会见与会谈的区别

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,商务活动,会见与会谈,会 见,会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为接见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。,就会见的内容而言，有礼节性的、政治性的、私人事物性的会见。礼节性会见时间较短，通常是半个小时左右，话题较为广泛，形式也比较随便。政治性会见一般要谈论双边关系、国际局势等重大问题，话题较为严肃，形式较为正规。事物性会见则涉及一般外交交涉、业务商谈和经贸、科技、文化交流等内容，有较强的专业性，时间较长，也较严肃。商务组织主要参加的是事物性会见。,会 谈,商务会谈指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强。,会见与会谈的关系,会见与会谈往往相辅相成。上司出面会见客人，往往为正式会谈定下基调，或创造条件。会见中双方达成的原则性共识，往往要通过具体而细致的会谈加以系统化、条文化；有时会谈也是为上司之间的高峰会见做准备。,会见与会谈的准备,学习目标,能够完成会见与会谈活动的准备工作，了解会见与会谈的相关知识。,会见会谈是企业常见的商务活动，为上司做好会见会谈准备工作是秘书的必备技能之一。,会见与会谈前的充分准备是保证会见与会谈成功的关键。（案例）,对会见与会谈前的准备做好全面检查，以防工作中出现疏漏。一旦发现问题，要及时采取补救措施。（案例）,收集对方的相关资料,对方求见目的,对方的求见对象。,对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪特征等。,对方参加会见（会谈）的人数、姓名、职务等。,主要求见人（对方主谈人）的详细资料等。, 通知主方参加会见与会谈的人员,通知主方接见人,通知主方陪同人员,通知主谈人,通知其他会谈人员,在主方参加会见与会谈的人员确定后，秘书人员要及早通知有关人员，并协助做好准备。,了解会见与会谈的地点和时间,会见的地点和时间,地点：主人的办公室、会客室或小型会议室、客人的住所。,会见的时间应根据,会见的性质,来定。礼节性的会见，一般安排在客人到达后的第二天或宴请之前；其他会见，则根据需要确定时间。,会谈的地点和时间,会谈地点：客人所住的宾馆会议室。,会谈时间：应先征求对方的意见。,通知对方,A、会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。,B、了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。,C、重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。,场所的布置及座位安排,场所的布置,A、会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。,B、会谈桌上有时需放置双方标志旗帜（如果是涉外谈判，应摆放两国国旗）。,C、现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。,D、如果参加会见和会谈的人数较多，主谈人说话声音较低，还应安装扩音设备，并提前调试完备。,E、场所周围还应具有完好的通讯、传真、复印设备及必要的文具，以备工作需要。,会见和会谈的座次安排,会见的座次安排,：,遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。,如下图所示：,记录译员 译员, ,主客 主人 主客 主人,客 主 客 主,方 方 方 方,人 人 人 人,员 员 员 员,座位通常排成扇形或半圆形。,会谈的座位安排：,双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图（一），或进门后的左侧如图（二），双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。,译员 主宾,6 4 2 1 3 5 7,7 5 3 1 2 4 6,译员 主人,（一）, 正门 ,客 主,方 （二） 方,会见与会谈的基本程序,学习目标,通过学习，秘书人员要了解会见与会谈的基本程序和要求，以便做好服务工作。,迎接,会见、会谈时，主人应提前到达。,迎接地点：大楼正门口、接见厅、会见室门口迎候。,迎接人员：主任、接待人员。,接待人员在大楼门口迎候客人，并引入会见厅。,重要来宾进门后，应由代表团团长向主人一一介绍代表团成员；对一般来宾可以在入座后分别介绍宾主双方。,致辞、赠礼、合影,致辞：主宾双方均可致辞。,赠礼：双方简单的致辞后，互赠礼品，礼品不一定很昂贵，能表达敬意与友谊即可。,安排合影,如有合影仪式，应事先安排好合影图，准备好必需的摄影器材。合影图一般是主人居中，主人的右侧为上，主客双方按礼宾顺序排列合影。第一排人员既要考虑身份，也应考虑能否都摄入镜头。通常由主方人员分站两端。,会见或会谈,合影完毕，参加会见、会谈的人员即可落座。主人可请客人首先入座，或双方一起落座，但主人不能够自己抢先坐下。,双方入座安排就绪开始会谈时，除陪同人员和必要的翻译、记录员之外，其他工作人员即应退出。在会见、会谈的整个过程中，不允许其他人员随意出入。,主谈人交谈时，其他人员不得交头接耳，也不能翻看与次会谈无关的材料，不允许打断他人的发言，也不允许使用过于粗鲁的语言。,正式会谈如允许新闻记者采访，通常也只是在正式谈话开始前采访几分钟，新闻摄影通常是在主人和主宾站立握手、面向新闻记者时拍摄，然后，新闻记者一同离开会场，会谈正式开始。,秘书人员需在桌上备好茶水，夏天要加冷饮；会谈时间过长，可适当准备些咖啡或红茶。,记录,会见或会谈时，均要有人做专门记录。填写情况汇报表。,会见与会谈结束,会见或会谈结束后，主人应将客人送至门口或车前，握手道别，目送客人离去后，才可退回室内。,整个会见、会谈的程序工作暂告一段落。,秘书人员要在整个会见与会谈的过程中，做好会见（会谈）人员的食、宿、交通、参观访问等一切事宜的服务工作。,相关知识,秘书人员在为会见与会谈做准备时，要重点注意技术和礼仪两个方面。这里主要介绍技术准备方面的要求。,了解相关政策和规定,客观全面地准备资料,能够完成开放参观活动的准备与接待工作,学习目标,通过学习，能够掌握开放参观活动准备与接待工作的基本方法。,开放参观活动的准备与接待工作的内容,开放参观的项目,组织的展览室；,生产设备和工艺流程；,厂区环境；,员工的教育与培训设施；,组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。,开放参观活动的操作流程,准备宣传小册子,放映视听材料,观看模型,引导观摩实物,中途休息服务,赠送纪念品,征求意见,秘书在开放参观活动中的职责,秘书主要职责就是做好准备与接待工作。,准备内容：,准备与寄发请柬；,为来宾准备休息服务处；,准备介绍材料；,准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等；,准备茶水饮料；,准备赠送的礼品和纪念品。,接待服务与要求：,可组成接待班子，具体负责开放参观事宜。,工作中要做到：,来宾到达后热情引导接待；,放映视听资料时认真解说；,参观过程中为来宾做向导；,做好招待来宾的餐饮服务；,耐心解答来宾提出的各种问题；,做好欢送工作。,能够拟订开放参观活动的方案,学习目标,能够拟订开放参观活动方案。,近来，开放参观越来越受到企业重视。一般来讲，开放参观可分为游览参观和组织参观 两类。通过游览参观，可以进一步了解合作对象；通过组织参观，可以扩大组织的社会知名度。,确定开放参观活动的主题,开放参观活动的主题，就是组织通过这一活动所要达到的目的和希望取得的效果。,常见的开放参观活动主题有：,扩大组织的知名度，提高美誉度；,促进组织的业务拓展；,(3)和谐组织与社区的关系；,(4)增强员工或家属的自豪感。,2安排开放参观的内容,要根据,主题,来安排开放参观的内容。参观的内容包括：,情况介绍，准备好宣传小册子。,现场观摩，让参观者参观现场。,实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。,此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的,需要和兴趣,。,选择开放参观的时机,最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。,确定邀请对象,一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊厉害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等,。,选择参观路线,参观路线的选择要求做到：,能引起参观者的兴趣；,能保证参观者的安全；,对组织正常工作干扰小。,策划宣传工作,参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录象片进行介绍。,参观时，有向导陪同参观者按事先安排好的参观路线参观，对于有些看不到的特殊事项，可以用图表、数字表示。,做好解说及接待准备,挑选并培训导游或解说人员；,制作并寄发请柬；,设立接待服务处；,准备特殊的参观用品；,准备礼品或纪念品。,注意事项,目的明确,整个开放参观活动，都要围绕所确定的主题进行策划和组织。,时机选择要得当,开放参观活动应选择春末或秋初的时节，不宜选择雨天、酷暑或寒冬季节。最好安排在有纪念意义的特殊日子。,处理好公开与保密的关系,要规定好参观路线，选择好参观地点，尽量做到既给公众留下坦诚的印象，又不使组织机密外泄。,安排好细节问题,对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和陪同的安排等等。,精心做好展示工作,包括：场景的布置，物品的陈列，文字说明的准备，人员的准备等。,能够安排宴请活动,学习目标,通过学习，掌握安排宴请活动的方法与要求。,1列出宾客名单，发出正式请柬,(1)根据宴请的目的，与上司确认被邀请的宾客名单；,根据宴请的目的和宾客的社会地位、职务身份，确定宴会的规格；,发出正式请柬：,正式宴会或正式宴请大都需要向宾客发出正式请柬，事先口头约定的或电话通知的也要补发，这是礼节上的要求。,确定宴请时间，选好宴请场所,确定宴请时间,根据上司的提议；,根据其他因素而确定。,般不选择在重大节日、假日，涉外宴请还要注意避开对方的禁忌日。,确定地点,要考虑规格，规格高的要安排在高级酒店；一般规格的，则根据情况安排在适当的饭店进行。,要考虑宴请对象，对文化素质高、有一定身份的宾客，宴请的卫生和环境尤其要讲究。,确定菜单,(1)菜肴的精致可口、赏心悦目、特色突出；,客人的饮食习惯、禁忌；,冷热、甜咸、色香味搭配。,排定座次,宴会一般都要事先安排好桌次和座次，使参加宴会的人都能各就其位。席位的安排也能体现出对客人的尊重。,排定桌次,桌次地位的高低，一距主桌位置的远近而定。以主人的桌为基准，右高左低，近高远低。,排定座位,1.以主人的座位为中心。如有女主人参加时，则以主人和女人为基准，以靠近者为上，依次排列； 2.要把主宾和夫人安排在最尊贵显得的位置上。通常做法，以右为上，即主人的右手是最主要的位置；其余主客人员，按礼宾次序就座； 3.在遵照礼宾次序的前提下，尽可能使想邻就座者便于交谈。例如，在身份大体相同时，把使用同一语种的人排在邻近。4.主人方面的陪客，应尽可能插在客人之间坐，以便同客人接触交谈，避免自己人坐在一起；5.夫妇一般不相邻而坐。西方习惯，女主人可坐在男主人对面，男女依次相间而坐。女主人面向上菜的门。我国和其它一些国家，不受此限。6.译员可安排在主宾的右侧,以便于翻译。有些国家习惯，不给译员安排席次，译员坐在主人和主宾背后工作，另行安排用餐。7.在多边活动场合，对关系紧张、相互敌视国家的人员，应尽量避免把座次排在一起。 在具体实行时，还应根据当地的习惯和主客双方的实际情况，妥为安排。例如，主宾偕夫人出席宴会，而主人的夫人因故不能出席，通常可安排其它身份相当的女主人在主宾夫人的邻近就座，以便招呼攀谈。有时还要根据客人临时因故不能来等情况，在入席前将座次在现场进行调整。 座位排妥后，应设法在入席前通知出席者，并现场对主要客人进行引导。,主人,1 3,5 7,8 6,4 2 主人,副主人,图（一） 1 2,5 6,8 7,4 3,副主人,图（二）,主人,1 2,3 4,5 6,7 8,副主人,图（三）,5宴请程序,迎客,主人一般在大门口迎接客人。视宴会重要程度，还可有其他主要人员陪同主人排列成行迎接客人。,(2)入席,主人陪主宾进入宴会厅，全体人员落座，宴会开始。,(3)敬酒,人席后，主人应招呼客人进餐，并率先给客人敬酒。敬酒时可依序逐一敬遍全席，可以不分地位身份高低。,(4)交谈,间主人要引导客人愉快地参与交谈，巧妙地选择话题，使席间充满和谐愉快的气氛。,散席,吃完水果，主人与主宾起立，宴会即告结束。主宾告辞，主人送至门口，主宾离去后原迎宾人员顺序排列与其他客人握别。,相关知识,宴请的形式,根据宴请的目的、出席人员的身份和人数的多少，将宴请分为：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等。,2宴请的目的 ，,宴请的目的多种多样，可以是为某一个人，也为某一件事。常见的有：,为代表团来访；为庆祝某一节日、纪念日；为展览会的开幕、闭幕；为某项工程动工、竣工等等。,注意事项,1秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，应事先将座位卡及菜单摆上,席位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会厅陈列宴会简图，标出全场席位图及全体出席者位置；还可用卡片写好姓名席次，发给本人。,如有讲话，双方通常事先交换讲稿，由东道主先提供。答谢宴会则由客方先提供。有何人翻译也应事先谈好。,