2、公文写作的基础知识

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,公文写作的基础知识与常见问题分析,一、概述,1、,公文的定义,公文是党政机关及其他社会组织在公,务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，属于机关应用文的一个重要组成部分。,2、,公文的特点,是特定的作者制定和发布的。,具有法定的现行执行效用。,具有规范的文体、结构和格式。,需要履行法定的程序。,文字必须庄重、朴实、准确、精炼。,3、,公文的分类,按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。,按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。,按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。,二、常用公文文种,（一）我国现行党政机关使用的文种,我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：,决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。,国家行政机关使用的公文种类有,13,个,:,命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,上述文件共,27,个，其中,9,个是相同的，即：,决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；,不同的有,9,个，其中属党的机关的有,5,个，即：,公报、指示、决议、条例、规定；,属国家行政机关有,4,个，即：,命令（令）、议案、通告、公告,。由于这,18,个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。,（二）学校常用的主要公文种类,1、,决定,（1）功能,适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,（2）分类,A.法规政策性决定。,如关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定,B.,重要事项的决定,。,如,中共中央关于加强同人民群众联系的决定,C.,奖惩决定,。,如,国务院关于处理“渤海二号”事故的决定,2通告,（1）功能,适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项,（3）分类,法规性通告,知照性通告,通告不写抬头，无主送单位。,通告与公告的区别,内容重要性不同,对发文机关限制性有较大不同,发布范围有所不同,3,通知,（1）,功能,适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。,（,2,） 分类,a.,发布指示的通知,b.,颁发规章的通知,因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。,如 人事部关于印发,人事争议处理办案规则,和,人事争议仲裁员管理办法,的通知,被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。,c.,批转、转发文件的通知,d.,晓谕性通知,e.,任免通知（人事任免用决定和通知的区别）,4通报,（1）功能,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,（,2,）分类,表彰通报：,介绍先进事迹先进事迹意义表彰决定希望号召,批评通报：,错误事实错误性质分析惩罚措施提出希望要求,情况通报：,缘由目的情况信息希望要求,5,意见,（1）功能,适用于对重要问题提出见解和处理办法。,（,2,）分类,规划性意见,实施意见,具体工作意见,6.,批复,（1）,功能,适用于答复下级机关的请示事项,与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见,如国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复,主送机关一个，即发出请示的下级机关,以上6种为下行文。,7,报告,（1）功能,适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。,（2）类型,a、工作报告,b、情况报告,c、建议报告,d、答复报告,e、报送报告,8、,请示,（1）功能,运用于向上级机关请求指示、批准,（2）应用范围,a、遇到问题无法解决，需要上级指示,b、处理较为重要的事件和问题，要上报批准,c、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助,d、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答,e、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁,f、请上级领导参加活动，指导工作,（3）分类,a、请求指示的请示,b、请求批准的请示,主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式,只能主送上级机关，不能送领导者本人,不得越级,请示，必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话,常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）,以上两种为上行文,9.函,（1） 功能,适用于不相隶属机关之间商洽合作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,（,2,） 分类,a.,公函和便函,b.,发函和复函,函是平行文，写法特别要注意用语分寸。,10,会议纪要,（1）功能,适用记载、传达会议情况和议定事项。,（,2,）分类,a.,决策型,b.,交流型,c.,研讨型,三、公文的格式,1,公文格式的组成,公文格式的组成要素包括：,（,1,）发文机关标识（版头、红头）（,2,）公文份数序号,（,3,）密级（,4,）发文字号,（,5,）签发人（主要用于请示）（,6,）标题,（,7,）主送机关（内发可省略）（,8,）正文,（,9,）附件（,10,）发文机关署名,（,11,）成文日期（,12,）印章,（,13,）附注（此件发至,XX,级）（,14,）主题词,（,15,）抄送单位（,16,）印刷机关和印刷时间,印刷用纸和技术要求：用,A4,型纸（,297X210,），正文用,3,号仿宋体，每页,22,行，每行,28,个字。,2,发文字号,编写发文字号原则：,包括机关代字、年份、序号,。,注意：,年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第,。,3,公文标题,标准式：,发文机关,+,发文事由,+,文种,凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关，故发文机关名称可省略,。,特殊形式：,（,1,）发文机关,+,文种。如,中华人民共和国主席令,（,2,）发文机关,+,转发文件名,+,文种，也称转文式标题，用于转发文件。,4,成文日期,成文日期确定原则：,（,1,）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。,（,2,）领导签发的，以签发日期为准。,（,3,）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。,（,4,）法规性文件以文件批准日期为准。,（,5,）一般信函、电文以实际发出日期为准。,成文日期必须写年月日，且要用汉字。,5,主题词,条例,和,方法,都明确规定：,上报的文件应当按照上级的要求和,公文主题词表,标注主题词。,上海市人民政府公文主题词表,使用说明中规定：,（,1,）,一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。,标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如,上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知,，先标类别词“农业”，再标反映公文内容的类属词“扶贫”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。,（,2,）,一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。,（,3,）,根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。,（,4,）,在,公文主题词表,中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词替代。,6,用印,一般的用印方法是：,骑年压月，上大下小,。,国标,国家行政机关公文格式,规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。,四,、我校公文中常见问题分析,1文种的误用,主要表现在报告和请示的错用,报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。,a.行文目的不同 报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。,b.公文内容不同 请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。,c,.规范性用语不同 报告用“,以上报告如有不妥，请指示”，“特此报告”等；请示用“当否，请批复”，“特此请示，请批复” 。,目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面。,a.请示、报告混用,如关于请校领导出席毕业典礼的报告,b.请示、报告并用,如关于召开新一届学代会的请示报告,2.随意请报,“请报”指以单位名义向上级报送“请示”、“意见”“报告”。随意请报主要有三种情况：,a.主送个人，如“x书记”、“x校长”。,b.多头主送 ，如“教务处、科技处并实验室管理处”,c.越级上报,3.公文组成要素不全,a.上行文缺签发人，“请示”缺联系人姓名、电话。,b.缺附件说明。,c.成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。,d.缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种等。,4.公文标题病误,a.标题缺少行文单位,公文标题通式为：行文单位+关于+事由+的+文种,b.标题无文种,将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如,关于的规划,、 ,关于的总结,。,转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如,关于转发的方案,。,c.不伦不类的标题,两个文种并用 如请示报告、任免决定的通知等。,混用文种 将“请示”错用成“申请”。,d.标题中事由表达不全,如华东理工大学关于申请划拨上海市“十五”配套经费的报告,e.标题中乱用标点符号,公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,公文中乱用标点符号主要表现在：,a.转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。,b.不必用其他标点符号,而随意使用。,如关于对1999年“全民文明礼貌月活动”安排的通知。,5.语言结构和文字方面问题,a.段落层次不清，主次不分。不善于用结构层次序数，如一、二、,，1.、2.、。,b.不合公文文体，出现描述性语言和客套话。,c.繁琐冗长，多套话。如根据,精神，,在,指导下，在关怀下等。,d.主语谓语搭配不当,。如 ：,人民的生活水平普遍增加了。（提高）,上述问题，今后准备进一步加强和改进。（解决和纠正）,e.定语错位造成歧义,如：,市长把我们五个县领导召集到一起专门研究了这个问题。,原教育部副部长周远清来校视察工作。,f.标点符号错用,逗号和句号错用,为了加强熟肉制品市场管理，规范熟肉制品市场经济行为，维护消费者利益，在全市建立统一批发、集中配送的熟肉制品供应体系。根据市政府会议精神，决定,顿号和逗号的错用,例：在时间紧，任务重，困难多的情况下，学校号召全体师生员工,。,金山校区学工委主任、各学院总支副书记、团委书记、班导师参加了会议。,在小标题上用标点符号,6.其他一些错误,a.引文文号错放在文件名前,例：,根据教育部教高20023号文件颁布的普通高等学校图书馆规程（修订）的文件精神，,。,b.常识性错误,例：经国家教委和上海市政府批准，我校在奉贤建设新校区。,