档案工作介绍课件

档案工作介绍档案工作介绍综合档案室综合档案室 于沁于沁 2009.9.12009.9.1档案工作介绍综合档案室1内容内容l综合档案室简介综合档案室简介l各门类档案介绍各门类档案介绍l科研人员归档工作职责科研人员归档工作职责 l实验记录规范实验记录规范l发表论文、著作统计发表论文、著作统计l档案利用档案利用l综合档案室主页介绍综合档案室主页介绍 内容l综合档案室简介2综合档案室简介综合档案室简介成立于成立于19931993年年3 3月月19971997年年1212月达月达“国家二级国家二级”单位单位20022002年年2 2月达月达“国家一级国家一级”单位单位20042004年年9 9月完成月完成19801980年以前的进馆档案年以前的进馆档案20062006年年1 1月，综合档案室获大连市档案先进集体。月，综合档案室获大连市档案先进集体。20062006年年5 5月，荣获大连化物所保密工作先进集体。月，荣获大连化物所保密工作先进集体。20072007年年6 6月，荣获月，荣获“中科院公共事务档案管理标准院一级中科院公共事务档案管理标准院一级”单位，在全院名列前茅。单位，在全院名列前茅。新中国第一份科研档案的诞生地新中国第一份科研档案的诞生地隶属图书档案信息中心隶属图书档案信息中心编编 制：制：2 2人人(于沁、王岩于沁、王岩)地址：图书馆楼地址：图书馆楼102102、103103房间房间综合档案室简介成立于1993年3月新中国第一份科研档案的诞生3各门类档案介绍各门类档案介绍 死亡档案等死亡档案等会计会计名人档案名人档案各门类档案介绍 科研文书基建设备专利发表论文研究生论文声像刊4科研人员归档工作职责科研人员归档工作职责 1 1做做好好平平时时科科研研文文件件材材料料的的形形成成、积积累工作累工作 要要保保存存和和积积累累日日常常工工作作形形成成的的报报告告、小小结结、记记录录等等，做做到到各各课课题题形形成成积积累累科科研研文文件件材材料料的的工工作作与与科科研研进进展展同同步步，以以便便在在课课题题结结束束时时交交给给兼兼职职档档案案员员（每每组组一一人人）一一并并归归档档，做做到到归归档档质质量量符符合合完完整整、系系统统、准确的要求。准确的要求。完整系统准确归档质量要求归档质量要求:科研人员归档工作职责 1做好平时科研文件材料的形成、积累工5科研人员归档工作职责科研人员归档工作职责2 2课课题题完完成成后后，整整理理出出由由本本人人承承担担任任务务部部分的科研文件材料，做到质量符合要求分的科研文件材料，做到质量符合要求u归归档档的的材材料料应应交交原原件件，如如带带有有红红印印章章的的，打打印印件件、底稿。底稿。u凡凡归归档档的的材材料料，一一律律要要用用钢钢笔笔书书写写或或交交打打印印材材料料，禁止交复印件或铅笔、红笔、油笔书写的材料。禁止交复印件或铅笔、红笔、油笔书写的材料。u硕硕士士、博博士士生生的的毕毕业业论论文文只只交交一一份份打打印印本本，封封面面要要注注明明密密级级（秘秘密密、机机密密、绝绝密密）或或内内部部、公公开开，密级的确定要征求组长意见并经保密办审批。密级的确定要征求组长意见并经保密办审批。科研人员归档工作职责2课题完成后，整理出由本人承担任务部分6实验记录规范实验记录规范 u一、实验记录本的使用实验记录本的使用1.正式签定合同的项目或课题，应建立新的实验记录正式签定合同的项目或课题，应建立新的实验记录本。实行一个课题一个实验记录本；不得多课题混本。实行一个课题一个实验记录本；不得多课题混用；一个大项目中的多课题不得同用一个实验记录用；一个大项目中的多课题不得同用一个实验记录本；本；2.实验记录本封页中应写明课题名称、起止年月、使实验记录本封页中应写明课题名称、起止年月、使用人等；用人等；3.实验记录本由各组兼职档案员统一到综合档案室免实验记录本由各组兼职档案员统一到综合档案室免费领取；费领取；4.记录本须妥善保管，不得遗失或转借他人；记录本须妥善保管，不得遗失或转借他人；5.实验记录本专供实验记录使用，不得记载其它无关实验记录本专供实验记录使用，不得记载其它无关事项；事项；实验记录规范 一、实验记录本的使用7实验记录本的使用实验记录本的使用u6.实实验验记记录录要要用用蓝蓝黑黑墨墨水水的的钢钢笔笔或或签签字字笔笔书书写写，字迹清晰整洁；写错作废的张页，不得撕毁；字迹清晰整洁；写错作废的张页，不得撕毁；u7.科科技技人人员员应应定定期期对对实实验验记记录录进进行行数数据据处处理理、总结归纳，并进行记录；总结归纳，并进行记录；u8.对对于于计计算算机机处处理理的的材材料料，如如程程序序设设计计说说明明、程序框图、计算结果也要定期整理归纳；程序框图、计算结果也要定期整理归纳；u9.课课题题完完成成后后，实实验验记记录录本本作作为为归归档档内内容容之之一一统统一一归归档档，学学生生毕毕业业离离所所时时应应将将实实验验记记录录本本移移交所在研究组保存。交所在研究组保存。实验记录本的使用6.实验记录要用蓝黑墨水的钢笔或签字笔书写8实验记录规范实验记录规范u二、实验原始记录二、实验原始记录 u1.1.实验记录是科学研究最基本的要求，是研究素实验记录是科学研究最基本的要求，是研究素质和严谨科学态度的表现；质和严谨科学态度的表现；u2.2.实验记录应做到正确、无误、真实的记录所有实验记录应做到正确、无误、真实的记录所有的原始实验内容；的原始实验内容；u3.3.记录实验目的和实验计划；记录实验目的和实验计划；u4.4.记录上次实验问题和现象；记录上次实验问题和现象；u5.5.记录所用仪器（厂家，型号，基本参数等）；记录所用仪器（厂家，型号，基本参数等）；实验记录规范二、实验原始记录 9实验原始记录实验原始记录u6.记录所用材料、药品（厂家，品名，等级标准记录所用材料、药品（厂家，品名，等级标准等）；等）；u7.记录实验装置草图；记录实验装置草图；u8.记录实验详细步骤，实验条件和材料重量等；记录实验详细步骤，实验条件和材料重量等；u9.记录结果和问题；记录结果和问题；u10.分析仪器和设备应定期校正，分析方法正确分析仪器和设备应定期校正，分析方法正确可靠；可靠；u11.记录的实验结果做到可重复。记录的实验结果做到可重复。实验原始记录6.记录所用材料、药品（厂家，品名，等级标准等）10实验记录规范实验记录规范u三、计算机数据处理三、计算机数据处理 1.1.在实验中用记录本记录数据和在计算机中记录数在实验中用记录本记录数据和在计算机中记录数 据及谱图的方法应配合使用。据及谱图的方法应配合使用。2.2.在实验记录本中应详细说明实验日期、实验目的、在实验记录本中应详细说明实验日期、实验目的、实验方案、实验条件，以及计算机中的相应数据实验方案、实验条件，以及计算机中的相应数据 及谱图的文件名。及谱图的文件名。3.3.计算机中的各种采样数据及谱图文件应按记录本计算机中的各种采样数据及谱图文件应按记录本 中的实验顺序排列，文件命名规则如下中的实验顺序排列，文件命名规则如下:(年月日年月日)()(流水号流水号)研研究究组组也也可可根根据据实实际际情情况况自自行行命命名名，以以查查找找方方便便，和实验记录本中的文件名一一对应为原则。和实验记录本中的文件名一一对应为原则。4.计算机的数据及谱图文件每年定期备份一次，计算机的数据及谱图文件每年定期备份一次，并刻入光盘，和记录本一同保存，归档时和实验记录并刻入光盘，和记录本一同保存，归档时和实验记录 本一同归档。本一同归档。实验记录规范三、计算机数据处理11发表论文、著作统计发表论文、著作统计 一一年年一一度度的的公公开开发发表表的的论论文文、著著作作进进行行统统计计是是我我所所统统计计工工作作的的一一项项重重要要内内容容，也也是是衡衡量量科科研研机机构构学学术术水水平平和和科科研研成成果的重要依据。果的重要依据。每每年年我我所所论论文文、著著作作的的统统计计工工作作都都是是在在综综合合档档案案室室的的统统一一组组织织下下，由由各各部部门门兼兼职职档档案案员员收收集集、提提供供，再再由由综综合合档档案室核实确认的。案室核实确认的。职职工工、学学生生若若有有当当年年度度的的公公开开发发表表论论文文和和著著作作，要要及及时时提提交交给给本本组组兼兼职职档档案案员员，确确保保全全所所论论文文收收集集齐齐全全。对对您您组组年终的考评，都是有直接联系年终的考评，都是有直接联系 。统统计计工工作作是是严严肃肃的的，要要作作到到保保障障统统计计数数据据的的准准确确及及时时，即不埋没，又不虚张，需要大家的努力。即不埋没，又不虚张，需要大家的努力。发表论文、著作统计 一年一度的公开发表的论文、12发表论文、著作统计发表论文、著作统计 随随着着信信息息技技术术条条件件的的不不断断改改善善，对对论论文文统统计计工工作作的的要要求求也也在在提提高高，不不仅仅统统计计论论文文的的题题目目、作作者者、部部门门、出出版版物物等等要要准准确确无无误误，而而且且对对时时效效性性要要求求也也明明显显加加强强。为为了了将将该该项项工工作作进进行行得得更更加加完完善善，我我所所的的论论文文统统计计分分二二个个步步骤骤进进行行：当当年年的的1212月月3131日日进进行行初初统统，该该数数字字作作为为估估算算基基础础提提供供给给院院里里及及对对研研究究组组业业绩绩的的考考核核；二二是是在在次次年年的的3 3月月2020日日前前通通过过研研究究组组提提交交的的论论文文抽抽印印本本进进行行核核定定，辅辅以以各各类类查查询询手手段段，作作为为最最终终的的结结论论。这这无疑对论文统计工作又有了更高的要求。无疑对论文统计工作又有了更高的要求。统统计计时时间间：公公开开发发表表的的论论文文可可随随时时在在所所主主页页论论文文网网上上登登录录，并并将将当当年年每每季季度度的的论论文文抽抽印印本本收收齐齐交交到到综综合合档档案案室室归归档档（3 3月月末末、6 6月月末末、9 9月月末末、1212月月末末、次次年年3 3月月2020日前）。日前）。发表论文、著作统计 随着信息技术条件的不断改善，13收集范围：收集范围：我所职工、研究生出版的著作（有我所职工、研究生出版的著作（有ISBNISBN号）和在公开出号）和在公开出版发行的科技期刊（有版发行的科技期刊（有ISSNISSN号）上发表的署名单位含中国号）上发表的署名单位含中国科学院大连化学物理研究所的论文；科学院大连化学物理研究所的论文；被收编在会议论文集中的论文必须是全文发表，论文被收编在会议论文集中的论文必须是全文发表，论文集必须有集必须有ISBNISBN号。号。下列论文不属于本统计范围下列论文不属于本统计范围 a)a)内部刊物上发表的论文；内部刊物上发表的论文；b)b)非公开出版的学术会议论文集收编的论文；非公开出版的学术会议论文集收编的论文；c)c)属于摘要、简介性质的文章。属于摘要、简介性质的文章。发表论文、著作统计发表论文、著作统计收集范围：发表论文、著作统计14填表要求：填表要求：1.1.以课题组、公司为单位进行录入；以课题组、公司为单位进行录入；2.2.作作者者姓姓名名全全部部录录入入。中中国国作作者者不不论论论论文文是是何何种种语语言言，均均以以中中文文表表示示，作作者者与与作作者者之之间间加加中中文文逗逗号号，作作者者名名字字是是两两个个字字的的，中中间间不不得得空空格格；英英文文论论文文作作者者除除中中国国作作者者姓名外，均采用原文写法；姓名外，均采用原文写法；3.3.用用英英文文发发表表的的论论文文题题目目除除第第一一个个单单词词的的首首字字母母大大写写外外，其其余余均均小小写写。特特殊殊符符号号（如如化化学学符符号号、专专业业缩缩写写词词等等）按照学科惯例处理；按照学科惯例处理；发表论文、著作统计发表论文、著作统计填表要求：发表论文、著作统计15填表要求：填表要求：4.4.国内出版的英文版刊物名称以中文表示；国内出版的英文版刊物名称以中文表示；5.“5.“刊物名称刊物名称”不得缩写；不得缩写；6.6.公公开开出出版版（有有ISSNISSN或或ISBNISBN号号）的的论论文文，在在ISSN ISSN/ISBNISBN一栏中将该号填上；一栏中将该号填上；7.7.凡凡属属于于由由我我所所两两个个部部门门（或或两两个个以以上上部部门门）合合作作项项目目发发表表的的论论文文，由由第第一一作作者者所所在在部部门门申申报报并并填填写写所所有有合合作作部门。如：部门。如：502502，501501，803803。以免重复统计。以免重复统计。8.8.研研究究生生毕毕业业后后发发表表的的论论文文，由由出出资资出出版版费费的的部部门门统统计计，如如有有异异议议，两两部部门门自自行行协协商商解解决决，不不得得重重复复登登录录或或1 1人人填填写写2 2个部门。个部门。发表论文、著作统计发表论文、著作统计填表要求：发表论文、著作统计16 直接直接本人研究形成的档案本人研究形成的档案 (现仍在本组现仍在本组)或本组组长或本组组长非本人研究形非本人研究形成的档案或非成的档案或非本组人员本组人员借阅密级审批表借阅密级审批表 内部内部所在研究组所在研究组 组长审批组长审批科技处科技处 审审 批批办理办理借阅借阅主管所长主管所长 审批审批秘密秘密机密机密借阅期限：借阅期限：所借阅的档案必须在当年所借阅的档案必须在当年1212月月2020日前归还。日前归还。逾期交还每份文件交滞纳金逾期交还每份文件交滞纳金0.1/0.1/天。丢失档案的按国家档案法有关规天。丢失档案的按国家档案法有关规定进行处罚。定进行处罚。档案利用档案利用档案借阅档案借阅流程图流程图 直接本人研究形成的档案非本人研究形成的档案或17综合档案室主页介绍综合档案室主页介绍综合档案室主页介绍18档案工作介绍课件19档案工作介绍课件20中国专利信息检索系统中国专利信息检索系统http:/ 中国专利信息检索系统http:/pat.co21谢谢大家！谢谢大家！谢谢大家！22