岗位说明书讲解1

*,*,组织架构及岗位说明书、制度编写,如何编写岗位说明书？如何编写制度？,深圳市秦唐盛典企业管理咨询,管理参谋:尹峻峰,8/31/2024,1,今天授课的内容,1、编写岗位说明书的根本思路及主要模式？,2、回忆公司新的组织架构和行政架构图。,3、如何编写各部门的根本制度？,课程目标：,8/31/2024,2,案例,美国加利福尼亚大学的学者做了这样一个实验：把6只猴子分别关在3间空房子里，每间两只，房子里分别放着一定数量的食物，但放的位置高度不一样。第一间房子的食物就放在地上，第二间房子的食物分别从易到难悬挂在不同高度的适当位置上，第三间房子的食物悬挂在房顶。数日后，他们发现第一间房子的猴子一死一伤，伤的缺了耳朵断了腿，奄奄一息。第三间房子的猴子也死了。只有第二间房子的猴子活的好好的。,究其原因，第一间房子的两只猴子一进房间就看到了地上的食物，于是，为了争夺唾手可得的食物而大动干戈，结果伤的伤，死的死。第三间房子的猴子虽做了努力，但因食物太高，难度过大，够不着，被活活饿死了。只有第二间房子的两只猴子先是各自凭着自己的本能蹦跳取食，最后，随着悬挂食物高度的增加，难度增大，两只猴子只有协作才能取得食物，于是，一只猴子托起另一只猴子跳起取食。这样，每天都能取得够吃的食物，很好的活了下来。做的虽是猴子取食的实验，但在一定程度上也说明了人才与岗位的关系。,岗位难度过低，人人能干，表达不出能力与水平，选拔不出人才，反倒成了内耗式的位子争斗甚至残杀，其结果无异于第一间房子里的两只猴子。岗位的难度太大，虽努力而不能及，甚至埋没、抹杀了人才，有如第三间房子里的两只猴子的命运。岗位的难度要适当，循序渐进，如同第二间房子的食物。这样，才能真正表达出能力与水平，发挥人的能动性和智慧。同时，相互间的依存关系使人才间相互协作，共渡难关。,8/31/2024,3,案例分享,工作分析是否能这样进行？,8/31/2024,4,管理者经常遇到的困惑,为什么有人工作量很大，做也做不完？,为什么有人没活干，整天喝茶看报纸？,为什么会有人工作相互重叠，有功绩大家争，有责任没人担？,为什么会有工作没人去做，贻误战机？,？,？思考,8/31/2024,5,管理者经常遇到的困惑,为什么招聘的员工，会常常不符合要求？,为什么不能完成客观的绩效考核，勤无奖懒无罚？,为什么公司付出了巨大的薪资总额，而员工仍是抱怨工资太低、福利太少？,？思考,？,8/31/2024,6,我们应该这样做？,我们应该做,工作分析,岗位说明书,8/31/2024,9,岗位说明书的弊端,拿来主义，消化不良借鉴其他公司的样本，照搬照抄,闭门造车，自我杜撰，根据个人主观愿望编写,明日黄花，西风凋敝,8/31/2024,10,岗位说明书的作用,明确本岗位的价值和主要产出,清楚自己的主要产出领域及结果,是任职素质提升的依据,向上级寻求更有针对性的指导,对于任职者,8/31/2024,11,岗位说明书的作用,更加明确本部门的人员需求,为合理的分派工作、制订方案提供参考,绩效考核的根底工作之一,为员工提供更好的辅导和支持,对于管理者,8/31/2024,12,岗位说明书的作用,为公司人力资源规划提供依据,匹配岗位与人的根底,招聘、培训等工作的根底,岗位评价的前提，薪酬制定的根底,绩效考核的依据,对于人力资源专业人员,8/31/2024,13,什么是岗位？,岗位是组织的根本单位/标准构件,岗位基于组织而非个人,岗位为组织的目标和价值而存在,岗位是个人与工作之间的纽带,任职者变换，岗位的根本特征即所从事任务及主要活动不变,组织目标,战略,组织架构,岗位,8/31/2024,14,岗位的特征,岗位属于组织,岗位存在不取决于担任岗位的人，而是组织的需要。岗位与任职者截然不同：人的特征表现于其工作风格、方法和行为，岗位的特征表现于其在组织内的目的和应负责任。,岗位是动态的,随着组织策略和结构的变化，岗位会发生变化。但岗位的动态性并不否认其明确性和固定性。为防止组织重叠和资源浪费，更需清楚界定岗位的责任。,8/31/2024,15,岗位、职务、任务,职务头衔岗位称谓,例如：经理/主任/专员,岗位职能+头衔,任务：指一项具体的工作。,例如：,职务：主任、专员,岗位：办公室主任、招聘专员,任务：指派打印一份文件,8/31/2024,16,岗位分析流程,岗位信息搜集,岗位说明书撰写,岗位分析,收集有关岗位内容和岗位之间关系的信息,资料研读法,问卷调查法,访谈法,观察法,工作日记法,对岗位信息进行分析整理，分解为几个,关键局部,以简洁的方式固化岗位分析结果，,通常为岗位说明书,岗位分析6要素,岗位说明书模版,岗位分析方法,8/31/2024,17,岗位分析方法,-,岗位分析6要素,岗位分析6要素,岗位根本职责,主要责任考核要点,岗位工作权限,最低任职资格,工作关系,基本信息,岗位名称、所在部门、层级等,基本职责,该岗位存在的基本职责和工作内容,主要责任,考核要点,岗位的关键责任和产出成果，最多不超过10项,岗位工作权限,根据岗位应负的责任，赋予该岗位相应的权利,最低任职资格,通常指担任该岗位需要的最低资格和基本素质要求,工作关系,该岗位在组织中的位置，通常用图、表形式表现,根本信息,8/31/2024,18,岗位说明书模板,行政部主要业务和组织架构.doc,职位名称,所属部门,职等职级,直属上级,直接下级,间接上级,晋升方向,横向协调,轮转岗位,一、职能职责及工作内容,1基础工作：,2重点工作：,二、考核要点：,三、权责范围,1权力：,2责任,四、工作关系,1 报告对象：,2 监 督：,3 指 导：,4 协 调 者：,5 外部关系：,五、任职资格,1、教育背景：,2、培训及资历：,3、 经验；,4、技能：,5、个性特征：,8/31/2024,19,根本信息,职位名称,所属部门,职等职级,直属上级,直接下级,间接上级,晋升方向,横向协调,轮转岗位,部门岗位说明书,岗位名称职能 + 职务。尽量与业界一致，便于比较和交流；坚持名实相符，保持内部层序清晰；对外如市场销售等岗位可灵活一些。,8/31/2024,20,职能职责及工作内容,根底工作,1 组织召集公司的重大会议、专题会议、行政例会并做好会议记录。,2 全面负责公司的人力资源管理规划、招聘、培训、考核、薪酬和开发工作。,3 全面负责公司的行政、后勤、总务、清洁卫生、保卫工作。,4 制定公司人力资源、行政后勤管理等规章制度并监督执行。,5 组织公司重要文件等资料的保管和定期归档工作。,6 受理各部门关于人力资源、行政后勤管理方面的投诉。,7 组织公司会议管理、档案文书处理。,8 组织车辆、保卫、宿舍、员工食堂等管理。,9 办公用品的申购、发放与管理。,10 对本部门和相关部门进行不定期的人力资源知识、行政管理知识、规章制度等培训。,重点工作, 组织制定员工招聘、培训、调动、考核以及升迁、奖惩、职称评级等人事管理方针、政策、规章和标准，并监督执行。,2 负协调和指导本部门和各部门的人才招聘、员工培训、绩效考核、薪酬等工作的进行，确保公司人力资源工作的合理使用。,3 及时解决公司管理过程中的人事问题如：人事纠纷、劳资关系、人员补缺等。,4 对公司政策、规章制度、工作程序、会议决议和总经理指示的执行情况进行监督检查。,5 负责组织公司各类文化体育活动，丰富员工的业余生活。,6 负责公司印章、证照、证本、办公和通讯设备的管理和使用。,7 方案、审核和控制人力资源管理本钱，为公司提供合理的人力资源规划，并对其实行程序化管理。,8 制度的执行力和执行效果。,8/31/2024,21,考核要点, 会议记要编写的及时和准确性。, 总经理交办工作的达成率完成质量、时间。,3 本人工作周、月、年方案的提交及时性，方案书质量，方案达成率。,4 员工招聘的及时率和合格率，员工培训的达成率，员工的流失率。,5 员工考核的及时、公正、公平。,6 后勤保障的质量饭堂、宿舍、保安、清洁卫生、物业管理等。,7 办公设备、网络平安与维护。,8 规章制度的实施、完善、评估与提升。,9 员工投诉处理的及时性、有效性及满意度。,10 印章、证照、证本的完整和平安。,11 团队建设质量培训、考核、培养管理梯队人才、团队成员的工作方案达成率。,8/31/2024,22,权责范围,权力,1 人事任职、免职、升迁、调岗建议权。,2 经总经理授权后，可独立开展人员的招聘、录用及考核等各项工作。,3 人力资源、行政后勤预算及其控制权。,4 办公设备设施的申购、发放与管理权。,责任,1 对人力资源的合理配置招聘、培训、升迁、任免、调岗负领导和组织责任。,2 对劳动争议处理不当负领导责任。,3 对人才流失负管理责任。,4 因劳动合同的签订与管理不善，发生劳动争议并对公司造成损失，应负相应的经济责任 和行政责任。,8/31/2024,23,工作关系,1 报告对象：总经理。,2 监 督：下属各科室、其他职能部门。,3 指 导：下属各科室。,4 协 调 者：各部门部长。,5 外部关系：行政、人事相关公共关系。,8/31/2024,24,任职资格,1、教育背景,企业管理、心理学、人力资源管理专业本科以上学历。,2、培训经历,受过管理学、心理学、公共关系、财务管理、社会学、领导艺术与人力资源管理等,知识培训。,3、经验,有10年以上大中型企业相关或同等职位工作经验，至少5年以上主管行政、人力,资源管理工作经验。,4、根本技能和素质,1品格高尚、道德素养好、富有责任心。,2语言、文字表达能力较强，熟练掌握沟通、交谈技巧。,3具有先进的行政、人事管理观念和管理方法。,5、个性特征,1性格温和，主动积极，乐观，乐于助人。,2忠诚守信、工作严谨、敬业、责任心强。,3具有团队合作精神。,8/31/2024,25,钢宝公司新部门架构图,总经理,行政部,制造部,营销部,技术部,品管部,财务部,总经办,专家委员会,8/31/2024,26,公司各部门新负责人名单,总经理：徐建忠,行政部长,王盘金,兼,制造部长,孙建魁,兼,营销部长,高会华,技术部长,江沛琪,兼,品管部长,田建生,兼,财务部长,暂缺,总经办:总助王盘金,专家委员会,当前任职人员均属暂时代理，三个月考核合格正式任命。,部长暂缺由总经办直管。,科长暂缺由部长直管。,成员组成,副总(孙建魁),副总(田建生),总工(江沛琪,主任(徐乐中,行业专家,管理专家,金融专家,技术专家,人力专家,法律专家,8/31/2024,27,公司新的科室架构图,总经理,行政部,制造部,营销部,技术部,金工车间,冷,辊车间,热工车间,行政办,品管部,财务部,总经办,专家委员会,维修工段,市场 科,客 服 科,销售 科,资产科,会计科,生产办,检验科,品管科,研发科,工艺科,仓库,8/31/2024,28,公司新行政架构图,总经理：徐建忠,行政部,部长,制造部,部长,营销部,部长,技术部,部长,行政办主任,品管部,部长,财务部部长,总经办,主任,专家委员会,市 场 科长,客 服 科长,销售 科长,资产科科长,会计科科长,检验科科长,品管科科长,金工车间主任,冷,辊车间主任,热工车间主任,维修工段段长,生产办主任,研发科科长,工艺科科长,仓管,主任,8/31/2024,29,公司各科室新负责人名单,当前任职人员均属暂时代理,部长暂缺由总经办直管,科长暂缺由部长直管,行政部,财务部,制造,部,品管部,营销部,技术部,仓库,主任：龚德治,仓管员：,生产办（副部级）,主任：刘新建,兼,副主任：吴泛舟,行政办,主任（,缺,）,会计科,科长：黄玉珍,出纳：戴丽琴,维修工段：,段长：张仁良,副段长:王福满,品管科,科长：周月梅,副科长：田利生,市场科,科长：,副科长：罗燕,研发科,科长,(,缺),资产科,科长: （,缺,）,热工车间,主任：顾国元,副主任：王永伟、,陆云保,检验科,科长：陈岳峰,销售科,科长：高会华兼,工艺科,科长（,缺,）,金工车间,主任：龚文炳,管理员：周叶,客户服务科,科长,(,缺),冷辊车间,主任,(,缺),副主任：范根华,8/31/2024,30,公司组织架构功能职责配置图,总经理,行政部,制造部,营销部,技术部,行政,人力,平安,后勤,采购,机加热处理,冷辊处理,铸造,方案工艺,统计,定额,外协,订单确认,订单跟踪,外协跟踪,储运管理客户管理,销售考核情报收集营销策略,生产办,市场,科,品管部,财务部,会计,出纳,本钱,银行,税务,客户效劳,总经办,方案预算,制度建设,决策执行,内部督察,绩效考核,公关传播,专家委员会,战略管理,资源拓展,工程论证,资本运营,绩效标准,人力考评,销售业务,会计,行政办,资产,方案观算,资金资产,投资,融资,冷轧,热工,金工,维修,设备.机电维修,贯标,品控,检验,统计,改善,外控,品管,检验,质检,统计,其它,研发,销售,客服,情报技术,产品,装备,研发,标准,协作,工艺,审单,工艺,设计,培训,质监,其它,物料管理,仓库,8/31/2024,31,制度编写,为什么要编写公司各部门的制度？,8/31/2024,32,制度的种类,制度建设是一个制定制度、执行制度并在实践中检验和完善制度的理论上没有终点的,动态过程，从这个意义上讲，制度没有“最好，只有“更好。但科学的积极的制度设计，能降低“风险、减少“本钱、提高“效益,按照制度的刚性程度和作用范围，我们可以将一个组织的制度简单分为5种：,1、管理制度：是组织管理系统的根本框架，保证管理秩序的根本性的管理制度。,2、管理规定：对某专项的涉及到全组织或某一个专业系统内的工作所做出的具体 要求。,3、管理方法：对于一项具体工作、操作步骤或对于一个具体的工程的管理所做出 的要求。,4、实施细那么：对于组织管理系统内某一个管理制度的具体实施步骤所做出的具体 规定。,5、工作条例：组织内部局部性的、或阶段性的工作所做出的系列化规定。,8/31/2024,33,如何做好制度的系统化与有机整合呢？,一.加强制度建设应当进一步深化对制度功能的认识，不断加大推进工作制度,化的力度。,二.加强制度建设应当着眼于机制的建立完善，努力实现制度在更高层面的,系统整合。,三.加强制度建设应当注重发挥制度的整体成效，着力构建科学的制度体系。,四.加强制度建设应当要不断提高制度建设的质量和水平。制度建设关键,是要管用、可行。,对于已经不能适应目前管理需要的制度，要及时地进行修订，将不符合,公司开展需要的规定予以废止，重新制定适合管理需要的、统一的制度。,8/31/2024,34,制度编写的要点,1、制度的目的是什么？,2、制度的适用范围。,3、制度的内容。,3.1 根本内容.,3.2 执行好的奖励.,3.3 违反的惩办.,4、制度编制的编制单位、时间、批准、解释权、实行/试行时间。,8/31/2024,35,范例：,1、,电脑管理规定.doc,2、,考勤管理规定.xls,3、,图书管理规定.doc,4、,钢宝会议制度.doc,8/31/2024,36,制度完成时间表,工作内容,工作进程,主导部门,配合部门,完成时间,1、部门组织架构和岗位说明书的编写,编写前培训,顾问公司,各个部门,8月5日,部门组织架构的编写,顾问公司,各个部门,已经完成,各部门岗位职责说明书的编写,各个部门,顾问公司,8月20日,岗位职责说明书的汇总成册,顾问公司,各个部门,8月25日,岗位职责说明书的签发,徐总,8月30日,2、企业管理各项制度的建设,1 人力资源管理制度：人力规划、招聘制度、培训、绩效考核制度、薪酬制度、激励制度、福利制度、入离职制度、升迁制度、奖惩制度、员工职业生涯、考勤制度、保密制度、合同管理。,行政部,顾问公司,8月25,2 行政后勤管理制度：保安管理、消防安全、清洁卫生、办公设备（桌椅、电脑、网络、摄像、投影等）管理、办公用品的申购使用管理、电话管理、宿舍管理、水电管理、会议管理、车辆管理、饭堂管理、采购管理、废旧材料管理、物业管理、门禁管理、图书管理,行政部,顾问公司,8月25,3 生产管理制度：外协加工管理、计划管理、统计管理、生产调度管理、生产车间管理、生产安全管理、生产看板管理、首件管理、生产例会管理、 仓库管理（原材料、配件）、分类库管理（毛坯、半成品、成品等）、设备维修保养管理、生产交接班管理、,生产部,顾问公司,8月25,4财务管理制度（费用报销制度，借支与备用金管理制度，现金盘点制度，银行对帐制度，资产管理，成本核算制度，预算管理，决算管理，财务报表的编制制度，财务分析制度，）,财务部,顾问公司,8月25,8/31/2024,37,制度完成时间表,工作内容,工作进程,主导部门,配合部门,完成时间,2、公司管理各项管理制度的建设,5、品质管理：品质管理手册，品质检验规程（成品、半成品、原料），计量仪器管理，客户投诉管理，品质分析与改善管理，不合格品处理，品质部日常管理制度，品质会议管理。,品质部,顾问公司,8月25,6、技术管理：订单评审管理，工艺流程管理，工艺标准制定与改善管理，配料管理，新产品研发管理，部门日常管理，图纸管理，技术保密管理等。,技术部,顾问公司,8月25,7、营销管理：销售手册，客服管理（档案管理、售前/售中/售后管理、订单审核、接待管理、客户投诉等）。,营销部,顾问公司,8月25,8、总经办：总经理办公会议管理，计划预算管理，项目管理，来宾接待管理，公关与企业形象管理，企业文化建设管理，基建管理，危机管理。,总经办,顾问公司,8月25,各种制度的整合编辑成册形成初稿（待讨论、徐总签发）,顾问公司,各个部门,8月30,3、员工手册,员工手册初稿的编写和讨论,行政部,顾问公司,8月30,4、绩效考核方案,总经办编写中高层，部长编写本部门的绩效考核标准，由顾问公司综合编辑成册形成初稿,顾问公司,各个部门,8月28,5薪酬标准方案,各部门收集信息并参与制定薪酬初步方案,顾问公司,各个部门,8月30,8/31/2024,38,结束,谢谢大家！,敬请指正！,8/31/2024,39,