优化组织结构界定部门职责

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,优化组织结构 界定部门职责,一、优化组织结构意义,二、泰达车库组织结构的背景分析,三、组织结构模式的选择分析,四、组织结构的优化方案,五、职务组织结构,六、部门职责界定,七、实现方式及关联事件,一、组织结构意义,组织结构作为企业资源和权力分配的载体，在人的能动行为下，通过信息传递承载着企业的业务流动，推动或阻碍企业使命的进程，所以，企业所有战略意义上的变革都不得不首先在组织结构上开刀动骨。当前，泰达车库的管理升级也势必要进行组织结构的优化调整。在此，提出设计方案，抛砖引玉，仅供讨论。,二、优化组织结构的背景分析,我公司原有的组织结构整体上为传统的直线职能型组织结构，经过两年多的运行，其在推动公司发展的同时，也逐渐暴露出部门之间、管理人员之间职能交叉、职责不清、推委扯皮、信息不对称、横向沟通协调不畅、办事效率低下，高层管理人员管理压力较大等诸多弊端，已不适应公司的实际情况，有必要进行组织结构优化调整。,三、组织结构模式的选择分析,我公司是制造型企业，产品类型和市场开拓具有多元化发展趋势，产品生产开发和项目施工需人员的合理组合才能达到公司内部资源的优化配置，管理相对复杂，这些特点决定我公司整体上要采用矩阵型组织结构，局部采用直线职能型结构。,单一的直线型、职能型、事业部型组织结构明显不适合我公司现实状况，而多维立体型组织结构是矩阵型和事业部制机构形式的综合发展，通常用于跨国公司和规模巨大的跨地区公司，显然又超前于我公司现状，也不适合采用。,四、组织结构优化方案,（一）目的,1、提高各部门办事效率，发挥整体效能潜力。,2、增强企业主人翁意识、服务意识、团队观念。,3,、杜绝官僚作风，克服本位主义，淡化等级观 念。,（二）,原则,1、突出经营意识，一切以企业业务为主线。,2、力求组织结构扁平化，减少管理层次。,3、降低管理重心，突破管理瓶颈。,4、体现业务流程和部门合作。,矩阵式组织结构图,CEO,C,总 经 办,人 力 部,财务中心,行政中心,副总经理,营销中心,技术中心,生产中心,工程中心,项目经理A,项目经理B,项目经理C,董事长,组织结构图说明,1、红色部分构成职能服务系统，对业务系统起支持服务作用，和业务系统中的每个部门都有服务和管理关系。,2、兰色部分构成业务服务系统，形成规范的矩阵结构：既有横向传递关系的业务部门，又有纵向并列关系的项目部门，实现业务与项目的优化组合。其优点在于：1）有利于纵向和横向部门的资源交叉优化组合；2）有利于加强部门间的沟通协调配合，加快项目完成进程；3）有利于业务部门与项目部门相互制约，保证企业整体目标的实现；4）有利于减轻高层管理人员的负担。,3、,公司下一步的发展，项目经理的产生是必然的，也是必要的。公司当前的项目经理实际上也是隐性存在的，只不过其职能被分解而已。（项目经理应具有产品设计权、费用预算权和项目计划权，当其把项目的计划安排制定出之后，再同各职能、业务部门协商他们在该项计划中应承担的任务及所需成本，最后由上级领导审批。,组织结构图说明,4、组织结构图中，突出了业务流程和部门合作，突出了各中心经理和项目经理的职能。,5、各个中心内部的组织结构可采用直线型组织结构，在各中心内部体现直线型组织结构简单直接，决策集中，指令统一，联系简捷的优点，中心内部可通过制度化管理理顺办事流程。,6、组织结构图中只体现了一级部门，有些一级部门下面还有二级部门，在部门职责界定中有体现。,五、职务组织结构,决策层,核心层（,总监,）,骨干层（,经理,）,操作层,董事长,首席执行官,副总经理,总办主任,人力资源部经理,后勤服务部经理,保安部经理,秘书长,按,岗,位,分,工,完,成,具,体,工,作,的,员,工,行政总监,企管部经理,仓管部经理,技术总监,规划部经理,研发部经理,电控部经理,工艺部经理,品质管理部经理,生产总监,生产部经理,采购部经理,工程总监,工程项目部经理,维保部经理,营销总监,/大区经理,分公司及代表处经理,财务总监,财务部经理,资金部经理,六、部门职责界定（讨论）,一、总经理办公室,（一）秘书室,1、负责编写公司大事记和年鉴，文件、资料收发归档，对档案室、图书室进行管理。,2、负责公司的网站、局域网、计算机、通讯网落、有线电视的维修与管理。,3、负责办公用品（摄象机、照相机、文具、通讯设备）采购、使用管理。,4、负责印章的使用和管理及公司的保密工作。,5、协助董事长、CEO、副总经理进行资料的整理和存档管理工作。,6、负责相关公文起草、修改、收发等公文处理工作。,7、负责及时传达公司领导的指令及内部信息收集工作。8、负责会议组织工作。,9、负责公司领导的访客接待，进行对外公务联络工作。 10、协调部门关系，维护办公秩序。11、组织文体活动。,（二）后勤服务部,1、负责公寓（员工宿舍和办公楼五、六楼）的规范化管理。,2、负责工业园室内办公设施和公用设施等财产的管理与修缮。,3、负责厂区和办公区环卫的管理。4、负责员工食堂管理。5、负责公司的车队管理。,6、负责后勤日常用品的采购。7、负责协助各部门作好接待工作。,（,三）保安部,1、全面掌握当地治安情况，做好工业园治安保卫工作，防患未然。,2、与当地公安机关保持良好的合作关系，协助侦破工业园内部发生的各类案件。,3、工业园内的各项消防设备，治安情况，确保工业园的正常生产运做。,4、制定工业园内的治安、消防安全和保卫工作的计划，落实措施。,5、负责新进员工的军训工作。6、负责工业园旗帜的护卫工作。,7、整个场区的布局规划和绿化管理。8、工业园室外公用设施的维护与修缮。,9、负责整个工业园区水、电、暖系统的保护和维修工作。10、负责工业园日常土建。,二、人力资源部,1、根据公司发展战略制定人力资源战略规划，全面考虑人才的梯队建设。,2、负责对公司的组织机构设置、定岗定员定责提出建议并具体落实和优化改进。,3、编制和完善公司的系列人事管理制度并具体实施。,4、参与重大人事决策，提供信息支持，办理公司员工人事变动,5、,负责公司员工的招聘甄选，建立稳定的招聘渠道和充足的人才储备，保证满足生产经营需要。,6、合同的签订和管理工作，代表公司解决劳动争议、纠纷或进行劳动诉讼。,7、建立和完善员工档案和数据库。,8、负责员工的社会保险、劳保用品、福利等劳动保障工作。,9、落实计划生育工作。,10、,根据公司发展需要制定和实施培训方案,，组织安排对员工的培训和技 能考核鉴定。,11、据人事考核制度，定期组织对员工进行考核，并对考核结果做出评价。,12、组织实施薪酬方案及薪资调整方案，每月计算和审定员工工资。,13、负责员工的考勤工作。,14、,负责员工关系的协调处理，,建立内部沟通机制，对员工投诉进行处理。,15、负责公司企业文化的建设和维护。,16,、参与公司质量环境管理制度体系的建设。,三、行政事务中心,（一）企管部,1、负责企业发展战略规划的策划和实施工作。(经营目标部门分解),2、负责对各部门的综合监督考核工作。,3、负责企业有关证件的办理（主要涉及认证、争优、年检、护照等）。,4、负责涉及公司的相关法律纠纷的处理。,5、进行对外关系协调，与相关行政、事业单位接洽，代表公司对外发言,6、策划和组织对外重大活动（如论坛等）。,7、负责项目招商和企业宣传。,（二）品管部,1、负责ISO9000质量管理体系的建立、推行及相关文件、资料的制定、修改和管理。,2、对各部门执行ISO情况进行监督检查和指导，配合作好内审和外审工作。,3、建立健全质检制度和相关检测标准及工作流程。,4、负责进货质量检验工作，对具有合格标识的外够零部件进行检验。,5、对生产过程及最终产品的质量进行控制和检验，及时作好记录。,6、负责对工程进行竣工前预检。,7、负责计量器具的统一管理，对其实施控制、送检、校准及检定。,8、负责组织不合格评审，参与供方评价。,9、负责主持召开质量例会，及时把有关质量的信息通报给有关部门；,四、财务结算中心,1、负责拟定公司财务管理和会计制度。,2、参与项目可行性论证，为项目调研和评价提供相关财务资料。,3、负责财务分析、财务报告工作，编制财务会计报表，制订利润分配方案，提出股利分配建议。,4、负责会计凭证的编制、审核与保管，建立健全会计档案。负责会计帐册的登记、处理和保管，处理呆帐、坏帐。,5、负责办理公司固定资产的购置、转让、报废和处理手续。进行成本核算。,6、依照国家有关政策，负责税务会事项的处理。,7、负责结算及结算报告的编制。,8、负责现金收付票据保管及转移等出纳工作。,10、建立资金计划管理体制，监督合理使用资金。,11、负责公司的融资工作，合理调度公司的资金，确保按期偿还债务和按期收回欠款。,五、市场营销中心,1、负责搜集市场、行业、竞争对手信息，畅通信息渠道，为营销决策提供信息支持；,2、牵头评审项目合同，理顺合同评审程序，提高评审质量，规避经营运作风险；,3、及时掌握项目运作过程的信息，为领导决策和相关部门提供信息支持和服务，跟踪落实项目实施进展及回款情况,协调督导项目运作；,4、加强客户管理，健全完善营销档案，提升服务营销决策，提升服务客户水平；,5、负责安排接待客户考察，协调营销单位和公司各部门间关系，提高工作效率；,6、负责策划和开展公关宣传活动,加强公司品牌形象宣传；,7、制定完善营销政策并跟踪落实；,8、指导帮助营销单位建立和管理团队，进行绩效考核,9、参与公司质量环境管理制度体系的建设；,10、完成公司交办的其他事项。,六、技术中心,（一）,研发设计部,1、负责公司机械设计技术管理的组织工作。按时间要求完成机械设计任务，保证设计质量。,2、负责组织编制年度新产品开发计划和中长期技术规划。,3、负责公司产品的技术改革、改造方案的论证和协调实施。,4、负责制定公司技术引进和探索涉外合作项目计划，组织对引进项目的调研、考察、谈判等工作，及时组织人力消化吸收新知识。,5、责新产品的立项、调研、编制可行性方案，组织新产品的评审等,（二）电控部,1、负责所有产品电控部分的设计和现场调试，保证项目要求,2、负责本部门技术文件档案的建立与管理以及图纸技术资料的归档管理。,3、负责研讨制定新产品研发计划，并组织实施，加速产品的更新换代。,4、对外建立科技情报渠道,随时跟踪同行业最新技术,以保证公司产品在业界保持领先水平。,5、彻执行国家标准、部颁标准、公司企业标准;组织编制技术服务资料(包括产品使用说明书;维保资料等)。,研发设计部和电控部公共职责,1、负责产品开发、设计、标准化工作的归口管理，制定标准化工作计划，推进标准化工作，负责内部设计手册的制定与更改；,2、按照质量管理体系文件的要求，开展设计过程中的质量控制活动；,3、负责新产品样机的试制，调试、验证，实施新产品的内部鉴定以及设计完善工作；,4、对设计的完整性和设计质量负责；,5、负责外购配套件的选型、技术性能试验、保证满足整机性能的要求；,6、负责对运回公司的待处理产品、零部件及其他物质作出书面的处理意见，通知生产中心，由生产中心负责按此通知进行处理；,7、提供各种零部件的检验标准；,8、制定各个项目产品质量特性重要度分级；,9、负责公司各类技术文件的发放、回收和归档等管理工作。,（三）规划部,1、负责与顾客和销售公司的沟通联络，参与销售的技术支持工作；,2、组织项目方案评审，保证设计方案规定的要求得到充分的理解并能充分满足,3、负责项目方案的管理、变更和变更内容的评审；,4、负责提供公司的广告、展会、宣传画册、光碟及各种申报、评审、鉴定、认证等活动中所需的产品图样、型号、规格、技术参数及技术用语等技术资料，并对公司各种技术资料中的参数和用语进行规范性和正确性的审核；,5、协同研发设计部、与电控设计部和工艺部参与顾客要求的评审；,6、负责对营销部门的管理人员和营销人员作公司产品知识的培训工作（如对公司规划员的轮训、营销中心客户接待人员的培训）。,（四）工艺部,1、,工艺策划工作、工艺装备的设计、验证、评审工作；,2、在生产加工中心的配合下，负责工时定额的估算及下料工艺的编制工作，为生产加工中心提供生产定额的依据；,3、负责产品工艺流程和生产线的设计和改善；,4、组织编制各类通用（典型）工艺文件和过程控制文件，并对其完整性和正确性负责；,5、进行工艺可行性分析，明确生产过程中的关键过程和特殊过程，负责按产品技术规范编制工艺方案、路线、规程及有关作业指导书等文件；,6、,负责生产线员工的培训工作。,七、生产加工中心,（一）生产部,1,、建立健全生产管理制度和生产操作规范。,2、根据营销订单和设计图纸，制定生产计划，并组织落实生产计划。,3、负责生产管理的日常工作，检查生产设备、生产工艺，控制制造成本。,4、负责生产的全面质量体系建设。负责处理产品重大质量问题。,5、负责生产的安全管理，加强安全教育，处理安全事故。,6、负责生产现场管理。,7、负责生产员工的劳动纪律、选拔、考核等管理。,（二）采购部,1,、建立健全采购管理制度及采购工作流程规范。,2、全面收集供应商信息，建立完善采购档案。,3、对供应商进行筛选，组织评审，确定供应商。,4、根据生产实际需要及时进行采购，保证质量，控制成本。,5、参与公司全面质量管理制度体系的建设。,（三）仓管部,1、建立健全出入库管理制度及相关统计标准和规范。,2、负责原辅材料的出入库管理。,3、负责生产工具保管领用管理。,4、负责外协件的出入库管理。,5、负责成品的出入库管理。,6、负责电器材料的出入库管理。,7、定期对仓库进行盘点，作好统计工作，降低仓储成本。,8、对采购部的采购价格进行监督和指导。,八、工程管理中心,1、编制项目计划和项目总计划，并组织实施、跟踪检查和考核；,2、组织产品发运、安装、调试和交货验收；,3、参照外购外协供方评定程序，负责对安装公司产品的安装单位进行供方评定；与其签订合同和工程管理工作；,4、组织编制顾客操作培训教材，实施培训并对培训的质量负责；,5、负责收集外部质量信息，了解产品使用中的各种问题，并提出改进建议；,6、负责归口产品的售后服务工作，及时处理顾客的各类反馈意见，做好相应的记录并存档；,7、组织监控安装质量，实施现场安装服务、技术指导、质量监督三位一体的服务模式；,8、根据设计部门装箱清单，编制发货清单并组织货物的运输；,9、协调生产部门包装、品管部门检验进行货物清点、发运；,10、处理施工现场的缺货、少件现象，并完成余料的回收工作。,11、编制、整理维保表单资料，对项目安装全过程的资料档案进行整理归档；,12、负责完成项目的售后服务，并对区域在建工程提供技术支持；,13、对安装人员进行技术和安全培训，处理工程过程中的突发事件；,14、配合停车设备之年检相关事宜，与物业公司签定停车设备保养合同，建立良好的互动关系；,九、项目经理,1、建立健全项目管理制度和相关工作规范、工作流程。,2、参与营销单位拟订项目的评审工作。,3、对签定的项目进行整体计划：产品设计、费用预算、施工进度等。,4、协调相关部门组合项目团队，按进度开展项目。,5、对项目开展进行全程协调、控制、推进。,6、负责项目资料的收集、整理、建档、保存。,7、维护客户关系，树立公司形象。,十、分公司,1、协助收集组织有关行业政策、竞争对手、客户信息，为重大营销政策提供建议和信息支持。,2、定期向公司总部提供有关营销情况、项目进展情况、费用控制情况信息。,3、根据年度营销目标，制定工作计划和预算，并组织执行。,4、加强客户管理，建立和维护客户档案。,5、组织市场推广和产品宣传工作，提高公司及产品的知名度。,6、负责组织项目的合同谈判、前期规划、报价、投标、合同签订及货款的回收工作。,7、负责办理公司领导交办的其它任务,七、实现方式及关联事件,考虑到公司管理的惯性和个别特殊情况，组织结构优化调整及部门职责界定事关全局，要在理性的基础上下决心加大推行力度，选择合适的实现方式，主要要做以下几件事：,1、各部门主管要理解调整后的组织结构的内涵，认同界定后的本部门职责。,2、细化本部门职责，具体到人头，定岗定编（,员工尽量以工作分工内容来确定岗位名称，突出业务分工和做事的色彩，淡化“官”的色彩）。,3、各部门主管（年薪制人员和聘选人员）按任期节点进行述职。,4、由总经理办公会议推动各项工作协调有序开展，进行资源整合，统一理念，统一目标，统一行动。,5、以新的组织结构调整和部门职责界定为起点，推动职务描述、岗位评价、薪酬考核体系的建立等一系列人力资源工作的开展，循序渐进，“一竿子捅到底”。,