提高工作效率（PPT35页)

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,单击此处编辑母版标题样式,*,1,把事情很快地做完,叫做,效率,把事情很快又很对地做完,叫做,效能,是指在在单位时间内完成工作的数量,，叫做,工作效率,2,思考:为什么有人比我工作更出色？,目标、途径、方法、效率,3,哪些因素导致工作效率低下,4,1、工作熟练度不够,工作一段时间后即使完全掌握了本岗位的工作技能，由于岗位的需要，不得不另外重新学其他的工作技能。技能的不熟练，自然导致工作速度不快，工作成绩不大了。,5,2、时间概念不强,看见事情就做，对自己的工作时间没有具体的安排，也不清楚自己的时间到底是怎么损失的，也不明白自己所花费的时间是否合理。拿到一份领导交代的任务，不明确自己能够多长时间做出来，没有潜意识里的强制性概念。,6,对于时间概念不强的问题，应该从2个方面着手进行处理。,1、了解自己的时间分配，找出浪费的原因，分析如何解决这个时间的浪费问题；,7,2、建立和强化时间概念，利用日程表记录每天的工作内容，要时刻清楚，这小时我干什么？,工作统筹能力不足：,1、先把已经确定时间的任务罗列出来，并根据已确定时间间隔安排其他工作；2、逐步培养自己的日程安排能力，根据自己的喜好，将相应的任务安排在合适的时间段里；3、相似的工作排在一起，尽量减少主观思维上的变化；4、工作不要排的太满，始终给自己保留一定的弹性时间。,8,3、任务分解能力不足,有些复杂的工作，工作多年的好手，会仔细的把这个复杂的工作进行拆解，并逐步分类，以各个完成。,然而有些人并不具备任务分解的能力，这导致了缺乏思路无从下手，越想越繁杂，无法很好的系统的完成该项工作。,于任务分解能力上的不足，这需要我们时刻保有项目管理的概念，不论事情巨细大小，一律按照项目案来处理，抓到问题就分解，按类别来逐步逐步完成自己的工作，形成自己的任务分解能力。,9,4、目标不明确,明确的目标，合理的职业生涯规划对于我们在职业生涯发展道路上至关重要。没明确的目标对个人的职业生涯发展是极其不负责任的，先就业后择业不失为当下一策略但大方向，必须清楚个人目前所从事的职业必须结合最终的职业生涯为基础，除了要有明确的目标，坚定的信念，在物质上生活品质的提高对大部分人来讲是当前最切实际的。具体的目标可以从基本生活保障开始到生活品质的提高。,10,怎样提高工作效率,11,一、目标管理,12,行为研究结论表明：人不会持续不断地做自己都不知道为什么要做的事情。哈佛大学的调查：,目标的作用：,1,.,给人的行为设定明确的方向，使人充分了解自己每一个行为所产生的效,果。,2.使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排时间。,3.能清晰地评估每一个行为的进展，正面检讨每一个行为的效率。,4.能预先看到结果，稳定心情，从而产生持续的信心、热情与动力。,13,以目标为导向,1、设立明确的目标：,写出年度的几个目标，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。,2、进行目标切割：,（1） 年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一,些事情；,（2） 季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到,有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来；,（3）每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；,（4）每天晚上把第二天要做的事情列出来。,14,有效工作目标的特征,明确具体,可衡量,可行性,相关性,时间性,制定个人工作目标前,请首先结合部门的年度目标,15,设定目标的7个步骤,将实现这些计划的行动列入每天的日程安排,第七步,根据自己制定的计划立即采取行动 第六步,将事情按照轻重缓急排列顺序 第五步,实现目标要做的所有事情的任务清单 第四步,将自己的目标设定一个最后的期限 第三步,将自己的目标写下来,把目标变的清晰而具体 第二步,确定自己的目标，明确自己想要什么 第一步,16,为什么要做计划,练 习,列出下一年你个人要实现的10个目标,找出其中最重要的一个目标,将目标进行分解,按照七个步骤制定行动计划,17,二、时间管理,18,时间管理是什么？,时间管理就是自我管理,自我管理即是,改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能,时间,管理就是事前的,规划,或,长,期的,计划,19,时间的特性,供给毫无弹性；,无法蓄积,；,无法取代；,无法失而复得；,20,影响时间流失的因素,目标或目的性不明确,工作描述不明确,缺乏决定的权力,时间安排不合理,不速之客来访,等候他人,处理工作的技能差,日常过多的行政事务,过多的路途时间,办公室闲聊,沟通不好,工作安排不当,21,有效利用时间的方法,22,精心计划是高效工作的基础，我们为什么要做计划？,( 1 ) 凡是可能出错的都会出错；,( 2 ) 每次出错的时候，总在最不可能出错的地方；,( 3 )不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限；,( 4 )不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；,( 5 )所以，在做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。,1、精心计划,23,精心计划,工作的最高目标之一,就是让自己投入的心力,体力与情感有最大的回报,令人欣慰的是,制定计划时多花费一分钟,就能让你在行动中节约10分钟,花,费十几分钟做每天的计划,可以让你为自己节约两个小时的时间和精力。,你需要的计划单：,每天计划：,每周计划,每月计划,步骤:,准备纸笔,列出任务清单（想起一件新的工作立刻加到清单上）,根据轻重缓急来排先后的顺序,在每天工作中将完成的任务划掉,10/90定律,工作前花10%的时间用于制定计划,在工作中将节约90%的时间。,24,2、重 要VS紧 要,重要事情,你个人觉得有价值且对,你的使命、价值观及首,要目标有意义的事和活,动。,如果它成功地完成，你,或别人将取得很大的收,益。带来的收益越高，,这项任务的重要程度越,高。,紧急事情,你或别人认为需要立,刻注意的事和活动。,如果不能按期完成，,它对你或别人的价值,会减少甚至消失。,25,明确自己的价值观,设定目标,制定阶段性步骤,把握今日：最重要时刻,长期,中期,短期,3、自我领导,26,4、使用ABCDE的方法来管理每天,ABCDE法是一种极为有效的设置优先时间的方法，适合每天使用。,A是项目的非常重要事情，如果不只一项，可以A1 A2 。,B项目是你应该做的，后果不严重，但是你不做会让别人麻烦,C项目是做起来轻松愉快，地位却无足轻重的事情,D是可以委派别人来做的事情,E是完全取消的不做的事情,27,练 习,将你明天的任务清单，用ABCDE的方法来练习。,28,5、工作的关键点管理,“,你为什么能拿到薪水”？公司需要你完成具体的工作，薪水和奖金是,对你完成的数量以及质量的回报。,我们每个人的工作可以分解为57个环节。我们需要把关键点找出来。,找出自己在每个环节的优势和劣势。,你工作中最薄弱的那个环节，决定了你发挥自己能力的最大限度。,29,6、克服拖沓,克服拖沓最好的办法就是在做事之前将一切准备就绪。,清理你的办公桌（将文件按照你需要的程度摆放，收起无用的文件和物品）。,准备工作所需要的资料、电脑程序、电子邮件地址、其他通讯的资料。,为自己创建一个长时间工作舒适的办公环境。,良好的自我确认：自己是个效率很高的人，迅速进入状态。,30,7、给自己压力,将重要的工作的完成日期书面化，以提醒自己剩余的时间。并书写下列项目。,适当的给自己一些压力：,写出完成这个工作可以给自己带来的五项好处,写出不完成这个工作给自己带来的五项损失,冥想完成后自己的心理感受和场景,与压力共处，将压力化为动力,31,1、我做了什么根本不需要做的事？,2、我做了什么耗时过长的事？,3、我做了什么会浪费别人时间的事？,8、以后要经常反省自己,32,总 结,目标清晰：,清晰自己的各阶段目标,请让自己的年度工作目标,结合部门的目标,设定有效目标,高效工作管理等于：,自我管理到位：,精心计划,轻重缓急、按照角色自我领导,用A-E的方法管理每天工作的关键点管理,克服拖沓与给自己压力经常反省自己,33,时间管理水平自测,选择,“,从不,”,记0分，选择,“,有时,”,记1分，选择,“,经常,”,记2分，选择,“,总是,”,记3分。,1、我在每个工作日之前都能为计划中的工作做些准备。2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作进度表来规定工作任务与目标。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、每天列出应办事项清单，按重要顺序排列并依次办理。6、尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然约会。7、我试着按照生理节奏变动有规律的来安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要事情时，我会说“不”。,34,0 -12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。,13-17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。 18-22分：你的时间管理状况良好。 23-27分：你是值得学习的时间管理的典范。,35,