专业秘书之教育训练

按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,科技心 秘書情,更上一層樓,專業秘書之教育訓練,主講:曾文詳副總經理,資料來源: 哈佛大學管理叢書. 台北科技園區專業秘書學會,序,在現今的職場里,無論在哪一個公司或哪一個職位,都會看到一位甚至一群秘書為主管或同仁努力工作著、默默奉獻著.,這些年來,由於資訊發達,秘書的進步與專業倍受眾人的囑目.,如何讓工作 創造更高的績效?,如何自我成長,建立個人風格?,如何面臨種種危機?,每一位秘書都須掌握秘書必備之經.,名企主管對秘書的評價,好的秘書是主管成功的一半.,合泰半導體 總經理 許金榮,好秘書就像不能言語的分身,可以替你看,替你聽,甚至處理例行事務不會出錯.,聲寶集團 董事長 陳盛沺,秘書是高生產力主管的得力功臣之一,也是高精效組織的催化劑.,宏碁科技 董事長 李焜耀,秘書是扮演辦公室工作中的潤滑角色和管家婆.,宏碁科技 總經理 陳炫彬,秘書的基本目標,成就他人.是秘書行業追求的基本目標.如合唱演出中的和音者,其任務在於突出主唱者的美妙一樣,秘書人員是為協助主管追求成功而設置.為輔佐主管,秘書人員必須時時以他人為念,並以豐富的專業知能與人際關係技巧,讓主管所負責的業務在公司中能順利推展.,因此,秘書應以”,成就他人而非成就自己,”為任務的體認.,而“,開闊包容與細膩體貼”,是從事秘書工作必備的重要修養.,更上一層樓,不斷的學習,不斷的進步.,活到老,學到老.人生唯有不斷的學習,才有不斷的進步,無論是董事長秘書或經理課長之秘書.其任務都在於協助主管完成工作.故所有秘書人員都要不斷吸收新知充實進步,才能使工作勝任愉快.,秘書,助理的工作品質與其本身的素質有關係.,素質又分為:,知識、技能、態度三個要項.,只有積極順應變局,創新思維,累積專業經驗並加以運用,才能使自己更上一層樓.,合格助理、秘書的基本條件,一.工具面,1.語言聽、說、寫、讀能力.(對於外資企業,外語能力是基本條件),2.檔案管理與文書作業技巧.(熟練運用各種商用或辦公軟件,對資料能快速有效分類儲存與提供參考能能力),二.人格特點.,1.傾聽與溝通能力.(了解主管需求, 並能做良好的回應),2.觀察能力.(了解管理層特質,組織文化,樂於助人,能建立良好的人際關係),合格助理、秘書的基本條件,3.守密(不做長舌婦,不成廣播電台,掌握知所當言,不語之分寸),三.專業,1.了解自己公司產業環境,策略,經營理念,價值觀,產品,客戶,作業流程等工作領域所應具備知識,及上下工程內部客戶.,2.績效與能力導向工作精神.(最好的肯定來自做事的成果,才能贏得尊敬與肯定),合格助理、秘書的基本條件,當然,初階與資深秘書條件是不同的,但是,一位秘書能力再好,與主管八字不合,將是難熬的.如果與同事不和或拿雞毛當令箭,則必是”孤芳自賞”.,秘書人員最重要的是:,具備開朗的個性,細心,良好的溝通能力,絕佳的保密功夫,以及親切有禮的態度.,其中又以”親切有禮”最為重要.因為秘書對外代表公司形象,”親切的太態度”,”合宜的應對”表示這個公司在管理,員工訓練方面的非常專業與重視.,另外,個人意願及對秘書工作是否有高度的熱忱也是相當重要的,.換言之,也就是”放得下身段”,合格助理、秘書的基本條件,秘書工作雖有其專業性,但仍避免不了許多瑣事.,例如:客人來了應幫客人端茶倒水送咖啡,若秘書人員的心態無法調整,仍存有”我是個大學生或我是.,怎可做這樣的瑣事”的心態.則在舉止間就會顯得不情願或勉強,因而降低了工作品質.,秘書的學歷,除擔任高階主管秘書,由於接觸面廣,須一定學歷要求外,其它中層或部及主管助理則以適條件為宜.,好助理、秘書,怎麼”好”?,一.放得下身段.,無論是主管交辦的芝麻小事,還是來客的端茶倒水.總是笑臉迎人,真正享受”服務便快樂”的秘書是最散發美麗的.,二.守口如瓶.,身處權利核心,所謂”九品芝麻官”聽多看多,卻只有盡個人職責的秘書最值得信任.,三.不卑不亢.,不因瑣事卑微,也不因身處權益周邊而驕傲.認清個人角色的秘書最讓人欽佩.,好助理、秘書,怎麼”好”?,四.適時緩煩,面對主管,部屬衝突時,能巧妙暗助一力,化險為夷的秘書最具備智慧.,五.妙排時程,總能巧妙安排時間如行雲流水,讓主管在邏輯的架構下日理萬機,頭腦靈光的秘書最被人感激.,六.精整欓案,有條不紊,能在最短時間內找到主管所需要文件的秘書最令人折服.,*專業秘書受人尊敬的程度不下於任何一位專業工程或行政人員.*,如何成為真正的專業秘書?,一.細心周到,當秘書的可不用詢問就端出客戶所喜歡的飲品,不難想像客戶的驚訝與歡喜.,或許秘書人人會做,但做好並不易,工作俯拾皆是,端看你是否能細心的發掘出它的樂趣所在.並從中獲得成就感.,二.終生學習,逆水行舟,不進則退.(學習電腦軟件運用/時間管理/溝通技巧/辦公室禮儀/應對技巧/向上管理/壓力管理/專案管理/語言.),如何成為真正的專業秘書?,三.實力,不要口口聲聲:”老板說”要不斷學習 ,培養自己的實力,建立自己的人際關係.不要做”影子老板”.藉影子辦事,無實力的秘書是無法見容於組織的.,四.自重,人要自重才會人重.不要假借上司名義私用.,五.自信,自信而不自滿.努力增進自己的實力.隨時保持一顆謙虛,感謝,助人為樂,與人分享的心.,如何成為真正的專業秘書?,六.自省,任何人或事都是我們學習的對象,每天反省一下.把好的方法、態度、穿著、應對進退技巧變成自己的,不好的當成警戒.讓自己天天進步.,從工作中學習,從學習中成長.,.,秘書人員應有的特質,一熱心公益,它可帶動部門或公司的工作氣氛.尤其是在只相信數字會說話的工程師中,有鷄婆的秘書串串場,換換菜色,對建立愉快的工作環境是很重要的.,二.主動積極,要舉一反三.主動出擊.不要一問三不知.,三.樂觀進取,樂觀的態度會影響到周圍的同事,化解辦公室內緊張氣氛.,多看,多想,多充實,才能八面玲瓏.,*女孩們,打扮得宜,穿著得體,也是快樂的源泉!*,.,美麗的管家婆談專業秘書應有的形象及專業能力,有人説:秘書是花瓶,年輕貌美就行.,有人説:秘書象管家婆,大到老板的行程 ,小到待客的茶包,都在其管轄的範圍.,專家的注解:學歷並不是最重要的.良好的人格特質及正確的工作態度才是首要的考量.,人格特質包括:負責、細心、有熱誠、有耐心、主動積極等.,首先,每位秘書每天所聽的電話不下數十通,桌上兩三支電話同時想也是司空見慣的事.如何能在有條不紊的處理完電話後，馬上回到手邊正在處理的事情不受幹擾、情緒也不受波動，就靠各位的秘書的耐心及解決問題的熱誠度了。,.,美麗的管家婆談專業秘書應有的形象及專業能力,其次，專業秘書，尤其高階主管秘書，需有一定的權威及原則，但在威嚴中必須平易近人。秘書首重效率，且其工作又大多有時效性，迫在眉睫時難免公事公辦、說一不二。然而如何在十萬火急時保有堅定但不失溫婉的態度、威嚴但有親和力，是每位秘書所需修練的功課之一。,此外，因秘書特殊地理環境很易接觸到公司機密。因此，”口風緊”便成為秘書必須遵守的工作守則。然而，秘書又是上下溝通樞紐，如何在守口如瓶和溝通橋樑中取得平衡，都考驗著秘書的智慧。”正面的”、”公開的”訊息不妨適時替主管傳達，若主管對下屬有較情緒的反應，秘書應就其對主管的了解，在傳達信息時做適當的修飾,.,美麗的管家婆談專業秘書應有的形象及專業能力,一來可幫主管做個好公關，二來減少主管與部屬間不必要的摩擦。,秘書何以能像八爪魚般樣樣皆通？像情報中心般有求必應？靠的就是平常的人際關系 ，平常主動幫人，有需要時自然會有人挺身相救，此外，姐妹們平常互換信息，也是成就秘書”情報交流站”的重要管道之一。然而需注意的是”八爪”不能”八卦”否則就成”長舌婦”啦。,專業技能,一問三不知、一做三不會，會被譏為花瓶，當今最基本的專業技能首推對電腦及辦公設備的嫻熟度中，此外隨著資訊產業的發展，信息交流,.,美麗的管家婆談專業秘書應有的形象及專業能力,速度的加快，”國際化”已成為所有公司的發展趨勢。因此，外語能力也較重要，當然，語言能力並不限於外語能力，同一種語言，因本為位主義故步自封，或文化背景不同也會無法溝通。,“佛要金裝”人要衣裝”.秘書因需要與外界接觸，等於是公司的門面，所以適度有修飾儀容及合宜的應對進退禮儀是必須的。同樣也更容易贏得對方的尊重與信賴。,另外，突發、危機事件的處理及問題解決能力培養、對越高階、越資深的秘書越重要要。,總而言之，秘書不是花瓶，她卻親切怡人，不是打雜小妹，卻有管家婆的古道熱腸，而且有八爪魚般全能。,.,與不同主管相處之道,一.了解主管,擁有包容、體恤的心(體恤主管的壓力,掌握主管的個性及需求),二.被主管了解,先照主管的要求做,讓其了解你的能力.取得肯定後再放手認真保品質的作業或提出見解.,三.建立彼此互信的關係.,互相了解後,有利建立良好的默契.工作便有更大的發展空間.,*適時改變自己的工作習慣,以應上司的需要*,.,助理.秘書怎樣幫助主管?,一.早到,二.防止外人無關緊要事的打擾.,三.準備出差及會議資料.並隨時知道主管行蹤.便於,緊急事連絡.,四.電話禮儀 .,電話響玲馬上接聽.(三聲以內必須接),拿起電話表明身份或單位,通話簡明扼要.忌私話長說.,通話須專心一致,語氣親切.暫時擱下聽筒應解釋致歉,call in:判別電話.了解該由誰來接聽恰當.忌一味轉給 上司.拒絕要婉轉.要事要記錄.,call out:確認對方的稱呼. 和對方的秘書交朋友.,掌握常往來客及重要人物聯絡電話與mail.,.,助理.秘書怎樣幫助主管?,五.記住老板脫口而出的任務.記錄並跟催.,六.做好對內對外公關.,整潔光鮮的外表.,善用適當而簡單的甜言蜜語,花言巧語,贊美對方.,有幽默感.拋開私人感情.,不可擅替老板做決定.,主動拓展人緣(與人主動打招呼.養成有:熱心.耐心.同,情心.的三心人.),七.隨時提醒.,大事件:會議/合約/project,小事件:人情世故/細節裡數,八.信件處理,篩選過濾無關緊要mail及信函.,.,助理.秘書怎樣幫助主管?,九.待客之道,有預約時提前準茶水.,見訪時立即表明身份.有名片遞送時.雙手在胸前,捏住,名片兩角,字向對方,並同時念一次自己的名字與職務.,接到名片後應先看清對方姓名職務與公司名再收好,引領客人應走其側前方.,首次來訪客人.應請訪客在主管辦公室外稍後.自己現入內將名片給主管看一下.,訪客入門時,若為外拉門,自己先退一步,並比手勢”這邊請”.若為內推門,則自己先進一步.,奉茶時,既使只有一位,也以茶托表示禮貌.茶托須保持干燥.要待客人全部入座後再奉茶,茶杯放在客人側前方.若主客聊得正起勁,先站在客人後面一步,說對不起後再奉茶.,.,助理.秘書怎樣幫助主管?,訪客離開時若會經過自己的座位.要起立說再見.,送客只需到電梯口時,應目送到電梯關門為止,送客需乘同一部電梯時,以先進後出為原則.自己先進去,按住”開”,再請客進入.電梯下達後,請客人先出.,若與客人一同上下樓梯時,原則上是客人在前,自己隨後,同時用手勢及語引導方向.,十.文件管理,分類:機密的/私人的/參考或學習的/未處理的,一般送簽順序:,急件-簽核-普通-公告或傳閱文件-信函雜誌,十一.報告與溝通,報告:,先說結果,再說過程,最後再說一次結果.據實以報.,溝通:請給上司選擇題.而不是填空,問答或辨論.,.,告別惡女助理.秘書,1.狐假虎威,. ( 要尊重別人,多點體諒.不要老是說:”老板說”),2.發號司令.,(請多說”請”字保持該有的禮儀),3.作威作福.,(特別是老板不在的時候別享用的他的特權),4.廣播電台.,(接觸到決策層面或較多同仁的信息時,不要有,不合宜的言論),5.衣著入時,. (不要有與工作不適宜的打扮,不要常常在辦公,室毫無顧忌的暢談時尚),6.吊兒郎當,. (不要做幸運兒,無所事事,空間時自我充電),7.貪小便宜,. (不要用工作之便接受或索取無謂的饋贈),8.計較所得.,(不要常常有為何升等調薪沒有我,工作就有我,的想法!想想工程師們的辛勞,其他同仁為工作,的絞盡腦汁秘書的工作比較起來確實少了,幾分致命的壓力),.,結束語,謹將此獻給所有的助理,秘書人員.在公司內,我們不僅需要優秀的主管,也希望有任勞任怨優秀的秘書,助理.主管們日理萬機,助理,秘書人員的專業性與日俱增,期待你們學會永保熱情奉獻的心,讓經驗持續傳承,生生不息,感謝你們,在幕後默默耕耘的辛勤專業工作的助理,秘書們!謝謝!,* * * * * THE END * * * * *,.,