第3章字处理软件课件

第3章 字处理软件(目录)3.1 Office3.1 Office和和WPSWPS概述概述 3.2 Word3.2 Word基本操作基本操作 3.3 3.3 文件的排版文件的排版 3.5 Word3.5 Word的图形处理的图形处理 3.6 Word3.6 Word的高级功能的高级功能 第3章字处理软件3.1 Office3.1 Office和WPSWPS概述 3.1.1 3.1.1 办公自动化简介 办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA。办公自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化。通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档、存储各种文档，以及采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。办公事务中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。本章主要介绍了用于办公自动化处理中的字处理软件。第3章字处理软件3.1.2 WPS3.1.2 WPS概述 WPS是由国内金山公司出品的一款专注中文办公的办公自动化软件系统。WPS Office由文字处理、表格制作、幻灯片演示、电子邮件四大功能模块组成，包含诸如稿纸模式、斜线表元、定制的模板、强大的图文混排等功能，支持强大的办公自动化操作。其中金山文字软件是专门用来进行的字处理的软件。3.1 WPS Office与MS Office的对应关系 第3章字处理软件3.1.3 MS Office3.1.3 MS Office概述 Microsoft Office 是微软办公室系列软件的基本成员。微软办公室系列软件，是微软为了开发数据电子化环境所创造出来的文件制作软件兼环境开发工具。它们可以看作是Microsoft 的自动化办公室系统解决方案工具。Word是Office系列办公软件中的一个组件，是全球通用的字处理软件，适于制作各种文档，如论文、个人简历、信函、传真、公文、报刊、书刊和简历等。本章主要介绍Word2003的基本使用方法。a第3章字处理软件3.2 Word3.2 Word基本操作 3.2.1 word20033.2.1 word2003的界面组成 Word2003的窗口界面主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、滚动条、标尺、工作区和任务窗格 菜单栏工具栏工作区视图按钮任务窗格 Word 2003界面 第3章字处理软件3.2.2 3.2.2 文档的管理与编辑 1word文档的创建 创建一个新的WORD文档，可用以下几种常用方法。u 使用工具栏上的“新建空白文档”按钮，系统自动出现一个空白页面供用户使用。u 利用快捷键“Ctrl+N”新建空白文档。u 使用“文件”菜单的“新建”命令或单击“任务窗格”中的“新建文档”，出现如右图所示“新建文档”任务窗格，此处罗列了若干不同类型的文档创建方式，单击相应的条目即可创建需要的文档。如单击“空白文档”，便新创建了一个空白文档。“新建文档”窗格 第3章字处理软件2文档的打开与保存 打开文挡，可以使用以下几种常用方法：1）单击“常用”工具栏上的“打开”按钮。2）使用“文件”菜单的“打开”命令。3）单击“任务窗格”上下拉按钮，选择“开始工作”任务，在“打开”项中选择需要打开的文件，如右图所示。4）在磁盘中直接找到需要找开的文档，双击图标即可。打开文档打开文档 3.2.2 3.2.2 文档的管理与编辑 第3章字处理软件 文档的保存使用“文件”菜单的“保存”或“另存为”命令，在文档另存时，可以改变文档的类型。也可以使用工具栏上的“保存”按钮进行保存。为了安全起见，Word字处理软件允许用户设置打开或修改文档的密码，对于设置了密码的文档，打开时必须核对密码。在编辑过程中，为了防止死机、断电等意外而使录入编辑的最新结果丢失，可以设置定时自动保存功能，Word字处理软件将按用户事先设定的时间间隔自动保存文档。如 右图所示即Word“选项”对话框中的保存文档设置页面。保存文档设定自动保存与恢复功能 2文档的打开与保存 3.2.2 3.2.2 文档的管理与编辑 第3章字处理软件3文本的编辑 文本是文字、符号、特殊字符和图形等内容的总称。在当前编辑的文档中，垂直闪烁的光标成为插入点，输入的文本总是放在插入点位置，用鼠标或键盘操作都可以改变插入点的位置。在编辑文档过程中，可以使用剪贴板对选定的内容进行复制（CTRL+C）、移动（CTRL+X）、粘贴（CTRL+V）、删除等操作。在编辑文档时，难免会出现操作失误，则可以用撤消命令（CTRL+Z）把最后的操作撤消。多次执行撤消命令可以依次向前取消多次操作。在撤消某操作后，如果认为不该撤消该操作，又想恢复被撤消的操作，可以执行恢复命令（CTRL+Y）。3.2.2 3.2.2 文档的管理与编辑 第3章字处理软件4文字的查找与替换 使用Word中的“查找和替换”功能对文档进行批量修改，提高修改效率，防止漏改。（1）查找文本使用“编辑”菜单的“查找”或“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，如图所示，在查找内容栏输入需查的文本，连续单击“查找下一处”按钮，便可在文档中依次定位到需查找的文本处。（2）替换文本 在“查找和替换”对话框的“替换”页面，输入“查找内容”，并在“替换为”框中 输入替换的目标文字，单击“全部替换”按钮，便可完成全局替换。“查找和替换”对话框 3.2.2 3.2.2 文档的管理与编辑 第3章字处理软件（3）高级用法 为使“查找和替换”更灵活、更能满足用户的需求，可以使用“查找和替换”的高级功能。单击对话框左下角的“高级”按钮，打开“高级”设置，如图所示。“搜索”下拉列表框用于指定查找和替换的范围。选择“全部”表示在整个文档中进行查找和替换。选择“向上”表示首先查找和替换当前光标以前的文档内容。“搜索选项”选项组中的6个复选框可以用来设置查找和替换单词的各种格式，比如查询是否区分大小写、使用通配符等。下面以使用通配符“？”进行模糊查找为例进行说明，其中“？”代表任意一个字符。如图所示，在“查找内容”中输入了带有通配符“?”的查找目标“?视图”，又在“替换为”中输入了替换的内容“普通视图”，当执行替换命令时，Word将把所有长度是4、且后两个字是“视图”的文字，比如“大纲视图”，都替换成为“普通视图”。“查找和替换”高级设置4文字的查找与替换 3.2.2 3.2.2 文档的管理与编辑 第3章字处理软件3.2.3 3.2.3 文档的浏览和控制 1切换视图模式 普通视图 页面视图 WEBWEB版式视图 大纲视图 页面视图 Word2003提供了5种视图方式。在不同的视图下可以进行不同的操作，以方便用户输入文本和排版。可使使用工作区左下脚的视图按钮 进行切换，也可使用“视图”菜单选择需要的视图模式。阅读版式视图 阅读版式视图 第3章字处理软件3.3 3.3 文件的排版 3.3.1 3.3.1 字符格式设置 为使文本的呈现形式更丰富，达到良好的视觉效果，用户可以对文本进行“字体”、“字号”、“字形”、“颜色”以及诸如“上标”、“下标”、“阴影”、“阳文”、“下划线”、“删除线”等特殊效果的设置。这些设置可在如图所示“字体”对话框中完成。具体操作方法如下：选中要设置格式的文本，单击“格式”“字体”命令，在弹出的“字体”对话框中，根据需要设置格式。设置字体格式 第3章字处理软件3.3.2 3.3.2 段落格式设置 在 Microsoft Word 中，段落是独立的信息单位，具有自身的格式特征，如对齐方式、间距和样式。每个段落的结尾处都有段落标记。文档中段落格式的设置取决于文档的用途以及您所希望的外观。通常，会在同一篇文档中设置不同的段落格式。操作方法是：将鼠标置于某段文字中，单击“格式”“段落”命令，在弹出的“段落”对话框中进行段落格式的设置。比如可以设置对齐方式、缩进方式和段前段后间距等。设置段落格式 第3章字处理软件3.3.3 3.3.3 项目符号和编号设置 在句首输入类似“1.”、“1）”、“（1）”、“一、”、“第一、”、“a）”等编号格式符号时，如果后跟一个以上的空格或者制表位，按回车键后，Word 就会自动对其进行编号列表。这是由Word的自动项目列表编号功能所保证的。此外，Word还提供了自动多级编号功能。多级列表与项目符号或编号的列表相似，但多级列表中每段的项目或编号可以根据缩进范围而变化，其最多可以生成9 个层的多级列表。具体操作步骤如下：u 选择主菜单“格式”“项目符号和编号”命令，出现“项目符号和编号”对话框，并选择“多级符号”选项卡，如图所示。u 选中所需的列表格式后单击“确定”按钮，返回文档中。u 键入列表项，每键入一项后按Enter键。设置项目符号与编号 第3章字处理软件3.3.4 3.3.4 边框和底纹设置 边框和底纹是常用的文档格式。边框可以分为页面边框和普通边框。页面边框是指某页四周的边框，您可以为文档中每一页的任意一边或四周添加边框、也可以只为某节中的页面、第一页、或除第一页以外的所有各页添加边框。有多种边框样式和颜色以及各种图形边框可供选择。如图3.17的例子所示，给本节的首页设置一个黄颜色、宽度为4.5磅的方框。而普通边框则是指添加在某段、某行或某个文字上的边框，通常目的是要将某些段落或选定文字与文档中的其他部分区分开来。您还也可以使用底纹来突出显示文字。操作方法是：首先选中要操作的段落或文字，单击“格式”菜单，单击“边框和底纹”，弹出“边框和底纹”对话框，根据需要设置边框和底纹。如图3.18所示。3.17 设置页面边框 3.18 设置普通边框和底纹 第3章字处理软件3.4 Word3.4 Word的表格制作和处理 3.4.1 创建表格 通过使用“插入表格”可以快速地创建简单的表格，具体操作方法如下：u 单击要创建表格的位置；u 单击“常用”工具栏上的“插入表格”按钮，或单击“表格”“插入”“表格”命令，弹出“插入表格”对话框；另一种创建表格的方法是使用表格绘制功能。单击“常用”工具栏“表格和边框”按钮，出现如图3.20所示的“表格和边框”工具栏，点击“绘制表格”按钮便进入表格绘制工作状态，此时用户可以通过手工绘制的方式添加行、列。若要取消所绘表格线，可通过“擦除”按钮来完成。u 在对话框中输入所需的行、列数，有必要的话可进行一些格式参数的设置，单击“确定”按钮即完成表格的插入。如图3.19所示即创建了一个2行9列，且固定列宽的表格。3.19“插入表格”对话框 3.20“表格和边框”工具栏 第3章字处理软件3.4.2 对表格进行编辑 表3.1 对表格内容进行编辑的方法 快捷键操作结果Tab 键（在表格中除最后一行的末尾外的任意位置）移至后一单元格Tab 键（最后一行的行末）在表格末尾添加一行Shift+Tab 组合键移至前一单元格向上或向下箭头移至上一行或下一行Alt+Home 或 Alt+7 组合键（数字键盘上的 7，Num Lock 必须处于关闭状态）移至本行的第一个单元格Alt+End 或 Alt+1 组合键（数字键盘上的 1，Num Lock 必须处于关闭状态）移至本行的最后一个单元格Alt+Page Up 或 Alt+9 组合键（数字键盘上的 9，Num Lock 必须处于关闭状态）移至本列的第一个单元格Alt+Page Down 或 ALT+3 组合键（数字键盘上的 3，Num Lock 必须处于关闭状态）移至本列最后一个单元格第3章字处理软件3.4.3 设置表格的格式 与文本一样，我们也可以对表格的格式进行修饰和美化，最方便方法是使用“表格自动套用格式”命令。Word为我们提供了很多美观的表格模版，使用时，我们首先需要选中需套用格式的表格，然后在“表格自动套用格式”对话框中选择合适的样式即可。如图3.21所示，选择了一个“网格型”的自动套用格式，其应用结果见表3.1。3.21 设置表格自动套用格式 另外您还可以使用“表格和边框”工具栏上面的按钮对表格格式进行设定。第3章字处理软件3.4.4 对表格进行计算 Word中的表格具备简单的数据处理功能，例如，可以按字母、数字或日期顺序为表格项排序，也可以在表格中总计行或列的数据以及执行其他计算，例如求平均值。具体操作如下：u 单击要放置计算结果的单元格；u 单击“表格”菜单中的“公式”命令；u 如果 Word 提议的公式非您所需，请将其从“公式”框中删除；u 在“粘贴函数”框中，单击所需的公式。例如，要进行求和，请单击“SUM”；u 在公式的括号中键入单元格引用。如图3.23所示，计算单元格 A1 和 A2 中数值的和，应建立这样的公式：=SUM(a1,a2)。u 在“数字格式”框中输入数字显示的格式。例如，要以带小数点的百分比显示数据，请单击“0.00%”。3.23 对表格进行计算 第3章字处理软件3.5 Word3.5 Word的图形处理 3.5.1 图形对象的插入 Word提供了强大的图形图像处理功能。用户可以在Word文档中插入剪贴画、图形图像文件、艺术字、图表对象等，下面就几种常用的图形对象添加方法予以介绍。插入剪贴画插入剪贴画1)单击要插入剪贴画的位置；2)单击“插入”“图片”“剪贴画”命令，打开“剪贴画”任务窗格，如图3.24；3)在“搜索文字”栏输入要插入的剪贴画类型名，也可省略；4)单击“搜索范围”下拉列表，在需要的类型前打勾，如图3.25；5)单击“搜索”按钮，符合条件的剪贴画便在搜索结果列表区中显示出来，如图3.26；6）单击所需的剪贴画，完成插入。3.24“剪贴画”任务窗格 3.25 搜索范围 3.26搜索结果第3章字处理软件3.5.1 图形对象的插入 插入来自文件的图片插入来自文件的图片在文档编辑过程中，可以通过添加外来图片的方式导入用户自已的图片，具体操作如下：1)单击要插入图片的位置；2)执行“插入”“图片”“来自文件夹”命令，或单击“绘图”栏上“插入图片”按钮；3)在“插入图片”对话框中指定所需图片文件，单击“插入”按钮。插入艺术字插入艺术字 艺术字是一种可以加载多种艺术效果的图形文字，是文本特效的典型用法，插入艺术字的方如下：1)单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字”按钮，出现“艺术字库”。2)单击所需的艺术字样式，然后单击“确定”按钮。3)在“编辑艺术字文字”对话框中，键入要设置为“艺术字”格式的文字，设置所需的其他选项，单击“确定”按钮。4)用“绘图”工具栏和“插入艺术字”工具栏上的按钮，可以增加或改变文字的效果。第3章字处理软件3.5.1 图形对象的插入 插入图表插入图表 在文档中还可以插入更为复杂的对象，比如复杂图表等。要插入如图所示的柱状图表，可以采用以下几步操作：在Word中插入图表 u单击要插入图表的位置。u单击“插入”“图片”“图表”命令。u在表格中输入相关的数据。u完成图表的插入。第3章字处理软件3.5.2 图文混排设置 在文档的排版中，可对图片进行边框、填充、大小、版式等一系列属性进行设置,这些设置主要在“设置图片格式”对话框中完成。可通过如下方法打开“设置图片格式”对话框：u 选中图片;u 单击鼠标右键,单击“设置图片格式”命令项,弹出“设置图片格式”对话框。设置图片格式第3章字处理软件3.5.2 图文混排设置 图片格式中一个非常重要的功能是设置“图片版式”。使用该功能可以对文档中的图文进行混排。图片的版式是指图片与文档中的文字的布局关系。插入的剪贴画或图片默认为嵌入式，即不能随意移动位置，也不能在其周围环绕文字。但我们可以重新设置图片的版式，使图片的周围可以环绕文字。具体步骤如下：u选中图片，单击鼠标右键，单击“设置图片格式”，弹出“设置图片格式”对话框。u单击“版式”选项页，再单击“高级”按钮，弹出“高级版式”对话框，如图所示。图片高级版式 第3章字处理软件3.5.2 图文混排设置 u单击“文字环绕”选项卡，选择所需要的版式。这些版式包括：四周型、紧密型、穿越型、上下型、衬于文字下方、浮于文字上方和嵌入型。u单击确定，完成版式设置。下图显示了四种不同图片版式的实际效果。从左到右依次为四周型、紧密型、浮于文字上方型文字衬于文字下方型 几种图片版式的实际效果 第3章字处理软件3.6 Word3.6 Word的高级功能 3.6.1 使用样式功能 样式是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个段落，或者段落中选定的字符上，所选定的段落或字符便具有这种样式定义的格式。使用样式可以使文档的格式更容易统一，还可以构筑大纲，使文档更有条理。此外，使用样式还可以方便地生成目录。如果要对一段文本应用字符样式，可按如下步骤进行：u选定要应用字符样式的一段文本。u应用样式：单击“格式”工具栏上的“样式”下拉列表，出现下拉的样式列表框，如图所示。u单击所需样式名称，如“标题1”，即可给选定的这段文本应用“标题1”所预定义的格式。样式的使用 第3章字处理软件3.6.2 创建目录 目录通常是长文档中不可缺少的部分，有了目录，读者就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找内容等。Word 提供了自动生成目录的功能，使目录的制作变得非常简便，而且在文档发生了改变以后，还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。从标题样式创建目录的步骤如下：u把光标移到要创建目录的位置；u单击“插入”“引用”“索引和目录”命令，并在弹出的“索引和目录”对话框中选择“目录”选项卡，如图所示；u在“格式”下拉框中选择需要使用的目录摸版；u在打印预览中查看目录的显示效果；u单击确定，Word将在指定的地方创建目录。目录的创建 第3章字处理软件3.6.3 修订与审阅功能的使用 修订功能在文档的交互式审阅中经常用到。在共享文档提交审阅时，Word 能记录多个用户的修订，并进行冲突分辨。执行“工具”“修订”命令自动调出“审阅”工具栏，如图3.34所示，同时进入修订状态。此后Word会以图3.35所示的方式对修改作出特殊显示。其中，对于插入的文本，以加下划线的红色字体予以显示；对于删除的内容，从删除点引出一个红色框，并在其中注明删除的内容；对于修改的内容，被修改部分以删除的形式标注，新文本同插入文本的显示效果。图3.34“审阅”工具栏图3.35 修订与审阅第3章字处理软件3.6.5 拼写和语法 Word提供了拼写与语法检查功能。要自定义拼写检查工具，可以设置拼写选项。例如，可以让拼写检查工具忽略大写字母、包含数字的单词和 Internet 及文件地址。操作方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“拼写和语法”选项卡，选择所需选项。如图所示。拼写与语法检查设置 第3章字处理软件3.6.7 页面设置与打印（页面设置中的内容加细）Word提供了强大的页面设置功能来设置用于打印的页面的页边距、页眉页脚、版式、文档网格、纸型等。具体操作如下：单击“文件”“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，如图所示。在页面设置对话框中可以设置文档的多种属性。如图所示，将文档方向设置为横向。页面设置 第3章字处理软件3.6.7 页面设置与打印（页面设置中的内容加细）要退出预览状态，单击工具栏上面的“关闭”按钮 即可。要使用Word的打印功能，可以操作如下：单击“常用”工具栏上的“打印”按钮，可打印活动文档；单击“打印预览”按钮，可显示各页面打印出的外观。可以同时预览多页，如图所示。页面打印预览 第3章字处理软件本章结束第3章字处理软件