排序 图3-2-12对“产品名称”进行降序排序,在中文排序的过程中，如果需要按其他方式进行排序（如按笔画排序），应单击“工具”“选项”菜单命令，调出“选项”对话框，在“常规”选项卡中的“新建数据库排序次序”下拉列表框中选择排序的方式，具体请见本书第1章。,37,3.2 “作者”表的使用与编辑,图3-2-11对“单价”进行升序排序 图3-2-12对“产品名称”进行降序排序,38,3.2 “作者”表的使用与编辑,3.2.3数据的筛选,在窗体或数据表中可以使用4种方法筛选记录：“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”、“输入筛选目标”和“高级筛选/排序”。,1按选定内容筛选,按选定内容进行筛选的方法如下。,（1）在数据表的字段中，查找希望记录中包含的值的一个记录。,（2）选择字段中某个值的全部或部分。,（3）单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮。,如果希望优化搜索，需要重置筛选以显示所有记录并重复步骤（2）和（3）。若要重置筛选，请单击工具栏上的“取消筛选”。,例如，将光标移动到字段“城市”的一个值“北京”所在的单元格内后，单击“按选定内容筛选”按钮进行筛选，这时只有在字段“城市”中的值是“北京”的记录才显示出来，而其他的记录都不见了。,2按窗体筛选,下面以“罗斯文”数据库中的“产品”表为例，进行“窗体筛选”。,（1）打开“罗斯文”数据库中的“产品”表的数据表视图。,（2）单击工具栏上的“按窗体筛选”按钮，这时的表中只剩下了一个记录。,39,3.2 “作者”表的使用与编辑,（3）单击“供应商”字段的第一条记录处，出现向下箭头符号，单击它，调出其下拉菜单，单击一个选项，如图3-2-13所示。,图3-2-13在“供应商”字段中选择相应的值,40,3.2 “作者”表的使用与编辑,（4）单击“应用筛选”按钮，与选中的值相关的整条信息就都显示了出来，如图3-2-14所示。,图3-2-14 窗体筛选的结果,41,3.2 “作者”表的使用与编辑,3输入筛选目标,这种筛选是指根据指定的值或表达式，查找与筛选相符合的记录，具体操作步骤如下。,（1）在表的数据表视图中单击要筛选的列的某一单元格。,（2）单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“筛选目标”，文本框中输入要筛选的文本，如图3-2-15所示。,图3-2-15在“供应商”字段中选择相应的值,42,3.2 “作者”表的使用与编辑,（3）按Enter键，筛选的结果如图3-2-16所示。,图3-2-16 窗体筛选的结果,43,3.2 “作者”表的使用与编辑,4高级筛选/排序,如果需要对一个或多个字段进行筛选时，就要用到“高级筛选”，进行高级筛选的具体操作步骤如下。,（1）打开表的数据表视图，单击“记录”“筛选”“高级筛选”菜单命令，调出“产品筛选1：筛选”对话框，如图3-2-17所示。,（2）单击“字段”右侧的第一个单元格，出现下拉箭头后单击下拉箭头，调出下拉菜单，从中选取第一个要筛选的字段。,（3）如果排序，则单击“排序”右侧的单元格，从中选择排序的方式。如果进行筛选，则在对应的“条件”单元格中输入相应的条件。,（4）单击工具栏上的“应用筛选”按钮，Access就会按筛选对话框中从左到右的次序来筛选数据，结果如图3-2-18所示。,5取消筛选,如果要取消筛选，可单击“记录”“取消筛选”菜单命令。,44,3.2 “作者”表的使用与编辑,图3-2-17“产品筛选1：筛选”对话框 图3-2-18 高级筛选的结果,45,3.2 “作者”表的使用与编辑,3.2.4数据的查找和替换,在使用数据库的时候有时需要查看或修改一些表中的数据，如果表很大，一行行地找相应的数据项会非常麻烦。这时就要求有一个查找工具能帮助用户快速地找到需要的数据内容位置。在Access 2003中，“查找”命令可以帮助实现这个功能。,（1）将光标定位于要查找的字段任意单元格中，单击工具栏上的“查找”按钮，弹出“查找和替换”对话框，单击“替换”选项卡，如图3-2-19所示。,图3-2-19“查找和替换”对话框,46,3.2 表的使用与编辑,观察两个选项卡，可以发现“查找”选项卡只比“替换”选项卡少一个“替换为”文本框，其余全部相同。,（2）在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，在“替换为”文本框中输入要替换的内容。,（3）在“查找范围”下拉列表框中有两个选项，一个是字段名称，一个是表名称，在这里进行选择，确定是在本字段中查找还是在整个表中查找。,（4）在“匹配”下拉列表框中，选择匹配的方法，在“搜索”下拉列表框中选择搜索方向。,（5）单击“查找下一个”按钮，这样就可以在整个表中找出第一个相应的数据值，如果这个数据值不是所需要的，再单击“查找下一个”按钮，反复执行就可以找到所需要的数据值的位置。,如果要替换所查找到的内容，单击“替换”按钮，如果要将具有这个数据值的所有记录都替换，则要单击“全部替换”按钮，这样所有的数据值都被新数据值替换了。如果单击“取消”按钮，则不会进行替换，并且关闭对话框。,47,3.2 “作者”表的使用与编辑,48,3.2 “作者”表的使用与编辑,49,