沟通与礼仪培训课程课件

路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索03 七月 2024沟通与礼仪培训课程沟通与礼仪培训课程路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉因人因时因地因事而异（了解自己、了解对方，选择合适的方式进行信息组织及传递，学会察言观色）态度和意识（最关键是让对方能够理解你的话）相互尊重（宽以待人）换位思考（理解别人）沟通的原则沟通的原则沟通的原则沟通的原则路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉接受对方，不要难为对方，不要让对方难堪，客人永远是对的。重视对方，欣赏对方，多看对方的优点，不当众指正缺点。赞美对方。懂得欣赏别人的人实际是在欣赏自己，是自信的表现。3尊重的原则尊重的原则路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉要点不明（沟通前就应该做好功课）条理不清细节太多（根据对方的时间来抓重点）听众不感兴趣（过多强调自己的感受）常见低效表达的特点常见低效表达的特点路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉交谈四忌讳交谈四忌讳不打断对方不打断对方不补充对方不补充对方不纠正对方不纠正对方不怀疑对方不怀疑对方沟通的技巧沟通的技巧路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉尊重对方的要点尊重对方的要点要讲普通话要讲普通话声音低声音低/速度慢速度慢目视对方目视对方与交往对象的互动与交往对象的互动沟通的注意要点沟通的注意要点路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉多赞美多赞美,少责怪少责怪多激励,少嘲讽批评要具建设性,避免无的放矢用字遣词要高雅说话时不要带着口头禅态度要诚实多用礼貌用语沟通要点的注意要点沟通要点的注意要点沟通中的言语表达要点沟通中的言语表达要点路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉切勿双腿张开、交叉、翘二郎腿或抖动切勿双腿张开、交叉、翘二郎腿或抖动双手切勿交叉放在桌上或胸前，不可单手或双手托双手切勿交叉放在桌上或胸前，不可单手或双手托额、手肘支在桌上额、手肘支在桌上不可打哈欠、眼神飘忽、东张西望不可打哈欠、眼神飘忽、东张西望臀部应占椅子臀部应占椅子五分之四五分之四，背脊挺直靠在椅背上，膝，背脊挺直靠在椅背上，膝盖靠拢、双脚并拢，双手叠放在膝盖上盖靠拢、双脚并拢，双手叠放在膝盖上面带微笑面带微笑、眼神温和地注视对方、眼神温和地注视对方在适当的时候可以用点头表示赞同或了解在适当的时候可以用点头表示赞同或了解作笔记作笔记对主讲者来说，会有相当受尊重的感受对主讲者来说，会有相当受尊重的感受与人对谈时，最好采用与人对谈时，最好采用对坐或对坐或“L L”型式型式8沟通中的言语表达要点沟通中的言语表达要点沟通中的仪态要点沟通中的仪态要点路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索9亲切的微笑是最美丽亲切的微笑是最美丽的的语言，因此，要常常，语言，因此，要常常，对着镜子练习自己的微笑。对着镜子练习自己的微笑。微笑是“诚于衷而形于外”，因此，它应当是出自内心的真诚。微笑是一种国际礼仪，它体现了人类最真诚的相互尊重与亲近。微笑也是最基本的礼仪，它应伴随着我们度过工作和生活中每一刻，无论你是对待客户、同事还是对待家人，以及陌生人。学会微笑学会微笑路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉心笑脸就笑心笑脸就笑,脸笑眼就笑脸笑眼就笑眉目传情视觉焦点看着您说话的对象看着在说话的人带着笑脸即使说严肃的话都不像在骂人10学会微笑学会微笑学会用眼睛说话学会用眼睛说话路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉礼仪的核心是什么？礼仪的核心是尊重为本。尊重二字，是礼仪之本，礼仪的核心是尊重为本。尊重二字，是礼仪之本，也是待人接物的根基。也是待人接物的根基。尊重分自尊与尊他。尊重分自尊与尊他。首先是自尊为本，自尊自爱，爱护自己的形象其次要尊重自己的职业第三要尊重自己的公司礼仪的内涵礼仪的内涵路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉l商务礼仪l办公室礼仪l邮件礼仪主要内容主要内容路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉商务礼仪就是商务人员的交往艺术、沟通技巧、约定俗成的待人接物的规范化做法。商务礼仪的定义商务礼仪的定义路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉14仪容整洁仪容整洁 着装得体着装得体 商务人士仪容基本要求商务人士仪容基本要求路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉头部不蓄胡须 鼻毛不外现 干净整洁 口无异味 发部不染彩发、长度适中最短一般不得为零（男士）最长不长与七厘米头发最长一般不得长与肩部（女士）手部清洁 不使用醒目的甲彩 不蓄长指甲 商务人士仪容基本要求商务人士仪容基本要求仪表原则仪表原则路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索 Time 时间时间 Place 地点地点 Occasion 场合场合服饰应时，应景，应事，应己，应制服饰应时，应景，应事，应己，应制着装原则着装原则路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉公务场合公务场合 所谓公务场合是指执行公务时涉及的场合，它一般包括在写字间里，在谈判厅里以及外出执行公务等情况。公共场合着装原则公共场合着装原则路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉公务场合着装的基本要求为注重保守，宜穿套装、套裙，以及穿着制服。还可以考虑选择长裤、长裙和长袖衬衫 不宜穿时装、便装。必须注意在非常重要的场合短袖衬衫不适合作为正装来选择。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉社交场合社交场合 所谓社交场合是指工作之余在公众场合和同事、商务伙伴友好地进行交往应酬的场合。社交场合着装原则社交场合着装原则路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉社交场合着装的基本要求为时尚个性，宜着礼服、时装、民族服装。不适合选择过分庄重保守的服装，比如穿着制服去参加舞会、宴会、音乐会，就往往和周边环境不大协调了。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉休闲场合休闲场合所谓休闲场合并不等于休息，这里的休闲是指在工作之余一个人单独自处，或者在公共场合与其他不相识者共处的时间。休闲场合着装的基本要求为舒适自然 人们所适合选择的服装有运动装、牛仔装、沙滩装以及各种非正式的便装 休闲场合着装原则休闲场合着装原则路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉商务礼仪仪容仪表（女士篇）22职业套装（裙装）v一种裙子不能穿v正式高级场合不光腿v鞋袜要配套v穿贴近肉色的袜子，不穿镂花的丝袜v袜子长度，避免出现三节腿v不穿过高、过细的鞋跟v不穿前不露脚趾后露脚跟的凉鞋，穿正装凉鞋女士商务着装注意点女士商务着装注意点路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉穿着西装的规范穿着西装的规范三色原则三一定律男士商务着装原则男士商务着装原则路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉三色原则三色原则三色原则即身上的颜色一般不宜超过三种,否则就会显得不伦不类，失之于庄重和保守。包括西装、衬衫，领带、鞋袜在内。最好选择深色西装、白色衬衫和黑色鞋袜.袜子跟皮鞋颜色应类似，至少是深色。男士着装三色原则男士着装三色原则路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉三一定律三一定律 是指男士穿着西服、套装外出时，身上有三个部位的色彩必须协调统一，这三个部位是指鞋子、腰带、公文包的色彩必须统一起来。而且首选黑色。TIPS:与西装配套的鞋子,应选择深色、单色的皮鞋,黑色牛皮鞋与西装搭配最佳.与西装和皮鞋配套的袜子,最好是纯棉或纯毛的,一般应是深色、单色的袜子,最好是黑色的.在重要的商务场合穿西装，一般要求袜子跟皮鞋同色，袜子至少应是深色，不能是白色（除非是白皮鞋），否则将产生太大的反差。颜色以黑色或棕色为正统的选择,一般包的颜色和皮鞋的颜色应一致;除商标外,商务男士用的公文包外表不要带有任何图案或文字;最标准的公文包是手提式的长方形公文包.男士着装三一原则男士着装三一原则路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉三大禁忌三大禁忌 袖口上的商标没有拆 在非常正式的场合穿着夹克打领带 男士在正式场合穿着西服套装时袜子不搭配男士着装禁忌男士着装禁忌路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉黑色西装：黑色西装：庄重大方、庄重大方、沉着冷静沉着冷静搭配：搭配：白衬衫白衬衫+红黑领带红黑领带男士着装三一原则男士着装三一原则推荐西服搭配一推荐西服搭配一路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉中灰西装：中灰西装：格调高雅，格调高雅，端庄。端庄。搭配：搭配：暗灰衬衫暗灰衬衫+银灰色圆点银灰色圆点领带领带推荐西服搭配二推荐西服搭配二路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉咖啡色西装：咖啡色西装：风度翩翩风度翩翩搭配：搭配：黄褐色衬衫黄褐色衬衫+咖啡色的方格咖啡色的方格领带领带推荐西服搭配三推荐西服搭配三路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉深蓝色西装：深蓝色西装：格外精神格外精神浅蓝衬衫浅蓝衬衫+暗蓝色小方暗蓝色小方格领带格领带推荐西服搭配四推荐西服搭配四路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉接待礼仪接待礼仪-介绍礼仪介绍礼仪一、介绍自己（三点注意）：单位/部门/职务/姓名 地位低的人先向地位高的人作自我介绍。例如：您好！我是中钢集团上海分公司的财务部经理，我叫陈洁。（很高兴认识您，请多关照！）二、介绍他人（注意原则）：尊者居后把职位低者、晚辈、男士、未婚者分别介绍给职位高者、长辈、女士和已婚者。（但在口头表达上，则是先称呼尊者，然后再介绍）例如：王总，这位是中钢集团上海分公司的商务经理陈洁。介绍礼仪的原则介绍礼仪的原则路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉接待礼仪接待礼仪-介绍礼仪介绍礼仪1、介绍时不可单指指人，而应掌心朝上，拇指微微张开，指尖向上。2、被介绍者应面向对方。介绍完毕后与对方握手问候，如：您好！很高兴认识您！3、避免对某个人特别是女性的过分赞扬。4、坐着时，除职位高者、长辈和女士外，应起立。但在会议、宴会进行中不必起立，被介绍人只要微笑点头示意即可。介绍礼仪的注意内容介绍礼仪的注意内容路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉接待礼仪接待礼仪-介绍礼仪介绍礼仪国际惯例敬语（姓名和职位）。如：王小姐，请允许我向您介绍*总监。称男性为先生，称未婚女性为小姐，称已婚女性为女士、夫人和太太。根据行政职务、技术职称、学位、职业来称呼。如：陈总、吴局长、王教授、陈博士、曹律师、龚医生。33介绍礼仪的国际惯例介绍礼仪的国际惯例路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉接待礼仪接待礼仪-介绍礼仪介绍礼仪称呼不当：不适当俗称（张哥、李姐、小二妹）不适当简称（王董、周秘）地方性称呼（张大妈、钱大爷）无称呼（直呼其名）34介绍礼仪的禁忌介绍礼仪的禁忌路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉接待礼仪接待礼仪-名片礼仪名片礼仪一、名片的递交顺序 由近而远 由尊而卑二、名片的递交 起立 上前 双手或右手递送 自我介绍 不要举高过于胸 不要用手指夹给对方，将正面给予对方三、名片的接受 起立、上前，双手或右手接,阅读一遍四、名片的收存 衬衣左侧口袋或西装的内侧口袋。口袋不要因为放置名片而鼓起来。不要将名片放在裤袋里。35名片交换礼仪名片交换礼仪路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉接待礼仪接待礼仪-握手礼仪握手礼仪注意手位注意手位握手必须用右手握手要热情。(眼神、表情)握手要注意力度。（适中）握手应注意时间。(3秒左右为宜)36握手礼仪握手礼仪路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉1 1、长者优先、长者优先2 2、女士优先、女士优先3 3、职位高者优先、职位高者优先 37握手握手“三优先三优先”原则原则路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索勇于开始，才能找到成功的路 握手礼仪的禁忌握手时，左手拿着东西或插在兜里不按顺序，争先恐后不能戴墨镜、不能戴帽子、不能戴手套男士戴手套（社交场合女士可戴薄手套）戴墨镜（有眼疾病或眼有缺陷除外）用左手或用双手与异性握手交叉握手（与西方人握手视为十字架，不敬）拉来、推去或上下左右抖个不停长篇大论、点头哈腰、过度客套只握指尖或只递指尖手脏、湿、当场搓揩三心二意、面无表情、目光游移或旁观38握手禁忌握手禁忌路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉接待礼仪接待礼仪-会议礼仪会议礼仪小型会议 面门而坐 居右而坐 自由择座 大型会议 前排高于后排 中央高于两侧 右侧高于左侧39座次次序座次次序路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉40213桌子桌子45公司内席公司内席入口入口入入口口3公公司司内内席席1客客人人席席42客人席客人席原则上，长沙发为客用席原则上，长沙发为客用席,带有带有扶手的椅子为公司内用席扶手的椅子为公司内用席离入口较远的地方为上座离入口较远的地方为上座桌桌子子座次次序座次次序-接待室接待室路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉41一般离入口较远的地方为上座一般离入口较远的地方为上座,但三人时以中间为大位但三人时以中间为大位若对方未用桌牌指定时，按职位高低依左若对方未用桌牌指定时，按职位高低依左图次序就座图次序就座同行中的领导在中途要退席时，要一起站同行中的领导在中途要退席时，要一起站起来向客户致意起来向客户致意当对方的领导进来时，要一起站起来打招当对方的领导进来时，要一起站起来打招呼，表示礼貌呼，表示礼貌客人席客人席312桌子桌子公司公司 内席内席312入入口口座次次序座次次序座次次序座次次序-会议室会议室路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉用餐坐次左高右低三人以中为上面门为上观景为佳临墙为好42座次次序座次次序-用餐用餐路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉o说明目的地，右手并拢指示前往的方向说明目的地，右手并拢指示前往的方向o站在左斜前方带领客户站在左斜前方带领客户o走在二、三步前，配合对方的步调前进走在二、三步前，配合对方的步调前进o一定要敲门，请客户坐上座一定要敲门，请客户坐上座o告知等候的时间告知等候的时间o提供阅读资料提供阅读资料43握手禁忌握手禁忌引见技巧引见技巧路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索44电话扮演内外联系工作的第一线角色，电话扮演内外联系工作的第一线角色，完全靠声音和语言与对方沟通，客户满完全靠声音和语言与对方沟通，客户满意是否常靠这一线间。意是否常靠这一线间。以客为尊以客为尊 将心比心将心比心 判断与应变判断与应变电话礼仪电话礼仪路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉45电话铃响之后，第三声回答电话铃响之后，第三声回答报上接电话人姓名，部门名称报上接电话人姓名，部门名称弄清对方是谁弄清对方是谁打招呼打招呼电话会谈电话会谈祝福语，放下话筒祝福语，放下话筒总结总结电话礼仪电话礼仪电话接听顺序电话接听顺序路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索 接打电话前先排除嘈杂的声音接打电话前先排除嘈杂的声音 切忌拿起电话就切忌拿起电话就“喂喂”“中钢新型，中钢新型，您好！我您好！我是是*。”转接电话时，应按下保留或盖住转接电话时，应按下保留或盖住话筒话筒 代接电话时避免贸然猜测对方姓名代接电话时避免贸然猜测对方姓名 注意讲话速度和语调注意讲话速度和语调电话四周避免放置容易打翻的物品电话四周避免放置容易打翻的物品电话接听禁忌电话接听禁忌路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索 在访客或会议中务必关机或由他人代接在访客或会议中务必关机或由他人代接 礼貌的向会议室中所有对象道歉礼貌的向会议室中所有对象道歉 离开会议室（用餐场合）接听来电离开会议室（用餐场合）接听来电回来后向大家道歉回来后向大家道歉降低通话的音量，缩短通话时间降低通话的音量，缩短通话时间移动电话礼仪移动电话礼仪路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索邮件礼仪邮件礼仪邮件标题称呼语及问候正文附件签名回复技巧正确使用发送、抄送及密送路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索不要空标题不要空标题1标题要标题要简洁简洁(不超过不超过outlook能显示的范围能显示的范围)2标题要真实反映邮件的重要性标题要真实反映邮件的重要性3一封信一个主题，不可大杂烩一封信一个主题，不可大杂烩4回复邮件回复邮件时不要时不要更改标题更改标题5 不要随便用紧急标示不要随便用紧急标示6标题千万不要出现错别字标题千万不要出现错别字7标题注意要点标题注意要点路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索501、Email开开头最好要有最好要有问候候语。问候候语如：您好，早上好如：您好，早上好结尾尾应有：祝您有：祝您顺利，利，顺祝商祺、此致敬礼等。祝商祺、此致敬礼等。称呼语注意要点称呼语注意要点2、邮件的开件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、大家、ALL。如果如果对方有方有职务，应按按职务尊称尊称对方，如方，如“x经理理”；如果不清楚；如果不清楚职务，则应按通常的按通常的“x先生先生”、“x小姐小姐”称呼，但要把性称呼，但要把性别先搞先搞清楚。清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼高于自己的人也不宜称呼英文名。英文名。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索511、Email正文要简明扼要，行文通畅；正文要简明扼要，行文通畅；2、要用论述的语气；、要用论述的语气；3、Email正文多用正文多用（一、（一）、（一、（一）、1、（、（1）、）、A、a）之类之类的的列表以清晰明了；列表以清晰明了；4、一次邮件交待完整信息；、一次邮件交待完整信息；5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查拼写检查这是对别人的尊重，也是自己这是对别人的尊重，也是自己态度态度的的体现；体现；6、合理提示重要信息；、合理提示重要信息；7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；8、不要使用不要使用:)之类之类的的非正式非正式字符字符。正文注意要点正文注意要点路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索521、如果、如果邮件件带有附件，有附件，请在正文里面提示在正文里面提示收件人收件人查看看附附件（附件最好使用件（附件最好使用PDF形式，不容易携形式，不容易携带病毒，不能被病毒，不能被修改且美修改且美观）；2、附件文件、附件文件应按按有意有意义的名字的名字命名，最好命名，最好能能够 概括附概括附件的内容，方便收件人下件的内容，方便收件人下载后管理；后管理；3、正文中、正文中应对附件内容做附件内容做简要要说明明，特，特别是是带有有多个附多个附件件时；4、附件数目不宜超、附件数目不宜超过4个，数目个，数目较多多时应打包打包压缩成一成一个文件；个文件；5、特殊格式文件，、特殊格式文件，应注明打开方式，以免注明打开方式，以免影响使用影响使用；6、如果附件、如果附件过大（不宜超大（不宜超过2MB），），应分割分割成几成几个小文个小文件分件分别发送。送。附件注意要点附件注意要点路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索53签名签名档信档信息不宜过息不宜过多多 电电邮消息末尾加上签名档。签名档可包括邮消息末尾加上签名档。签名档可包括姓名姓名、职务职务、公司、电话、传真、地址、公司、电话、传真、地址等信息，但信息等信息，但信息不宜行不宜行数过多，一般不超过数过多，一般不超过4行行。你只需将一些。你只需将一些必要必要信息信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然自然会与会与你联系。你联系。对内、对外、对私、对熟悉的客户等群体的邮对内、对外、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置中设置多个签名档，灵活调用。多个签名档，灵活调用。不要不要只用只用一个签名一个签名档档 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁或繁或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。体小一些。签名签名字体字体规格规格签名注意要点签名注意要点路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索541.及及时回复回复Email 收到他人的重要收到他人的重要电子子邮件后，件后，应即刻回复即刻回复对方，方，因因为这是是对他人的尊重；他人的尊重；理想的回复理想的回复时间是是2小小时内，特内，特别是是对一些一些紧急急重要的重要的邮件；件；对每一份每一份邮件都件都进行立即行立即处理是很占用理是很占用时间的，的，对于一些于一些优先先级低的低的邮件可集中在一特定件可集中在一特定时间处理，理，但一般不要超但一般不要超过24小小时；如果事情复如果事情复杂，你无法及，你无法及时确切回复，那至少确切回复，那至少应该及及时的回复的回复说：“收到，我正在收到，我正在处理，一旦有理，一旦有结果就会及果就会及时回复，等等回复，等等”；记住：及住：及时作出回作出回应，哪怕只是确，哪怕只是确认一下收到。一下收到。如果你正在出差或休假，如果你正在出差或休假，应设定自定自动回复功能。回复功能。回复注意事项回复注意事项路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.进行行针对性回复性回复 当当回件答复回件答复问题的的时候，最好把相关的候，最好把相关的问题抄到回抄到回件中，然后附上答案。不要太件中，然后附上答案。不要太简单，那，那样太生硬了，太生硬了，应该进行必要的行必要的阐述，述，让对方一次性理解，避免再反方一次性理解，避免再反复交流，浪复交流，浪费资源。源。回复注意事项回复注意事项3.回复不得少于回复不得少于10个字个字 对方方给你你发来一大段来一大段邮件，你确只回复件，你确只回复“是的是的”、“对”、“谢谢”、“已知道已知道”等字眼，等字眼，这是非常不是非常不礼貌的。礼貌的。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索564.不要不要就同一就同一问题多次回复多次回复讨论，不要盖不要盖高楼高楼 如果如果收收发双方就同一双方就同一问题的交流回复超的交流回复超过3次，次，这只能只能说明交流不明交流不畅，说不清楚。此不清楚。此时应采用采用电话沟通沟通等其他方式等其他方式进行交流后再做判断。行交流后再做判断。对于于较为复复杂的的问题，多个收件人，多个收件人频繁回复，繁回复，发表看法，把表看法，把邮件越件越RE越高，越高，这将将导致致邮件件过于冗于冗长笨笨拙而不可拙而不可阅读。回复注意事项回复注意事项路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索575.要要区分区分Reply和和Reply All 如果只需要如果只需要单独一个人知道的事，独一个人知道的事，单独回复独回复给他他一个人就行了；一个人就行了；如果你如果你对发件人提出的要求作出件人提出的要求作出结论响响应，应该replay all，让大家都知道；不要大家都知道；不要让对方帮你完成方帮你完成这件件事情；事情；如果你如果你对发件人的提出的件人的提出的问题不清楚，或有不同不清楚，或有不同的意的意见，应该与与发件人件人单独沟通，独沟通，不要当着所有人的不要当着所有人的面，不停的面，不停的RE来来RE去，与去，与发件人件人讨论。你。你们讨论好好了再告了再告诉大家。大家。不要向上司不要向上司频繁繁发送没有确定送没有确定结果的果的邮件。件。点点击“回复全部回复全部”前，前，请三思而后行！三思而后行！回复注意事项回复注意事项路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索586.主主动控制控制邮件的来往件的来往为避免无避免无谓的回复，浪的回复，浪费资源，可在文中指定部分源，可在文中指定部分收件人收件人给出回复，或在文末添上以下出回复，或在文末添上以下语句：句：“全部全部办妥妥”、“无需行无需行动”、“仅供参考，无需回复供参考，无需回复”。回复注意事项回复注意事项路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索59收件人的排收件人的排列应遵循一定列应遵循一定的规则。比如的规则。比如按部门排列；按部门排列；按职位等级从按职位等级从高到低或从低高到低或从低到高都可以到高都可以。密送即密送即收信收信人是不知道人是不知道你发给了你发给了密送的密送的人了人了的。这个可的。这个可能用在非常能用在非常规场合。规场合。而抄送的而抄送的人则只人则只是需要知道这是需要知道这回事回事，没有义务对邮没有义务对邮件予以回应，件予以回应，当然如果当然如果CC的的人有建议，当人有建议，当然可以回然可以回mail。收件的收件的人是要人是要受理这封邮受理这封邮件，件，理应对理应对邮件予以回邮件予以回应。应。要要正确区分收件人、抄送人正确区分收件人、抄送人与密送与密送人人只给需要只给需要信息的人信息的人发送邮发送邮件，不要件，不要占用他人占用他人的资源。的资源。不滥转、不滥转、发发邮件邮件。正确使用收件、抄送及密送的使用正确使用收件、抄送及密送的使用